Raadsvoorstel Locatiebeleid evenementen en wijziging APV 2024

Voorstel aan de gemeenteraad

Beleidsnota Locatiebeleid evenementen en wijziging APV gemeente Utrecht 2010, locatieprofielen evenementen Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Evenementen Ontwikkelorganisatie Ruimte M. Winkelman en M. Trienekens 12204416 Volgt Ja Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De beleidsnota ‘Locatiebeleid evenementen’ vast te stellen, met als belangrijkste uitgangspunten: a. Bij de start van het werken met locatiespecifieke regels per locatie - de locatieprofielen worden kaders toegepast voor onder meer aantal en duur van evenementen, rustperiodes tussen evenementen en maximale geluidsniveaus voor versterkt geluid; b. Niet toestaan van middelgrote, grote en zeer grote evenementen op onverharde locaties van 1 november t/m 31 maart waarvoor een locatieprofiel geldt; c. Bij alle evenementenlocaties te werken met een verdelingssystematiek, die in werking treedt als er concurrerende aanmeldingen voor een datum en locatie worden ingediend, waarbij de keuze wordt bepaald op basis van de volgende kwalitatieve criteria: i. Waarde van het evenement voor omgeving en stad; ii. Bijdrage van het evenement aan een pluriform Utrechts evenementenaanbod voor een breed publiek; iii. Het evenement is toegankelijk en inclusief georganiseerd; iv. Het evenement wordt zo duurzaam mogelijk georganiseerd. d. Ruimte te bieden aan de volgende stads- en volksfeesten, herdenkingen en huldigingen, die onlosmakelijk verbonden zijn met onze stad, gratis toegankelijk en meestal locatie- en datum gebonden zijn: i. Koningsnacht- en dag ii. Nationale dodenherdenking iii. Bevrijdingsdag iv.

Keti Koti-herdenking en viering v. Utrecht Canal Pride vi. Viering van Sint Maarten vii. De intocht van Sinterklaas. 2. De wijziging van de Algemene Plaatselijke Verordening Utrecht 2010, locatieprofielen evenementen en de bestaande praktijk vast te stellen, met als belangrijkste wijzigingen: a. Verankeren van Locatieprofielen als weigeringsgrond; b. Het opnemen van de bevoegdheid van de burgemeester om locatie en datum aan te wijzen die gereserveerd zijn voor stads- en volksfeesten, herdenkingen, vieringen en huldigingen; c. Aanpassing aan de bestaande praktijk. 3. Het onder 2 genoemde besluit direct na publicatie in werking te laten treden op basis van artikel 1.4 van de Referendumverordening.

4. Het beleid Evenementen en festivals in Utrecht ’t Bruis an alle kant’ 2009 in te trekken en ter vervanging in de Omgevingsvisie Utrecht de Beleidsnota ‘Locatiebeleid evenementen’ op te nemen als onderdeel van het thematisch beleid van de omgevingsvisie en het overzicht ‘Lijst beleidsdocumenten van de Omgevingsvisie Utrecht’ en de internetpagina www.omgevingsvisie.utrecht.nl hierop aan te passen.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

2

Samenvatting De gemeente wil zorgen voor een procedure om tot een evenwichtige verdeling van evenementen te komen, waardoor een betere spreiding van evenementen in tijd en ruimte ontstaat en er een betere balans komt tussen levendigheid en leefbaarheid in de stad. De voorliggende Beleidsnota ‘Locatiebeleid evenementen' heeft als belangrijkste uitgangspunten het starten met tien locatieprofielen waarin extra kaders voor evenementen zijn opgenomen, bij alle evenementenlocaties te gaan werken met een reserveringskalender en verdelingssystematiek op basis van kwalitatieve criteria en op de reserveringskalender op voorhand ruimte te bieden aan een aantal stads- en volksfeesten, vieringen, herdenkingen en huldigingen die onlosmakelijk verbonden zijn met onze stad. Tevens is het doel van het besluit tot wijziging van de Algemene Plaatselijke Verordening Utrecht 2010deze beleidswijzigingen juridisch verankeren in het vergunningenproces.

Context Aanleiding Utrechtse evenementen geven kleur en leven aan de stad. Ze verbinden mensen, dragen bij aan de gezelligheid en de saamhorigheid en laten mensen op een laagdrempelige manier in aanraking komen met cultuur en sport. Daarmee zijn ze belangrijk voor de fysieke en mentale gezondheid van onze inwoners. Dit willen we behouden en koesteren, waarbij de gemeente Utrecht hecht aan een goede balans tussen levendigheid en leefbaarheid voor iedereen en naast de positieve effecten ook oog heeft voor de nadelige effecten van evenementen. Daarom willen we locatiebeleid voor evenementen vaststellen. De raad heeft sinds 2018 bij herhaling verzocht om duidelijke regels voor evenementen en om locatieprofielen voor te leggen. Locatieprofielen Op 24 maart 2023 heeft het college ingestemd met het opstellen van locatieprofielen voor evenementen voor tien locaties in de stad Utrecht: Domplein, Griftpark (activiteitenveld), Julianapark, Lucasbolwerk, Maximapark (activiteitenveld), Park Lepelenburg, Park Transwijk, Recreatiegebied Strijkviertel, Stadhuisplein en Wilhelminapark. Aanleiding was de behoefte aan duidelijkheid over wat wel en niet kan op het gebied van evenementen in Utrecht bij zowel omwonenden van evenementenlocaties als evenementenorganisatoren.

Locatieprofielen helpen daarbij, doordat ze locatie specifieke regels bevatten op het gebied van aantal, omvang, frequentie, geluid en rust- en hersteltijd tussen evenementen. Bij het opstellen van de tien profielen is gebruik gemaakt van de informatie en participatie uit 2018 tot en met 2020 toen een start is gemaakt met het opstellen van locatieprofielen. Ook is er gebruik gemaakt van de participatie en onderzoeken uit 2023. Er is onderscheid gemaakt tussen locaties met een verharde ondergrond en (deels) onverharde ondergrond. De locatieprofielen en regels daaromtrent worden opgenomen in de nadere regel evenementen (hierna: nadere regel), die het college in concept heeft vastgesteld en die definitief worden vastgesteld na vaststelling van dit raadsbesluit. Reserveringskalender evenementen bij schaarste Na het vaststellen van het locatiebeleid, de APV en de nadere regel gaan we werken met een reserveringskalender voor evenementen. Dit zal het college vastleggen in de nadere regel. Organisatoren kunnen een reservering maken voor een evenement, door deze voor de reserveringskalender aan te melden met een door de burgemeester vast te stellen aanmeldformulier. Dat stelt de gemeente Utrecht in staat om vroegtijdig te zien of, wanneer en waar er in het komende evenementenseizoen schaarste optreedt en om hierop bij te sturen wanneer nodig.

Bijvoorbeeld door met evenementenorganisatoren in gesprek te gaan over het verplaatsen van een evenement in datum of locatie. Schaarste ontstaat pas wanneer meerdere organisatoren op dezelfde datum aanspraak maken op eenzelfde evenementenlocatie óf als meer evenementenverzoeken voor een locatie binnenkomen dan evenementen kunnen worden gehouden. Zodra deze situatie zich voordoet, treedt de nieuwe kwalitatieve verdelingssystematiek in werking. Dit geldt niet alleen voor evenementen op de tien locaties waarvoor locatieprofielen zijn opgesteld, maar voor alle locaties in de stad. Kwalitatieve Verdelingssystematiek Het is belangrijk dat evenementen iets toevoegen aan de stad. Om dit te bereiken, werken we met een kwalitatieve verdelingssystematiek op het moment dat we moeten kiezen aan welk evenement we ruimte bieden in onze stad. Dat doen we bij het opstellen van de reserveringskalender evenementen.

3

Conflicterende aanmeldingen voor de reserveringskalender evenementen beoordelen we aan de hand van de volgende vier criteria: i. Het evenement is van waarde voor omgeving en stad; ii. Het evenement draagt bij aan een pluriform Utrechts evenementenaanbod voor een breed publiek; iii. Het evenement is toegankelijk en inclusief georganiseerd; iv. Het evenement wordt zo duurzaam mogelijk georganiseerd. Een adviescommissie beoordeelt de aanmeldingen voor de reserveringskalender aan de hand van de vier criteria. De adviescommissie bestaat uit tenminste drie door of namens het college aangewezen personen van wie er één als voorzitter wordt aangewezen. Passende ruimte voor evenementen Een aantal evenementen is onlosmakelijk verbonden met onze stad en inwoners. Het zijn stads- en volksfeesten, herdenkingen of huldigingen die gratis toegankelijk en meestal locatie- en datumgebonden zijn. Hieraan bieden we ruimte in onze stad door voor deze evenementen op structureel plek te geven op de reserveringskalender evenementen. Dat betekent dat deze evenementen niet hoeven te concurreren met andere evenementen op deze locatie. Op deze manier weten we zeker dat er altijd ruimte is voor deze evenementen. Daarnaast krijgen deze evenementen de mogelijkheid voor het aanvragen van een hogere geluidsnorm zodat de evenementen op een goede en veilige manier kunnen plaatsvinden.

Deze evenementen zijn: Koningsnacht- en dag, Nationale dodenherdenking, Bevrijdingsdag, Keti Koti herdenking en viering, Utrecht Canal Pride, viering van Sint-Maarten en de intocht van Sinterklaas. Hierbij merken we op dat, indien verschillende organisatoren zich aanmelden voor dit type evenement, er alsnog sprake kan zijn van schaarste op een locatie en de verdelingssystematiek bij schaarste toegepast wordt. Daarnaast behoudt de burgemeester de mogelijkheid om in hele bijzondere gevallen evenementen met impact op de openbare orde en veiligheid toe te staan. Te denken valt aan een huldiging na bekerwinst van FC Utrecht. We zetten in op multifunctioneel gebruik van locaties, waar ook evenementen bij horen. We kijken daarvoor naar slimme oplossingen bij de (her)inrichting van locaties en nemen maatregelen om evenementen zo duurzaam mogelijk te kunnen organiseren en leggen daarvoor voorzieningen aan. Ook bij de ontwikkeling van ruimtelijke kaders voor toekomstige ontwikkelingen in de stad maken we ruimte voor evenementen. Om in de toekomst over voldoende ruimte voor grote evenementen te kunnen beschikken, onderzoeken we bij grote ruimtelijke ontwikkelingen of daar plek is/kan komen voor grote evenementen en kijken we daarbij naar tijdelijke (5-10 jaar) en permanente invulling.

Juridische context Wijziging Algemene plaatselijke verordening De locatieprofielen in de nadere regel zijn opgesteld in het kader van het beoogde evenwicht tussen levendigheid en leefbaarheid in de gemeente. Dit is een belang dat in het kader van de APV kan worden geborgd. De wijziging van de APV is de juridische basis voor het toetsen van aanmeldingen voor de reserveringskalender aan de locatiecriteria van de tien locaties. De raad heeft de bevoegdheid om de APV te wijzigen (127 Grondwet, artikel 149, lid 1, Gemeentewet). Op basis van de artikelen 5:22 en 5:33 APV kan het college nadere regels stellen voor evenementen De voorgestelde wijziging van de APV is nodig om te kunnen werken met locatieprofielen, een verdelingssystematiek bij schaarste en bepaalde data en locaties te kunnen aanwijzen voor evenementen. Organisatoren moeten naast een evenementenvergunning vaak ook een omgevingsvergunning aanvragen indien op een locatie het omgevingsplan evenementen niet mogelijk maakt. Bij toekomstige wijzigingen van het omgevingsplan stelt de gemeenteraad voor locaties waar evenementen plaatsvinden de ruimtelijk relevante regels voor evenementen vast. Het zou juridisch de voorkeur hebben dat alle locatieprofielen worden opgenomen in het Omgevingsplan.

Het is de verwachting dat dit onderdeel van de APV, voor zover het om de fysieke leefomgeving gaat, op grond van de Omgevingswet binnen nu en 10 jaar wordt opgenomen in het Omgevingsplan zoals dat geldt voor alle onderdelen uit de APV die over de fysieke leefomgeving gaan.

4

Tegen het besluit tot wijziging van de APV kan geen bezwaar of beroep worden ingesteld omdat het een algemeen verbindend voorschrift is. Gelet op de wens om met ingang van volgend jaar te werken met de locatieprofielen wordt voorgesteld dat de verordening gelet op artikel 1 lid 4 sub 1 van de Referendumverordening direct in werking treedt en niet pas nadat de termijn van vijf weken ten behoeve van een mogelijk referendum is verstreken. Dit biedt de mogelijkheid om de nadere regel met de locatieprofielen en de verdeelsystematiek formeel vast te stellen voordat de aanmeldingen voor de reserveringskalender evenementen moeten worden gedaan. Collegebesluit concept nadere regel evenementen Het college heeft, vooruitlopend op besluitvorming door de raad, een concept nadere regel evenementen vastgesteld. Hierin zijn de locatieprofielen uitgewerkt. Deze is ter informatie bijgevoegd bij dit voorstel en stelt het college definitief vastgesteld na besluitvorming door de raad. Beslistermijn Het is wenselijk dat de behandeling van het raadsvoorstel zo spoedig mogelijk plaatsvindt, zodat we bij het opstellen van de reserveringskalender voor 2025 kunnen werken met locatieprofielen en de kwalitatieve verdelingssystematiek. Hiervoor is het nodig dat de raad uiterlijk 6 juni het voorliggende raadsvoorstel vaststelt.

Bij besluitvorming na 6 juni 2024 kunnen we de locatieprofielen en de verdelingssystematiek niet gebruiken voor de reserveringskalender 2025. In dat geval wordt de huidige werkwijze voortgezet. Beoogd effect Door te werken met locatieprofielen voor tien evenementenlocaties en het vastleggen van bepaalde stads- en volksfeesten, herdenkingen, vieringen of huldigingen op de reserveringskalender geven we duidelijkheid aan bewoners en organisatoren over evenementen in de stad. Toepassing van de kwalitatieve verdelingssystematiek voor de reserveringskalender evenementen vergroot de waarde van evenementen voor de stad. De gemeente stuurt zo op een betere spreiding van evenementen in tijd en ruimte, een betere balans tussen leefbaarheid en levendigheid in de stad en het behalen van de beleidsdoelstellingen van de gemeente Utrecht.

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad • Evenementennota ’t bruis an alle kant’, vastgesteld 26 maart 2009 • Ruimtelijke Strategie Utrecht 2040 (RSU), vastgesteld op 17 juni 2021 • Raadsbrief Diverse toezeggingen evenementen, 27 oktober 2023 • Raadsbrief Zoekproces locatie grote evenementen, 10 oktober 2023 • Raadsbrief Update locatieprofielen evenementen, 3 oktober 2023 • Raadsbrief Kwaliteitsslag Park Transwijk, 5 juli 2023 • Raadsvoorstel Utrechtse nachtvisie 2030 en Beleidsnota Nachtcultuur, 22 juni 2023 • Raadsbrief Start Locatieprofielen evenementen, 24 maart 2023 • Raadsbrief Beantwoording toezegging locaties voor evenementen en inzet TONK-middelen, 7 december 2022 • Raadsbrief Beantwoording technische vragen evenementengeluid – 3 juni 2021 • Raadsbrief Burgeragendering evenementengeluid – 1 oktober 2021 • Raadsvoorstel Programmabegroting 2023-2026, 10 november 2022 • Raadsvoorstel Beleidsnota geluid en trillingen 9 januari 2024 • MV Betere spreiding van festivals, 14 september 2023 • MV Verknipt festival in het broedseizoen, 8 juni 2023 • SV2022/96 Demo of evenement?, 20 mei 2022 • SV2023/167 Schaarse vergunningen, 14 september 2023 • SV2023/133 Schade aan het groen en overlast door Central Park festival, 3 juli 2023 • Motie 400 / 2023 Na wangedrag rode kaart voor festivals en evenementen

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt

5

1

De beleidsnota ‘Locatiebeleid evenementen’ vast te stellen, met als belangrijkste uitgangspunten: a. Bij de start van het werken met locatiespecifieke regels per locatie - de locatieprofielen worden kaders toegepast voor onder meer aantal en duur van evenementen, rustperiodes tussen evenementen en maximale geluidsniveaus voor versterkt geluid; b. Niet toestaan van middelgrote, grote en zeer grote evenementen op onverharde locaties van 1 november t/m 31 maart waarvoor een locatieprofiel geldt; c. Bij alle evenementenlocaties te werken met een verdelingssystematiek, die in werking treedt als er concurrerende aanmeldingen voor een datum en locatie worden ingediend, waarbij de keuze wordt bepaald op basis van de volgende kwalitatieve criteria: i. Waarde van het evenement voor omgeving en stad; ii. Bijdrage van het evenement aan een pluriform Utrechts evenementenaanbod voor een breed publiek; iii. Het evenement is toegankelijk en inclusief georganiseerd; iv. Het evenement wordt zo duurzaam mogelijk georganiseerd. d. Ruimte te bieden aan de volgende stads- en volksfeesten, herdenkingen en huldigingen, die onlosmakelijk verbonden zijn met onze stad, gratis toegankelijk en meestal locatie- en datum gebonden zijn: i. Koningsnacht- en dag ii. Nationale dodenherdenking iii. Bevrijdingsdag iv. Keti Koti-herdenking en viering v. Utrecht Canal Pride vi. Viering van Sint Maarten vii.

De intocht van Sinterklaas.

Argumenten 1.1

Door vanaf 2025 te werken met locatieprofielen voor tien evenementenlocaties stuurt de gemeente op een betere spreiding van evenementen in tijd en ruimte en creëren we een betere balans tussen rust en reuring in de stad Op dit moment is er op de meeste locaties geen beperking op het aantal evenementen dat er kan plaatsvinden. In de meeste gevallen kan dit op sympathie en draagvlak rekenen, toch leidt dit af en toe ook tot overlast en hinder. Daarom is binnen ieder locatieprofiel bepaald hoeveel evenementendagen er maximaal kunnen plaatsvinden. Met locatieprofielen zullen er op sommige locaties minder evenementen mogelijk zijn dan in 2023 het geval was. Op andere locaties zijn er daarentegen juist meer evenementen mogelijk en zal het locatieprofiel meer duidelijkheid geven over de ruimte voor evenementen daar.

1.2

De locatieprofielen geven aan bewoners en organisatoren duidelijkheid over wat op tien locaties in de stad wel en niet kan op het gebied van evenementen in Utrecht. Participatie heeft laten zien dat omwonenden van evenementenlocaties en de evenementenorganisatoren behoefte hebben aan meer duidelijkheid over de ruimte voor evenementen in Utrecht. Met de locatieprofielen en de kwalitatieve criteria voor de verdelingssystematiek communiceren we proactief met de stad.

1.3

Locatieprofielen beschermen het groen Evenementen kunnen in een groene omgeving plaatsvinden, zolang we hier zorgvuldig mee omgaan. Na een evenement op een onverharde locatie, stellen we een langere rustperiode in om het groen en de omgeving rust en tijd te geven om te herstellen. Ook mogen in de winterperiode op onverharde locaties geen middel, grote en zeer grote evenementen meer plaatsvinden. De rustperiode in de winter geldt van 1 november tot en met 31 maart en komt het herstel van het bodemleven ten goede. Daarnaast geeft het ons de mogelijkheid om herstelwerkzaamheden te uitvoeren in parken en regulier onderhoud te plegen. In deze periode mogen op onverharde locaties alleen kleine evenementen plaatsvinden.

1.4

Door te werken met een verdelingssystematiek met kwalitatieve criteria stuurt de gemeente op de ambities die we als stad hebben, behouden we wat goed is en versterken we wat beter kan. 6

Bij schaarste is het nodig om te bepalen welk evenement voorrang krijgt op het andere evenement. Om tot dit besluit te komen, zijn er verschillende methodes voor verdeling mogelijk, denk bijvoorbeeld aan loting, volgordelijkheid van binnenkomst van de aanvraag of bieding. Hier is gekozen voor een verdelingssystematiek met kwalitatieve criteria, die aansluiten op de ambities van de stad Utrecht om bij te dragen aan gezond stedelijk leven, een veilige, toekomstbestendige en sociale stad, te weten duurzaamheid, pluriformiteit, inclusie en diversiteit. 1.5

Kaders uit locatieprofielen kunnen in de toekomst ook toegepast worden op andere, vergelijkbare evenementenlocaties waar op dit moment kaders ontbreken Het is voor zowel organisatoren, bewoners, als bezoekers wenselijk dat de kaders voor evenementen eenduidig zijn. Om deze reden bevatten de locatieprofielen gestandaardiseerde regels, die toepasbaar zijn op verschillende categorieën locaties: grootte van de locatie (kleine, middel en grote locaties), type locatie (centrum, wijk, recreatie), en het type ondergrond (verhard of onverhard). De nu voorliggende locatieprofielen fungeren als uitgangspunt voor het opstellen van locatieprofielen voor andere vergelijkbare locaties uit dezelfde categorieën waarvoor nu nog kaders ontbreken. Deze uniformiteit in regels draagt bij aan duidelijkheid en uitlegbaarheid van locatieprofielen.

1.6

Evenementen die onlosmakelijk verbonden zijn met een datum of locatie in onze stad, en die gratis toegankelijk zijn, krijgen hierdoor een vaste en gegarandeerde plek op de reserveringskalender, Het zijn stads- en volksfeesten, herdenkingen, vieringen en huldigingen waarvan we zeker willen zijn dat ze kunnen plaatsvinden zonder het risico dat de locatie of datum bezet is door een ander evenement.

1.7

Om in evenementenkalenderjaar 2025 te kunnen werken met locatieprofielen is een raadsbesluit nodig voor de zomer (in juni 2024). De raad is onlangs geïnformeerd over de huidige financiële situatie van de gemeente. Komende tijd worden keuzes gemaakt die mogelijk ook van invloed zijn op de financiële keuzes en activiteiten uit het Locatiebeleid Evenementen. De gemeenteraad heeft, sinds 2018, bij herhaling verzocht om duidelijke regels voor evenementen en om locatieprofielen voor te leggen. Ook het college heeft in 2022 aangegeven vaart te willen maken met de locatieprofielen. Daarom worden ondanks de onzekere financiële situatie deze stukken nu voorgelegd. Indien de geoormerkte middelen onderdeel worden van de ombuigingen kan niet volgens het voorgestelde proces worden gewerkt.

Kanttekeningen/Risico’s 1.1

Door nu te starten met tien locatieprofielen voor evenementen kan het aantal evenementen op overige locaties voor evenementen toenemen. Evenementen kunnen op iedere locatie in de stad worden aangevraagd. Op meer dan 250 plaatsen in de stad vinden evenementen plaats. We doen vanaf 2025 ervaring op met locatiespecifieke regels voor tien locaties, de locatieprofielen. Voor de overige locaties blijven de bestaande kaders en regels van toepassing. Bewoners, bezoekers en organisatoren hebben de wens geuit om ook voor meer plekken in de stad locatieprofielen op te stellen. Hiervoor ontbreken op dit moment de middelen. De tien gekozen locaties met locatieprofielen zijn, verspreid over de stad, onder andere gekozen omdat hier relatief veel en grote evenementen plaatsvinden. Doordat op locaties met een profiel het aantal evenementen en bezoekers is gemaximeerd kan het zijn dat bepaalde evenementen op die locatie niet kunnen plaatsvinden, omdat het maximaal aantal evenementendagen is bereikt, of dat het aantal dagen versterkt geluid te hoog is. Dit kan ervoor zorgen dat deze evenementen verplaatsen, waardoor elders mogelijk meer evenementen komen dan nu het geval is. Enige verschuiving naar andere locaties is gewenst om evenementen beter over de stad te spreiden.

Dit effect wordt gemonitord en zo nodig sturen we hierop waar mogelijk bij, omdat dit gevolgen kan hebben voor de balans levendigheid en leefbaarheid in de stad.

1.2

De nieuwe werkwijze leidt mogelijk tot meer administratieve lasten voor de organisatoren

7

De locatieprofielen zijn nog niet vertaald naar een regel in het Omgevingsplan. Voor sommige organisatoren biedt het daardoor niet de vereenvoudiging waar ze op hadden gehoopt. In een aantal gevallen moet er namelijk, naast een evenementenvergunning, ook een omgevingsvergunning aangevraagd blijven worden. Dit is in het bijzonder voor kleine (vrijwilligers)organisaties een lastenverzwaring. Het is de verwachting dat dit onderdeel van de APV, voor zover het om de fysieke leefomgeving gaat, binnen nu en 10 jaar worden opgenomen in het Omgevingsplan. 1.3

Het vinden van een goede balans blijft subjectief Er is met zoveel mogelijk wensen van belanghebbenden rekening gehouden, maar dat zal niet tot ieders tevredenheid zijn. Zo zijn er waarschijnlijk omwonenden, die de voorstellen voor het aantal evenementendagen te hoog vinden, terwijl sommige organisatoren waarschijnlijk vinden dat de richtlijnen voor aantallen evenementendagen en geluidsbelasting juist te beperkend zijn.

1.4

Door het begrenzen van het aantal dagen op een locatie, de duur van evenementen en de op- en afbouwperiode van evenementen is het voor sommige evenementen mogelijk lastig om op dezelfde manier plaats te blijven vinden. Evenementen en het evenementenaanbod in de stad veranderen continu. Het is daarom niet op voorhand exact aan te geven welk effect het locatiebeleid evenementen en het werken met locatieprofielen heeft op het bestaande Utrechtse evenementenaanbod. Voor locaties waar zich meer evenementen aanmelden dan er mogelijk is op die plek zal op basis van een kwalitatieve beoordeling worden bepaald welk evenement ruimte krijgt. Dit voorzien we vooral in het Griftpark (activiteitenveld) en Park Transwijk. Voor de tien locaties waarvoor een locatieprofiel wordt opgesteld geldt dat evenementen in de toekomst mogelijk in een kleinere variant plaatsvinden, minder dagen duren, verplaatsen van datum of minder geluid kunnen maken. Op basis van het huidige evenementenaanbod zijn er een aantal specifieke effecten te voorzien: - Het begrenzen van het aantal dagen versterkt geluid betekent dat met name op de locaties in en rondom de binnenstad (waar afstand tussen woningen en evenementen klein is) de mogelijkheden voor het organiseren van evenementen afnemen.

Dit heeft met name effect op evenementen die regelmatig en kortdurend plaatsvinden, zoals in Park Lucasbolwerk met de buitenvoorstellingen bij de Stadsschouwburg en op het Domplein. - Het begrenzen van evenementen in de parken in de winterperiode heeft invloed op het Magic Circus en het Sneeuwbal festival die nu in november en januari plaatsvinden. - Het begrenzen van de maximale duur van evenementen tot vijf dagen heeft invloed op de Kermis in het Griftpark die nu negen dagen duurt. - Het begrenzen van de duur van op- en afbouw kan zorgen voor een kostenstijging voor evenementen omdat bijvoorbeeld op zondagen moet worden afgebouwd, extra transport nodig is of extra capaciteit moet worden ingehuurd omdat de opbouw met vrijwilligers meer tijd kost (zoals bij bevrijdingsfestival). We zijn met de organisatoren in gesprek om te onderzoeken of en hoe deze evenementen in Utrecht kunnen blijven plaatsvinden. Daarnaast krijgen organisatoren op dit moment niet de gevraagde zekerheid om een aanvraag te kunnen doen om een aantal jaar achter elkaar in Utrecht te mogen plaatsvinden. Mogelijk heeft dit de consequentie dat evenementen uit de stad verdwijnen omdat het (financiële) risico om de evenementen te organiseren te groot is. Organisatoren hebben immers geen zekerheid om investeringen die nodig zijn terug te verdienen.

Dat geldt zowel voor grote als kleine evenementen, waar organisatoren vaak hoofdelijk aansprakelijk zijn. Om deze reden is de ambitie voor het geven van meerjaren duidelijkheid aan organisatoren opgenomen in de ‘beleidsnota Locatiebeleid evenementen’.

1.5

Het niet toestaan van middel, grote en zeer grote evenementen van 1 november t/m 31 maart op groene locaties kan leiden tot meer drukte op deze locaties in het evenementenseizoen van 1 april t/m 31 oktober, of kan betekenen dat zij moeten uitwijken naar een andere locatie.

8

Het aantal evenementendagen dat is toegestaan op een locatie voor een kalenderjaar, vindt door de nieuwe verplichte rustperiode in de winter plaats in 7 maanden tijd. We verwachten echter een geringe toename en een gering aantal verplaatsing omdat er relatief weinig evenementen zijn op onverharde locaties in die periode. Beslispunt 2

De wijziging van de Algemene Plaatselijke Verordening Utrecht 2010, locatieprofielen evenementen en de bestaande praktijk vast te stellen, met als belangrijkste wijzigingen: a. Verankeren van Locatieprofielen als weigeringsgrond; b. Het opnemen van de bevoegdheid van de burgemeester om locatie en datum aan te wijzen die gereserveerd zijn voor stads- en volksfeesten, herdenkingen, vieringen en huldigingen; c. Aanpassing aan de bestaande praktijk.

Argumenten 2.1

De aanpassing is nodig om de locatieprofielen, de verdelingssystematiek bij schaarste en de aanwijsbevoegdheid van de burgemeester op de juiste manier in regels vast te leggen De voorgestelde wijziging van de APV is de juridische basis voor het toetsen van aanmeldingen voor de Reserveringskalender aan de locatiecriteria van tien locaties en het toepassen van een kwalitatieve verdelingssystematiek bij schaarse. Met de vaststelling van de bevoegdheid van de burgemeester kunnen locaties en data gereserveerd worden voor evenementen met een grote impact op de openbare orde of het functioneren van de stad. Hiermee wordt bij het vaststellen van de kalender duidelijk welke impactvolle evenementen in het daaropvolgende jaar kunnen plaatsvinden. Tijdige duidelijkheid hierover is nodig omdat voor deze evenementen voldoende tijd nodig is om de openbare orde en veiligheid te kunnen waarborgen. Zo laten we veiligheid dus als primair belang wegen bij het indelen van ruimte voor evenementen in de stad.

2.2

De bepalingen in de APV met betrekking tot evenementen worden hiermee geactualiseerd en verduidelijkt Hiermee sluiten de bepalingen in de APV weer aan bij de huidige situatie in de stad. Zo verplaatsen we de jaarlijkse deadline voor aanmelding voor de reserveringskalender evenementen van 1 november naar 15 september zodat dit voor binnen- en buitenevenementen gelijk is. Daarnaast stellen we voor het begrip ‘evenementenkalender’ te veranderen in ‘reserveringskalender evenementen’, zodat te allen tijde duidelijk is dat het gaat om een aanvraag voor een reservering en niet het evenement zelf. Tot slot verduidelijken we in de APV dat vergunningaanvragen uiterlijk 12 weken voorafgaand aan de start van het evenement ingediend moeten worden.

2.3

Door locatieprofielen vast te stellen als nadere regel op basis van de APV zorgt de gemeente ervoor dat de veiligheid als primair belang fungeert bij het bieden van ruimte aan evenementen. Evenementen kunnen van invloed zijn op de openbare orde en veiligheid. Met name grote evenementen die veel van de openbare ruimte innemen, brengen veiligheidsrisico’s met zich mee.

Beslispunt 3.

Het onder 2 genoemde besluit direct na publicatie in werking te laten treden gelet op artikel 1.4 van de Referendumverordening.

Argumenten 3.1

Directe inwerkingtreding is noodzakelijk om in het evenementenseizoen 2025 te kunnen werken met de locatieprofielen en de verdeelsystematiek.

9

Om in 2025 te kunnen werken met de locatieprofielen en de verdeelsystematiek dient de regelgeving hierover in de APV en daarop gebaseerde nadere regel uiterlijk in juli 2024 inwerking te zijn getreden, voordat organisatoren hun aanmelding voor de reserveringskalender evenementen 2025 kunnen indienen. De nadere regel met daarin de locatieprofielen kan niet eerder worden vastgesteld dan het moment dat het wijzigingsbesluit op de APV in werking is getreden 3.2

Eventuele bezwaren van betrokkenen richten zich naar verwachting tegen de locatieprofielen zelf, niet tegen de wijziging van de APV Met het wijzigingsbesluit wordt het werken met locatieprofielen mogelijk gemaakt. Locatieprofielen zelf worden geregeld in de nadere regel op deze APV. Overigens is het nog steeds mogelijk om een referendum te houden op dit wijzigingsbesluit, alleen zal dan na het referendum een besluit moeten worden genomen over het reeds in werking getreden wijzigingsbesluit.

Kanttekening/Risico’s 3.1

Dit geldt alleen als de raad uiterlijk in juni 2024 dit besluit neemt. Als dit raadsbesluit na juli 2024 wordt genomen dan kan de reguliere termijn van de referendumverordening in acht genomen worden, omdat dan de werkzaamheden niet op tijd zijn afgerond voor het seizoen 2025, waarvan de voorbereiding in de zomer van 2024 start met de uitvraag reserveringskalender 2025.

Beslispunt 4

Het beleid Evenementen en festivals in Utrecht ’t Bruis an alle kant’ 2009 in te trekken en ter vervanging in de Omgevingsvisie Utrecht de Beleidsnota ‘Locatiebeleid evenementen’ op te nemen als onderdeel van het thematisch beleid van de omgevingsvisie en het overzicht ‘Lijst beleidsdocumenten van de Omgevingsvisie Utrecht’ en de internetpagina www.omgevingsvisie.utrecht.nl hierop aan te passen

Argumenten 4.1

Hiermee blijft de omgevingsvisie actueel Het is gewenst oud en te vervangen beleid in te trekken bij nieuw vast te stellen beleid. De beleidsnota Locatiebeleid evenementen is onderdeel van de Utrechtse Omgevingsvisie, omdat het kaders stelt voor beleid dat gaat over het fysieke domein.

Financiën Het werken met locatieprofielen zoals opgenomen in het addendum ‘Beleidsnota Locatiebeleid evenementen’ is gedekt in het programma Aantrekkelijke, groene leefomgeving en erfgoed (VTH toetst en verleent de evenementenvergunningen). Hiervoor is bij de voorjaarsnota 2023 structureel €100.000,- vrijgemaakt voor het werken met tien locatieprofielen en de daarbij behorende nieuwe werkwijze reserveringskalender en verdelingssystematiek. De nieuwe werkwijze reserveringskalender en verdelingssystematiek gelden voor alle locaties voor evenementen (bestaande en nieuwe). Bij aanpassingen van (bestaande en nieuwe) locaties voor evenementen moeten de kosten voor de inrichting voor evenementen binnen het projecten worden meegenomen.

Vervolg Na het besluit tot wijziging van de APV stelt het college de nadere regel definitief vast. Het college kan starten met het uitwerken van de formele aanvraagprocedure zodra de APV en nadere regel in werking zijn getreden. Wanneer de raad uiterlijk begin juni 2024 een besluit neemt, kunnen de werkwijze en alle processen voor vergunningverlening worden vormgegeven en kan medio juli 2024 de uitvraag reserveringskalender voor evenementen in 2025 worden gepubliceerd. Als deze planning niet wordt opgevolgd, kunnen evenementen op de tien locaties in 2025 niet voldoen aan de nieuw opgestelde regels. 10

De kalender wordt voor 1 december vastgesteld door de burgemeester. Organisatoren krijgen een locatie en datum toegewezen voor hun evenement. Later is niet wenselijk gezien de behandeltermijn voor beoordeling van vergunningaanvragen, en onze wens dat evenementen op de tien genoemde locaties met ingang van 2025 aan de nieuwe regels voldoen. Een plek op de kalender betekent niet automatisch dat de aanvrager een vergunning krijgt. De vergunningsaanvraag moet voldoen aan de vergunningseisen.

Participatie In 2023 heeft een stadsbreed bewonersonderzoek plaatsgevonden over evenementen. Utrechters werden via de wijkkanalen van de gemeente en via een social-media campagne uitgenodigd om een vragenlijst over evenementen in Utrecht in te vullen. Ook is deze vragenlijst voorgelegd aan mensen op straat, in diverse wijken en buurten, zoals bijvoorbeeld het Berlijnplein, Vredenburgplein en Winkelcentrum Overvecht. In totaal leverde dit 2.200 reacties op. Ook voor de locatieprofielen zijn in 2023 op verschillende manieren gesprekken gevoerd met de stad. Zo hebben er vier participatie- en informatiebijeenkomsten plaatsgevonden, waarbij meer dan 200 betrokkenen en belanghebbenden zijn geraadpleegd en zijn er tientallen individuele gesprekken gevoerd met betrokken organisatoren en omwonenden van de tien evenementenlocaties waarvoor een profiel is opgesteld. Daarnaast hebben zogenaamde ‘bakfietsgesprekken’ plaatsgevonden: locatiebezoeken waarbij we bezoekers van de tien evenementenlocaties vragen stelden over aantal, omvang, geluid en andere effecten van evenementen op de omgeving. Ook gingen we langs de deuren om meningen op te halen. Tot slot zijn de vragen die op locatie aan de mensen zijn voorgelegd, ook online gesteld. In totaal hebben meer dan 900 Utrechters deze vragenlijst ingevuld.

Naast bovengenoemde raadgevende participatietrajecten is in 2023 ook een drietal onderzoeken uitgevoerd in relatie tot evenementen en locatiebeleid, te weten: - Onderzoek naar het effect van evenementen op flora en fauna - Onderzoek naar de conditie van bodem en bodem op tien locaties waarvoor een locatieprofiel wordt opgesteld - Onderzoek naar evenementengeluid.

Communicatie Het college informeert alle reeds betrokkenen (organisatoren, omwonenden, bezoekers, brancheverenigingen, stichtingen en andere belanghebbenden) zo vroeg, duidelijk en eerlijk mogelijk. Dit gebeurt via de DenkMee pagina over locatieprofielen en per e-mail. Betrokkenen worden gelijktijdig met de raad geïnformeerd over de voorliggende stukken. In het voorjaar vindt een informatiesessie voor organisatoren plaats, waarbij de beoogde nieuwe werkwijze met locatieprofielen en de verdelingssystematiek worden toegelicht. Dit heeft als doel om de nieuwe aspecten van de aanvraagprocedure voorspoedig te laten voorlopen. Het college zorgt voor een zo eenvoudig mogelijk aanvraagproces voor de vergunningen, toegankelijk via de website.

Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is van toepassing.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming: - Beleidsnota ‘Locatiebeleid Evenementen' - Besluit tot wijziging van de Algemene plaatselijke verordening Utrecht 2010, locatieprofielen evenementen Bijlagen informatief: - Raadsbrief locatiebeleid en locatieprofielen evenementen; - Toelichting bij ‘Besluit tot wijziging van de Algemene plaatselijke verordening Utrecht 2010, locatieprofielen evenementen’; - Was/wordt lijst en artikelsgewijze toelichting APV; - CONCEPT Nadere regel evenementen.

11