Samenvatting afrondende gesprekken second opinion dakopbouwen.pdf

Bijlage bij raadsbrief Dakopbouwen en nota Omgevingskwaliteit

Samenvatting afrondende gesprekken Second Opinion Dakopbouwen 18 april 2023

Inleiding en context Naar aanleiding van de bespreking van de second opinion dakopbouwen (o.a. tijdens de Raadsinformatiebijeenkomst dinsdag 14 juni 2022) hebben wij afrondende gesprekken gevoerd met de initiatiefnemers van de casussen in de second opinion. Vijf initiatiefnemers ging in op onze uitnodiging voor een evaluerend gesprek over het verloop van hun aanvraag voor een dakopbouw. Wij waarderen dat zij hiervoor tijd hebben willen vrijmaken en hopen dat het gesprek ook voor de initiatiefnemers heeft bijgedragen aan een afronding van het doorlopen proces. Omdat door omstandigheden één gesprek uitgesteld moest worden tot 30 maart ontvangt u nu de terugkoppeling. Eén initiatiefnemer, met wie wij al eerder een vergelijkbaar gesprek voerden, gaf aan geen behoefte meer te hebben aan een extra gesprek. Hij wil wel betrokken worden bij het opstellen van nieuw beleid. In totaal hebben wij daarmee voor zes van negen casussen uit de second opinion dakopbouwen een afrondend gesprek kunnen voeren. Samenvatting gesprekken Bij de gesprekken waren naast de initiatiefnemer namens de gemeente aanwezig: opsteller van de second opinion, een teamleider Vergunningen, Toezicht en Handhaving, en een stedenbouwkundige. De gespreksleidraad was steeds hetzelfde (van proces, via inhoud casus naar afronding) en gaf ruimte voor vragen, toelichting en delen van ervaringen.

Afhankelijk van de behoefte van initiatiefnemer spitste het ene gesprek zich wat meer toe op de specifieke casus terwijl het andere gesprek meer algemeen over beleid en proces ging. Naar aanleiding van het gelopen proces hebben de vertegenwoordigers van de gemeente toegelicht welke aanbevelingen uit de second opinion hebben geleid tot verbeteringen; in de specifieke casus als dat aan de orde was en in algemene zin. De verbeteringen werden toegelicht langs vier lijnen: 1. Verbetering in de samenwerking tussen afdelingen binnen de gemeente 2. Meer uniform opgestelde en oplossingsgerichte adviezen 3. Het borgen van gebiedskennis 4. Verbetering van de communicatie met de initiatiefnemer, door (eerder) en actief uit te nodigen tot een gesprek. Vanuit de initiatiefnemers kwam tijdens de gesprekken instemming en herkenning op de verbeterstappen. In ieder gesprek is inhoudelijk de casus van de aanvraag voor de dakopbouw aan de orde geweest. Vragen om verduidelijking van de geredeneerde advieslijn werden door stedenbouwkundige van de gemeente en opsteller van de second opinion beantwoord. In de meeste gevallen leidde dit tot begrip (‘nu snap ik het beter’), zonder dat dit ook hoeft te betekenen dat initiatiefnemer het inhoudelijk met het advies eens is. Sommige inhoudelijke verschillen van inzicht blijven bestaan.

Door meerdere initiatiefnemers is opgeroepen tot nieuw beleid voor dakopbouwen, dat eenduidig en beter uitlegbaar (of meetbaar) is. Dit zal volgens initiatiefnemers leiden tot meer begrip bij beleidskeuzes. Een aantal initiatiefnemers heeft aangegeven bij het opstellen van dat nieuwe beleid betrokken te willen worden. In het verlengde van de casus werden tijdens het gesprek enkele nieuwe of aanpalende verzoeken en onderwerpen ingebracht door initiatiefnemers. Deze zijn zoveel mogelijk ter plekke inhoudelijk behandeld of met een afspraak voor opvolging -buiten de oorspronkelijke casus- afgehandeld. De afhandeling van één verzoek vergt nog een vervolg. Daarmee zijn de gesprekken over het proces van de second opinion dakopbouwen afgerond. Reacties op concept-samenvatting Initiatiefnemers waren van 31 maart tot en met 10 april in de gelegenheid te reageren op een conceptsamenvatting van de gesprekken. Wij ontvingen verschillende reacties. Een deel zegt in de samenvatting de verloop van het gesprek te herkennen en ook de inhoud van de aangesneden gespreksonderwerpen. Zij geven aan dat de sfeer tijdens het gesprek prettig was. Brede hoop wordt nog eens uitgesproken dat in de toekomst het proces en de uitlegbaarheid van het beleid verbeteren.

Twee initiatiefnemers hebben niet zozeer concrete opmerkingen bij de concept-samenvatting, maar gaan in een schriftelijke reactie in op hun aanhoudende bezwaren bij het doorlopen proces. Zowel over het doorlopen proces bij aanvraag, dat van de second opinion, en nu ook -de organisatie- van het afrondende gesprek. Het is spijtig dat het ons niet is gelukt met de afsluitende gesprekken de onvrede over het verlopen proces te verminderen. Wij realiseren ons dat het in sommige gevallen lastig is het geschaad vertrouwen van inwoners in de gemeente te herstellen. Wat nemen wij mee uit deze gesprekken? De herkenning op de verbeterpunten die al in gang zijn gezet bevestigen de ingeslagen weg naar aanleiding van de aanbevelingen uit de second opinion dakopbouwen. Voor een verdere toelichting op de afgelopen jaar ingezette verbeteringen verwijzen we naar onderdeel conclusies en aanbevelingen uit de Raadsbrief Second opinion dakopbouwen en dakkappelen van 20 april 2022. De gesprekken bevestigen dat het helpt om eerder met elkaar in gesprek te gaan, gezamenlijk de totstandkoming van een advies te doorleven, inclusief de context voor de initiatiefnemers bij de aanvraag (voorbeelden in de wijk waar naar gekeken is). Deze werkwijze introduceren wij nu gestructureerd in de Omgevingstafels.

Daarnaast bevestigen de initiatiefnemers dat het opstellen van nieuw beleid voor dakopbouwen voor de hele stad naar verwachting bij gaat dragen aan een betere navolgbaarheid en uitlegbaarheid van de adviezen. Deze aandachtspunten nemen we mee naar de toekomst en daarmee sluiten we het proces van de second opinion dakopbouwen af.