Raadsvoorstel Zienswijze ontwerpbegroting 2024-2027 HUA.docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel zienswijze ontwerpbegroting 2024-2027 Het Utrechts Archief (HUA) Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Organisatie Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Ria Rijpkema - Burema 11154107 8 juni 2023 Nee (artikel 3 lid 2 onder i Verordening raadgevend referendum) Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De bijgevoegde reactiebrief aan Het Utrechts Archief (HUA) vast te stellen als zienswijze op de ontwerp programmabegroting 2024-2027 van HUA, waarin aandacht wordt gevraagd voor ordentelijk verloop gesprekken over de gemeentelijke bijdrage aan E-depot, de verdere verbetering van de effectindicatoren, een gedegen en ordentelijke procesgang rondom voorgenomen uittreding van het Rijk en de kosten voor digitaal archiefbeheer. Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Het Utrechts Archief is een gemeenschappelijke regeling van het Rijk (Ministerie OCW) de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht, zoals bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen. Op 29 maart 2023 heeft het bestuur van Het Utrechts Archief de ontwerp programmabegroting 2024-2027 aan de gemeenteraad aangeboden voor zienswijze. Met dit voorstel wordt de zienswijzebrief vastgesteld.

Context Aanleiding Volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zendt het dagelijks bestuur van Het Utrechts Archief vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de gemeenteraad, Provinciale Staten en de minister. Op 13 maart 2023 heeft het Dagelijks Bestuur van Het Utrechts Archief de ontwerp programmabegroting 2024- 2027 vastgesteld. Bij brief van 29 maart 2023 zijn door Het Utrechts Archief de stukken aangeboden aan de gemeenteraad van Utrecht en wordt de gelegenheid geboden om uiterlijk 25 mei 2023 een zienswijze kenbaar te maken op de ontwerp programmabegroting 2024 - 2027. De vaststelling van de begroting staat gepland voor de vergadering van het Algemeen Bestuur op 12 juni 2023. Voorgenomen uittreding Rijk per 1 januari 2025 Via eerdere raadsbrieven (zie hieronder) en de digitale informatiesessie voor raads- en statenleden op 11 januari 2023 over de toekomstscenario's HUA is duidelijk geworden dat de uittreding van het Rijk de achterblijvende partners confronteert met juridische, financiële en bestuurlijke risico’s. Daarom hebben gemeente en provincie Utrecht extern onderzoek laten doen zoals gemeld in informatiebijeenkomst op 11 januari 2023. Het eindrapport van dit onderzoek door Berenschot is bijgevoegd.

Helaas zijn zowel tussen Rijk, RHC (regionaal Historisch Centrum) directeuren en RHC bestuurders, als ook tussen de door verschillende partijen ingehuurde advies- & advocatenkantoren de meningen verdeeld over de risico’s en de mitigerende maatregelen hierop. De veranderingen hebben veel impact op de organisatie. Daarom is het belangrijk dat er constructief wordt nagedacht over toekomstige oplossingen. Het DB wordt opgeroepen de belangen van het personeel mee te blijven wegen in de keuzes voor de toekomst Mede daarom hebben Gemeente Utrecht en Provincie Utrecht in het Algemeen Bestuur HUA opgeroepen om een goede procesbegeleider aan te trekken. Iedereen is van mening dat er een gedegen en ordentelijke procesgang rondom besluitvorming over de toekomstscenario's moet komen. Juridische context Wgr Op grond van de Wgr, hoofdstukken IX en I, is het dagelijks bestuur van HUA verplicht de ontwerpbegroting binnen 12 weken na het besluit in het Algemeen Bestuur aan de raad van Utrecht voor te leggen. Op grond van artikel 35, derde lid Wgr kan de gemeenteraad zijn zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Op grond van het vierde lid is het dagelijks bestuur van HUA vervolgens verplicht om de raad – voorafgaand aan het vaststellen van de begroting – schriftelijk en gemotiveerd te informeren over de conclusies die getrokken zijn naar aanleiding van de zienswijzen.

De termijnen in de Gemeenschappelijke regeling HUA voor het indienen van stukken voor de begrotingscyclus wijken af van die in de Wet gemeenschappelijke regelingen. De Wet gemeenschappelijke regelingen is namelijk op 1 juli 2022 gewijzigd. U bent daarover geïnformeerd met een raadsbrief van maart 2022. Met deze wijziging is onder meer de begrotingscyclus aangepast. Bij afwijkingen tussen de GR en de Wgr gaat de Wgr voor. Dat geldt bijvoorbeeld voor de termijnen bij de begrotingscyclus. Alle gemeenschappelijke regelingen moeten naar aanleiding van deze wetswijziging op een aantal punten worden aangepast. Die aanpassing is in de gemeenschappelijke regeling HUA nog niet gedaan. De reden daarvoor is dat nog niet duidelijk is of – in verband met de uittreding van het rijk – de GR in afgeslankte vorm zal worden voortgezet of toch zal worden opgeheven. Als er duidelijkheid is over de toekomst van de HUA, zal ofwel de procedure tot opheffen van de GR gestart worden, en is wijziging van de GR niet zinvol meer, ofwel de procedure tot wijziging van de GR in verband met het uittreden van een deelnemer worden gestart. In het laatste geval kunnen meteen de noodzakelijke aanpassingen in verband met de wetswijziging worden meegenomen. De GR moet echter hoe dan ook uiterlijk op 1 juli 2024 zijn aangepast. 2

Beslistermijn HUA heeft verzocht op om uiterlijk 25 mei 2023 een zienswijze kenbaar te maken op de ontwerp programmabegroting 2024 - 2027. Aan HUA is aangegeven dat door de kortere doorlooptijden vanwege het meireces de conceptzienswijze volgt na de beoogde commissiebehandeling op 25 mei, de definitieve zienswijze kan bij besluitvorming door de gemeenteraad op 8 juni nog vóór de vergadering van het Algemeen Bestuur op 12 juni 2023 aan HUA worden aangeboden. Beoogd effect Het bestuur van Het Utrechts Archief neemt de zienswijzen van de deelnemers mee bij het vaststellen van de begroting. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Raadsbrief 20 april 2021 over uittreding Rijk uit Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief Raadsbrief 3 maart 2022 over Verkenning effect uittreding Rijk Het Utrechts Archief Voortgangsmelding in de Raadsbrief Uitstel beantwoording 20 december 2022

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De bijgevoegde reactiebrief aan Het Utrechts Archief (HUA) vast te stellen als zienswijze op de ontwerp programmabegroting 2024-2027 van HUA, waarin aandacht wordt gevraagd voor ordentelijk verloop gesprekken over de gemeentelijke bijdrage aan E-depot, de verdere verbetering van de effectindicatoren, een gedegen en ordentelijke procesgang rondom voorgenomen uittreding van het Rijk en de kosten voor digitaal archiefbeheer.

Argumenten 1.1

De financiële onderbouwing van de ontwerpbegroting 2024 – 2027 past binnen de kaders van de gemeenschappelijke regeling. De programmabegroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV). Beoogde investeringen worden zoveel mogelijk met de beschikbare financiële middelen in verband gebracht

1.2

De beleidsmatige aspecten in de begroting zijn in overeenstemming met eerdere plannen. De begroting beschrijft de doelen en maatschappelijke effecten die Het Utrechts Archief de komende periode wil bereiken. Om de resultaten van deze ambities vast te stellen, benoemt Het Utrechts Archief indicatoren bij de programmaonderdelen. Deze effectindicatoren laten een mix zien van kwalitatieve en kwantitatieve normen. Het blijft van belang Het Utrechts Archief te vragen scherp te blijven op het adequaat rapporteren over de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten en effectindicatoren daadwerkelijk gerealiseerd worden.

1.3

Het voornemen van het Rijk om de samenwerking op het e-depot te beëindigen na uittreding in 2025 vormt een financieel risico. De begroting 2024 is sluitend, evenals het meerjarenperspectief voor de periode 2025-2027. In het meerjarenperspectief zijn de door het ministerie van OCW voorgenomen uittreding per 1 januari 2025 en een nieuwe juridische samenwerkingsvorm financieel meerjarig buiten beschouwing gelaten. We maken ons zorgen over de financiële en (juridisch) organisatorische consequenties van de voorgenomen uittreding. De analoge collectie van het Rijk – die bewaard wordt bij de Regionale Historische Centra -zal na de voorgenomen uittreding van het Rijk via een delegatiebepaling in beheer blijven bij HUA. Het Rijk zal daar ook financieel aan blijven bijdragen via een specifieke (aan criteria gebonden) uitkering, een zogenaamde SPUK. Risico van op 3

termijn wijzigen van zowel de criteria als de hoogte van deze uitkering ligt bij achterblijvende partners. 1.4

Het voornemen van het Rijk om de extra bijdrage (DTR-bijdrage) voor beheer en opslag van digitale rijksarchieven te beëindigen vormt een financieel en juridisch risico. Door een eenzijdig gecommuniceerd besluit van Nationaal Archief (valt onder OCW) dienen Regionale Historische Centra zelf een e-depot (= digitale archiefbewaarplaats) te realiseren. Mede door de voorgenomen uittreding Rijk is deze oplossing aanbesteding plichtig. Ook hier geldt dat juridische en financiële risico’s bij de achterblijvende partners komen te liggen. Deze aanbesteding van een “eigen” zelfstandig HUA e-depot is inmiddels afgerond en implementatie van de oplossing in gang gezet.

1.5

De juridische en financiële risico's voor achterblijvende partners vragen om een goede samenwerking en ordentelijke procesgang met HUA. Inmiddels ontstaat er steeds meer duidelijkheid over hoe het Rijk de uittreding uit de gemeenschappelijke regeling HUA wil vormgeven. Helaas zijn zowel tussen Rijk, RHC (regionaal Historisch Centrum) directeuren en RHC bestuurders, als ook tussen de door verschillende partijen ingehuurde advies- & advocatenkantoren de meningen verdeeld over de risico’s en de mitigerende maatregelen hierop. Tijdens de laatste bestuursvergadering heeft de directie HUA daarom afstand genomen van de inhoud van het eindrapport van Berenschot over de toekomstscenario's HUA. Mede daarom hebben Gemeente Utrecht en Provincie Utrecht in het Algemeen Bestuur HUA opgeroepen om een goede procesbegeleider aan te trekken. Gezien de juridische en financiële risico's voor achterblijvende partners is het van belang dat bestuur en directie van HUA een gedegen en ordentelijke procesgang volgen rondom besluitvorming over de toekomstscenario's, inclusief de rol die gemeente en de staten hierin hebben.

De uittreding van het Rijk vraagt een transitie- en uittredingsplan en een adequate governancestructuur (zowel ambtelijk, als bestuurlijk), waarbij er een helder onderscheid gemaakt wordt tussen enerzijds de rol en verantwoordelijkheden van de uittredende partij en anderzijds de rol en verantwoordelijkheden van de achterblijvende partners.

Financiën De jaarlijkse bijdrage aan Het Utrechts Archief is opgenomen in de paragraaf Verbonden Partijen van de programmabegroting van de gemeente Utrecht. Het Utrechts Archief heeft in de meerjarenbegroting voor de jaren 2026 en verder een stelpost opgenomen voor een gemeentelijke bijdrage aan E-depot van € 210.000. In lijn met het Utrechts Archief zijn wij van mening dat over de ambities en de daaraan te koppelen gemeentelijke bijdrage adequate gesprekken tussen Het Utrechts Archief en onze gemeente gevoerd moeten worden voordat deze beoogde gemeentelijke bijdrage geformaliseerd kan worden.

Vervolg De zienswijzebrief van uw raad wordt, na vaststelling, aan het bestuur van Het Utrechts Archief verzonden. De vaststelling van de begroting staat gepland voor de vergadering van het bestuur op 12 juni 2023.

Participatie Over dit voorstel heeft geen participatie plaats gevonden.

Communicatie Het Utrechts Archief ontvangt na besluitvorming de zienswijzenbrief. Verder is geen aanvullende communicatie voorzien.

4

(Niet)Referendabel Dit raadsbesluit is niet referendabel omdat het een besluit betreft over stukken van een gemeenschappelijke regeling (artikel 3 lid 2 onder i Verordening tot raadgevend referendum gemeente Utrecht).

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Reactiebrief zienswijze ontwerpbegroting 2024-2027 HUA Bijlagen informatief - Ontwerp Programmabegroting 2024 – 2027 HUA - Kadernota 2023 HUA - Jaarstukken 2022 HUA (incl. controleverklaring) - Onderzoek rapport Berenschot ‘Toekomstscenario’s voor de organisatie van Het Utrechts Archief’

5