Rapportage procesevaluatie.pdf

Locatieonderzoek sporthal Utrecht Noordoost Analyse van de zorgvuldigheid van het proces

USBO Advies, mei 2021 Drs. Gerolf Pikker Dr. Frank van Eekeren

Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 1.

Inleiding........................................................................................................................................... 4

2.

Beschrijving van het proces op hoofdlijnen .................................................................................... 8

3.

Bevindingen per criterium ............................................................................................................ 11 Criterium 1: Doel en randvoorwaarden duidelijk ............................................................................. 11 Criterium 2: Pad duidelijk ................................................................................................................. 13 Criterium 3: Inclusiviteit .................................................................................................................... 15 Criterium 4: Transparantie van relevante informatie ....................................................................... 18 Criterium 5: Tijdigheid van relevante informatie.............................................................................. 19

4.

Analyse van het proces ................................................................................................................. 21

5.

Lessen voor de toekomst .............................................................................................................. 22 Maak rolverdeling tussen gemeente en betrokken partijen expliciet .............................................. 22 Bied duidelijkheid vooraf over wat bekend is en wat nog niet, en hoe daar mee om te gaan ........ 22 Definieer succes ................................................................................................................................ 22 Verken de kaders .............................................................................................................................. 22 Schenk aandacht aan het proces ...................................................................................................... 22

Bijlage 1. Proces in schema ................................................................................................................... 24 Bijlage 2: Geraadpleegde documenten................................................................................................. 26 Bijlage 3. Lijst met respondenten ......................................................................................................... 27

2

Voorwoord

Aanleiding van deze analyse van de zorgvuldigheid van het proces van het locatieonderzoek voor een sporthal in de wijk noordoost in Utrecht is teleurstelling en onvrede over de uitkomst van dat onderzoek bij een deel van de bij dit onderzoek betrokken partijen. Dit heeft in het voorjaar van 2021 binnen de gemeenteraad van Utrecht geleid tot de vraag in hoeverre gesproken kan worden van een zorgvuldig proces. Wij danken alle betrokken partijen voor hun bereidwillige en openhartige medewerking aan deze analyse. Wij hopen dat de lessen die hieruit getrokken bijdragen aan de zorgvuldigheid van toekomstige besluitvormingsprocessen rondom het aanwijzen van locaties voor sportaccommodaties, maar hopen in het bijzonder dat deze analyse een basis vormt voor toekomstige constructieve samenwerking tussen de in dit locatieonderzoek betrokken partijen.

Gerolf Pikker en Frank van Eekeren

3

1. Inleiding

Aanleiding en vraagstelling In 2018 is een projectgroep van de Gemeente Utrecht gestart met het zoeken van een geschikte locatie voor een sporthal in de wijk noordoost in Utrecht. Bij die zoektocht zijn enkele relevante partijen betrokken: USV Hercules, Sporting ’70, V.V. Voorwaarts en SportUtrecht. Vanuit de gemeente Utrecht waren de afdelingen MO, UVO (nu VGU) en Ruimte betrokken. Uit die zoektocht kwam sportpark Voordorp naar voren als meest geschikte locatie. Dit is besproken tijdens een inloopavond met omwonenden en belanghebbenden. Vervolgens is de zoektocht gestart naar de meest geschikte locatie op het sportpark zelf. Uit dit proces kwam het projectteam van de gemeente in juli 2020 tot de conclusie dat de locatie op het bestaande pupillenveld achter de kantine van Sporting ‘70 het meest geschikt is. Deze locatie werd geadviseerd aan het college van B&W en het college stemde hiermee in. Niet alle betrokken partijen kunnen zich vinden in deze voorkeurslocatie. Dit heeft de wethouder doen besluiten het proces, dat geleid heeft tot de keuze van deze locatie, tegen het licht te houden. Het gaat daarbij om antwoord te krijgen op de volgende vragen: 1) in hoeverre gesproken kan worden van een zorgvuldig proces, kijkend naar ondergenoemde criteria voor een locatieonderzoek, en 2) welke lessen getrokken kunnen worden t.b.v.

toekomstige besluitvormingsprocessen rondom het aanwijzen van locaties voor sportaccommodaties. De gemeente Utrecht heeft USBO Advies gevraagd onderzoek uit te voeren om deze vragen te beantwoorden. USBO Advies is het onderzoeks- en adviesonderdeel van de Utrechtse School voor Bestuurs- en Organisatiewetenschap van de Universiteit Utrecht.

Aanpak Om antwoord te geven op de vraagstelling is het proces om tot een voorkeurslocatie te komen geanalyseerd aan de hand van deze criteria. Daarbij zijn de volgende fasen doorlopen: Fase 1: Documentanalyse en inventarisatie proces In de eerste fase zijn relevante documenten (zie bijlage 2) bestudeerd die inzicht geven in de uitgangspunten en het verloop van het besluitvormingsproces. Op basis daarvan zijn de belangrijkste stappen in de zoektocht naar een geschikte locatie in kaart gebracht (zie bijlage 1) en is een topiclijst t.b.v. de interviews met de direct betrokkenen opgesteld. Fase 2: Interviews met direct betrokkenen in het proces In semigestructureerde interviews met vertegenwoordigers van direct betrokken partijen (zie bijlage 3) zijn de onderscheiden stappen in de zoektocht nagelopen en besproken in hoeverre daarbij in hun 4

ogen is voldaan aan deze, en mogelijke andere, criteria. Dit bood inzicht in overeenkomsten en verschillen in inzicht van de betrokken partijen over de zorgvuldigheid van het doorlopen proces conform de hiervoor gestelde criteria en de ervaringen van de betrokken partijen met het proces als geheel. Fase 3: Terugkoppeling bevindingen aan betrokken partijen De voorlopige bevindingen en analyses zijn vastgelegd in een powerpoint presentatie en gepresenteerd aan alle respondenten tijdens een online bijeenkomst op 14 april 2021. Zowel mondeling als per email hebben de respondenten hun vragen en opmerkingen kunnen voorleggen aan de onderzoekers. Vervolgens is het conceptrapport opgesteld en rondgestuurd met de mogelijkheid voor respondenten eventuele feitelijke onjuistheden in de rapportage aan de onderzoekers te melden. Fase 4: Rapportage In deze fase zijn de bevindingen vastgelegd in een beknopte rapportage. Daarin is het proces op hoofdlijnen beschreven, is op basis van de documentanalyse en de interviews een analyse gemaakt van de zorgvuldigheid van het proces van deze zoektocht, en zijn aanbevelingen gedaan t.b.v. toekomstige, vergelijkbare besluitvormingsprocessen rondom het aanwijzen van locaties voor sportaccommodaties.

Achtergrond procesanalyse Een project wordt -in de literatuur over projectmanagement in het algemeen omschreven als een proces leidend tot een (gewenst) resultaat. In de literatuur worden verder een aantal factoren onderscheiden die bewaakt moeten worden om ervoor te zorgen dat het gewenste resultaat gerealiseerd wordt. Over het algemeen worden de volgende vijf beheersfactoren onderscheiden: tijd, geld, kwaliteit, organisatie en informatie (Wijnen en Storm, 2007). De factor tijd heeft betrekking op het bewaken van de duur van een project, en dient er dus aan bij te dragen dat een resultaat binnen de gestelde tijd wordt bereikt. Om deze factor te bewaken wordt het tijdpad van een project vaak opgedeeld in verschillende fasen. De factor geld heeft betrekking op de kosten van een project, en dient eraan bij te dragen dat de kosten van het project binnen het budget blijft. De factor kwaliteit dient eraan bij te dragen dat het resultaat aan de gestelde eisen voldoet. Om deze factor te bewaken wordt in een project vaak gewerkt met tussenproducten. Bij de factor organisatie gaat om het bewaken van de taken en de sturing die daarvoor nodig is om het resultaat te realiseren. Het gaat hierbij om de samenstelling van een projectteam en manier waarop binnen het team wordt samengewerkt, maar ook om de manier waarop met belanghebbenden wordt omgegaan.

5

De factor informatie heeft betrekking op de informatievoorziening binnen een project, en dient ervoor te waken dat relevante informatie over de voortgang van een project beschikbaar is, uitgewisseld wordt en opgeslagen. Wanneer, zoals in dit geval, de vraag wordt gesteld in hoeverre gesproken kan worden van een zorgvuldig proces dat heeft geleid tot de keuze van de locatie van de sporthal, dan dienen in de eerste plaats de eisen die gesteld worden aan de locatie (het gewenste eindresultaat) voor de bij het locatieonderzoek betrokken partijen helder omschreven te zijn. Op basis daarvan kunnen dan mogelijk locaties in beeld komen en getoetst worden. Dit heeft dus betrekking op de factor kwaliteit. Bij de factor tijd gaat het om de fasering en de duur van het locatieonderzoek. De factor geld vormt strikt genomen geen factor in het locatieonderzoek, al spelen daarin wel kosten in de vorm van inspanningen van betrokken partijen een rol. Bij de factor organisatie gaat het om de taakverdeling en samenwerking tussen bij het locatieonderzoek betrokken partijen. Bij de factor informatie gaat het om de beschikbaarheid van informatie over mogelijke locaties en de tijdigheid daarvan. Op basis hiervan kunnen aan het onderzoek naar een geschikte locatie voor een sporthal in Utrecht Noordoost de volgende criteria worden verbonden: 1. Doel en randvoorwaarden helder.

Wanneer een zoektocht wordt gestart, naar in dit geval een geschikte locatie voor een sporthal, dient vooraf voor alle direct betrokkenen helder te zijn aan welke eisen in dit geval deze locatie dient te voldoen, zoals bijvoorbeeld omvang sporthal, beoogd gebruik en beschikbaar budget. Deze eisen maakt namelijk de ene locatie beter geschikt dan een andere, en is dus van invloed op de keuze. 2. Duidelijk pad. Vooraf dient voor betrokken partijen duidelijk te zijn welke stappen worden gezet om het doel te bereiken, en op welke momenten door wie en op basis waarvan besluiten genomen worden, over in dit geval een geschikte locatie voor een sporthal. Dit geeft partijen de gelegenheid hun rol te vervullen en belang te dienen. 3. Inclusiviteit. Ten behoeve van het creëren van draagvlak voor een besluit verdient het aanbeveling de meest betrokken partijen bij een dergelijk proces te betrekken. Daarbij dient voor elk van de partijen helder te zijn wat hun rol is in dat proces en hun belang. Elkaars rol en belang dient door betrokkenen te worden gerespecteerd. 4. Transparantie. Ten behoeve van het draagvlak voor een advies dient alle relevante informatie, voor in dit geval de keuze voor een geschikte locatie voor een sporthal, voor alle betrokken partijen beschikbaar te zijn.

Het niet beschikbaar zijn van relevante informatie kan leiden tot een suboptimaal keuzeadvies voor in dit geval de locatie voor een sporthal, en daarmee afbreuk doen aan het draagvlak voor een besluit. 5. Tijdigheid. Betrokken partijen in een proces dienen tijdig over alle relevante informatie te beschikken, over in dit geval het zoeken naar een geschikte locatie voor een sporthal, om hun rol naar behoren te vervullen en hun gerechtvaardigde belang te kunnen dienen. Het niet-tijdig beschikbaar zijn van relevante informatie kan leiden tot in dit geval een suboptimaal keuzeadvies, en daarmee afbreuk doen aan het draagvlak voor het uiteindelijke besluit. Met behulp van bovenstaande criteria wordt dus gekeken naar de zorgvuldigheid van het proces van het locatieonderzoek, en niet naar de inhoudelijke legitimiteit van de afweging. 6

Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt kort het verloop van het proces geschetst. Daarna wordt in hoofdstuk 3 het proces aan de hand van de vijf criteria geanalyseerd. Dit leidt tot een eindanalyse in hoofdstuk 4. Tot slot worden in hoofdstuk 5 enkele lessen voor de toekomst geformuleerd.

7

2. Beschrijving van het proces op hoofdlijnen

Dit hoofdstuk geeft een schets op hoofdlijnen van het proces van het locatieonderzoek aan de hand van de verschillende gezamenlijke bijeenkomsten van de gemeente met de betrokken verenigingen. Dit proces kent een aanloop en een min of meer formele start en eindigt met de bekendmaking van het collegebesluit. De gezamenlijke bijeenkomst op 22 november 2018 kan voor de betrokken verenigingen worden beschouwd als de formele start van het locatieonderzoek, en het besluit van het college van B&W op 30 juni 2020 als eind van dat onderzoek. Er is op dat moment binnen de gemeente een projectteam samengesteld waarin verschillende disciplines binnen de gemeente zijn vertegenwoordigd. De periode van grofweg 2017 tot de gezamenlijke bijeenkomst op 22 november 2018 kan worden beschouwd als de aanloopfase. In deze periode vindt in samenspraak tussen de gemeente en de verenigingen een eerste verkenning plaats en stellen de verenigingen op eigen initiatief plannen voor een sporthal op. In de periode daarna worden door het projectteam op basis van de plannen van de verenigingen verschillende varianten voor de locatie van de sporthal ontwikkeld, en vindt een nadere uitwerking en concretisering plaats van de criteria waaraan deze varianten getoetst dienen te worden.

Dit overzicht op hoofdlijnen doet geen recht aan de formele en informele overleggen die tussen de gemeenten en de afzonderlijke verenigingen hebben plaatsgevonden, de bezoeken die door de gemeente aan de verenigingen zijn afgelegd, de mails die over en weer zijn gestuurd om verenigingen te informeren en vragen te beantwoorden, en de overleggen waarin de sporthal niet expliciet op de agenda stond, maar wel ter sprake is gekomen.

2016-2017 In 2016 verscheen de rapportage Ruimte voor Sport in Utrecht van het Mulier Instituut. Hierin werd een behoefte aan binnensportcapaciteit gesignaleerd in de wijk noordoost in Utrecht. Deze behoefte is opgenomen in de gemeentelijk rapportage Capaciteitsbehoefte Sport 2018-2030 – Groei van de stad vertaald naar capaciteit. Het college van B&W stemde hier in mei 2017 mee in. In oktober van dat jaar worden verschillende locaties aan de hand van een longlist besproken in het gebiedsteam Noordoost. 2018 Op 22 mei 2018 vindt een bijeenkomst plaats van de gemeente Utrecht met Hercules en Sporting ’70 over sportpark Voordorp. Op de agenda staan o.a. het omzetten van twee natuurgrasvelden naar kunstgras en de locatie van een sporthal in de wijk noordoost in Utrecht. Over dat laatste wordt in het verslag van die bijeenkomst opgemerkt dat een gesprek wordt gepland met alle drie de verenigingen (d.w.z. inclusief Voorwaarts) om hun plannen voor een sporthal nader toe te lichten. Verder wordt in het verslag opgemerkt dat de gemeente Utrecht en de verenigingen na de zomervakantie van dat jaar gezamenlijk de plannen met de plussen en minnen per locatie zullen

8

presenteren aan het gebiedsteam. Volgens het verslag is de realisatie van de sporthal gepland in 2021. In oktober van dat jaar wordt binnen de gemeente Utrecht een projectteam t.b.v. het locatieonderzoek opgericht. In dit team zijn UVO-sport, het gebiedsteam Noordoost en MO-sport vertegenwoordigd. De projectleider van dat team stelt in november een projectplan op, het Plan van Aanpak – locatie Sporthal Noordoost. Op 22 november 2018 vindt een bijeenkomst plaats van de gemeente met Hercules, Sporting ’70 en Voorwaarts. In het overzicht van afspraken van die bijeenkomst worden verschillende fasen uiteengezet en daarbij aangeven dat de gemeente in deze fase overlegt met de verenigingen en dat technisch onderzoek plaatsvindt naar mogelijke locaties. De verwachting van de gemeente is dan dat deze fase het eerste kwartaal van 2019 afgerond kan zijn. Verder wordt in het overzicht aangegeven dat het gebiedsteam een advies geeft en dat het college van B&W uiteindelijk een besluit neemt. In het overzicht van afspraken wordt de verwachting uitgesproken dat de sporthal in 2022 gereed kan zijn. Uit het overzicht van afspraken blijkt dat de criteria m.b.t. de locatie met de verenigingen worden besproken. Verder wordt door de gemeente toegezegd dat de footprint van de sporthal aan de verenigingen wordt gemaild.

Daarbij wordt opgemerkt dat het hier om een indicatie gaat en dat in deze in de volgende fase mogelijk nog wordt aangepast aan de behoefte en wensen van de binnensportverenigingen. Ook wordt afgesproken om vervolgafspraken te plannen met de verenigingen om een beter beeld te krijgen van de locaties en faciliteiten, en eventuele aanvullende informatie op te halen ten behoeve van het locatieonderzoek. 2019 Op 21 maart 2019 vindt een overleg plaats van de gemeente Utrecht met Voorwaarts, Hercules en Sporting ’70. Tijdens deze bijeenkomst worden o.a. de planning en de criteria voor de locatie besproken. Wat betreft de planning wordt opgemerkt dat het locatieonderzoek langer duurt dan verwacht en de verwachting uitgesproken dat er voor de zomer van 2019 een voorstel is voor een locatie. Het College van B&W zou daar dan in oktober van dat jaar over kunnen besluiten. Wat betreft de criteria wordt in het verslag opgemerkt dat deze door het projectteam verder worden aangescherpt en dat het overzicht van de concept-criteria wordt gemaild naar de verenigingen. De verenigingen stellen voor de criteria externe veiligheid en exploitatie toe te voegen. De gemeente geeft aan deze suggestie intern te zullen bespreken. Het criterium externe veiligheid wordt later door de gemeente toegevoegd, het criterium exploitatie niet. Dit laatste leidt tot discussie tussen de gemeente en Hercules.

Op 3 april 2019 vindt op sportpark Voordorp een inloopbijeenkomst plaats voor omwonenden en andere belangstellenden. Deze bijeenkomst is georganiseerd door het projectteam van de gemeente. In mei besluit Voorwaarts geen nieuw voorstel in te dienen. Zij geven aan dat ze geen extra plan (een echt alternatief) konden ontwikkelen voor een locatie in de Voorveldsepolder buiten het sportpak Berekuil in de tijd die daarvoor in hun ogen beschikbaar was.

9

Op 7 november 2019 vindt een bijeenkomst plaats van de gemeente met Hercules en Sporting ’70. Tijdens deze bijeenkomst wordt de nieuwe (grotere) footprint van de sporthal door de gemeente toegelicht en worden de zes categorieën van criteria besproken die de gemeente hanteert bij het maken van de afweging: ruimtelijk inpassing, groen/ecologie/water, sport (capaciteit), mobiliteit, duurzaamheid en gezondheid, en financiën. Daarnaast worden veertien varianten van mogelijke locaties geschetst: drie bij Hercules, tien bij Sporting ’70 en een bij Voorwaarts. Deze varianten worden a.d.h.v. de zes categorieën van criteria gewogen (‘bollenschema’). Uit deze weging komt naar voren dat ‘er niet [kan] worden voldaan aan alle uitgangspunten in het programma binnen het afwegingskader van de genoemde criteria’. Vrij vertaald: geen van de varianten voldoet aan alle uitgangspunten in het programma. Als vervolgproces wordt aangegeven dat het locatieonderzoek wordt verstuurd aan de verenigingen en dat zij hierop een reactie kunnen geven. 2020 Tijdens een gezamenlijke bijeenkomst op 30 juni 2020 van de gemeente met Hercules en Sporting ’70 wordt de keuze van de gemeente voor variant B2 toegelicht. Voorwaarts wordt telefonisch ingelicht. Op 1 juli 2020 maakt het college van B&W het besluit over de locatie van de sporthal bekend.

10

3. Bevindingen per criterium

Criterium 1: Doel en randvoorwaarden duidelijk Beschrijving

Wanneer een zoektocht wordt gestart, naar in dit geval een geschikte locatie voor een sporthal, dient, om te kunnen spreken van een zorgvuldig proces, vooraf voor alle direct betrokkenen helder te zijn aan welke eisen in dit geval deze locatie dient te voldoen, zoals bijvoorbeeld omvang sporthal, beoogd gebruik en beschikbaar budget. De vraag is dan ook of het doel en de randvoorwaarden voor alle betrokkenen duidelijk waren.

Bevindingen *Omvang hal en criteria gaandeweg proces nader gespecificeerd Doel van het locatieonderzoek was het vinden van een geschikte locatie voor een sporthal van een bepaalde omvang in de wijknoordoost. De specifieke randvoorwaarden waaraan deze hal diende te voldoen en de eisen die de omgeving daaraan stelt zijn in de loop van het proces scherper geworden. Dit betreft met name de gewenste omvang (footprint) van de hal. De mogelijke aanpassing van de eisen was in ieder geval vanaf de ‘formele’ start van het locatieonderzoek bekend. Daarnaast blijkt bij de afweging in het Locatieonderzoek sporthal Noordoost een in het onderzoek niet eerder genoemd criterium aan de orde: dat van doorontwikkeling. Dat ook naar mogelijke groei op langere termijn is gekeken is op zichzelf niet vreemd, maar dit is niet eerder naar voren gekomen als een criterium. Uit de interviews komt naar voren dat het voor een deel van de betrokken verenigingen niet duidelijk was waarom en op grond waarvan de specificaties plaatsvonden, en dat ze teleurgesteld zijn dat ze niet (meer) invloed hebben kunnen uitoefenen op de specificaties van de hal en de criteria. Zij hebben deze aanpassingen als uitermate storend en onzorgvuldig ervaren. De eigen plannen voldeden vaak niet aan de nader gespecificeerde criteria en maakten de verrichte inspanningen daarmee overbodig.

Los daarvan geeft Voorwaarts aan dat vanaf het begin duidelijk had kunnen zijn dat het huidige bestemmingsplan en de Visie Voorveldsepolder geen ruimte boden voor een hal op die locatie. Aan de andere kant, bestemmingsplannen kunnen veranderd worden en er waren volgens Voorwaarts wellicht meer mogelijkheden op deze locatie dan aanvankelijk gedacht. Daarnaast is er verschil van inzicht over welke criteria wel, en welke criteria niet meegenomen dienen te worden in het bepalen van een geschikte locatie. De kosten van de exploitatie van de sporthal is daarvan een voorbeeld. Hercules meent dat deze in de afweging meegenomen dient te worden, de gemeente meent van niet. 11

*Verschil van inzicht over integraliteit van de aanpak Doel van het locatieonderzoek was het vinden van een geschikte locatie voor een sporthal van een bepaalde omvang en enkele andere eisen in de wijknoordoost. De vraag wanneer dat geslaagd is kan op verschillende niveaus worden beantwoord. De vraag kan worden beantwoord op het niveau van de stad: hoeveel binnensportcapaciteit is er nodig, en wordt een evenredig deel daarvan toebedeeld aan Utrecht noordoost? Op het niveau van het sportpark Voordorp is het een afweging tussen buitensportcapaciteit versus binnensportcapaciteit. De vraag is dan in hoeverre het een ten koste van het ander gaat, en mag gaan. De vraag is dus welke opvatting over integraliteit wordt gehanteerd. In de interviews komen verschillende invalshoeken naar voren, en blijkt er verschil van inzicht over de integraliteit van de aanpak. Zo zijn partijen bijvoorbeeld verdeeld over de vraag of gesproken kan worden van winst of verlies van buitensportcapaciteit ten gevolge van de gekozen locatie. Tegenover een klein verlies aan buitensportcapaciteit staat volgens de gemeente een grote winst aan binnensportcapaciteit. Een verlies aan buitensportcapaciteit dat bovendien teniet wordt gedaan door eerdere verkunstgrassing van twee natuurvelden op het sportpark.

Volgens Hercules wordt er op termijn een tekort verwacht aan buitensportcapaciteit en iedere vermindering daarvan betekent dus verlies op termijn. Daarnaast wordt aangedragen dat het verplaatsen van het pas aangelegde kunstgras op de gekozen locatie van de sporthal een vorm van kapitaalvernietiging is, en kosten met zich meebrengt. Bovendien verwacht Hercules dat een nieuwe sporthal op het sportpark leidt tot mogelijk verlies op de exploitatie van de eigen sporthal. Deze verschillen van inzicht roept bij een aantal betrokken partijen de vraag op of er wel voldoende integraal is gedacht, en of er geen andere, creatievere oplossingen mogelijk waren die (meer) tot een win/win-situatie zouden hebben kunnen geleid.

Analyse De omvang van hal en de overige criteria die bij het locatieonderzoek een rol spelen zijn gaandeweg het proces nader gespecificeerd door de gemeente. Het was vooraf bekend dat de omvang en de criteria nader uitgewerkt en geconcretiseerd zouden worden gedurende het proces en de gemeente heeft de clubs hierover ingelicht. In zoverre is voldaan aan dit zorgvuldigheidscriterium. Tegelijkertijd stelt een aantal verenigingen dat het voor hen niet duidelijk was waarom en op grond waarvan deze specificaties plaatsvonden en dat zij verwacht hadden (meer) invloed te kunnen uitoefenen op het vaststellen van de omvang en andere criteria, met als gevolg dat zij het proces rondom doel en randvoorwaarden als storend en onzorgvuldig hebben ervaren. Een belangrijk verschil van inzicht tussen de partijen betreft de mate waarin integraal naar het vraagstuk en de oplossing gekeken zou worden. Vanuit de opvatting dat het hier een ‘smal’ project betreft (namelijk het realiseren van een sporthal) heeft de gemeente zorgvuldig gehandeld in haar zoektocht naar een oplossing. Echter, enkele betrokken partijen plaatsen het project in een breder perspectief en stellen dat een meer integrale aanpak tot een creatievere oplossing had kunnen leiden en er minder sprake zou zijn geweest van winnaars en verliezers.

12

Criterium 2: Pad duidelijk Beschrijving

Vooraf dient voor betrokken partijen duidelijk te zijn welke stappen worden gezet om het doel te bereiken, en op welke momenten door wie en op basis waarvan besluiten genomen worden, over in dit geval een geschikte locatie voor een sporthal. Dit geeft partijen de gelegenheid hun rol te vervullen en hun belang te dienen. De vraag is hier dus of de stappen richting besluitvorming voldoende helder waren en partijen hun belang hebben kunnen dienen.

Bevindingen *Proces duurt langer dan verwacht Uit de documenten wordt duidelijk dat het locatieonderzoek langer heeft geduurd dan aanvankelijk gedacht. Zo werd bij het gezamenlijk overleg op 22 mei 2018 nog verwacht dat na de zomer van dat jaar de plannen aan het gebiedsteam Noordoost gepresenteerd zouden worden. Bij het gezamenlijk overleg een klein jaar later op 21 maart 2019 werd verwacht dat er voor de zomer van dat jaar een voorstel zou liggen en werd de definitieve besluitvorming door het college van B&W in oktober van dat jaar verwacht. En bij het gezamenlijk overleg op 7 november van dat jaar werd aangegeven dat het concept locatieonderzoek de tweede helft van die maand verstuurd zou worden aan de verenigingen. De gemeente heeft de betrokken partijen laten weten dat het afronden van het onderzoek vertraging opliep. Uiteindelijk zijn de verenigingen op 30 juni 2020 over de uitkomst van het onderzoek geïnformeerd. In de interviews komt naar voren dat het voor de betrokken partijen niet altijd duidelijk was wat achtergrond was van deze langere duur. Het wekte bij een deel van de betrokken verenigingen de indruk dat het proces binnen de gemeente moeizaam verliep. Volgens de gemeente vroeg het interne proces m.b.t.

het realiseren van een sporthal in de hoofdgroenstructuur meer afstemming en maatregelen dan in eerste instantie leek en zijn de betrokken verenigingen hierover informeel telkens geïnformeerd. *Onregelmatig overleg met betrokken verenigingen Uit het bovenstaande geschetste beeld komt naar voren dat gezamenlijk onregelmatig overleg heeft plaatsgevonden tussen de gemeente de betrokken verenigingen. De aanleiding voor overleg lijkt vooral informatiegedreven: ten behoeve van de voortgang van het proces, vanuit het perspectief van de gemeente, dient informatie gedeeld te worden en/of is benodigd. Uit de interviews blijkt dat dit onregelmatige gezamenlijke overleg afstand schept tussen de gemeenten en de betrokken verenigingen. Bij een deel van de betrokken verenigingen ontstaat de indruk dat de gemeente een eigen koers vaart en de betrokken verenigingen links laat liggen.

13

*Inbreng in besluitvormingsproces niet voor iedereen altijd even duidelijk Al tijdens het eerste gezamenlijke overleg op 22 mei 2018 wordt duidelijk dat het gebiedsteam Noordoost een belangrijke rol zou hebben in het besluitvormingsproces rondom de sporthal en de locatie daarvan. Deze rol van het gebiedsteam komt ook naar voren in het verslag van de gezamenlijke bijeenkomst op 22 november van dat jaar. Daarin is opgenomen dat het gebiedsteam van de gemeente een advies geeft en dat het college van B&W uiteindelijk een besluit neemt. Uit de interviews komt naar voren dat voor een deel van de betrokken partijen duidelijk was dat het college van B&W het uiteindelijke besluit over de locatie zou nemen, maar dat de verenigingen bij het zoeken naar een geschikte locatie een grote inbreng zouden hebben, aangezien het om een mogelijke locatie op ‘hun’ terrein ging, en de hal in hun ogen deel zou gaan uitmaken van de betreffende vereniging. Daarnaast is in de ogen van een deel van de betrokken partijen afgeweken van de geschetste route. Zo geeft Voorwaarts aan onder tijdsdruk te hebben afgezien om een alternatieve variant in de Voorveldsepolder nader te onderzoeken. Die tijdsdruk bleek volgens Voorwaarts achteraf niet aanwezig, zo leiden zij af uit het feit dat later in het proces nieuwe varianten voor het sportpark Voordorp zijn ontwikkeld.

Volgens de gemeente is van een deadline nooit sprake geweest.

Analyse Het pad in de zin van de te nemen stappen richting besluitvorming is helder geweest, en het proces vanuit deze smalle opvatting van dit criterium is zorgvuldig doorlopen. Tegelijkertijd heeft de vertraging in de tijd, (het ontbreken van) de uitleg daarover en het onregelmatige overleg en informatieverstrekking tot onduidelijkheid over het proces geleid en zijn er beelden over een onzorgvuldig proces ontstaan bij een aantal betrokken partijen. Enkele aanpassingen in het tijdpad door de gemeente kunnen bedoeld zijn om partijen meer tijd te geven, maar hebben in de praktijk ongelukkig uitgewerkt voor een van de clubs omdat zij besloten geen nieuw voorstel in te dienen op basis van een veronderstelde deadline. Op deze manier heeft deze partij haar belang niet in voldoende mate kunnen dienen.

14

Criterium 3: Inclusiviteit Beschrijving

Ten behoeve van het creëren van draagvlak voor een besluit verdient het aanbeveling de meest betrokken partijen bij een dergelijk proces te betrekken. Daarbij dient voor elk van de partijen helder te zijn wat hun rol is in dat proces en hun belang. Elkaars rol en belang dient door betrokkenen te worden gerespecteerd. De vraag is hier of de meest betrokken partijen zijn betrokken en of hun rol voldoende helder was.

Bevindingen *Relevante partijen betrokken Binnen de gemeente zijn relevante afdelingen en disciplines betrokken. Buiten de gemeente zijn drie relevante sportverenigingen betrokken: Hercules, Sporting ’70 en V.V. Voorwaarts. Zij hebben plannen ingediend voor een sporthal en met hen is regelmatig overleg gevoerd. Daarnaast zijn omwonenden en andere belanghebbenden betrokken door hen met enige regelmaat te informeren door middel van een inloopbijeenkomst en enkele wijkberichten. Bij de ‘formele’ start van het locatieonderzoek op 22 november 2018 is door de betrokken verenigingen vastgesteld op dat moment geen toegevoegde waarde te zien om SportUtrecht te laten aansluiten in het proces. Afgesproken is toen dat de verenigingen indien nodig zelf contact zouden opnemen met SportUtrecht. Nadat Voorwaarts zich volgens de gemeente in mei 2019 teruggetrokken heeft uit het locatieonderzoek is Voorwaarts naar eigen zeggen verder niet op de hoogte gehouden van de verdere ontwikkelingen. Volgens de gemeente is Voorwaarts op hoofdlijnen geïnformeerd voorafgaand aan andere belanghebbenden voordat communicatie naar buiten werd ingezet. *Onduidelijkheid over rolverdeling tussen gemeente en betrokken verenigingen Zoals elke gemeente werkt ook de gemeente Utrecht bij het ontwikkelen van plannen in samenspraak met burgers met verschillende niveaus van participatie.

In de Participatieleidraad van de gemeente Utrecht wordt onderscheid gemaakt tussen drie gradaties van participatie: raadplegen, consulteren, en samenwerken (co-creëren). Bij raadplegen worden betrokken partijen gevraagd om meningen, ervaringen en ideeën. De reacties van deze partijen zijn niet dwingend, daar hoeft dus niets mee gedaan te worden. Bij consulteren worden betrokken partijen gevraagd om advies. De reacties spelen een grote rol bij het ontwikkelen van plannen. En bij samenwerken werkt de gemeente als partner samen met betrokken partijen en overlegt vanaf het begin met deze partijen. In principe worden de oplossingen genomen die samen zijn gekozen. In de aanloopfase van het locatieonderzoek lijkt sprake te zijn van een vorm samenwerking: ‘Na de zomer zullen we dan gezamenlijk (GU + verenigingen) de plannen presenteren aan het gebiedsteam 15

met de plussen en minnen per locatie’, zo valt te lezen in het verslag van de bijeenkomst met Hercules en Sporting ’70 op 22 mei 2018 (p. 2). In het Plan van Aanpak wordt duidelijk dat de gemeente uitgaat van raadplegen. Onder het kopje Participatietrajecten in de paragraaf Organisatie is de volgende passage opgenomen: ‘Voor de locatiekeuze van de sporthal is de gradatie in principe ‘informeren’. Daarbij aangetekend dat de gemeente de locatie voor de sporthal wil bepalen in afstemming met de verenigingen door ze te raadplegen, maar de verantwoordelijkheid houdt om een keuze te maken’ (p. 10). Voor zo ver wij kunnen nagaan wordt dit niet expliciet gemaakt. Dit had achteraf gezien veel onduidelijkheid over de rolverdeling kunnen wegnemen. In de Quickscan locatieonderzoek noordoost van 24 januari 2019 wordt onder het kopje Vervolgproces en communicatie definitieve keuze sporthal noordoost juist weer gesproken over consultatie van de sportverenigingen Hercules, Sporting ’70 en Voorwaarts (p. 3). Dat wijst op een weer andere rolverdeling tussen de gemeenten en de betrokken verenigingen. In de interviews komt naar voren dat een deel van de verenigingen de verwachting had partner te zijn in het proces van het zoeken naar een geschikte locatie voor de sporthal. Deze verwachting is volgens hen gewekt in de aanloopfase van het locatieonderzoek.

In de ‘formele’ fase van het proces bleken de betrokken verenigingen vooral, of volgens een deel van de betrokken verenigingen uitsluitend de rol van te raadplegen partij te hebben. Een deel van de betrokken verenigingen voelt zich hierdoor op z’n zachtst gezegd niet serieus genomen als voor de sport in Utrecht betekenisvolle vrijwilligersorganisatie. *Rol SportUtrecht roept vragen op SportUtrecht heeft op verzoek van de gemeenteraad een bijdrage geleverd aan de raadsinformatiebijeenkomst op 8 september 2020 en heeft vlak voor de raadscommissievergadering van 7 januari 2021 bij de wethouder naar eigen zeggen haar zorgen uitgesproken over het proces. Dit roept vragen op bij de betrokken verenigingen blijkt uit de interviews. Het is in de ogen van de verenigingen in strijd met de afspraken die aan het begin van het proces zijn gemaakt. Daarnaast is onduidelijk is waaruit deze zorgen hebben bestaan. Verder is onduidelijk in welke hoedanigheid SportUtrecht daarbij is opgetreden: als belangenbehartiger voor de verenigingen of als adviseur van de gemeente? Deze vragen zijn relevant omdat bij het zoeken naar een geschikte locatie voor een sporthal verschillende, niet altijd parallel lopende, belangen betrokken zijn.

Zoals belangen bij het realiseren van sportaanbod in de gemeente Utrecht als zodanig, belangen van de binnensport, belangen van de buitensport, en gedeelde maar ook eigen belangen van betrokken verenigingen.

Analyse Op het punt van inclusiviteit kan worden vastgesteld dat het proces voldoende zorgvuldig was als het gaat om het betrekken van de relevante partijen, met onduidelijkheid over de rol van SportUtrecht. Het proces was onzorgvuldiger als het gaat om duidelijkheid over de rollen van betrokken partijen in het proces en ieders belang.

16

Voor de gemeente waren rollen en verantwoordelijkheden helder, een deel van de betrokken verenigingen had echter andere verwachtingen; deze rolverdeling, of in termen van de Participatieleidraad van de gemeente Utrecht de gradatie van participatie, had door gemeente explicieter gemaakt mogen, en volgens een deel van de betrokken verenigingen moeten worden. De communicatie daarover door de gemeente was niet eenduidig. De verwachting als samenwerkingspartner deel te nemen heeft bij een aantal van de betrokken verenigingen deels geleid tot (grote) onvrede met het verloop van het proces en deels tot (grote) onvrede met het resultaat van het proces. Op dit punt heeft het proces geleid tot minder begrip voor elkaar. Verder is het op zich goed denkbaar om op een moment in het proces SportUtrecht advies te laten uitbrengen over de keuze van de omvang en de locatie van een sporthal vanuit het belang van de binnen- en buitensport in Utrecht, en de belangen van de betrokken verenigingen. Dit had dan echter wel bij het begin van het proces duidelijk gemaakt moeten worden.

17

Criterium 4: Transparantie van relevante informatie Beschrijving

Ten behoeve van het draagvlak voor een advies dient alle relevante informatie, voor in dit geval de keuze voor een geschikte locatie voor een sporthal, voor alle betrokken partijen beschikbaar te zijn. Het niet beschikbaar zijn van relevante informatie kan leiden tot een suboptimaal keuzeadvies voor in dit geval de locatie voor een sporthal, en daarmee afbreuk doen aan het draagvlak voor een besluit. De vraag is hier dus of relevante informatie tijdens het proces voor alle betrokken partijen beschikbaar was.

Bevindingen *Verschil van inzicht over informatievoorziening Voor zover wij kunnen nagaan kan vastgesteld worden dat in principe op alle vragen van betrokken antwoord is gekomen, al is het soms na navraag. Dit laatste heeft gevolgen voor de onderliggende verhoudingen, omdat een deel van de betrokken partijen het idee krijgt niet actief door de gemeente te worden geïnformeerd en ontstaat er twijfel of daadwerkelijk alle beschikbare informatie is verstrekt. Het beantwoorden van de vraag of die antwoorden inhoudelijk afdoende zijn valt buiten de onderzoeksopdracht. *Afweging varianten in locatieonderzoek niet voor iedereen begrijpelijk De afweging voor de locatie wordt in het locatieonderzoek sporthal Noordoost gemaakt op basis van zes categorieën van criteria (hoofdstuk 6 van het locatieonderzoek). Deze criteria zijn terug te leiden op de beleidskaders en de eisen die aan de sporthal worden gesteld. In hoofdstuk 7 van het locatieonderzoek wordt per criterium het resultaat per variant besproken. Hierdoor wordt niet direct duidelijk wat de specifieke voor- en nadelen zijn per variant. De afweging per variant in hoofdstuk 9 kan dan willekeurig en niet transparant overkomen. Uit de interviews blijkt dat er veel onduidelijkheid is over de gemaakte afweging. Het beruchte ‘bollenschema’ komt in vrijwel elk interview aan de orde.

Voor een deel van de betrokken verenigingen weerspiegelt dit de complexiteit van het vraagstuk, een ander deel is niet overtuigd van de manier waarop de afweging wordt gemaakt, en wantrouwt deze hierdoor.

Analyse Vastgesteld kan worden dat relevante informatie voor betrokken partijen in principe beschikbaar was, en het proces in zoverre zorgvuldig is verlopen, maar dat het proces op onderdelen, zoals de weging van de varianten, niet altijd even transparant was. Hierdoor is bij een aantal betrokken partijen de indruk ontstaan van een ondeugdelijke inhoudelijke afweging.

18

Criterium 5: Tijdigheid van relevante informatie Beschrijving

Betrokken partijen in een proces dienen tijdig over alle relevante informatie te beschikken, over in dit geval het zoeken naar een geschikte locatie voor een sporthal, om hun rol naar behoren te vervullen en hun gerechtvaardigde belang te kunnen dienen. Het niet-tijdig beschikbaar zijn van relevante informatie kan leiden tot een suboptimaal keuzeadvies, en daarmee afbreuk doen aan het draagvlak voor het uiteindelijke besluit. De vraag is hier dus of relevante informatie tijdens het proces tijdig beschikbaar was voor de betrokken partijen.

Bevindingen *Niet alle relevante informatie bij begin van proces bekend Zoals eerder aangegeven zijn de omvang van de gewenste sporthal en de overige eisen die aan de hal en de locatie gesteld worden tijdens het proces nader uitgewerkt en geconcretiseerd. Aangezien dit van te voren bekend was, was dit tijdig bekend. Dit werkte echter wel in het nadeel van de betrokken verenigingen en zij hebben hun belang daarmee in dit opzicht niet optimaal kunnen dienen. *Verschil van inzicht over tijdigheid van informatievoorziening Zoals uit de beschrijving van het proces blijkt zijn er verschillende bijeenkomsten geweest van de gemeente met de betrokken verenigingen. Tijdens deze bijeenkomsten is relevante informatie t.b.v. de voortgang van het locatieonderzoek gedeeld. Daarnaast is veelvuldig formeel en informeel contact geweest tussen de gemeente en de betrokken verenigingen. Er is tijdig een inloopbijeenkomst georganiseerd voor omwonenden en andere belanghebbenden. En omwonenden zijn tijdig op de hoogte gehouden via wijkberichten. Uit de interviews komt naar voren dat bij een deel van de betrokken verenigingen grote onvrede bestaat over het tijdstip en daarmee de tijdigheid van het informeren van de locatiekeuze door de gemeente: een dag voordat het besluit bekend zou worden gemaakt.

Dit heeft de betreffende verenigingen overvallen en past in hun ogen niet bij hun rol als partner: er was volgens hen geen enkele ruimte meer voor een inhoudelijke reactie. Specifiek voor Voorwaarts geldt dat men op z’n zachtst gezegd ontstemd is over het feit dat men vanaf de zomer van 2019 niet meer op de hoogte is gehouden van het proces en dan op de ochtend dat de beslissing gepubliceerd werd in het buurtbericht telefonisch ingelicht wordt over de uitkomst van het locatieonderzoek. Door de gemeente is juist nagedacht over deze timing, zodat de informatie niet al algemeen bekend zou worden vóór de gemeenteraad geïnformeerd zou zijn.

19

Analyse Betrokken partijen zijn vanuit de gemeente gezien tijdig geïnformeerd, maar een deel van de betrokken partijen had daar andere verwachtingen bij. Het op het laatste moment geïnformeerd worden over de voorgenomen keuze voor de locatie van de sporthal past niet bij de verwachtingen van een deel van de betrokken verenigingen over hoe elkaar te informeren en met elkaar om te gaan. Ook dit punt is te herleiden naar onduidelijkheid over de rolverdeling tussen gemeente en de betrokken verenigingen zoals omschreven bij het criterium inclusiviteit.

20

1

4. Analyse van het proces

Vastgesteld kan worden dat bij vier van de vijf criteria zorgvuldig is gehandeld door de gemeente, al had er op bepaalde punten – zeker bij een wat bredere opvatting van de criteria – met meer sensitiviteit voor de onderlinge relaties en belangen van verschillende partijen gehandeld kunnen worden. Op het punt van inclusiviteit kan gesproken worden van onzorgvuldiger handelen door de gemeente: het niet voldoende expliciteren van de rollen heeft gevolgen gehad voor de onderlinge verhoudingen en het vertrouwen in de gemeente bij een aantal betrokken partijen. 2 Rode draad tussen de criteria zijn onduidelijkheid over 1) de rolverdeling tussen de gemeente en de betrokken partijen, en 2) hoe om te gaan met aanpassingen en voortschrijdend inzicht; dit is van invloed op beleving door betrokken partijen van proces en uitkomst daarvan Op grond van onze analyse kan worden vastgesteld dat de rolverdeling tussen de gemeente en de betrokken verenigingen explicieter gemaakt had mogen, en in de ogen van een deel van de betrokken partijen had moeten worden; dit had teleurstelling en onnodige inspanningen kunnen voorkomen. Vastgesteld kan worden met andere woorden dat dit niet explicieter maken van de rolverdeling de bron vormt voor veel van de teleurstelling en onvrede bij een deel van die betrokken partijen over het proces en daarmee over de uitkomst daarvan.

Los van de teleurstelling en onvrede bij een deel van de betrokken partijen over het resultaat zelf. 3 De ervaringen in het proces leiden bij een aantal betrokken partijen tot teleurstelling en soms ook wantrouwen die toekomstige samenwerking kan belemmeren. De ervaringen in het proces zijn van invloed op de beleving van de uitkomst. Daar komt bij dat partijen al een geschiedenis hebben met elkaar. Dit kan ertoe bijdragen dat opgebouwde beelden over elkaar worden bevestigd. Betrokken partijen dienen zich te realiseren dat deze beelden er zijn, maar aangezien zij op elkaar zijn aangewezen desondanks toch dienen te werken aan een constructieve samenwerkingsrelatie.

21

5. Lessen voor de toekomst

Op basis van de analyse kan een viertal lessen worden getrokken t.b.v. toekomstige besluitvormingsprocessen rondom het aanwijzen van locaties voor sportaccommodaties:

Maak rolverdeling tussen gemeente en betrokken partijen expliciet

De belangrijkste les is het expliciet maken van de mate van participatie van betrokken partijen in een dergelijk locatieonderzoek. Voor een deel van de betrokken partijen is die duidelijkheid belangrijker dan de specifieke rol in het proces: men weet dan waar men aan toe is. De gemeente dient zich er in ieder geval bewust van te zijn dat betrokken sportverenigingen wanneer het gaat om het zoeken van een locatie voor een sporthal op het ‘eigen’ terrein verwachten daarin als partner benaderd te worden.

Bied duidelijkheid vooraf over wat bekend is en wat nog niet, en hoe daar mee om te gaan

Hoe meer bij de start van een proces bekend is over het gewenste eindresultaat, hoe beter: dat maakt dat gericht naar in dit geval de locatie van een sporthal kan worden gezocht, en geen onnodige zijwegen hoeven worden bewandeld. Waar dit niet, of nog niet goed mogelijk is dienen afspraken gemaakt te worden hoe om te gaan met wijzigingen tijdens de rit. Het gaat daarbij om het identificeren van onzekerheden en het verkennen van de consequenties daarvan. Dit geeft betrokken partijen een helder beeld en zij kunnen op basis hiervan keuzes maken in het doen van inspanningen. Sportverenigingen zijn vrijwilligersorganisaties waar tijd een schaars goed is.

Definieer succes

In de casus van het onderzoek naar een geschikte locatie voor een sporthal in de wijk noordoost is discussie ontstaan de over de vraag welk probleem wordt hiermee precies opgelost, en of dit geen nieuwe problemen oproept. In feite draait het hier om de vraag wanneer gesproken kan worden van een geschikte locatie: wanneer deze voldoet aan de criteria, en daarmee een oplossing vormt voor het probleem in enge zin (creëren van binnensportcapaciteit), of wanneer het een oplossing vormt voor het probleem in brede zin (win/win-situatie voor binnen- en buitensportcapaciteit in wijk en/of stad). Het schept duidelijkheid wanneer vooraf wordt duidelijk gemaakt wanneer gesproken kan worden van een succesvol resultaat in de ogen van de betrokken partijen.

Verken de kaders

Naast de eisen die gesteld worden aan de sporthal en de locatie daarvan is het van belang oog te hebben voor de kaders waarbinnen de afweging voor een geschikte locatie gemaakt moeten worden. Deze casus laat zien dat deze kaders in een verdichtende stad mogelijke win/winoplossingen in de weg kunnen staan. Waar gestelde kaders deze oplossingen in de weg staan dienen deze (opnieuw) tegen het licht gehouden te kunnen worden. Hierbij dient ook gedacht te worden aan creatieve en innovatieve oplossingen die tot win/win-situaties kunnen leiden.

Schenk aandacht aan het proces

Het vinden van een geschikte locatie voor een sporthal op een bestaand en intensief gebruikt sportpark, dat zich bevindt in een woonwijk en onderdeel uitmaakt van de hoofdgroenstructuur van de stad is een ingewikkelde puzzel waarbij veel belangen een rol spelen en integraal afgewogen 22

dienen te worden. Om dat proces goed te laten verlopen is het van belang continu aandacht te geven aan de onderlinge verhoudingen tussen de betrokken partijen. Een manier om dat te doen is elkaar mee nemen in interne en externe ontwikkelingen in de vorm van periodiek overleg. Dit biedt de gelegenheid contact te houden en geregeld bij te praten. Het vraagt van betrokken partijen om zich in te zetten voor het onderhouden van de relatie en het nemen van verantwoordelijkheid daarvoor. Dit geldt niet alleen voor het doen van locatieonderzoek, maar ook om zicht te houden op ontwikkelingen op in dit geval sportpark Voordorp. In periodiek (jaarlijks?) overleg met gebruikers en andere belanghebbenden kunnen knelpunten worden gesignaleerd en lange termijn vraagstukken worden besproken.

23

Bijlage 1. Proces in schema 2016

Extern met betrokken partijen

Oktober 2016

Mei 2017

2017

Maart 2018

22 mei 2018

Oktober 2018

22 november 2018

Voorjaar 2019

De verenigingen Hercules, Sporting ’70 en Voorwaarts doen elk een voorstel voor een sporthal. (Deze voorstellen worden later als varianten meegenomen in het locatieonderzoek.) Bijeenkomst gemeente Utrecht met Hercules en Sporting ’70 over sportpark Voordorp.

Gesprek van opdrachtgever en projectteam met de betrokken verenigingen. Sport Utrecht is verhinderd. Toelichting op proces om te komen tot een sporthal in Noordoost. Gesprekken van projectteam met de afzonderlijke verenigingen over specifieke 24

Intern binnen gemeente In de rapportage Ruimte voor Sport in Utrecht 2016-2035 constateert het Mulier Instituut dat er behoefte is aan extra sporthallen. Tekort aan sporthallen in de stad, met name in de wijk noordoost, op agenda van gebiedsteam Noordoost. De rapportage Capaciteitsbehoefte Sport 2018-2030 – Groei van de stad vertaald naar capaciteit wordt door het college van B&W vastgesteld. Verschillende locaties aan de hand van een longlist besproken in gebiedsteam Noordoost.

Oprichting projectteam. Vanuit de gemeente zijn naast de disciplines die vertegenwoordigd zijn in het gebiedsteam (stedenbouw, groen en verkeer), ook het wijkbureau, UVO (vastgoed) en MO sport betrokken.

21 maart 2019

3 april 2019

7 november 2019

19 december 2020

punten over de vereniging of de locatie van de sporthal. Gesprek van opdrachtgever en projectteam met de betrokken verenigingen. De verschillende criteria die bij de afweging voor de locatie een rol spelen worden besproken. Aanvullende informatie gevraagd van de betrokken verenigingen. Inloopbijeenkomst voor alle belangstellenden in de omgeving, w.o. bewoners, verenigingen en SportUtrecht. Presentatie van projectteam van stand van zaken locatieonderzoek voor de betrokken verenigingen. Duidelijk wordt dat geen van de varianten voldoet aan alle uitgangspunten van het programma.

Voorjaar 2020 30 april 2020

30 juni 2020 1 juli 2020

Presentatie van opdrachtgever en projectteam van uitkomst locatieonderzoek.

Bespreking voorkeursvarianten van de projectgroep met de betrokken disciplines. Geconstateerd wordt dat variant B2 kansrijk is en wordt uitgewerkt. Locatieonderzoek wordt verder uitgewerkt. Staf Wonen, Grondzaken en Ruimtelijk Ordening (WGRO) stemt in met voorstel locatie sporthal.

College van B&W maakt besluit over locatie sporthal bekend.

N.B. Dit schema doet geen recht aan de formele en informele overleggen die tussen de gemeenten en de afzonderlijke verenigingen hebben plaatsgevonden, de bezoeken die door de gemeente aan de verenigingen zijn afgelegd, de mails die over en weer zijn gestuurd om verenigingen te informeren en vragen te beantwoorden, en de overleggen waarin de sporthal niet expliciet op de agenda stond, maar wel ter sprake is gekomen.

25

Bijlage 2: Geraadpleegde documenten

Hieronder een overzicht van de belangrijkste geraadpleegde documenten, dus zonder de vele mails vanuit de gemeente aan de betrokken verenigingen waarin afspraken worden bevestigd, informatie gevraagd en verstrekt, en vragen vanuit de betrokken verenigingen beantwoord. • • • • • • • • • • • • • • • •

Inventarisatie reacties tijdens inloopbijeenkomst sporthal noordoost d.d. 3 april 2019 Memo vragen in ‘reactie USV Hercules op het verslag en de nadere toelichting van de gemeente n.a.v. het overleg over het locatieonderzoek nieuwe sporthal Noord-Oost’, 1 oktober 2020 Overzicht afspraken bijeenkomst 22 november 2018 van projectteam met Hercules, Sporting ’70 en Voorwaarts Participatieleidraad Gemeente Utrecht, geraadpleegd 20 april 2021 Plan van Aanpak - locatie Sporthal Noordoost, november 2018 Presentatie bijeenkomst 22 november 2019 van projectteam met Hercules en Sporting ‘70 Presentatie bijeenkomst 30 juni 2020 van opdrachtgever en projectteam met Hercules en Sporting ’70 Quickscan sporthal noordoost (concept), 24 januari 2019 Rapportage Locatieonderzoek sporthal Noordoost, mei 2020 Reactie Hercules op het verslag en nadere toelichting van de gemeente, 2 september 2020 SportStation VOORDORP, plan voor sporthal van Sporting ’70, 2018 Toekomstbestendig sportpark Voordorp, plan voor sporthal van USV Hercules 1882, juni 2018 Verslag bijeenkomst 22 mei 2018 van gemeente Utrecht met Hercules en Sporting ’70 over sportpark Voordorp Verslag bijeenkomst 21 maart 2019 van projectteam met Hercules, Sporting ’70 en Voorwaarts Verslag bijeenkomst 30 juni 2020 van opdrachtgever en projectteam met Hercules en Sporting ’70, inclusief extra toelichting locatieonderzoek en beoordeling

locatie A3 sporthal Wijnen, G. en P. Storm (2007), Projectmatig werken. Amsterdam: Spectrum.

26

Bijlage 3. Lijst met respondenten Gemeente Utrecht Ellen Kassing Tanja Lazarides Kim de Leeuw Louis Rabou Bas van Stratum Erik van Vliet

Hercules Frank Beemer Kuno Buyze Fons Visser

Sporting ‘70 Willem Muilenburg Arno Ploeg

SportUtrecht Irene Mobach Joscha de Vries

V.V. Voorwaarts Frits van Leusden Quillermo van de Pol

27