Raadsvoorstel Zienswijze ontwerpbegroting 2025-2028 Het Utrechts Archief (HUA)

Voorstel aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Zienswijze ontwerpbegroting 2025-2028 Het Utrechts Archief (HUA) Beleidsveld Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Personeel en Organisatie I. van der Linden 12359436 27 juni 2024 Nee (artikel 1:2 lid 2 onder i Verordening raadgevend referendum) Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor om te besluiten: 1. De bijgevoegde reactiebrief aan Het Utrechts Archief (HUA) vast te stellen als zienswijze op de ontwerp programmabegroting 2025-2028 van HUA, waarin de raad aandacht vraagt voor a. het scherp blijven op de effectindicatoren, b. het in kaart brengen van besparingsmogelijkheden en het rekening houden met tegenvallende financiële kaders in de ambities en c. bewaken van de belangen van de achterblijvende partners bij het uitreden van het rijk uit de gemeenschappelijke regeling.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

De secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Het Utrechts Archief (HUA) is een gemeenschappelijke regeling, zoals bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, van het Rijk (Ministerie OCW), de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht. Op 11 april 2024 heeft het bestuur van HUA de ontwerp programmabegroting 2025-2028 aan de gemeenteraad aangeboden voor zienswijze. Met dit voorgestelde besluit geeft de raad invulling aan deze zienswijze door deze brief vast te stellen en te versturen.

Context Aanleiding Volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zendt het dagelijks bestuur van HUA voor 30 april ieder jaar de de algemene financiële en beleidsmatige kaders, in de vorm van de +ontwerpbegroting, de kadernota en de voorlopige jaarrekening naar de gemeenteraad, de provinciale staten en de minister. Op 11 april heeft HUA de stukken aangeboden bij de gemeenteraad met de mogelijkheid om voor 8 juli 2024 een zienswijze kenbaar te maken bij het dagelijks bestuur. De vaststelling van de ontwerpbegroting, met in acht neming van ontvangen zienswijzen, staat gepland op de vergadering van het algemeen bestuur op 10 juli. Juridische context Wgr Op grond van de Wgr, hoofdstukken IX en I, is het dagelijks bestuur van HUA verplicht de raad 12 weken te geven voor een zienswijze op de ontwerpbegroting, voor ze hier definitief over kunnen besluiten. Op grond van artikel 35, derde lid van de Wgr, kan de gemeenteraad zijn zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Op grond van het vierde lid is het dagelijks bestuur van HUA vervolgens verplicht om de raad – voorafgaand aan het vaststellen van de begroting – schriftelijk en gemotiveerd te informeren over de conclusies die getrokken zijn naar aanleiding van de zienswijzen. De termijnen die HUA nu aanhoudt zijn conform de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen.

De raad is geïnformeerd over de wijziging van de wet in de raadsbrief van maart 2022. Ondanks dat HUA nu handelt naar deze termijnen, zijn deze nog niet formeel in de tekst van de gemeenschappelijke regeling van HUA opgenomen. De reden daarvoor is dat nog niet duidelijk is wanneer het rijk gaat uittreden en de wens om benodigde wijzigingen te combineren met de wijziging voor de Wgr. Dit om het complexe en uitgebreide vaststellingsproces van een aangepaste GR, ruim negen maanden, niet onnodig dubbel te doorlopen. Beslistermijn De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om voor 8 juli 2024 een zienswijze kenbaar te maken bij het dagelijks bestuur van het HUA. Beoogd effect Het bestuur van HUA neemt de zienswijzen van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling mee bij het vaststellen van de begroting.

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad De vorige drie zienswijzen staan hier gelinkt: Zienswijze 2024 - 2027, Zienswijze 2023-2026, Zienswijze 2022-2025, de voorgaande jaren zijn terug te vinden via Ureka! De volgende brieven zijn verzonden aan de raad over overige zaken zoals de uittreding: Raadsbrief 20 april 2021, Raadsbrief 3 maart 2022, Raadsbrief Uitstel beantwoording 20 december 2022, Raadsbrief 13 juli 2023 en Raadsbrief 26 april 2023 Tijdens de digitale informatiesessie voor raads- en statenleden op 11 januari 2023 en 9 april 2024 is uitleg gegeven de uittreding van het rijk en het gekozen toekomstscenario voor HUA.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De bijgevoegde reactiebrief aan Het Utrechts Archief (HUA) vast te stellen als zienswijze op de ontwerp programmabegroting 2025-2028 van HUA, waarin de raad aandacht vraagt voor: a. het scherp blijven op de effectindicatoren, 2

b. rekening houden met de (tegenvallende) financiële kaders van de gemeente Utrecht in de ambities voor de komende jaren c. bewaken van de belangen van de achterblijvende partners bij het uitreden van het rijk uit de gemeenschappelijke regeling. Argumenten 1.1

De begroting kan vastgesteld worden, omdat de financiële onderbouwing van de ontwerpbegroting 2025 – 2028 past binnen de kaders van de gemeenschappelijke regeling. De ontwerpbegroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV). Beoogde investeringen worden zoveel mogelijk met de beschikbare financiële middelen in verband gebracht

1.2

De begroting kan vastgesteld worden, omdat de beleidsmatige aspecten in de begroting in overeenstemming zijn met eerdere plannen. De begroting baseert zich op het nieuwe meerjarenbeleidsplan 2025-2028 dat HUA in de vorige algemene bestuursvergadering op 11 maart 2024 heeft vastgesteld, met de kanttekening om te prioriteren en te faseren in de ambities met het oog op de tegenvallende financiële kaders vanaf 2026. De gestelde doelen en maatschappelijke effecten zijn in lijn met de kerntaak van HUA, namelijk het beheren en ontsluiten van archieven.

1.3

Het aandachtspunt om scherp te blijven op de effectenindicatoren is opgenomen, omdat dit wel gedeeltelijk is verbeterd, maar nog steeds aandacht behoeft. In vorige jaren werd hier aandacht voor gevraagd. In het nieuwe meerjarenbeleidsplan doet Het Utrechts Archief een betere poging om effectenindicatoren aan te scherpen, maar deze laten nog steeds een mix van kwalitatieve en kwantitatieve normen zien. Hoe gemeten gaat worden of deze doelstellingen behaald zijn is niet geheel duidelijk. Het adequaat rapporteren over de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten en effectindicatoren daadwerkelijk gerealiseerd worden blijft daarmee een openstaand punt waar nog steeds aandacht voor nodig is.

1.4

Het aandachtspunt voor het in kaart brengen van besparingsmogelijkheden en het rekening houden met tegenvallende financiële kaders in de ambities is opgenomen, om de reeds gedane oproep vanuit het algemeen bestuur van HUA en het college te onderschrijven. De constatering in de ontwerpbegroting over de herijking van het gemeentefonds is correct. Het rijk bezuinigt fors op het gemeentefonds, waardoor wij en andere gemeenten afstevenen op een ‘ravijn’ in 2026. Vanzelfsprekend bereiden wij ons hierop voor en inventariseren welke mogelijkheden er zijn om te bezuinigen. Hierbij ligt de focus op wat we minder kunnen doen. Daarnaast zien we ook mogelijkheden om ons werk anders te doen. Dit ‘ravijn’ raakt alle onderdelen binnen onze gemeente en dus ook onze verbonden partijen (waaronder ook gemeenschappelijke regelingen, zoals HUA). Het meerjarenbeleidsplan bevat hoge ambities en daarnaast zal de aanwas van archieven met de doorontwikkeling van het e-depot in de toekomst tot hogere kosten leiden. De onderhandelingen met het rijk over de uittreding en de financiële risico's daarbij zijn nog onzeker, terwijl de gemeente moet bezuinigen. HUA heeft voor het edepot een structurele stelpost van € 210.000 opgenomen in de begroting vanaf 2026.

Over de ambities en de daaraan te koppelen gemeentelijke bijdrage moeten adequate gesprekken gevoerd worden tussen Het Utrechts Archief en onze gemeente voordat deze beoogde gemeentelijke bijdrage geformaliseerd kan worden. Deze complexe situatie vereist vanuit Het Utrechts Archief een proactieve houding om besparingsmogelijkheden in kaart te brengen. Daarnaast een analyse uit te voeren op specifieke taken die kunnen worden afgeschaald of beëindigd om hiermee bestuurlijk realistische en duidelijke inhoudelijke keuzes te maken. HUA moet

3

prioriteren en temporiseren binnen hun ambities en zoeken naar financiële ruimte in hun eigen begroting en in de onderhandelingen met het rijk. 1.5

Het aandachtspunt om de belangen te bewaken van de achterblijvende partners (provincie en gemeente) bij het uitreden van het rijk uit de gemeenschappelijke regeling is opgenomen, omdat er juridische, financiële en bestuurlijke aandachtspunten spelen bij de achterblijvende partners die in de onderhandelingen met het rijk meegenomen en waar mogelijk gemitigeerd moeten worden. Er ontstaat steeds meer duidelijkheid over hoe het rijk de uittreding uit de gemeenschappelijke regeling HUA wil vormgeven. Helaas zijn zowel tussen rijk, RHC (regionaal historisch centrum) directeuren en RHC bestuurders, als ook tussen de door verschillende partijen ingehuurde advies- & advocatenkantoren de meningen verdeeld over de risico’s en de mitigerende maatregelen hierop. Hierop heeft het algemeen bestuur van HUA Berenschot onderzoek laten doen naar mogelijke samenwerkingsvormen en eventuele aandachtspunten. Het nemen van een voorkeursbesluit in juni 2023 voor het continueren van de gemeenschappelijke regeling na het uittreden van het rijk, bracht rust en duidelijkheid. Dit was ook de aanleiding voor het opzetten van twee werkgroepen met deelnemers vanuit HUA, de provincie en de gemeente. Een voor het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling en een voor het opstellen van een uittredingsregeling met het rijk.

Deze voorbereidingen helpen om de juridische en financiële aandachtspunten beter in kaart te brengen, maar een deel van deze aandachtspunten moeten worden vastgelegd in de uittredingsregeling met het rijk. Het Utrechts Archief heeft nauwe contacten met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), waarmee ook het gesprek over de uittreding moet worden gevoerd. Hiermee is het belangrijk dat zij zowel formeel als informeel in hun contacten de belangen bewaken van de achterblijvende partners. Toelichting De aandachtspunten zijn, zoals ook toegelicht in de gezamenlijke technische sessie met raad en staten op 9 april, als volgt: 1. Juridisch: In de gewijzigde GR zonder het rijk, blijft het rijk nog een aanzienlijk percentage van de begroting betalen. Omdat het rijk dan geen medeeigenaar meer is, kan bestaande uitzonderingsgrond aanbestedingswet niet langer gehanteerd worden. De te hanteren uitzonderingsgrond ‘delegatie’ vereist grote mate van autonomie voor HUA. Dit schuurt met de geest van de wet gemeenschappelijke regelingen, die meer invloed voor mede-eigenaren mogelijk maakt. Er is ook zeer weinig jurisprudentie over deze situatie, wat een juridisch (rest)risico met zich meebrengt. 2. Financieel: Het rijk biedt een incidentele financiering voor een structurele taak.

Het rijk wil de verantwoordelijkheid voor de regionale analoge rijksarchieven via een delegatiebepaling in de archiefwet structureel bij HUA beleggen. Het middel is een specifieke uitkering (SPUK), maar deze is per definitie incidenteel en eenzijdig te wijzigen of op te zeggen vanuit het rijk. 3. Bestuurlijk: Er moeten afspraken worden gemaakt over de verhouding tussen de provincie en de gemeente, zoals stem- en risicoverdeling. De gemeente draagt echter veel meer gelden bij dan de provincie, wat tot een scheve verhouding kan leiden.

Financiën De gemeentelijke bijdrage 2025 (ongeveer € 3,7 miljoen) aan Het Utrechts Archief maakt onderdeel uit van het programma Overhead van de programmabegroting van de gemeente Utrecht.

4

Het Utrechts Archief (HUA) heeft in de meerjarenbegroting voor de jaren 2026 en verder een stelpost opgenomen voor een gemeentelijke bijdrage aan e-depot van € 210.000. In lijn met HUA zijn wij van mening dat over de ambities en de daaraan te koppelen gemeentelijke bijdrage adequate gesprekken tussen HUA en onze gemeente gevoerd moeten worden voordat deze beoogde gemeentelijke bijdrage geformaliseerd kan worden. Het positieve resultaat van 2023 is opgenomen bij de bestemmingsreserve voor het e-depot, wat ook meegenomen zal worden in de gesprekken over deze genoemde structurele stelpost e-depot voor de gemeente Utrecht.

Vervolg De zienswijzebrief de raad wordt, na vaststelling, aan het bestuur van Het Utrechts Archief verzonden. De vaststelling van de begroting staat gepland voor de vergadering van HUA bestuur op 10 juli 2024.

Participatie Over dit voorstel heeft geen participatie plaatsgevonden.

Communicatie Het Utrechts Archief ontvangt na besluitvorming de zienswijzenbrief. Verder is geen aanvullende communicatie voorzien.

Niet referendabel Dit raadsbesluit is niet referendabel omdat het een besluit betreft over stukken van een gemeenschappelijke regeling (artikel 1:2 lid 2 onder i Verordening tot raadgevend referendum gemeente Utrecht).

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Reactiebrief zienswijze ontwerpbegroting 2025-2028 HUA Bijlagen informatief - Ontwerp Programmabegroting 2025-2028 HUA - Kadernota 2024 HUA - Jaarstukken 2023 HUA (incl. controleverklaring)

5