Raadsvoorstel Toestemming wijziging gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief

Voorstel aan de gemeenteraad

Toestemming wijziging Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief (HUA) Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Personeel en Organisatie Informatie- en procesmanagement (IPM) I. van der Linden, J. Uilenreef, R. van der Wal 30255575 12 juni 2025 Nee, artikel 1:2 lid 2 onder i Referendumverordening Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. Het college toestemming te verlenen voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief conform bijgevoegd voorgenomen Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling HUA, waarmee deze technisch-juridisch wordt aangepast in lijn met de eisen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Met de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief (HUA), waarvoor het college nu toestemming vraagt aan de gemeenteraad, wordt voldaan aan de per 1 juli 2022 gewijzigde Wet gemeenschappelijke Regelingen (Wgr). Naar aanleiding van de zienswijze van de gemeenteraad van Utrecht heeft het dagelijks bestuur van HUA de evaluatietermijn in het wijzigingsbesluit aangepast van zes naar vier jaar.

Context Aanleiding Op 5 april heeft het dagelijks bestuur van HUA het definitieve wijzigingsvoorstel voor de Gemeenschappelijke Regeling HUA aan de deelnemers aangeboden, met het verzoek uiterlijk 7 juli te laten weten of zij instemmen met de wijziging. De aanleiding voor de huidige wijziging is de wijziging van de Wet gemeenschappelijke Regelingen per 1 juli 2022. Daardoor moet ook de Gemeenschappelijke Regeling HUA gewijzigd worden. Het voornemen was deze (technische) wijziging te combineren met het de inhoudelijke wijziging van de GR door het aanstaande uittreden van het rijk. Omdat besluitvorming over de nieuwe Archiefwet steeds vertraagde, achtte het algemeen bestuur HUA het niet langer wenselijk en uitlegbaar om deze technische wijziging o.b.v. de Wgr ook te vertragen. De rechtmatigheid van de huidige GR HUA wordt daarom nu op orde gebracht. Voorgeschiedenis/proces Het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling gaat in twee stappen. Eerst vragen alle deelnemers hun vertegenwoordigende organen (bij ons dus de gemeenteraad) om een zienswijze op het ontwerpwijzigingsbesluit. Op basis van deze zienswijzen besluiten de deelnemers (bij ons het college) of ze instemmen met het ontwerp. Daarna wordt het definitieve wijzigingsbesluit opgesteld, waar de deelnemers mee instemmen als hun vertegenwoordigende orgaan hen daarvoor toestemming heeft gegeven.

Het college heeft toestemming nodig van de gemeenteraad voor deze wijziging. Op 12 december 2024 heeft de raad op het raadsvoorstel over het ontwerp-wijzigingsbesluit haar zienswijze ingediend bij het college, die hierop een brief heeft opgesteld richting het algemeen bestuur van HUA. Deze is op 24 maart besproken en op basis van de reacties en zienswijzen van het rijk, de gemeente en de provincie is de ontwerpregeling gewijzigd. Het dagelijks bestuur heeft in een brief aan het college (zie bijlage 2) toegelicht waarom welke wijzigingen zijn doorgevoerd en welke afwegingen daarbij gemaakt zijn. Een deel de zienswijze van de raad is overgenomen, namelijk het amendement A235 over het inkorten van de evaluatietermijn van zes naar vier jaar. Het andere deel van de zienswijze van de raad heeft niet tot wijziging geleidt, dit betreft motie M515, over het toevoegen van de hoogte van de uittreedsom. HUA heeft daarop aangegeven dat het juridisch onwenselijk en ongebruikelijk om de hoogte van de uittreedsom op te nemen in de regeling, omdat deze per deelnemer en per periode kan verschillen. Daarnaast geeft het bestuur aan dat de hoogte ook nog niet bekend is, omdat de voorbereidingen voor het uittreedplan (waarin de gevolgen, de voorwaarden en de uittreedsom komen te staan) nog in volle gang zijn.

Juridische context Conform artikel 37 van de Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief stelt het dagelijks bestuur aan alle deelnemers voor om de Gemeenschappelijke Regeling HUA te wijzigen. Voor wijziging van een gemeenschappelijke regeling heeft het college op grond van artikel 1, vierde en vijfde lid, Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) toestemming nodig van de raad. Gedeeltelijke toestemming of het amenderen van het wijzigingsbesluit zijn niet mogelijk. Ook het verbinden van voorwaarden aan de toestemming is niet mogelijk. De raad beslist uitsluitend over de vraag of toestemming wordt verleend of niet. Burgemeester en wethouders hebben in principe ingestemd met de wijziging en vragen de gemeenteraad nu om toestemming voor de wijziging. Op grond van artikel 1, vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen mag de gemeenteraad deze toestemming slechts weigeren wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Bijvoorbeeld als de gemeenschappelijke regeling krijgt een bevoegdheid die op grond van de gemeentewet bij de raad

2

hoort te blijven of als de wijziging leidt tot een onevenredige financiële last voor de gemeente, zonder duidelijke voordelen. Beslistermijn Het is gewenst de wijziging van de Wgr op korte termijn te verwerken in de GR HUA, aangezien deze landelijk op eigenlijk per 1 juli 2024 doorgevoerd moesten zijn. Suggestie voor efficiënte besluitvorming is de behandeling van het voorliggend raadsvoorstel te combineren met besluitvorming over het raadsvoorstel Zienswijze ontwerpbegroting 2026-2029 Het Utrechts Archief welke separaat aan de gemeenteraad is aangeboden. De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om voor 8 juli een zienswijze kenbaar te maken bij het dagelijks bestuur van het HUA. Beoogd effect Na doorvoering van de voorgestelde wijzigingen uit het voorgenomen Wijzigingsbesluit voldoet de Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief aan de eisen uit de Wgr. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad - De raad heeft naar aanleiding van het raadsvoorstel over het ontwerp-wijzigingsbesluit op 12 december 2024 een zienswijze (zie A235 Verkorting evaluatietermijn GR Het Utrechts Archief en motie M515 Smeed het ijzer als het heet is) kenbaar gemaakt aan het college.

- In 2022 is er een raadsbrief verstuurd met de aankondiging dat alle gemeenschappelijke regelingen binnenkort gewijzigd moeten worden in het kader van de gewijzigde wet gemeenschappelijke regelingen: Raadsbrief Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen. In 2018 vroegen we de raad om in te stemmen met de wijziging van de gemeenschappelijke regeling in het kader van de toetreding van de provincie: Voorstel Toestemming Wijziging gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief. - De volgende brieven zijn verzonden aan de raad over overige zaken zoals de uittreding: Raadsbrief 20 april 2021, Raadsbrief 3 maart 2022, Raadsbrief Uitstel beantwoording 20 december 2022, Raadsbrief 13 juli 2023 en Raadsbrief 26 april 2023 Tijdens de digitale informatiesessie voor raads- en statenleden op 11 januari 2023 en 9 april 2024 is uitleg gegeven de uittreding van het rijk en het gekozen toekomstscenario voor HUA. Daarnaast vraagt HUA ieder jaar om een zienswijze op de begrotingen, de laatste drie staan hier: Zienswijze 2024 2027, Zienswijze 2023-2026, Zienswijze 2022-2025,.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

Het college toestemming te verlenen voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief conform bijgevoegd voorgenomen Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling HUA, waarmee deze technisch-juridisch wordt aangepast in lijn met de eisen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Argumenten 1.1

Er is geen strijd met het recht of met het algemeen belang. Voor wijziging van een gemeenschappelijke Regeling heeft het college op grond van artikel 1, vierde en vijfde lid, Wet gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) toestemming nodig van de raad. Volgens de Wgr kan de raad deze toestemming alleen weigeren wegens strijd met het recht of het algemeen belang. De aangepaste tekst voldoet aan de vereisten van de Wgr. Daarmee is het voorgenomen wijzigingsbesluit niet in strijd met het recht of met het algemeen belang. Voor een compleet overzicht van de wijzigingen verwijzen wij u naar de bijlage bij het raadsvoorstel Wijzigen gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief waar u op 12 december 2024 over heeft besloten.

3

1.2

Amendement 2024/235 is in het wijzigingsbesluit verwerkt. Het algemeen bestuur van HUA heeft besloten om de zienswijze van de gemeente Utrecht uit amendement A235 om de evaluatietermijn in te korten geheel over te nemen in de bestuursvergadering van 24 maart 2025. De partners konden zich, na uitvoerig bestuurlijke overleg hierover, vinden in de wijziging om de GR HUA niet pas na zes jaar, maar na al na vier jaar te evalueren. Ze wezen er daarbij op dat de reden achter de aanvankelijk gekozen periode van zes jaar beter rekening hield met de zittingsperiode van colleges en de Kamer(s) omdat de verkiezingen niet in gelijke jaren vallen. In hun ogen was te termijn voor evaluatie van zes jaar daarom passender, maar ze zijn bereid zich te voegen naar de wens van de gemeenteraad van Utrecht.

Kanttekeningen/Risico’s 2.1

Motie M515, heeft niet geleid tot aanpassing van het wijzigingsbesluit. Middels Motie 2024/515 heeft u verzocht om aan het HUA te verzoeken uittredingsbepalingen in de gemeenschappelijke regeling concreter en specifieker te maken door uit te werken hoe hoog de uittreedsom is en hoe deze is opgebouwd. HUA heeft daarop gereageerd dat het is juridisch onwenselijk en ongebruikelijk is om de hoogte van de uittreedsom op te nemen in de gemeenschappelijke regeling, omdat deze per deelnemer en periode kan verschillen. De uittreedsom komt in het uittreedplan dat het algemeen bestuur vast stelt. Daarnaast zijn de kosten van de uittreding nog niet geheel inzichtelijk en nog niet onderling afgestemd, dus deze kan ook nog niet in deze wijziging van de regeling worden meegenomen. De opbouw van de uittreedsom is wel in de regeling te vinden: onder artikel 36a en bestaande jurisprudentie geeft voldoende kaders voor het bepalen van de hoogte. Deze kaders vormen de basis voor de gesprekken over het uittreedplan. Het bestuur van HUA geeft aan dat het zich ervoor inzet om de financiële risico's beheersbaar te houden voor alle partijen. Een werkgroep met vertegenwoordiging van alle partners is aan de slag met een uittreedplan met een uittreedsom. Met deze beantwoording vanuit het bestuur wordt voldoende recht gedaan aan de in de motie uitgesproken zorg.

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties voor de gemeente.

Vervolg Na toestemming van de raad kan het college een definitief besluit nemen om in te stemmen met de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief. De wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling komt tot stand indien alle deelnemers hebben ingestemd met het voorgenomen wijzigingsbesluit.

Samen stad maken (voorheen: Participatie) ‘Gemeente aan zet’ is van toepassing, er is niet samengewerkt met Utrechters voor dit voorstel.

Communicatie De Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief wordt door het college geïnformeerd over de besluitvorming. De gewijzigde gemeenschappelijke Regeling wordt gepubliceerd op overheid.nl.

(Niet)Referendabel Op dit raadsbesluit is de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht niet van toepassing omdat het een raadsbesluit betreft over stukken van een gemeenschappelijke Regeling (artikel 1:2 lid 2 onder i Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht).

Bijlagen Bijlagen besluitvorming 4

-

Ontwerp besluit tot wijziging Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief

Bijlagen informatief - Reactiebrief aanpassing GR van DB HUA - GR HUA 3 partijen met wijzigingen

5