Raadsvoorstel Voorstel verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording.pdf

Voorstel aan de gemeenteraad

Voorstel verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim

Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Fred van Es 8210361 volgt Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording over het begrotingsjaar 2021 en 2022 vast te stellen op 1,5 % van de totale lasten (inclusief mutaties in de reserves) voor fouten en onduidelijkheden en over het begrotingsjaar 2023 vast te stellen op 1 % van de totale lasten (inclusief mutaties in de reserves) voor fouten en onduidelijkheden, waarbij deze percentages gelden voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk. 2. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken een toelichting op te nemen op de rechtmatigheidsverantwoording, met daarin een uiteenzetting van de geconstateerde bevindingen en oorzaken, afwijkingen van wet- en regelgeving en maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst, en waarin incidentele bevindingen en/of systematische fouten en onduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 500.000 worden opgenomen.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Over het begrotingsjaar 2021 geeft het College van burgemeester en wethouders naar aanleiding van een toekomstige wetswijziging, verwacht in het eerste kwartaal van 2021, voor de eerste maal in een rechtmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Onderdeel van de wetswijziging is dat de gemeenteraad de verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden bepaalt. Deze wetswijziging vloeit voort uit de voorstellen van de commissie Depla, zoals opgenomen in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’.

Context Aanleiding Het voorstel om de rechtmatigheidsverantwoording te introduceren vloeit voort uit het rapport van de commissie Depla 'Vernieuwing van begroting en verantwoording van gemeenten’ (mei 2016). In het najaar 2020 is een wetswijziging gepland waarmee de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarrekening van de gemeente. Mocht door vertraging de wetswijzing begin 2021 worden vastgesteld, dan verwachten wij dat dit met terugwerkende kracht gebeurt. De introductie van de rechtmatigheidsverantwoording is immers door het ministerie van BZK al geruime tijd geleden aangekondigd. De eerste voorlichtingsbijeenkomsten van het ministerie dateren van begin 2019. Besluiten nu en besluiten later De verantwoordingsgrens wordt onderdeel van een afzonderlijk normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Het is verstandig om vooruitlopend op de wettelijke verankering van de rechtmatigheidsverantwoording een besluit over de verantwoordingsgrens te nemen. Dit geeft bij de start van het begrotingsjaar 2021 duidelijkheid aan het college en de ambtelijk organisatie bij het treffen van voorbereidingen om tot een deugdelijk onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording te komen.

De verantwoordingsgrens is bedoeld om afspraken te maken over de omvang van de bevindingen die voortvloeien uit de controle van de rechtmatigheid en het informeren van de raad hierover. De hoogte van de verantwoordingsgrens heeft invloed op de omvang van de te verrichten interne controlewerkzaamheden. Daarvoor wordt een groeipad voorgesteld om de organisatie goed voor te bereiden en kennis en expertise op te bouwen en te verankeren in de organisatie. De gemeente Utrecht voldoet aan de normen en handelt bewezen rechtmatig, hetgeen wordt bevestigd in de controleverklaring en het bijbehorend verslag van de externe accountant. Het besef binnen de gemeente dat financiële transacties rechtmatig moeten zijn is stevig binnen de organisatie verankerd. Dit maakt het hanteren van een groeipad verantwoord. Het voorstel is voor de begrotingsjaren 2021 en 2022 een verantwoordingsgrens te hanteren van 1,5% en vanaf het begrotingsjaar 2023 van 1%. Het laatstgenoemde percentage is overeenkomstig het huidige goedkeuringspercentage voor de controle van de rechtmatigheid en getrouwheid van de externe accountant. Na afronding van de controle over het boekjaar 2021 en de rechtmatigheidsverantwoording over 2021 zal een evaluatie plaatsvinden door het college in hoeverre de verantwoordingsgrens over het begrotingsjaar 2022 al naar 1% kan.

In deze tijden waar COVID-19 grote impact heef op allen aspecten van de samenleving is en ook de voortgang van de noodzakelijke wetswijziging, hoewel wij dit nu niet verwachten, uitstel niet uit te sluiten. Mocht de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording worden uitgesteld dan infomeren wij de raad hierover. Nadat de wetswijzigingen van kracht zijn geworden vindt, voor zover van toepassing, aanpassing van de Financiële Verordening en Controle Verordening plaats. De voorbereidingen zijn gestart. Beoogd effect De informatiepositie van de raad blijft gewaarborgd. In de huidige situatie hanteert de accountant een goedkeuringspercentage van 1% voor de controle van de jaarrekening voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. 2

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Er heeft geen eerdere besluitvorming plaatsgevonden. De Adviescommissie Financiën van de raad is op 4 juni en 27 oktober 2020 digitaal geïnformeerd over de ontwikkelingen rond de rechtmatigheidsverantwoording en de door het college voorgestelde besluiten.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording over het begrotingsjaar 2021 en 2022 vast te stellen op 1,5 % van de totale lasten (inclusief mutaties in de reserves) voor fouten en onduidelijkheden en over het begrotingsjaar 2023 vast te stellen op 1 % van de totale lasten (inclusief mutaties in de reserves) voor fouten en onduidelijkheden, waarbij deze percentages gelden voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk.

Argumenten 1.1

Een groeipad is nodig om de organisatie en expertise op te bouwen. De (control)organisatie is ‘lean en mean’ ingericht. Onze organisatie kent geen grote interne controle afdelingen met veel ervaring op dit vlak. De noodzakelijke kennis en ervaring zal moeten worden opgebouwd. Deze startpositie vraagt om tijd en aandacht. Een groeipad past hierbij. Na afronding van de controle en rechtmatigheidsverantwoording over het begrotingsjaar 2021 zal het college dit proces evalueren. Indien mogelijk wordt de verantwoordingsgrens voor het begrotingsjaar 2022 verlaagd van 1,5% naar 1,0%. Hierover zal het college rapporteren in de paragraaf bedrijfsvoering en een voorstel doen aan de raad.

Beslispunt 2

In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken een toelichting op te nemen op de rechtmatigheidsverantwoording, met daarin een uiteenzetting van de geconstateerde bevindingen en oorzaken, afwijkingen van wet- en regelgeving en maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst, en waarin incidentele bevindingen en/of systematische fouten en onduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 500.000 worden opgenomen.

Argumenten 2.1

Het college volgt hiermee de aanbevelingen van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Door middel van de paragraaf bedrijfsvoering wordt de raad in staat gesteld de ontwikkelingen binnen de ambtelijke organisatie adequaat te volgen. In deze paragraaf wordt aandacht besteedt aan:  bevindingen en achterliggende oorzaken;  aantal bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving met een motivering waarom is afgeweken en maatregelen ter voorkoming in de toekomst;  maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst;  de relatie tussen de bevindingen van het college en de bevindingen van de accountant;  de voortgang in het realiseren van een adequaat stelsel ter onderbouwing van de verantwoording en de opmerkingen van de accountant hierover (inclusief reactie van het college).

2.2

Door het hanteren van een rapportagegrens worden alleen belangrijke bevindingen (fouten en onduidelijkheden) toegelicht. Om helderheid te creëren wat belangrijke bevindingen (fouten en onduidelijkheden) zijn wordt een rapportagegrens gehanteerd voor het toelichten van de fouten en onduidelijkheden die worden geconstateerd bij de controle van de rechtmatigheid. Hiertoe wordt aangesloten bij de rapportagegrens die de externe accountant hanteert en ook afzonderlijk met de raad afstemt. 3

Financiën De ambitie is om de extra werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording binnen de bestaande formatie en daarmee (structureel) budget neutraal in te bedden. De consequentie van het besluiten voor het hanteren van een lager percentage, bijvoorbeeld 1%, is dat deze ambitie niet realistisch is. In dat geval zal tenminste voor 2021, en naar verwachting ook voor 2022, additionele externe capaciteit moeten worden ingehuurd en/of personeel moeten worden geworven. Het tijdelijk inzetten van extra capaciteit draagt enerzijds bij aan versnelling van het proces anderzijds kan niet blijvend een beroep worden gedaan op deze extra capaciteit en moeten de werkzaamheden uiteindelijk goed binnen de organisatie zijn ingebed.

Vervolg De wetswijzigingen voor de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording worden in het najaar verwacht. Nadat de wetswijzingen van kracht zijn geworden vindt, voor zover van toepassing, aanpassing van de Financiële Verordening en Controle Verordening plaats. De bovenstaande besluiten zullen alsdan in de Verordeningen worden verankerd en aan de raad ter goedkeuring worden voorgelegd.

Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden over dit voorstel.

Communicatie Geen specifieke communicatie voorzien.

Niet-Referendabel Dit raadsbesluit geeft invulling aan wetswijziging. Besluiten over de vaststelling van de gemeentelijke begroting en rekening (artikel 3 lid 2 onder d Verordening tot raadgevend referendum gemeente Utrecht) zijn niet referendabel.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Geen Bijlagen informatief - Notitie rechtmatigheidsverantwoording verantwoordingsgrens

4