Raadsvoorstel Wijzigen gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief (HUA)

Voorstel aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Zienswijze ontwerp wijzigingsbesluit gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief (HUA) Beleidsveld Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Personeel en Organisatie I. van der Linden, R. van der Wal, J. Uilenreef 12816852

12 december 2024 Nee (artikel 1:2 lid 2 onder i Verordening raadgevend referendum) Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor om te besluiten: 1. Geen zienswijze in te dienen op het ontwerp-besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling van het Utrechts Archief. Burgemeester en wethouders van Utrecht,

De secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Het Utrechts Archief (HUA) is een gemeenschappelijke regeling, zoals bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, van het Rijk (Ministerie OCW), de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht. De raad wordt voorgesteld geen zienswijze richting het college in te dienen op het ontwerpbesluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling (GR) van het Utrechts Archief (HUA). De aanleiding voor het voorstel tot het wijzigen van de GR HUA is de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) per 1 juli 2022. Het voornemen was deze (technische) wijziging te combineren met het de inhoudelijke wijziging van de GR door het aanstaande uittreden van het Rijk. Omdat deze laatste vertraagd is, acht het Algemeen Bestuur HUA het niet langer wenselijk en uitlegbaar om deze technische wijziging o.b.v. de Wgr ook te vertragen. De rechtmatigheid van de huidige GR HUA wordt daarom nu op orde gebracht.

Context Aanleiding Per brief/e-mail van 30 september 2024 heeft het dagelijks bestuur van de Het Utrechts Archief (HUA) een ontwerp-wijzigingsbesluit voor aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) HUA aan het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Utrecht aangeboden. Het college wil hierop positieve reactie geven, maar moet hierop ook nog de raad om eventuele zienwijze vragen. De raad wordt gevraagd om uiterlijk op 18 december 2024 een zienswijze, indien de raad dit wenst, in te dienen op het ontwerp wijzigingsbesluit. Waarom nu? De Wgr vereist het wijzigen van de teksten van de bestaande gemeenschappelijke regelingen voor 1 juli 2024. In verband met de uittreding van het rijk was dit uitgesteld, in de hoop dit te combineren met de wijziging die nodig is vanwege de uittreding van het rijk. De vertraging van het vaststellen van de Archiefwet vertraagt ook de uittreding van het rijk, waarop het niet langer wenselijk is om deze wettelijk noodzakelijke wijziging uit te stellen. Juridische context Wgr Gemeente Utrecht maakt deel uit van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief (HUA). De gekozen volksvertegenwoordiging van deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling wordt conform artikel 1 Wet gemeenschappelijke regelingen in de gelegenheid gesteld een zienswijze te geven over een ontwerp wijzigingsbesluit.

Op basis van de zienswijzen stelt de gemeenschappelijke regeling een definitieve tekst op voor het wijzigingsbesluit. Instemmen met een wijziging van de gemeenschappelijke regeling is, nadat de gemeenteraad toestemming heeft verleend, een bevoegdheid van de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten op grond van artikel 1, eerste en vijfde lid WGR. Beslistermijn De gemeenteraad heeft formeel 8 weken na het indienen van het voorstel door het college de mogelijkheid om een eventuele zienswijze kenbaar te maken. Vanwege de gereserveerde onderwerpen voor de raadsvergaderingen in november, rekken we die termijn op. Voor uiterlijk 12 december 2024 moet een eventuele zienswijze van de raad bij het college kenbaar gemaakt worden, zodat zij voor 18 december bericht kan sturen naar het bestuur van HUA. Beoogd effect Het college neemt na het besluit van de raad over het indienen van zienswijzen een voorlopig standpunt in over de ontwerpwijziging en maakt dit kenbaar aan het bestuur van HUA. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad In 2022 is er een raadsbrief verstuurd met de aankondiging dat alle gemeenschappelijke regelingen binnenkort gewijzigd moeten worden in het kader van de gewijzigde wet gemeenschappelijke regelingen: Raadsbrief Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen - U-reka Gemeente Utrecht.

In 2018 vroegen we de raad om in te stemmen met de wijziging van de gemeenschappelijke regeling in het kader van de toetreding van de provincie: Voorstel Toestemming Wijziging gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief - U-reka Gemeente Utrecht.

2

De volgende brieven zijn verzonden aan de raad over overige zaken zoals de uittreding: Raadsbrief 20 april 2021, Raadsbrief 3 maart 2022, Raadsbrief Uitstel beantwoording 20 december 2022, Raadsbrief 13 juli 2023 en Raadsbrief 26 april 2023 Tijdens de digitale informatiesessie voor raads- en statenleden op 11 januari 2023 en 9 april 2024 is uitleg gegeven de uittreding van het rijk en het gekozen toekomstscenario voor HUA. Daarnaast vraagt HUA ieder jaar vraagt HUA om een zienswijze op de begrotingen, de laatste drie staan hier: Zienswijze 2024 - 2027, Zienswijze 20232026, Zienswijze 2022-2025,.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

Geen zienswijze in te dienen op het ontwerp-besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling van het Utrechts Archief.

Argumenten 1.1

Dit ontwerp-besluit geeft voldoende invulling aan de op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling vereiste wijzigingen. Het ontwerp-wijzigingsbesluit houdt rekening met het doel van de gewijzigde Wgr en daarnaast de specifieke context die speelt bij HUA. De Wgr heeft als doel het versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen en de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen bij de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen. Het algemene beeld is dat de raad van Utrecht en provinciale staten van Utrecht via de huidige gemeenschappelijke regeling en werkwijze van het bestuur voldoende waarborgen hebben om hun kaderstellende en controlerende rol uit te voeren. Dit in combinatie met het uitvoerende (“beleidsarme”) karakter van deze GR, is er geen noodzaak om uitgebreid gebruik te maken van de extra sturingsmogelijkheden die de gewijzigde wet biedt. HUA functioneert al overeenkomstig het doel van de wetswijziging en daarmee is de rol van raad en staten voldoende geborgd. Binnen bovenstaande context is het een begrijpelijk voorstel om de artikelen in de GR HUA die een wijziging/vertaling vragen in het kader van de Wgr te beperken tot die wijzigingen die nu nodig worden geacht. In de kern gaat het dan om de volgende doorgevoerde wijzigingen: 1.

De passieve informatieplicht was in de huidige GR al afdoende geregeld en er is nu een formulering toegevoegd om de actieve informatieplicht ook af te dekken. 2. De wettelijke termijnen/data op het gebied van zienswijzeprocedure en begrotings- en jaarrekeningcycli zijn gewijzigd. Deze termijnen worden formeel opgenomen in de GR; 3. De gewijzigde GR geeft aan dat ingezetenen en belanghebbenden alleen betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie als het bestuur daarvoor kiest of de wet het voorschrijft. 4. Extra mogelijkheden tot burgerparticipatie worden niet nodig gevonden, omdat HUA het archief- en cultuurbeleid uitvoert van de provincie, gemeente en het rijk. Daarmee hebben belanghebbenden al in een eerder stadium via de reguliere procedures gelegenheid gehad hun inbreng te doen. 5. De gewijzigde GR bevat een evaluatiebepaling om iedere zes jaar te evalueren. 6. In de uittredingsbepalingen moeten de gevolgen voor het vermogen van het openbaar lichaam en de deelnemers worden geregeld. Het is begrijpelijk dat deze nu wat algemener zijn opgenomen gezien de uittreding van OCW en het niet willen wijzigen van de spelregels van de uittreding tijdens het uittredingsproces. Bij de later -na formele uittreding Rijk- nog op te stellen 3

twee partijen GR tussen de provincie (PU) en de gemeente (GU) zullen deze bepaling verder worden aangescherpt. 1.2

De keuze om niet ook andere besluiten open te stellen voor zienswijzen van de raad is goed onderbouwd. De Wgr schrijft voor dat in de GR bepaald moet worden of de raden van de deelnemende gemeenten zienswijzen kunnen geven op bepaalde ontwerpbestuursbesluiten. Voorgesteld wordt om, afgezien van de besluiten met betrekking tot de begroting en kadernota, geen besluiten aan te wijzen waarvoor zienswijzen verplicht zijn, met als redenen: 1. HUA is een uitvoerende GR en volgt het archief- en cultuurbeleid van gemeente, provincie en rijk. Alle besluiten met een financiële of beleidsmatige consequenties zijn opgenomen in de jaarlijkse ontwerpbegroting en kadernota, waarvoor al een zienswijze procedure geldt. Hiermee is de betrokkenheid van raad en staten geborgd en wordt uitbreiding van het aantal zienswijzemogelijkheden niet nodig geacht. 2. Het HUA-bestuur kan zelf bepalen om voor besluiten waarvoor zij dat nodig achten toch een zienswijze te vragen aan raad en staten, die ruimte is er altijd.

1.3

De technische aanpassingen in het kader van de wet Normalisering rechtspositie ambtenaren verbeteren de regeling. Deze wet, die per 2020 in werking trad en die ambtenaren zo veel mogelijk dezelfde rechten geeft als een werknemer in het bedrijfsleven, vereist een verandering in taalgebruik in de tekst. De artikelen die gaan over benoemen en aanwijzingen zijn aangepast. Dit maakt de tekst beter leesbaar en bij de tijd.

1.4

De reden voor het niet samenvoegen van de wijziging voor de gemeenschappelijke regeling in het kader van de Wgr en de uittreding van het rijk is duidelijk. In 2018 kondigde het rijk aan te zullen uittreden als mede-eigenaar van alle regionaal historische centra, o.a. de gemeenschappelijke regeling (GR) Het Utrechts Archief (HUA), zodra dat na de vaststelling van de Archiefwet mogelijk wordt. Hierop kwam bij achterblijvende partijen, zijnde de gemeente Utrecht (GU) en provincie Utrecht (PU), samen met Het Utrechts Archief een traject op gang om te bezien hoe zij het HUA wenste voort te zetten. In juni 2023 is op basis van diverse onderzoeken is geconstateerd dat het voortzetten van de GR het beste paste bij het behouden van publieke waarde en de doelstellingen vanuit de provincie en de gemeente. Daarnaast is per 1 juli 2022 de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd. Een aantal wijzigingen trad direct in werking en een ander deel zou binnen twee jaar, dus uiterlijk per 1 juli 2024, geïmplementeerd moeten zijn in de gemeenschappelijke regelingen. Om praktische redenen was het voornemen om deze noodzakelijk wijzigingen van de GR HUA tegelijk in procedure te brengen met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet per 1-1-2024 en de daarop gebaseerde uittreding van OCW uit de GR HUA.

De minister heeft de Archiefwet nodig om de delegatie van het rijksarchief bij de RHC's formeel te maken en daar ook een financiële regeling voor te treffen. Het parlementair traject rondom vaststellen van de nieuwe archiefwet, en de daarop gebaseerde uittredingswijze van OCW, is meermaals uitgesteld en daarmee aanzienlijk vertraagd. Het AB heeft daarom besloten de noodzakelijke wijzigingen van de GR HUA als gevolg van de gewijzigde Wgr alsnog in procedure te brengen. Op een later moment, als de nieuwe Archiefwet in werking gaat en OCW uittreedt, zal de daarvoor benodigde wijziging van de GR HUA (zonder OCW als mede eigenaar) in procedure worden gebracht.

1.5

De aanpassingen op de uittredingsartikelen handhaven de positie van de gemeente in afstemming met het rijk over hun uittreding. De oude Wgr stelde dat regelingen voor onbepaalde tijd afspraken moeten bevatten over het regelen van de gevolgen van uittreding. Hiervoor werd vaak een algemene bepaling gebruikt, waarin stond dat het algemeen bestuur de uittreedvoorwaarden

4

vaststelt. In de praktijk leidde dat tot veel problemen bij de uittreding, omdat er vooraf onvoldoende was bepaald. De nieuwe Wgr schrijft daarom voor dat de gemeenschappelijke regeling in elk geval bepalingen moet bevatten over de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden en de gevolgen voor het vermogen van de GR en van de deelnemers. Dit betreft o.a. investeringen, personeel, huisvesting en contracten. Het huidige artikel 36 (lid 3 en 4) voldoet aan het doel van de nieuwe Wgr. Met het oog op de nieuwe Wgr is in artikel 36a het proces geschetst rond een eventuele uittreding. Daarnaast is een bepaling opgenomen om bij een complexe uittreding of wanneer er geen overeenstemming bereikt wordt over de berekening van de uittreedsom, een onafhankelijke externe deskundige aan te wijzen. Over de uittreedsom is, anders dan bij andere gemeenschappelijke regelingen, geen extra bepaling opgenomen, omdat het niet correct is om tijdens het proces rond de voorgenomen uittreding van OCW de spelregels van die uittreding te veranderen. . Daarom blijven we dicht bij de huidige artikelen. Deze artikelen bepalen dat de uittreder betaalt en het algemeen bestuur de uittreedregeling met som vaststelt. Hierin blijft onze positie gehandhaafd.

Aanvullende argumenten voor het niet aanscherpen van deze artikelen over de uittreedsom zijn dat OCW via een Specifieke Uitkering (SPUK) financieel blijft bijdragen aan het beheer van de rijksarchieven. Dit zal waarschijnlijk komende jaren hetzelfde bedrag zal zijn als hun huidige bijdrage. Daarnaast is het niet nodig om een staffel op te nemen met bijvoorbeeld de uittreder betaalt het eerste jaar 100% van zijn normale bijdragen en in de vijf jaren daarop steeds 20% minder, omdat dit ook al volgt uit jurisprudentie bij geschillen over de hoogte van de uittreedsom. Kanttekeningen/Risicio's 1.1

Deze ontwerpwijziging kan nog wijzigen n.a.v reacties vanuit de provincie of het ministerie Er is afstemming met OCW over de formulering van deze drie partijen gemeenschappelijke regeling geweest. Alle partijen hebben ambtelijk de wens om de huidige uittreding niet deze benodigde technische wijziging te laten tegenhouden, maar er is altijd een kans dat de Minister of de Kamers hier anders naar kijken en via hun zienswijzeprocedures deze ontwerpwijziging willen aanscherpen of tegenhouden. Dit zou betekenen dat we nog langer niet voldoen aan de Wgr. Wij hopen door tegemoet te komen aan OCW door geen specifieke bepaling over de uittreedsom op te nemen (terwijl onze positie gehandhaafd blijft) deze toch snel door hun besluitvormingsprocedures kan.

Financiën Dit voorstel heeft in principe geen financiële consequenties. De bepaling over de uittreding is algemeen geformuleerd om te voorkomen dat OCW dubbel betaalt wanneer OCW blijft bijdragen via een Specifieke Uitkering (SPUK). De uittredingskosten worden separaat vastgesteld in het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief.

Vervolg Nadat de Gemeenteraad van Utrecht respectievelijk Provinciale Staten van Utrecht en de Minister van OCW eventuele zienswijzen hebben gegeven, nemen de colleges van B&W, Gedeputeerde Staten en de minister elk een voorlopig standpunt in. Dit standpunt maken ze kenbaar aan het algemeen bestuur van het HUA. Vervolgens wordt door HUA het definitieve ontwerpbesluit ingebracht voor het algemeen bestuur in voorjaar 2025.Daarna kan het dagelijks bestuur het definitieve wijzigingsbesluit aan de colleges voorleggen en kan de definitieve procedure voor instemming van de colleges met de concept-wijzigingsbesluiten, en toestemming van de raden, staten en de Minister starten. Naar verwachting is de GR-HUA in de zomer van 2025 gewijzigd.

5

Participatie Over dit voorstel heeft geen participatie plaatsgevonden.

Communicatie Het Utrechts Archief ontvangt na besluitvorming hier bericht van. Verder is geen aanvullende communicatie voorzien.

Niet referendabel Dit raadsbesluit is niet referendabel omdat het een besluit betreft over stukken van een gemeenschappelijke regeling (artikel 1:2 lid 2 onder i Verordening tot raadgevend referendum gemeente Utrecht).

Bijlagen Bijlagen besluitvorming Bijlagen informatief - Aanbiedingsbrief aan college en raad - Toelichting wijziging GR - Ontwerpbesluit tot wijziging - Gemeenschappelijke regeling schoon

6