Reactiebrief zienswijze ontwerpbegroting 2026-2029 van Het Utrechts Archief (HUA)

Gemeenteraad Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl/gemeenteraad

VERSIE VOOR BESLUITVORMING

Het Utrechts Archief Dagelijks bestuur Postbus 131 3500 AC UTRECHT

Behandeld door

I. van der Linden & R. van der Wal

Datum

volgt

Doorkiesnummer

nvt

Ons kenmerk

30255543

E-mail

hua.gr.accounthouder@utrecht.nl

Onderwerp

Bijlage(n)

geen

Zienswijze ontwerpbegroting 2026 2029 Het Utrechts Archief

Uw kenmerk

geen

Verzonden

Volgt

Uw brief van

4 april 2025

Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden

Beste leden van het dagelijks bestuur, Bij de brief 4 april 2025 van heeft u ons, op grond van artikel 19 van de Gemeenschappelijke Regeling, de ontwerp ‘Programmabegroting 2026 – 2029’ aangeboden en de gelegenheid geboden om een zienswijze op de ontwerpbegroting kenbaar te maken. Hieronder wordt onze zienswijze verwoord. Inhoudelijk Wij stellen vast dat de ontwerp ‘Programmabegroting 2026 - 2029’ binnen de inhoudelijk kaders van de gemeenschappelijke regeling past. Het vastgestelde meerjarenbeleidsplan ligt aan de basis van deze programmabegroting. Binnen de pijler Duurzame veerkrachtige organisatie zijn jullie bezig in 2025 met een interne leergang Digitale vaardigheden, wat wij aanmoedigen. Als archiefinstelling zullen jullie de komende jaren net zo digitaal vaardig moeten worden als jullie publiek, zodat jullie de juiste hulp kunnen bieden. Binnen de pijler Zoeken, vinden en verbinden spelen jullie ook al in op de technologische ontwikkelingen door jullie collectie beter vindbaar te maken. Verlies hierbij niet het papieren archief niet uit het oog en bouw ook juist voort op innovatiekennis van anderen in deze krappe financiële tijden. Wij zien, in vergelijking met de begroting van 2025-2028, dat naast de beoogde maatschappelijke effecten en effectindicatoren ook meer inzicht wordt gegeven in wat de organisatie daarvoor gaat doen.

Deze ontwikkeling moedigen wij aan, maar blijf scherp in het rapporteren over wat er gerealiseerd kan worden in het jaar waarvoor de begroting is ingediend. Financieel De begroting voor 2026 is sluitend, evenals het meerjarenperspectief voor de periode 2026–2029. Tegelijkertijd constateren wij dat de gemeente Utrecht voor een aanzienlijke financiële opgave staat, onder meer door de herijking van het gemeentefonds. Vorig jaar hebben wij daarom verzocht om besparingsmogelijkheden in kaart te brengen en als dagelijks bestuur realistische en duidelijke keuzes te maken. Deze oproep blijft onverminderd van kracht: wij blijven aandringen op een sobere

Gemeenteraad Datum Ons kenmerk

Volgt 30255543

en doelmatige uitvoering van deze gemeenschappelijke regeling, waarbij wordt uitgegaan van de wettelijke taken. Wij spreken onze waardering uit voor de inspanningen om de begroting sluitend te houden. Tegelijkertijd is zichtbaar dat de structurele kosten blijven toenemen, onder andere als gevolg van de verdere ontwikkeling van het wettelijk verplichte e-depot voor digitale archiefstukken en de groeiende instroom van papieren archieven. De sluitende begroting vanaf 2026 wordt mede mogelijk gemaakt door de inzet van bestemmingsreserves. Met deze constructie worden de bestemmingsreserves afgebouwd, dat was een wens vanuit het algemeen bestuur sinds 2019. Aangezien deze reserves naar verwachting in 2027 deels zijn uitgeput, is het van belang om tijdig te werken aan structurele oplossingen die ook op de langere termijn een sluitende begroting garanderen. Wij verzoeken u daarom om de meerjarige financiële situatie in beeld te brengen, met expliciete aandacht voor de gevolgen van de voorgenomen uittreding van het Rijk. Denk hierbij aan de onzekerheden rond de financieringsconstructie en de hoogte van de reguliere indexaties, die zoals gebruikelijk pas achteraf worden vastgesteld. Zo kunnen tijdig weloverwogen keuzes worden voorbereid.

In lijn met eerdere verzoeken vragen wij het dagelijks bestuur tevens om efficiëntie- en bezuinigingsmogelijkheden in kaart te brengen voor de periode na 2027. Daarbij vragen wij ook om een analyse van taken die eventueel kunnen worden beperkt of beëindigd, mocht de meerjarige financiële situatie of het risicoprofiel daartoe aanleiding geven. Dit draagt bij aan het tijdig kunnen maken van realistische en verantwoorde keuzes richting de toekomst. Uittreding rijk uit de gemeenschappelijke regeling Wij maken ons, net als vorige jaren, zorgen om de consequenties van de uittreding van het rijk uit de gemeenschappelijke regeling. We vragen expliciet aandacht voor een ordentelijk en toekomstbestendige uittredingsconstructie, en het daarop gebaseerde uittredingsplan. We waarderen de ambtelijke en bestuurlijke inzet om, ook landelijk, de juridische en financiële aandachtspunten en thema’s van achterblijvende partners te adresseren. Op basis van eerder gehouden technische sessies voor raads- en statenleden realiseren we ons dat het Rijk, als wetgevende macht, zelf de wettelijke voorwaarden voor haar gewenste en unieke uittredingsconstructie kan regelen en dit nu ook heeft ingezet via de nieuwe Archiefwet.

Op basis van de reeds gegeven input en aandachtspunten vanuit HUA en haar partners is het rijk nu ook aan zet om in komende maanden de details van de door haar gewenste uittredingsconstructie verder uit te werken. Daarna kan het bestuur van HUA het definitieve uittredingsplan en ook de structurele juridische en financiële impact voor ons als achterblijvende partners definitief uitwerken en vaststellen. We vragen u om in dit proces onze belangen goed mee te nemen.

Hoogachtend, Gemeenteraad van Utrecht,

de griffier, Miguel Israel

de voorzitter, Sharon A.M. Dijksma

2/2