Raadsvoorstel Zienswijze ontwerpbegroting 2026-2029 Het Utrechts Archief (HUA)

Voorstel aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Zienswijze ontwerpbegroting 2026-2029 Het Utrechts Archief (HUA) Beleidsveld Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Personeel en Organisatie I. van der Linden, J. Uilenreef & R. van der Wal 30255543 12 juni 2025 Nee (artikel 1:2 lid 2 onder i Verordening raadgevend referendum) Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor om te besluiten: 1. De bijgevoegde reactiebrief aan Het Utrechts Archief (HUA) vast te stellen als zienswijze op de ontwerp programmabegroting 2026-2029 van HUA, waarin aandacht wordt gevraagd voor: a. het voortbouwen op innovatiekennis van anderen; b. het scherp blijven rapporteren op de realisatie van de indicatoren; c. het in kaart brengen van de meerjarige financiële situatie; d. het verkennen van besparingsmogelijkheden vanaf 2027; e. een ordentelijk en toekomstbestendig uittredingsplan en het bewaken van de belangen van de achterblijvende partners bij het uitreden van het rijk uit de gemeenschappelijke regeling

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

De secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Het Utrechts Archief (HUA) is een gemeenschappelijke regeling, zoals bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, van het Rijk (Ministerie OCW), de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht. Op 4 april 2025 heeft het bestuur van HUA de ontwerp programmabegroting 2026-2029 aan de gemeenteraad aangeboden voor zienswijze. Met dit voorgestelde besluit geeft de raad invulling aan deze zienswijze door deze brief vast te stellen en te versturen.

Context Aanleiding Volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zendt het dagelijks bestuur van HUA voor 30 april ieder jaar de algemene financiële en beleidsmatige kaders, in de vorm van de ontwerpbegroting, de kadernota en de voorlopige jaarrekening naar de gemeenteraad, de provinciale staten en de minister. Op 4 april heeft HUA de stukken aangeboden met de mogelijkheid om voor 8 juli een zienswijze kenbaar te maken bij het dagelijks bestuur. De vaststelling van de ontwerpbegroting, met inachtneming van ontvangen zienswijzen, staat gepland op de vergadering van het algemeen bestuur op 8 juli 2025. De kadernota en het jaarverslag zijn ter informatie meegestuurd, de zienswijze kan worden ingediend op de ontwerpbegroting. Dit raadsvoorstel gaat over de zienswijze op de begroting van 2026, en niet over de uittreding van het rijk. Na het zomerreces wordt de gemeenteraad geïnformeerd de vorderingen van deze uittreding. De uittreding wordt momenteel voorbereid via een ambtelijke werkgroep waar de gemeente, de provincie, het rijk en HUA zelf in vertegenwoordigd zijn. Juridische context Op grond van de Wgr, hoofdstukken IX en I, is het dagelijks bestuur van HUA verplicht de raad 12 weken te geven voor een zienswijze op de ontwerpbegroting, voor het bestuur hier definitief over kan besluiten.

Op grond van artikel 35, derde lid van de Wgr, kan de gemeenteraad zijn zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Op grond van het vierde lid is het dagelijks bestuur van HUA vervolgens verplicht om de raad – voorafgaand aan het vaststellen van de begroting – schriftelijk en gemotiveerd te informeren over de conclusies die getrokken zijn naar aanleiding van de zienswijzen. De termijnen die HUA nu aanhoudt zijn conform de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. De raad is geïnformeerd over de wijziging van de wet in de raadsbrief van maart 2022. Ondanks dat HUA nu handelt naar deze termijnen, zijn deze nog niet formeel in de tekst van de gemeenschappelijke regeling van HUA opgenomen. Toestemming voor de benodigde wijziging van de GR wordt via een ander raadsvoorstel aan de gemeenteraad aangeboden. Beslistermijn De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om voor 8 juli een zienswijze kenbaar te maken bij het dagelijks bestuur van het HUA. Beoogd effect Het bestuur van HUA neemt de zienswijzen van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling mee bij het vaststellen van de begroting. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad - Zienswijze begroting HUA 2022-2025, Zienswijze begroting HUA 2023-2026 en Zienswijze begroting HUA 2025-2028. - De laatste digitale informatiesessie voor raads- en statenleden was op 9 april 2024.

Hierin is uitleg gegeven de uittreding van het rijk en het gekozen toekomstscenario voor HUA. - Raadsbrief 26 september 2023 over de uittreding

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De bijgevoegde reactiebrief aan Het Utrechts Archief (HUA) vast te stellen als zienswijze op de ontwerp programmabegroting 2026-2029 van HUA, waarin aandacht gevraagd wordt voor: 2

a. b. c. d. e.

het voortbouwen op innovatiekennis van anderen; het scherp blijven rapporteren op de realisatie van de indicatoren; het in kaart brengen van de meerjarige financiële situatie; het verkennen van besparingsmogelijkheden vanaf 2027; een ordentelijk en toekomstbestendig uittredingsplan en het bewaken van de belangen van de achterblijvende partners bij het uitreden van het rijk uit de gemeenschappelijke regeling

Argumenten 1.1

De begroting kan vastgesteld worden, omdat de financiële onderbouwing van de ontwerpbegroting 2026 – 2029 past binnen de kaders van de gemeenschappelijke regeling en omdat de beleidsmatige aspecten in de begroting in overeenstemming zijn met eerdere plannen. De programmabegroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV). De begroting kan formeel als sluitend worden vastgesteld, maar structureel is sprake van oplopende kosten. De inzet van bestemmingsreserves houdt de begroting tot en met 2026 sluitend. Vanaf 2027 zijn deze reserves deels uitgeput. Tegelijkertijd nemen de structurele kosten toe, onder andere door het e-Depot, archiefgroei en Rijksuittreding. Dit vraagt om tijdige aandacht voor structurele oplossingen. De begroting baseert zich op het nieuwe meerjarenbeleidsplan 2026-2029 dat HUA in de vorige algemene bestuursvergadering op 24 maart 2024 heeft vastgesteld.

1.2

Het aandachtspunt om voort te bouwen op innovatiekennis van anderen in deze krappe financiële tijden is opgenomen om de innovatieambities van HUA te temporiseren In het tweede speerpunt ligt de nadruk op het ontsluiten van de archieven via nieuwe technieken, waaronder Artificial Intelligence. Met het oog op de krappe financiële tijden en de kanttekening van het dagelijks bestuur op het meerjarenbeleidsplan om te prioriteren en te faseren in de ambities is het niet wenselijk dat HUA overmatig experimenteert, maar hier juist leert en voortbouwt op wat anderen doen. Hier hoeft HUA geen voortrekkersrol in te nemen, AI is immers niet hun kernexpertise.

1.3

Het aandachtspunt om scherp te blijven op de effectenindicatoren is opgenomen, omdat dit wel gedeeltelijk is verbeterd, maar nog steeds aandacht behoeft. In vergelijking met de begroting van 2025-2028 is er naast de beoogde maatschappelijke effecten en effectindicatoren ook een stuk tekst toegevoegd dat meer inzicht biedt in wat HUA gaat doen om dit te bereiken. Dit is een goede ontwikkeling, maar deze is echter niet helemaal consistent ingevuld. Bij speerpunt 1 lijkt de nadruk op 2025 te liggen, terwijl de begroting wordt ingediend voor 2026 en bij speerpunt 2 worden helemaal geen tijdspaden genoemd.

1.4

Het aandachtspunt om de volledige financiële situatie in beeld te brengen, inclusief de gevolgen van de uittreding van het rijk, is toegevoegd om tijdig keuzes te maken. De structurele kosten stijgen vanaf 2026, onder andere als gevolg van de verdere ontwikkeling van het wettelijk verplichte e-depot voor digitale archiefstukken en de groeiende instroom van papieren archieven. De sluitende begroting vanaf 2026 wordt mede mogelijk gemaakt door de inzet van bestemmingsreserves, wat een slimme manier is om deze hoge reserves na herhaaldelijke oproepen te verlagen. Deze echter in 2027 deels uitgeput. De uittreding van het rijk brengt ook risico's en onzekerheden voor de overblijvende partners met zich mee. Het is noodzakelijk om deze financiële onzekerheden en risico's goed in beeld te brengen om tijdig structurele oplossingen in kaart te brengen en weloverwogen keuzes te kunnen maken.

1.5

Het aandachtspunt rondom het verkennen van besparingsmogelijkheden sluit aan bij de eerder gedane oproep van de raad en het college. 3

HUA heeft tot op heden nog geen concrete bezuinigingsmaatregelen in kaart gebracht of doorgevoerd, met het oog op de uittreding van het rijk. HUA koos ervoor om voor 2026 de begroting sluitend te houden door inzet van de bestemmingsreserves. Omdat deze reserves vanaf 2027 deels zijn uitgeput, is het noodzakelijk dat HUA alsnog concrete bezuinigingsopties uitwerkt om de stijgende structurele kosten op te vangen. Hierbij hoort ook een analyse van taken die kunnen worden beperkt of beëindigd, zodat structurele oplossingen tijdig in beeld zijn. Dit heeft de raad vorig jaar als zienswijze al gevraagd en is ook vanuit de wethouders in het bestuur van HUA onderstreept. 1.5

Het aandachtspunt voor een ordentelijk en toekomstbestendig uittreedplan en het bewaken van de belangen van de achterblijvende partners (provincie en gemeente) is opgenomen, omdat er juridische, financiële en bestuurlijke aandachtspunten spelen, die in de onderhandelingen met het rijk en precieze uitwerking van de uittredingsconstructie en –regeling meegenomen -en waar mogelijk gemitigeerdmoeten worden. Er is afgelopen maanden steeds meer duidelijkheid en zekerheid gekomen over de contouren van manier waarop (term: uittredingscontructie) het rijk de uittreding uit alle Regionale Historische Centra (RHC's), waaronder de GR HUA, wil en gaat vormgeven. Om de door het rijk gewenste uittredingscontructie mogelijk te maken zijn artikelen opgenomen in de nieuwe Archiefwet, die recentelijk is vastgesteld. In de kern verandert de relatie van het rijk van risicodragend mede-eigenaar naar een klant die haar regionale rijksarchieftaken wettelijk delegeert aan het dagelijks bestuur van HUA. Dit binnen nader af te stemmen beleidskaders en tegen een vaste financiële vergoeding (waarschijnlijk een SPecifieke UitKering (SPUK). In feite wordt het rijk hiermee een niet risicodragende “speciale klant”.

Zoals in de eerdere technische sessies voor raads- en statenleden op 11 januari 2023 en 9 april 2024 is toegelicht, heeft deze uittredingsconstructie voor achterblijvende partners in de GR HUA zowel juridische, financiële en bestuurlijke aandachtspunten. Deze aandachtspunten worden in de ambtelijke HUA werkgroep Uittreding, waar sinds juni 2024 ook ambtelijke vertegenwoordiging vanuit het ministerie van OCW is aangeschoven, zo goed als mogelijk geanalyseerd en geadresseerd. De thematieken die in deze werkgroep zijn uitgewerkt, hebben het rijk veel inzicht gegeven in de zorgen van en consequenties voor achterblijvende partners en welke thema's belangrijk zijn om nader uit te werken en vast te leggen in de uittredingsplannen per RHC. Op basis van de reeds gegeven input en aandachtspunten vanuit HUA en haar achterblijvende partners is het rijk nu aan zet om in komende maanden de details van de door haar gewenste uittredingsconstructie verder te concretiseren Daarna kunnen de HUA werkgroep uittreding het definitieve uittredingsplan en ook de structurele impact voor ons als achterblijvende partners definitief uitwerken en door het bestuur van HUA laten vaststellen.

Financiën De gemeentelijke bijdrage 2026 (ongeveer € 3,7 miljoen) aan Het Utrechts Archief maakt onderdeel uit van het programma Overhead van de programmabegroting van de gemeente Utrecht. Het Utrechts Archief (HUA) heeft in de meerjarenbegroting voor de jaren 2026 en verder een stelpost opgenomen voor een gemeentelijke bijdrage aan het e-depot van € 210.000. Hoewel voor 2026 de bijdrage voor het e-depot nog volledig wordt gedekt vanuit de bestemmingsreserve, is deze reserve naar verwachting in 2027 grotendeels uitgeput. Dit onderstreept het belang om tijdig tot afspraken te komen over de structurele financiering van het e-depot vanaf 2027. Daarbij dient nadrukkelijk gekeken te worden naar mogelijke bezuinigingsopties, zodat de gemeentelijke bijdrage in balans blijft met de ambities en wettelijke taken. Dit draagt bij aan het kunnen maken van verantwoorde keuzes over de toekomstige bijdrage van de gemeente Utrecht aan HUA.

4

Vervolg De zienswijzebrief van de gemeenteraad wordt, na vaststelling, aan het bestuur van Het Utrechts Archief verzonden. De vaststelling van de begroting staat gepland voor de vergadering van HUA bestuur op 8 juli 2024.

Samen stad maken (voorheen: Participatie) ‘Gemeente aan zet’ is van toepassing, er is niet samengewerkt met Utrechters voor dit voorstel.

Communicatie Het Utrechts Archief ontvangt na besluitvorming de zienswijzenbrief. Verder is geen aanvullende communicatie voorzien.

Niet referendabel Dit raadsbesluit is niet referendabel omdat het een besluit betreft over stukken van een gemeenschappelijke regeling (artikel 1:2 lid 2 onder i Verordening tot raadgevend referendum gemeente Utrecht).

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Reactiebrief zienswijze ontwerpbegroting 2026-2029 HUA Bijlagen informatief - Ontwerp Programmabegroting 2026-2029 HUA - Kadernota 2025 HUA - Jaarstukken 2024 HUA (incl. controleverklaring)

5