Raadsvoorstel Intrekking Verordening op de elektronische bekendmaking en kader Regelgevingsbeleid.docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Intrekking Verordening op de elektronische bekendmaking en kader Regelgevingsbeleid; aanwijzing locatie wettelijk voorgeschreven terinzageleggingen Beleidsveld: Organisatieonderdeel: Opsteller: Kenmerk: Vergaderdatum raad: Geheim:

Juridische Zaken Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Elien Vugts/Renate Gerritse 8682810 Volgt nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De Verordening op de elektronische bekendmaking in te trekken. 2. Het stadskantoor aan te wijzen als locatie waar wettelijk voorgeschreven terinzageleggingen van stukken van de gemeenteraad, fysiek ter inzage worden gelegd. 3. Het kader Regelgevingsbeleid en juridisch kwaliteitskader verordeningen, incl. de Utrechtse aanwijzingen voor de regelgeving (BGS 03.9366, 2003, nr. 282) in te trekken.

Burgemeester en wethouder van Utrecht,

De secretaris

De burgemeester,

Samenvatting De Verordening op de elektronische bekendmaking is deels overbodig door de Wet elektronische publicaties en daarnaast deels achterhaald. Daarom wordt voorgesteld de verordening in te trekken en het stadskantoor aan te wijzen als locatie voor fysieke terinzagelegging van raadsstukken. Daarnaast wordt voorgesteld het kader Regelgevingsbeleid en juridisch kwaliteitskader verordeningen in te trekken omdat dit kader verouderd is en de kwaliteit van Utrechtse regelingen inmiddels op andere wijze is geborgd.

Context Aanleiding Op 1 juli 2021 wordt de Wet elektronische publicaties van kracht. Deze wet verplicht overheidsorganen de wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van besluiten te doen in het officiële elektronische publicatieblad van de gemeente (het digitale gemeenteblad), te raadplegen via www.officielebekendmakingen.nl. Digitale toegankelijkheid wordt de norm, per 1 juli 2022 moeten daarom ook de terinzageleggingen digitaal gaan plaatsvinden. Daarnaast blijft fysieke terinzagelegging verplicht, bijvoorbeeld voor mensen die minder digitaal vaardig zijn. Door de nieuwe wet wordt de huidige Verordening op de elektronische bekendmaking grotendeels overbodig. Daarom wordt voorgesteld de verordening in te trekken. Juridische context Gemeenten waren al verplicht algemeen verbindende voorschriften bekend te maken in het digitale gemeenteblad. Elektronische publicatie van andere besluiten (zoals beleidsregels, kennisgevingen van verleende omgevingsvergunningen) was tot nu toe niet verplicht, maar het kon wel als een gemeente dat in een verordening had vastgelegd. De gemeenteraad heeft in 2013 de Verordening op de elektronische bekendmaking vastgesteld en publiceert sindsdien digitaal. Daarmee is de publicatie van gemeentebesluiten in huis-aan-huisbladen, Gemeenteberichten en het fysieke Gemeenteblad beëindigd.

Door de Wet elektronische publicaties vervalt deze verordening grotendeels van rechtswege, omdat die wet in dezelfde materie voorziet. Er zou echter discussie kunnen ontstaan over de geldigheid van de verordening voor onderdelen die niet in die wet geregeld zijn, met name de aanwijzing van locaties voor terinzagelegging. De in de verordening aangewezen locaties zijn niet actueel meer en een verordening die maar voor een deel geldt, is niet wenselijk. Daarom zijn intrekking van de verordening en aanwijzing van een locatie voor fysieke terinzagelegging nodig. Publicaties van ruimtelijke plannen konden nog niet onder de werking van deze verordening worden gebracht, daarvoor was een wetswijziging nodig. Deze publicaties vinden (naast bekendmakingen op www.ruimtelijkeplannen.nl) tot op heden nog plaats via de plaatselijke krant en vormen daarmee dus een uitzondering. Met de inwerkingtreding van de nieuwe wet moeten ook deze publicaties digitaal gaan plaatsvinden. Ons college heeft daarom in mei jl. besloten kennisgevingen van bekendmakingen van ruimtelijke plannen vanaf 1 juli 2021 niet meer te publiceren in de plaatselijke kranten Het Stadsblad en De Brug en het stadskantoor aan te wijzen als locatie waar de wettelijk voorgeschreven collegestukken fysiek ter inzage liggen.

Het beleid rondom wijkberichten blijft overigens ongewijzigd; bij ontwikkelingen met enige impact voor een wijk worden bewoners actief geïnformeerd via een wijkbericht. Nu er een raadsbesluit nodig is over intrekking van de verordening, ligt het voor de hand dat de raad ook een besluit neemt over een aan de Wet elektronische publicaties en het project Verbetering Utrechtse regelingen gelieerd onderwerp. Het betreft hier de intrekking van het op 4 december 2003 door de raad vastgestelde kader Regelgevingsbeleid en juridisch kwaliteitskader verordeningen, incl. de Utrechtse aanwijzingen voor de regelgeving (BGS 03.9366, 2003, nr. 282). Dit kader is sterk verouderd, en de hierin geformuleerde inhoudelijke eisen aan verordeningen en beleidsregels komen bovendien terug in de VNG-publicatie 100 ideeën voor de gemeentelijke regelgever, dat door de meeste gemeenten, ook de gemeente Utrecht, wordt gebruikt. In een beschrijving van het regelgevingsproces bij de gemeente Utrecht wordt het gebruik van deze VNG-publicatie, VNGmodelverordeningen en geactualiseerde formats aanbevolen. Deze procesbeschrijving kan makkelijker aangepast worden aan nieuwe ontwikkelingen dan een raadskader. Het raadskader kan dus worden ingetrokken.

2

De Wet elektronische publicaties brengt meer verplichtingen voor de gemeente met zich mee dan de huidige Verordening op de elektronische bekendmaking. De meeste verplichtingen moeten vóór 1 juli 2021 geïmplementeerd zijn in de organisatie. In een afzonderlijke raadsbrief, die tegelijk met dit voorstel aan uw raad is voorgelegd, geven wij een informatief overzicht van de belangrijkste gevolgen van de inwerkingtreding van de wet. Met deze brief wordt ook invulling gegeven aan de toezegging 20/t390 om de raad te informeren over de Bekendmakingswet en het project Verbetering Utrechtse regelingen. Beoogd effect Met deze intrekking en aanwijzing wordt voldaan aan de Wet elektronische publicaties en kunnen inwoners, ondernemers en organisaties alle officiële publicaties makkelijker vinden en (kosteloos) raadplegen. De fysieke terinzagelegging sluit beter aan bij de praktijk en bij het opstellen van regelingen kan sneller ingespeeld worden op nieuwe ontwikkelingen. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad - 29 oktober 2020: Toezegging informatie over de Bekendmakingswet en de voortgang van het project “Verbetering Utrechtse regelingen” (20/T390) in cie.

Mens en Samenleving - 10 januari 2013: Raadsbesluit tot vaststelling Verordening op de elektronische bekendmaking - 18 november 2003: Raasvoorstel en raadsbesluit regelgevingsbeleid en juridisch kwaliteitskader verordeningen, incl. de Utrechtse aanwijzingen voor de regelgeving (BGS 03.9366, 2003, nr. 282)

Beslispunt 1

De Verordening op de elektronische bekendmaking in te trekken.

Argumenten 1.1

Een gemeentelijke verordening is niet meer nodig Een gemeentelijke verordening is niet meer nodig, nu de Wet elektronische publicaties een volledige regeling geeft van de wijze van publiceren van de wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht. Ook voor aanwijzing van een terinzageleggingslocatie is geen verordening nodig. Dit kan met een aanwijzingsbesluit.

1.2

Intrekking zorgt voor duidelijkheid Als de verordening niet wordt ingetrokken, kan er onduidelijkheid ontstaan of de verordening (gedeeltelijk) blijft gelden naast onderwerpen die niet in de Wet elektronische publicaties zijn geregeld, zoals de locaties voor terinzagelegging.

Kanttekeningen/Risico’s 1.1

Niet iedereen is digitaal vaardig Vanaf 1 juli worden bepaalde kennisgevingen niet meer in huis-aan-huisbladen gepubliceerd maar digitaal. Niet iedereen is echter digitaal vaardig. De gemeente zal daarom op verzoek kosteloos inzage verlenen in de publicaties en tegen kostprijs een papieren afschrift verstrekken van het gemeenteblad, bijlagen of ter inzage gelegde stukken. Hierdoor kunnen ook minder digitaal vaardige inwoners kennisnemen van officiële besluiten van de gemeente. Daarnaast is het altijd mogelijk om een concrete oplossing te zoeken als dit voor iemand toch tot problemen leidt. Het beleid rondom wijkberichten blijft overigens ongewijzigd; bij ontwikkelingen met enige impact voor een wijk worden bewoners actief geïnformeerd via een wijkbericht.

Beslispunt 2

Het stadskantoor aan te wijzen als locatie waar wettelijk voorgeschreven terinzageleggingen van stukken van de gemeenteraad, fysiek ter inzage worden gelegd. 3

Argumenten 2.1

Eén locatie voor fysieke terinzagelegging is naar verwachting voldoende Wij verwachten dat door de digitale terinzagelegging de behoefte aan het fysiek inzien van stukken flink daalt. Daarom kan het aantal locaties worden beperkt. Mocht de aanloop toch groter blijken dan verwacht, dan kan altijd alsnog uitgebreid worden naar enkele wijkbureaus. Dit brengt uiteraard wel kosten met zich mee.

2.2

Het stadskantoor leent zich goed voor deze functie Terinzagelegging op het stadskantoor is al de huidige werkwijze bij ruimtelijke plannen en werkt in de praktijk goed. Op het stadskantoor kan iedereen die dat wil, bij het servicepunt de gemeentelijke publicaties via een computer raadplegen en waar nodig zal er ondersteuning zijn.

2.3

De huidige locaties zijn deels niet meer in gebruik De locaties die nu in de Verordening op de elektronische bekendmaking zijn aangewezen (kantoor van gebouw 2 aan het Rachmaninoffplantsoen 61, de wijkbureaus en de gemeentelijke bibliotheken) zijn deels niet meer in gebruik bij de gemeente.

2.4

Andere locaties zijn niet voor deze taak toegerust Voor zover deze en andere locaties wél bij de gemeente in gebruik zijn (bijvoorbeeld de locatie Vleuten) zijn die niet toegerust voor deze taak. Er zijn geen voorzieningen aanwezig, zoals een stand alone computer en een geschikte ruimte om die neer te zetten. Die zijn er wél op het stadskantoor. Bovendien betekent het bieden van ondersteuning zonder voorafgaande afspraak dat ook hier altijd bezetting zou moeten zijn.

Kanttekeningen/Risico’s

2.1

Digitale terinzagelegging vereist technische aanpassingen Om de digitale terinzagelegging voor alle overheidsberichten mogelijk te maken, bereidt de landelijke overheid een voorziening voor. Er bestaat een kans dat het ontwikkelen van deze voorziening vertraging oploopt waardoor digitale terinzagelegging op een later moment dan 1 juli 2022 verplicht wordt.

Beslispunt 3

Het kader Regelgevingsbeleid en juridisch kwaliteitskader verordeningen, incl. de Utrechtse aanwijzingen voor de regelgeving (BGS 03.9366, 2003, nr. 282) in te trekken.

Argumenten 3.1

Dit kader is deels achterhaald en niet meer actueel. Dit kader is in 2003 vastgesteld, maar is inmiddels deels achterhaald, onder meer door de toegenomen digitalisering en de daarmee samenhangende wijze van publiceren. Bovendien kloppen de standaarddocumenten en verwijzingen in het kader niet meer. De geformuleerde inhoudelijke eisen aan verordeningen en beleidsregels komen terug in de VNG-publicatie 100 Ideeën voor de gemeentelijke regelgever (van prof. mr. Willem Konijnenbelt), waarmee bij de gemeente Utrecht wordt gewerkt. Ook wordt bij het opstellen van verordeningen waar mogelijk aangesloten bij VNG-modelverordeningen. Daarom is dit gemeentelijke kader niet langer nodig. Er komt een interne beschrijving van het regelgevingsproces, waarin het gebruik van dergelijke documenten en bepaalde formats wordt aangemoedigd. Met deze procesbeschrijving kan – anders dan bij een raadsbesluit – sneller en flexibeler ingespeeld worden op nieuwe ontwikkelingen. 4

Kanttekeningen/Risico’s 3.1

De raad kan hiermee minder vooraf sturen De raad stuurt de kwaliteit van de Utrechtse regelingen niet langer via een vooraf vastgesteld kader. Door het gebruik van de 100 ideeën voor de gemeentelijke regelgever en de VNG-modellen blijven de verordeningen (en de beleidsregels) echter wel voldoen aan het gewenste kwaliteitsniveau. Bovendien stelt de raad de verordeningen vast en houdt op die manier invloed op de kwaliteit en de inhoud van de Utrechtse regelingen.

Financiën De kosten van de huidige papieren publicaties bedragen circa € 50.000,-- per jaar. Door niet meer in de krant te publiceren zal de gemeente deze kosten besparen. De gemeente is al aangesloten op de verplicht te gebruiken applicatie (DROP), dit brengt geen extra kosten met zich mee.

Vervolg De Wet elektronisch publicaties heeft betrekking op de wijze van publiceren van overheidsbesluiten. Naast deze wet zijn er nog enkele andere wetten in voorbereiding die de digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie moeten verbeteren: de Wet digitale overheid, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, de Wet open overheid en het Digitaal stelstel Omgevingswet. Deze wetten zullen op een nog nader te bepalen tijdstip in werking treden.

Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden over dit voorstel.

Communicatie Vanaf 1 juni 2021 wordt in de plaatselijke kranten, Het Stadsblad en De Brug, vermeld dat kennisgevingen over ruimtelijke plannen vanaf 1 juli 2021 niet meer plaatsvindt in die krant maar uitsluitend op www.overheid.nl en ruimtelijkeplannen.nl. Dit bericht komt ook op de website. Daarnaast melden we in de plaatselijke kranten, via wijkcommunicatie en social media, dat inwoners zich ook kunnen abonneren op www.overuwbuurt.overheid.nl. Via deze website kan een inwoner zich inschrijven om via een emailservice of een app gericht informatie te krijgen over besluiten die direct invloed hebben op de omgeving, zoals vergunningen, plannen en plaatselijke regelgeving. Daarbij kan een inwoner zelf instellen welke berichten hij wil ontvangen.

Gedeeltelijk referendabel Door inwerkingtreding van de Wet elektronische publicatie vervalt een groot deel van de Verordening op de elektronische bekendmaking van rechtswege. De referendumverordening is voor dat deel niet van toepassing (artikel 3 lid 2 onder k Verordening tot raadgevend referendum gemeente Utrecht). De volgende onderdelen zijn wél referendabel: - aanwijzen van het stadskantoor als locatie waar de stukken van wettelijk voorgeschreven terinzageleggingen van de gemeenteraad, fysiek ter inzage worden gelegd - besluit tot intrekking van het kader Regelgevingsbeleid en juridisch kwaliteitskader verordeningen.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming: - Ontwerp-intrekkingsbesluit Bijlagen informatief: - Regelgevingsbeleid en juridisch kwaliteitskader verordeningen, incl. de Utrechtse aanwijzingen voor de regelgeving, raadsvoorstel van 18 november 2003 en raadsbesluit van 4 december 2003, BGS 03.9366,2003, nr. 282.

5