Raadsvoorstel Zienswijze HUA Concept Programmabegroting 2023- 2026.docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Zienswijze ontwerpbegroting 2023-2026 Het Utrechts Archief (HUA) Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim

Bestuurlijke Zaken Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Ria Rijpkema - Burema 10010554 volgt Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. Bijgevoegde reactiebrief aan Het Utrechts Archief (HUA) vast te stellen als zienswijze op de ontwerp programmabegroting 2023-2026 van HUA, waarin aandacht wordt gevraagd voor de verdere verbetering van de effectindicatoren, de voorgenomen uittreding van het Rijk en de kosten voor digitaal archiefbeheer. Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Het Utrechts Archief is een gemeenschappelijke regeling van het Rijk (Ministerie OCW) de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht, zoals vastgelegd in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Op 13 april 2022 heeft het bestuur van het Utrechts Archief de ontwerp programmabegroting 2023-2026 aan de gemeenteraad aangeboden voor zienswijze. Met dit voorstel wordt de zienswijzebrief vastgesteld.

Context Aanleiding Volgens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) en Gemeenschappelijke Regeling HUA zendt het dagelijks bestuur van Het Utrechts Archief uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de gemeenteraad, de Provinciale Staten en de minister. Op 13 maart 2022 heeft het Dagelijks Bestuur van Het Utrechts Archief de ontwerp programmabegroting 2023- 2026 vastgesteld. Bij brief van 13 april 2022 zijn door Het Utrechts Archief de stukken aangeboden aan de gemeenteraad van Utrecht en wordt de gelegenheid geboden om uiterlijk 25 mei een zienswijze kenbaar te maken op de ontwerp programmabegroting 2023-2026. De vaststelling van de begroting staat gepland voor de vergadering van het Algemeen Bestuur op 13 juni 2022. Juridische context Conform de Gemeenschappelijke Regeling (GR) moet een aparte nota worden voorgelegd aan de gemeenteraad en rijk met daarin de algemene financiële en beleidsmatige kaders, die in ieder geval een indicatie geven over de hoogte van de gemeentelijke bijdrage, de beleidsvoornemens en prijscompensatie. De jaarstukken 2021 en de kadernota 2022 zijn ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad. Beoogd effect Het bestuur van Het Utrechts Archief neemt de zienswijzen van de deelnemers mee bij het vaststellen van de begroting.

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Raadsbrief d.d. 20 april 2021 Uittreding Rijk uit Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief Raadsbrief d.d. 3 maart 2022 Verkenning effect uittreding Rijk Het Utrechts Archief

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De bijgevoegde reactiebrief aan Het Utrechts Archief (HUA) vast te stellen als zienswijze op de ontwerp programmabegroting 2023-2026 van HUA, waarin aandacht wordt gevraagd voor de verdere verbetering van de effectindicatoren, de voorgenomen uittreding van het Rijk en de kosten voor digitaal archiefbeheer.

Argumenten 1.1

De financiële onderbouwing van de ontwerpbegroting 2023 past binnen de kaders van de gemeenschappelijke regeling. De programmabegroting volgt tevens de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV). Beoogde investeringen worden zoveel mogelijk met de beschikbare financiële middelen in verband gebracht

1.2

De beleidsmatige aspecten in de begroting zijn in overeenstemming met eerdere plannen. De begroting beschrijft de doelen en maatschappelijke effecten die Het Utrechts Archief de komende periode wil bereiken. Om de resultaten van deze ambities vast te stellen, benoemt Het Utrechts Archief indicatoren bij de programmaonderdelen. Deze effectindicatoren laten een mix zien van kwalitatieve en kwantitatieve normen.

2

1.3

Het voornemen van het Rijk om de samenwerking op het e-depot te beëindigen na uittreding in 2024 vormt een financieel risico. De analoge collectie van het Rijk – die bewaard wordt bij de Regionale Historische Centra -zal na de voorgenomen uittreding van het Rijk via een delegatiebepaling in beheer blijven bij HUA. Het Rijk zal daar ook financieel aan blijven bijdragen via een specifieke (aan criteria gebonden) uitkering, een zogenaamde SPUK. Risico van op termijn wijzigen van zowel de criteria als de hoogte van deze uitkering ligt bij achterblijvende partners.

1.4

Het voornemen van het Rijk om de extra bijdrage (DTR-bijdrage) voor beheer en opslag van digitale rijksarchieven te beëindigen vormt een financieel en juridisch risico. Door een eenzijdig gecommuniceerd besluit van Nationaal Archief (valt onder OCW) dienen Regionale Historische Centra zelf een e-depot (= digitale archiefbewaarplaats) te realiseren. Mede door de voorgenomen uittreding Rijk is deze oplossing aanbestedingsplichtig. Ook hier geldt dat juridische en financiële risico’s bij de achterblijvende partners komen te liggen

Kanttekeningen/ Risico’s 1.1

Het voornemen van het Rijk om uit de Gemeenschappelijke Regeling te treden per 1 januari 2024 In de Raadsbrief Verkenning effect uittreding Rijk Het Utrechts Archief Utrecht van 3 maart 2022 is de raad geïnformeerd over de verkenning effect uittreding Rijk Het Utrechts Archief. Op dit moment loopt er in opdracht van de gemeente Utrecht, de Provincie Utrecht en HUA een verkenning over toekomstige samenwerkingsvormen na uittreding OCW uit de Gemeenschappelijke Regeling HUA. In het 4e kwartaal 2022 verwachten wij een aantal voorkeursvarianten te hebben die klaar zijn voor besluitvorming. Afgelopen periode is er ook een lobby gestart met het verzoek de uittreding terug te draaien. De Kamerleden in Den Haag hebben via een Position paper uitleg gekregen welke gevolgen uittreding heeft voor de achterblijvende partijen en er wordt aandacht gevraagd voor de digitale archivering. Verder is er een rondetafelgesprek in de tweede kamer geweest waarbij wethouder Linda Voortman haar zorgen heeft geuit.

Financiën De jaarlijkse bijdrage aan Het Utrechts Archief is opgenomen in de paragraaf Verbonden Partijen van de programmabegroting van de gemeente Utrecht.

Vervolg De zienswijzebrief van uw raad wordt, na vaststelling, aan het bestuur van Het Utrechts Archief verzonden. De vaststelling van de begroting staat gepland voor de vergadering van het bestuur op 13 juni 2022.

Participatie Over dit voorstel heeft geen participatie plaats gevonden.

Communicatie Het Utrechts Archief ontvangt na besluitvorming de zienswijzenbrief. Verder is geen aanvullende communicatie voorzien.

Niet-Referendabel Dit raadsbesluit is niet referendabel omdat het een besluit betreft over stukken van een gemeenschappelijke regeling (artikel 3 lid 2 onder i Verordening tot raadgevend referendum gemeente Utrecht).

3

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Reactiebrief zienswijze ontwerpbegroting 2023-2026 HUA Bijlagen informatief - Ontwerp Programmabegroting 2023 – 2026 HUA - Kadernota 2022 HUA - Jaarstukken 2021 HUA (incl. controleverklaring)

4