Raadsvoorstel Gunning externe accountant
Tekst van het document
Voorstel aan de gemeenteraad
Gunning aanbesteding externe accountant vanaf boekjaar 2025 Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim
Adviescommissie Controle & Financien 30139028 20 februari 2025 Nee Nee
Het dagelijks bestuur van de raad stelt de raad voor te besluiten: 1. De aanbesteding van de controlewerkzaamheden van de jaarrekening voor de boekjaren 2025 t/m 2027 (met optie tot verlenging voor 3 keer 2 jaar) te gunnen en de overeenkomst hiervoor aan te gaan met inschrijver B (Deloitte accountants B.V). 2. De adviescommissie Controle en Financiën te belasten met de uitvoering van de overeenkomst. 3. De vaststelling van de jaarlijkse opdrachtbevestiging te mandateren aan de griffier voor de duur van deze overeenkomst.
Het dagelijks bestuur van de raad, De griffier, Miguel Israel
De voorzitter, Sharon A.M. Dijksma
Context Op grond van artikel 3, lid 2 onder a van de 'Verordening op de adviescommissie Controle en Financiën” adviseert de adviescommissie de raad over de opdrachtverlening aan de accountant. Naast de wettelijk verplichte controle, kunnen dit ook bijzondere controleopdrachten zijn. Op grond van artikel 4, lid 1 van voornoemde verordening is de adviescommissie het contactorgaan van de accountant. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad 29 februari 2024 Raadsvoorstel verlenging externe accountant 2024 e.v. 10 oktober 2024 Raadsbrief Aanbesteding externe accountant
-
Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1.
De aanbesteding van de controlewerkzaamheden van de jaarrekening voor de boekjaren 2025 t/m 2027 (met optie tot verlenging voor 3 keer 2 jaar) te gunnen en de overeenkomst hiervoor aan te gaan met inschrijver B (Deloitte accountants B.V).
Argumenten 1. De Raad is het bevoegde orgaan voor het aangaan van de overeenkomst. Deze opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Dit betekent dat, na toetsing aan de geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden, de kwaliteit van de inschrijving door de beoordelingscommissie is beoordeeld en de prijs conform de gestelde beoordelingsmethodiek is meegewogen. In de beoordelingscommissie namen zitting: een vertegenwoordiging van de adviescommissie (4 leden), de directeur F&I, de afdeling concerncontrol, de manager concernaudit en de commissiegriffier, ondersteund door de inkoopadviseur. Twee kantoren hebben een inschrijving gedaan. Na de toets op de geldigheid van deze inschrijvingen, heeft de beoordelingscommissie punten toegekend op verschillende gunningscriteria. Zoals uiteengezet in de eerdere raadsbrief zijn de volgende gunningscriteria opgenomen in de aanbesteding: Gunningscriterium
Weging
Plan van aanpak
30%
Digitalisering concernaudit
en
samenwerking
20%
Invulling van de adviesfunctie
30%
Prijs
30%
Kanttekeningen/Risico’s 1. -
Beslispunt 2.
De adviescommissie Controle en Financiën te belasten met de uitvoering van deze overeenkomst.
Argumenten 2. Conform artikel 4 lid 1 van de ‘Verordening op de adviescommissie Controle & Financiën’ is de adviescommissie belast met de uitvoering van de door de raad verleende opdracht en verzorgt het periodieke afstemmingsoverleg met de accountant. Ten aanzien van de accountant heeft de adviescommissie in ieder geval de volgende taken: • • • •
Zij voert overleg met de accountant over het jaarlijkse auditplan van de accountant, dat door de accountant is opgesteld naar aanleiding van de opdracht van de raad voor de accountantscontrole; Zij voert overleg met de accountant over de voortgang van de controlewerkzaamheden zoals vastgelegd in het auditplan van de accountant. Zij voert tweemaal per jaar overleg met de accountant over de (tussentijdse) bevindingen van de accountant. Zij bespreekt indien gewenst de jaarlijkse opdrachtbevestiging van de accountant.
Kanttekeningen/Risico’s 2. -
Beslispunt 3.
De vaststelling van de jaarlijkse opdrachtbevestiging te mandateren aan de griffier voor de duur van deze overeenkomst.
Argumenten 3. Jaarlijks werkt de accountant afspraken voor het specifieke boekjaar uit in een opdrachtbevestiging die met de adviescommissie wordt afgestemd en (bij positief advies van de adviescommissie) door de griffier wordt ondertekend. Omdat de opdrachtbevestiging een jaarlijkse formele bevestiging is stellen wij deze werkwijze voor. Indien de opdrachtbevestiging in enig jaar afwijkt van de overeenkomst dan is vaststelling door de raad nodig.
Kanttekeningen/Risico’s 3. -
Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties voor de begroting 2025 van Raadsorganen.
Vervolg De overeenkomst wordt conform mandaatbesluit ondertekend door de griffier en daarnaast door het accountantskantoor. Eventuele verlenging van de overeenkomst wordt voorbereid door de adviescommissie Controle en Financiën en middels een raadvoorstel vastgesteld door de raad. De accountant rapporteert over haar controlebevindingen met een controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen (voorjaar). Ook rapporteert de accountant over haar interim-controle met een Boardletter (najaar). De adviescommissie benoemt in de overleggen met de accountant speerpunten, die opgenomen worden in de jaarlijkse auditplannen.
Communicatie -
Niet-Referendabel De Verordening raadgevend referendum is niet van toepassing. Het betreft een raadsvoorstel ter uitvoering van een besluit van een hoger bestuursorgaan of de wetgever waaromtrent de raad geen beleidsvrijheid heeft (artikel 1:2 lid 2 onder k Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht).