Raadsvoorstel Toevoeging programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer en termijn voortgangsrapportages Regeling Risicovolle Projecten.docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Toevoeging programma Open Utrecht en termijn voortgangsrapportages Regeling risicovolle projecten Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Agnes Scholte 11103473 Volgt Ja Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De regeling risicovolle projecten van toepassing te verklaren voor het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer. 2. In afwijking van de Regeling risicovolle projecten akkoord te gaan met de ontvangst van de voortgangsrapportages een maand later dan bij de tweede bestuursrapportage en de Regeling Risicovolle projecten hierop aan te passen bij de evaluatie van de regeling in 2024.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Op basis van (her)ijking wordt de raad voorgesteld om het programma Open Utrecht onder de Regeling te laten vallen en u bij de volgende voortgangsrapportages een startdocument voor dit programma voor te leggen. Om de actualiteit van de tweede voortgangsrapportages te vergroten wordt voorgesteld om het aanbiedingsmoment van de tweede voortgangsrapportages risicovolle projecten te verplaatsen naar een maand na de tweede bestuursrapportages (oktober) en daarmee de voorbereiding over de zomerperiode te tillen.

Context Aanleiding Twee keer per jaar wordt de raad conform de Regeling Risicovolle Projecten (RRP) geïnformeerd over de voortgang en risico’s van de meest risicovolle projecten van de gemeente Utrecht. Bij vaststelling van de regeling heeft de raad verzocht om de eerste rapportages per jaar een maand eerder aan te bieden dan gelijktijdig met de bestuursrapportage, dit vanwege de spreiding van werkdruk in de raad. Om de actualiteit van de tweede voortgangsrapportages te vergroten wordt voorgesteld om ook voor deze aanbieding het moment te verplaatsen, naar een maand na de tweede bestuursrapportages en daarmee de voorbereiding over de zomerperiode te tillen. Doorlopend worden projecten geijkt als er een vermoeden is dat een project risicovol zou kunnen zijn. Dat kan worden geïnitieerd door bestuurder, projectmanager of controller. Op basis van recente ijking aan de hand van het afwegingskader risicovolle projecten wordt voorgesteld om de regeling van toepassing te laten zijn voor het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer. Bij de volgende voortgangsrapportage risicovolle projecten bieden wij uw raad een startdocument aan. Andere projecten die zijn geijkt zijn: - De Mobiliteitshub XL Papendorp-Noord: dit project bevindt zich in de definitie en ontwerpfase, waarbij de (financiële) risico’s op dit moment beperkt zijn.

De uitkomst van de ijking is dat het project nu niet onder de RRP valt. In de volgende fase zullen de uitvoeringsrisico’s naar verwachting toenemen. Het project zal voorafgaand aan deze fase opnieuw worden geijkt. - De International School Utrecht: de onzekerheid over de bouwkosten woog zwaar mee in de ijking. Als de aanbesteding dit najaar is afgerond, neemt dit risico sterk af. Daarom doen we geen voorstel het project voor die relatief korte periode onder de Regeling te laten vallen. Juridische context In de RRP artikel 8 is vastgelegd dat de raad twee keer per jaar bij de bestuursrapportage wordt geïnformeerd over de ontwikkeling, afwijkingen en voortgang van de risicovolle projecten. Op basis van artikel 5 lid 3 stelt het college van B&W op basis van het afwegingskader voor aan de raad om een project onder de regeling te laten vallen. Beslistermijn Er is geen specifiek beslistermijn van toepassing. Beoogd effect De raad beschikt over actuele voortgangs- en risico-informatie om de dialoog over uitvoering en beheersing van meest risicovolle projecten te bevorderen. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad 17 juni 2021 Raadsbesluit Regeling risicovolle projecten

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De regeling risicovolle projecten van toepassing te verklaren voor het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer

Argumenten 2

1.1

Het programma open Utrecht wordt op basis van het afwegingskader risicovolle projecten als zeer risicovol beoordeeld. Het programma is organisatorisch complex, omdat alle organisatieonderdelen hierbij betrokken zijn. Er is sprake van afhankelijkheid van IT-technische innovatie vanwege de gemeentelijke ambitie om te gaan werken via common ground. Het programma heeft grote impact op de gemeentelijke bedrijfsvoering omdat informatiebeheer alle primaire processen het grootste gedeelte van de medewerkers van de gemeente raakt. Het budgettaire beslag is groot; de gemeenteraad heeft extra middelen beschikbaar gesteld bij de Voorjaarsnota 2022, incidenteel 6,6 miljoen euro voor de komende vier jaar en 1,8 miljoen structureel. Het risico bestaat dat de gemeentelijke organisatie niet (voldoende) aan wettelijke voorschriften voldoet als er onvoldoende voortgang is, zodat juridische procedures gestart kunnen worden met dwangsommen en schadevergoedingen tot gevolg en dat imagoschade kan optreden. Het programma heeft een doorlooptijd van minimaal 5 jaar.

Beslispunt 2

In afwijking van de Regeling risicovolle projecten akkoord te gaan met de ontvangst van de voortgangsrapportages een maand later dan bij de tweede bestuursrapportage en de Regeling Risicovolle projecten hierop aan te passen bij de evaluatie van de regeling in 2024

Argumenten 2.1

De raadsinformatievoorziening wordt hierdoor beter gespreid Aanbieding gelijktijdig met de tweede bestuursrapportage betekent ook gelijktijdig met de programmabegroting en kans bestaat dat minder tijd en aandacht kan worden besteed aan de voortgang van risicovolle projecten.

2.2

De informatie is hierdoor actueler omdat de voorbereiding over de zomerperiode wordt getild Aanbieding meteen na het zomerreces bij tweede bestuursrapportage betekent voorbereiding voor het zomerreces, wat betekent dat informatie bij aanbieding aan de raad minder actueel is.

Kanttekeningen/ Risico’s 2.1

De voortgangsinformatie over de risicovolle projecten ligt hierdoor niet gelijktijdig met de voortgang van de uitvoering programmabegroting voor. De projectinformatie is niet jaarschijf gebonden en risico’s uit de projecten kan apart worden bezien

2.2

Dit vraagt aanpassing van de Regeling risicovolle projecten In artikel 8, lid 1 van de Regeling staat, dat het college de voortgangsrapportages bij de bestuursrapportages aanbiedt. Een logisch moment om de regeling hierop aan te passen is bij de evaluatie, die drie jaar na inwerkingtreding (in 2024) is gepland.

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.

Vervolg Twee jaarlijks wordt u geïnformeerd over de meest risicovolle projecten. In het najaar ontvangt u de tweede voortgangsrapportages van dit jaar. Daarbij wordt u ook het startdocument van het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer voorgelegd. 3

Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden over dit voorstel

Communicatie Er is geen aanvullende communicatie voorzien

(Niet)Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is van toepassing.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming Bijlage informatief: -

4