Raadsvoorstel zienswijze ontwerpbegroting 2022-2025 Het Utrechts Archief (HUA).docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Zienswijze ontwerpbegroting 2022-2025 Het Utrechts Archief (HUA) Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim

Bestuurlijke Zaken Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Ouarda Sanhaji 8773005 volgt Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De bijgevoegde reactiebrief aan Het Utrechts Archief (HUA) vast te stellen als zienswijze op de ontwerp programmabegroting 2022-2025 van HUA, waarin aandacht wordt gevraagd voor de verdere verbetering van de effectindicatoren, de voorgenomen uittreding van het Rijk en de kosten voor digitaal archiefbeheer. Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Het Utrechts Archief is een gemeenschappelijke regeling van het Rijk (ministerie OCW) de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht, zoals vastgelegd in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Op 13 april 2021 heeft het bestuur van Het Utrechts Archief de ontwerp programmabegroting 2022-2025 aan de gemeenteraad aangeboden voor zienswijze. Met dit voorstel wordt de zienswijzebrief vastgesteld.

Context Aanleiding Volgens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) en Gemeenschappelijke Regeling HUA zendt het dagelijks bestuur van Het Utrechts Archief uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de gemeenteraad, de Provinciale Staten en de minister. Op 15 maart 2021 heeft het Dagelijks Bestuur van Het Utrechts Archief de ontwerp programmabegroting 2022- 2025 vastgesteld. Bij brief van 13 april 2021 zijn door Het Utrechts Archief de stukken aangeboden aan de gemeenteraad van Utrecht en wordt de gelegenheid geboden om een zienswijze kenbaar te maken op de ontwerp programmabegroting 2022-2025. De vaststelling van de begroting staat gepland voor de vergadering van het Algemeen Bestuur op 14 juni 2021. Conform de Gemeenschappelijke Regeling (GR) moet een aparte nota worden voorgelegd aan de gemeenteraad en rijk met daarin de algemene financiële en beleidsmatige kaders, die in ieder geval een indicatie geven over de hoogte van de gemeentelijke bijdrage, de beleidsvoornemens en prijscompensatie. De jaarstukken 2020 en de kadernota 2021 zijn ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad. Beoogd effect Het bestuur van Het Utrechts Archief neemt de zienswijzen van de deelnemers mee bij het vaststellen van de begroting.

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Niet van toepassing

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De bijgevoegde reactiebrief aan Het Utrechts Archief (HUA) vast te stellen als zienswijze op de ontwerp programmabegroting 2022-2025 van HUA, waarin aandacht wordt gevraagd voor de verdere verbetering van de effectindicatoren, de voorgenomen uittreding van het Rijk en de kosten voor digitaal archiefbeheer.

Argumenten 1.1

De financiële onderbouwing van de ontwerpbegroting 2021 past binnen de kaders van de gemeenschappelijke regeling. De programmabegroting volgt tevens de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV). Het verband tussen de beschikbare financiële middelen en de beoogde investeringen kan concreter.

1.2

De beleidsmatige aspecten in de begroting zijn in overeenstemming met eerdere plannen. De begroting beschrijft de doelen en maatschappelijke effecten die Het Utrechts Archief de komende periode wil bereiken. Om de resultaten van deze ambities vast te stellen, benoemt Het Utrechts Archief indicatoren bij de programmaonderdelen. Deze effectindicatoren zijn dit jaar meetbaarder geformuleerd.

1.3

Het voornemen van het Rijk om in 2024 uit de gemeenschappelijke regeling te treden 2

zal geen gevolgen hebben voor hun financiële bijdrage aan Het Utrechts Archief voor het beheer van hun analoge collectie. De analoge collectie van het Rijk - die bewaard wordt bij de RHC’s – zal na de voorgenomen uittreding via een delegatiebepaling in beheer blijven bij HUA. Het Rijk zal daar ook financieel aan blijven bijdragen. Dat betekent dat ongeveer 94% van hun bijdrage wordt gecontinueerd. 1.4

Het voornemen van het Rijk om de samenwerking op het e-depot te beëindigen na een uittreding in 2024 vormt een financieel risico. Het Rijk is van plan om de samenwerking op het e-depot te beëindigen na de voorgenomen uittreding in 2024. Het Utrechts Archief maakt momenteel gebruik van het e-depot voor digitaal archiefbeheer. Het verkennen en inrichten van een eigen edepotvoorziening was bij het opstellen van het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 nog niet voorzien. HUA heeft dit risico wel opgenomen in de risicoparagraaf van de ontwerpbegroting 2022-2025. Wat er nodig is voor het inrichten en ontwikkelen van een eigen e-depotvoorziening wordt door HUA nader onderzocht.

1.5

Het voornemen van het Rijk om de extra bijdrage (DTR-bijdrage) voor beheer en opslag van digitale rijksarchieven te beëindigen zal gevolgen hebben voor de ontwerpbegroting 2022-2025 van Het Utrechts Archief. Het Rijk heeft, in het kader van het voornemen om uit te treden, aangekondigd dat het per 2022 de extra bijdrage van ongeveer €150.000 voor digitaal archiefbeheer wil beëindigen (het Rijk organiseert haar eigen digitaal archiefbeheer nu namelijk centraal bij het Nationaal Archief). Hier tegenover zal ook een kostenvermindering staan door het wegvallen van de werkzaamheden die HUA uitvoert voor het Rijk. De implicaties hiervan zullen door HUA nader worden onderzocht en afgestemd met het bestuur.

Financiën De jaarlijkse bijdrage aan Het Utrechts Archief is opgenomen in de paragraaf Verbonden Partijen van de programmabegroting van de gemeente Utrecht.

Vervolg De zienswijzebrief van uw raad wordt, na vaststelling, aan het bestuur van Het Utrechts Archief verzonden. De vaststelling van de begroting staat gepland voor de vergadering van het bestuur op 14 juni 2021.

Participatie Over dit voorstel heeft geen participatie plaats gevonden.

Communicatie Het Utrechts Archief ontvangt na besluitvorming de zienswijzenbrief. Verder is geen aanvullende communicatie voorzien.

Niet-Referendabel Dit raadsbesluit is niet referendabel omdat het een besluit betreft over stukken van een gemeenschappelijke regeling (artikel 3 lid 2 onder i Verordening tot raadgevend referendum gemeente Utrecht).

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Reactiebrief zienswijze ontwerpbegroting 2022-2025 HUA Bijlagen informatief - Ontwerp Programmabegroting 2022 – 2025 HUA - Kadernota 2021 HUA - Jaarstukken 2020 HUA (incl. controleverklaring) 3