Raadsvoorstel Nota Inkoop en Contractmanagement.docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel nota Inkoop en Contractmanagement “Doelmatig en duurzaam bijdragen aan een gezond Utrecht” Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim

Financiën BSN/Financiën Patrick van Doorn 7348504 nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1.

De Nota Inkoop en Contractmanagement “Doelmatig en duurzaam bijdragen aan een gezond Utrecht” vast te stellen, waarin meer ruimte wordt geboden voor het lokale MKB en ZZP’ers, de mogelijkheid wordt geboden om op elk moment in te kunnen kopen conform de laatste maatschappelijke ambities en beleidsdoelstellingen rondom Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, en waarin ook beleid is opgenomen over inhuur en contractmanagement.

Burgemeester en wethouder van Utrecht, De secretaris

De burgemeester,

Drs. G.G.H.M. Haanen

Mr. J.H.C. van Zanen

Samenvatting Met deze nota stelt de raad de kaders vast voor het gemeentelijk inkoop en contractmanagementbeleid. Deze nota vervangt na inwerkingtreding de bestaande nota inkoop van september 2015. De nota Inkoop en Contractmanagement maakt zowel voor de markt als de interne organisatie inzichtelijk welke uitgangspunten leidend zijn voor de inkopen binnen de gemeente en het uitvoeren van afgesloten contracten. De belangrijkste keuzes hierin zijn dat meer ruimte wordt geboden voor lokale MKB en ZZP’ers, de mogelijkheid wordt geboden om op elk moment in te kunnen kopen conform de laatste ambities en beleidsdoelstellingen rondom Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en ook beleid is opgenomen wat betreft inhuur en contractmanagement. Met deze voorgestelde nota Inkoop en Contractmanagement stellen we dus een uitgebreider beleid vast dan in de bestaande nota inkoop is opgenomen.

Context Aanleiding De nota Inkoop en Contractmanagement is aangepast naar aanleiding van ontwikkelingen binnen de transitie inkoop, jurisprudentie betreffende aanbestedingen en wijzigingen in beleidsnotities die niet meer aansluiten bij de huidige nota inkoop. Beoogd effect Bij het realiseren van (maatschappelijke) doelstellingen en opgaven in de stad middels inkopen en contractuitvoering kan meer ruimte worden geboden voor het lokale MKB en ZZP’ers en is het mogelijk om op elk moment in te kunnen kopen conform de laatste ambities en beleidsdoelstellingen rondom Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Door specifieke kaders met betrekking tot inhuur wordt werkgelegenheid binnen de eigen organisatie gestimuleerd, wordt inhuur binnen de afgesproken bandbreedtes gehouden en worden de kosten van inhuur (tarieven) beperkt. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad De nu geldende Nota Inkoop is door de raad vastgesteld in september 2015. In de raadsbrief “Voortgang transitie inkoop en nota inkoop” van december 2019 is toegezegd deze nota ter vaststelling voor te leggen aan de raad. De raadsvragen SV 2019, nr. 232 over het bieden van meer kansen voor het lokale MKB zijn mede van invloed geweest op het aanpassen van de nota Inkoop en Contractmanagement.

Het college heeft onder voorbehoud van vaststelling van de nu voorliggende Nota Inkoop en Contractmanagement door de raad, een beleidsregel drempelbedragen bij aanbesteden vastgesteld waarin is bepaald welke inkoopprocedures gehanteerd moeten worden bij welke waarde van een inkoopopdracht. Deze beleidsregel is ter informatie bijgevoegd bij dit raadsvoorstel. Wettelijk/juridisch kader De nota voldoet aan de Europese en nationale kaders voor inkopen en aanbesteden maar ook andere wet- en regelgeving, waaronder de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de Wet normering topinkomens, worden nageleefd bij alle inkopen en aanbestedingen. In deze nota is ook expliciet opgenomen dat de gemeente voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming bij inkopen en aanbesteden. In de Gids Proportionaliteit, onderdeel van de nationale aanbestedingswetgeving, is het advies gegeven dat in het kader van professioneel aanbesteden elke aanbestedende dienst een bepaalde vorm van klachtenafhandeling dient te hebben met in achtneming van proportionaliteitsaspecten die daarover eveneens in de Gids Proportionaliteit zijn opgenomen. In deze voorgestelde nota is daarom opgenomen dat de gemeente een klachtenprocedure heeft voor aanbestedingen.

De te realiseren inkoop- en contractmanagementdoelstellingen als opgenomen in de voorgestelde nota sluiten aan bij de doelstellingen die door de VNG als leidraad zijn opgesteld. In deze nota zijn geen processen of structuur van de organisatie van inkoop opgenomen. Dit is geen kaderstellend beleid. Hiervoor heeft de stuurgroep transitie inkoop aparte notities vastgesteld die worden uitgevoerd en nageleefd.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De nota “Inkoop en Contractmanagement vast te stellen, waarmee: - de mogelijkheid wordt geboden om op elk moment in te kunnen kopen conform de laatste ambities en beleidsdoelstellingen; - meer ruimte kan worde geboden voor lokale MKB en ZZP’ers; - beleid is opgenomen wat betreft inhuur en contractmanagement.

Argumenten 1.1

De nota Inkoop ondersteunt de realisatie van gemeentelijke beleidsdoelstellingen zoals duurzaam, circulair, innovatief, sociaal of gezond inkopen. De nota benoemt de hoofduitgangspunten betreffende onderwerpen als duurzaam, circulair, innovatief of gezond inkopen, social return en overige doelstellingen die een bijdrage leveren aan “gezond stedelijk leven voor iedereen”. De meer gedetailleerde beleidsuitgangspunten en doelstellingen zijn opgenomen in aparte notities als daar o.a. zijn: de nota Utrecht Circulair, het MVI-actieplan met de opgenomen kansrijke productgroepen en haar 3 ambities, de Nota Volksgezondheid en de handleiding SROI en bouwblokkenmethode. Op deze manier maakt deze nota het mogelijk om direct in te kunnen spelen op wijzigingen in beleidsnotities die de raad in haar kaderstellende rol maakt. Deze voorgestelde nota stelt de organisatie in staat om met inkopen mee te bewegen met de laatste ambities van de raad. Deze nota zal daarbij geen belemmering zijn om nieuwe ambities middels inkoop te realiseren, waar we met de huidige nota inkoop wel tegenaan gelopen zijn.

1.2

Sturing op ambities en doelstellingen is geborgd via strategische portfolioplannen, contractuitvoering, monitoring en rapportage De ambities en doelstellingen van de gemeente worden geborgd in strategische portfolioplannen, die opgesteld worden door de organisatieonderdelen. Een tenderboard ziet toe op het uitvoeren van de aanbestedingen binnen de maatschappelijke kaders als opgenomen in de portfolioplannen. In de contractuitvoering wordt gestuurd op het bereiken van gecontracteerde doelstellingen. De organisatie monitort structureel op realisatie van de doelen middels (kwartaal) rapportages en analyses. De raad wordt middels de reguliere planning en control cyclus (begroting, VJN en bijbehorende rapportages) en aanvullend via het duurzaamheidsverslag gerapporteerd over de bereikte resultaten.

1.3

In de nota zijn instrumenten opgenomen die meer kansen bieden aan (lokale) MKB en ZZP’ers. De raad heeft specifiek gevraagd (lokale) MKB en ZZP’ers meer kansen te bieden. Naast de mogelijkheden die de wet hiervoor biedt (grote opdrachten opdelen in kleinere percelen, het aangaan van combinaties, toestaan van onderaanneming en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningcriteria) zijn de volgende mogelijkheden opgenomen in de nota:  Expliciet benoemd dat bij 1-op-1 gunnen altijd eerst gekeken wordt naar mogelijkheden bij (lokale) MKB en ZZP’ers.  Vanuit de huidige nota behouden dat bij meervoudig onderhands aanbesteden minimaal 2 (lokale) MKB en/of ZZP’ers worden uitgenodigd voor het doen van een inschrijving. Bovengenoemde punten worden alleen toegepast indien het aanbod vanuit de markt dit toelaat.  Het gebruik van groslijsten, waar alle partijen, zo ook (lokale) MKB en ZZP’ers, zich kunnen aanmelden om in aanmerking te komen voor een uitnodiging bij een meervoudig onderhandse aanbesteding.  De mogelijkheid voor het toepassen van pastperformance, wat inhoudt dat indien partijen naar tevredenheid een opdracht voor de gemeente hebben uitgevoerd, zij in de toekomst meer kans hebben om uitgenodigd te worden bij een meervoudig onderhandse aanbesteding.  Het gebruik van markplein voor de inhuur van personeel.

Ook de verhoogde drempelbedragen bij aanbesteden, die het college heeft

vastgesteld onder voorbehoud van vaststelling van de voorgestelde nota Inkoop en Contractmanagement door de raad, zorgen ervoor dat 1-op-1 gunnen aan (lokale) MKB en ZZP’ers voor een hoger bedrag mogelijk is. 1.4

In de nota zijn specifieke kaders met betrekking tot inhuur opgenomen om werkgelegenheid binnen de eigen organisatie te stimuleren, inhuur binnen de afgesproken bandbreedtes te houden en de kosten op inhuur(tarieven) te beperken. Er is specifiek beleid op inhuur opgenomen in de nota. Inhuur is als uitgangspunt mogelijk via marktplein of raamovereenkomsten. De inhuurperiode per opdracht is gemaximeerd op 2 jaar, tenzij, waarbij in die 2 jaar geen indexering op de tarieven plaatsvindt wanneer dit niet is overeengekomen in de contracten. Ook sluiten we voor inhuur aan bij de Wet normering topinkomens.

1.5

De nota geeft duidelijkheid over het contractmanagementbeleid van de gemeente In deze nota is naast inkoopbeleid ook contractmanagementbeleid opgenomen waarmee de organisatie een professioneel opdrachtgever voor de markt is en tijdens de uitvoering stuurt op het realiseren van de doelstellingen uit het contract.

Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan de vaststelling van de voorgestelde nota Inkoop en Contractmanagement, anders dan dat we (lokale) MKB en ZZP’ers eenvoudiger voor een hogere inkoopwaarde kunnen contracteren.

Vervolg Via de reguliere informatie en verantwoordingsmomenten met de raad (begroting, Voorjaarsnota en Bestuursrapportages) informeert het college de raad over de gerealiseerde inkoop en de behaalde doel- en rechtmatigheid afspraken. Ook lichten wij de raad op deze momenten in over de inkoopvisie en de uit te voeren aanbestedingen.

Participatie n.v.t.

Communicatie Na besluitvorming door de raad en inwerkingtreding van de nota Inkoop en Contractmanagement worden de nota en de door het college vastgestelde beleidsregel op de internetpagina van de gemeente Utrecht geplaatst, zodat marktpartijen kennis kunnen nemen van de nota. Intern worden de uitgangspunten van de nota en de beleidsregel breed gecommuniceerd en waar nodig worden medewerkers getraind op de inhoud. De nota en de beleidsregel worden ook op de intranetpagina van de gemeente geplaatst.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming: - Nota Inkoop en Contractmanagement Bijlagen informatief: - Beleidsregel drempelbedragen bij aanbesteden