Raadsvoorstel Verordening ambtelijke bijstand.docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Raadvoorstel Verordening ambtelijke bijstand Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim

Bestuurlijke Zaken Raadsorganen Presidium 10576028 volgt Nee

Het presidium stelt de raad voor te besluiten: 1. De Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht vast te stellen.

Het Presidium van de gemeenteraad van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Merel van Hall

Sharon A.M. Dijksma

Samenvatting Met de voorgestelde aanpassing van de Verordening ambtelijke bijstand wordt de (verouderde) vigerende verordening in overeenstemming gebracht met de werkwijze zoals deze al enkele jaren in de praktijk wordt toegepast. De essentie blijft ongewijzigd: elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand.

Context Aanleiding en juridische context In artikel 33 van de Gemeentewet is het recht op ambtelijke bijstand voor de raad en elk afzonderlijk raadslid verankerd. Om zijn kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen, moet de raad ook aanspraak kunnen maken op adequate ambtelijke ondersteuning. Denk hierbij bv. aan de ondersteuning van het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen, moties etc. Uiteraard beschikt de raad over een griffier met griffie die bijstand kan verlenen en advies kan geven, maar de griffie heeft geen zware inhoudelijke rol en is beperkt van omvang. Het recht op ambtelijke bijstand ziet in het bijzonder op de ondersteuning van de ‘reguliere’ ambtelijke organisatie aan raadsleden. De raad is verplicht dit recht in een verordening verder uit te werken. De vigerende Verordening ambtelijke bijstand 2009 (Gemeenteblad 2009, 45) is enigszins verouderd waar het bv. gaat om de aanvraagprocedure. Het verzoek om ambtelijke bijstand verloopt niet meer via de portefeuillehouder maar wordt (via de griffier) ingediend bij de gemeentesecretaris. Alle informatie die een ambtenaar en een raadslid met elkaar delen in het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand is vertrouwelijk. Als een collegelid informatie wenst over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, mag de ambtenaar zelf hier niet op bevraagd worden.

Een verzoek daartoe moet bij de griffier worden ingediend die het vervolgens bespreekt met het betreffende raadslid. De deze vertrouwelijkheid wordt nu ook expliciet benoemd in de Verordening. Het DB presidium heeft ter uitvoering van de verordening Spelregels vastgesteld die zowel raadsleden als ambtenaren die aangewezen worden om ambtelijke bijstand te verlenen, nog meer uitleg en context te geven bij de uitgangspunten van en welkwijze en een eenieders rol bij ambtelijke bijstand. Deze spelregels worden bij elke verleend verzoek om ambtelijke bijstand vanuit de griffier en de gemeentesecretaris gedeeld met het betreffende raadslid en de toegewezen ambtenaar. Beoogd effect Doel is om de Verordening ambtelijke bijstand in lijn te brengen met de huidige werkwijze en waar nodig aan te scherpen en te verduidelijken. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Niet van toepassing

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht vast te stellen.

Argumenten 1.1

Het is van belang om de tekst van de Verordening met bijbehorende toelichting weer in lijn te brengen met de huidige praktijk zodat het voor zowel raadsleden als de ambtelijke organisatie helder is welke regels van toepassing zijn op de aanvraag en verlening van de ambtelijke bijstand, welke weigeringsgronden van toepassing zijn en welke bijzondere positie de ambtenaar op dat moment ook heeft. De belangrijkste wijzigen zijn:

2

-

-

-

Art. 1: In de definities is verduidelijkt dat de verordening ziet op ambtelijke bijstand die wordt verleend door ambtenaren die onder het gezag van het college vallen. Art. 3: Het verzoek om ambtelijke bijstand wordt ingediend bij de gemeentesecretaris (en niet bij de portefeuillehouder). Art. 4: Aan de limitatieve weigeringsgronden is toegevoegd de situatie dat de gevraagde expertise niet binnen de ambtelijke organisatie aanwezig of niet beschikbaar is. In dat geval overlegt de gemeentesecretaris van het raadslid dat om ambtelijke bijstand heeft verzocht of inhuur van de gevraagde kennis en expertise een opties is voor het raadslid. Art. 4 en 7: Wanneer er een conflict zou ontstaan over weigering van ambtelijke bijstand of over de geleverde bijstand zelf, is nu de burgemeester genoemd als degene die als voorzitter van het college en voorzitter van de raad een bemiddelende rol hierbij speelt (in huidige verordening is hier een beslissende rol voor het college weggelegd). Art. 6: De vertrouwelijkheid van de relatie en de uitgewisselde informatie tussen raadslid en ambtenaar is nu expliciet benoemd in de verordening. Art. 7: Na afronding van de werkzaamheden evalueren raadslid en ambtenaar het proces rondom de gevraagde en verleende ambtelijke bijstand.

Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit raadsvoorstel.

Vervolg Na vaststelling door de raad worden de aangepaste Verordening ambtelijke bijstand gepubliceerd in het Gemeenteblad.

Participatie De raad gaat over zijn eigen werkwijze. Participatie is niet aan de orde.

Communicatie Er is geen aanvullende communicatie voorzien.

Bijlagen Bijlage besluitvorming: 1. De Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht en bijbehorende toelichting Bijlage ter informatie: 2. De Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht en bijbehorende toelichting (MET WIJZIGINGEN ZICHTBAAR)

3