Raadsvoorstel verlenging externe accountant 2024 e.v_

Voorstel aan de gemeenteraad

Verlenging contract externe accountant Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel/Geheim

Adviescommissie Controle & Financiën 12051984 29 februari 2024 Nee

De adviescommissie Controle & Financiën stelt de raad voor te besluiten: 1. De Overeenkomst Accountantscontrole jaarrekening 2019 (op grond van artikel 3.3 van die overeenkomst) met één jaar te verlengen voor boekjaar 2024 en de einddatum van het contract aan te passen naar 1 juli 2025. 2. De Europese openbare aanbesteding voor een nieuwe overeenkomst vanaf boekjaar 2025 op te starten en de adviescommissie Controle en Financiën te mandateren de inhoudelijke documenten op te stellen en de aanbesteding uit te voeren. De adviescommissie Controle & Financiën

De commissiegriffier Danielle Rijnders

De voorzitter Jantine Zwinkels

Context Op grond van Artikel 3, lid 2a van de 'Verordening op de adviescommissie Controle en Financiën” adviseert de adviescommissie de raad jaarlijks over de opdrachtverlening aan de accountant. Naast de wettelijk verplichte controle, kunnen dit ook bijzondere controleopdrachten zijn. Op grond van Artikel 4, lid 1 van voornoemde verordening, is de adviescommissie het contactorgaan van de accountant.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De Overeenkomst Accountantscontrole jaarrekening 2019 (op grond van artikel 3.3 van die overeenkomst) met één jaar te verlengen voor boekjaar 2024 en de einddatum van het contract aan te passen naar 1 juli 2025.

Argumenten 1. De gunning in 2019 van de aanbesteding van de controlewerkzaamheden van de jaarrekening is voor de boekjaren 2019 t/m 2021, met optie tot verlenging voor drie jaar, verleend aan Deloitte accountants B.V. De adviescommissie Controle & Financiën is tevreden over het functioneren van de externe accountant de afgelopen jaren en wil om die reden gebruik maken van de laatste verlengingsmogelijkheid van de huidige overeenkomst. Kanttekeningen/Risico’s 1. -

Beslispunt 2.

De Europese openbare aanbesteding voor een nieuwe overeenkomst vanaf boekjaar 2025 op te starten en de adviescommissie Controle en Financiën te mandateren om deze aanbesteding uit te voeren.

Argumenten 2. Omdat de overeenkomst met de huidige externe accountant na het boekjaar 2024 afloopt is het noodzakelijk dat de Europese openbare aanbesteding voor deze overeenkomst wordt opgestart. De adviescommissie Controle & Financiën zal conform de werkwijze in het verleden de inhoudelijke documenten, zoals het programma van eisen en de gunningscriteria, vaststellen in Q3 2024 namens de raad. Deze documenten worden voorbereid door het verwervingsteam waar 4 leden van de adviescommissie Controle & Financiën aan deelnemen, naast de commissiegriffier en ambtenaren van de afdelingen FIJ, Concerncontrol en Concernaudit. Indien gewenst zal een technische sessie hierover worden georganiseerd begin Q2 2024 om input mee te geven. Het gunningsvoorstel zal in Q1 2025 aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd. Dit raadsvoorstel is conform de ervaringen in het verleden een hamerstuk omdat de aanbesteding dan is afgerond. Kanttekeningen/Risico’s 2. Een nieuwe overeenkomst kan financiële consequenties hebben voor de begroting 2025 en verder.

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties voor de begroting 2024.

Vervolg De aanbesteding heeft globaal de volgende planning: • Q1/2024: Algemene voorbereiding (marktverkenning, bepalen aanbestedings- en inkoopstrategie, planning); • Q2/2024: Uitwerking programma van eisen/ gunningscriteria en eventueel technische sessie; • September 2024: Vaststellen programma van eisen en gunningscriteria door de adviescommissie Controle & Financiën en de gemeenteraad informeren d.m.v. een raadsbrief. • Q4/2024: Europese aanbestedingstraject doorlopen inclusief het beoordelen van de inschrijvingen door het verwervingsteam; • Q1/2025: Voorlopige gunning en Raadsvoorstel gunning aanbesteding accountantscontrole.

Communicatie -

Niet-Referendabel De Verordening raadgevend referendum is niet van toepassing. Het betreft een raadsvoorstel ter uitvoering van een besluit van een hoger bestuursorgaan of de wetgever waaromtrent de raad geen beleidsvrijheid heeft (artikel 1:2 lid 2 onder k Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht).

Bijlagen Geen bijlagen

2