Raadsvoorstel beleidsnota Verbonden Partijen

Voorstel aan de gemeenteraad

Geactualiseerde beleidsnota verbonden partijen Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk M. Haaxman (Concern Control) 32380808 Volgt Ja Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De geactualiseerde beleidsnota verbonden partijen vast te stellen, die – kortgezegd – het college en de Raad meer houvast (kaders en richting) biedt voor de te maken afwegingen bij de oprichting, het beheer en het afstoten van een verbonden partij, met als belangrijkste punten: I. een gestructureerde (beleids)aanpak op het gebied van afweging en oprichten van een verbonden partij (standaardisering); II. helderheid over de verantwoordelijkheidsverdeling (opdrachtgever- en eigenaarsrol); III. inzicht in een risicogerichte aanpak omtrent het beheer en toezicht en IV. helderheid over de informatievoorziening aan de Raad. 2. De geactualiseerde beleidsnota verbonden partijen in werking te laten treden per 1 maart 2026 en de beleidsnota verbonden partijen 2015 per die datum in te trekken.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Een verbonden partij is een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk én financieel belang heeft. Als de gemeente zowel een financieel als bestuurlijk belang heeft in een verbonden partij, moet daarover ingevolge het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente (BBV), verantwoording worden afgelegd. De geactualiseerde beleidsnota biedt onder meer houvast (kaders en richting) voor de te maken afwegingen bij de oprichting, het beheer en het afstoten van een verbonden partij, waaronder: a) een gestructureerde (beleids)aanpak op het gebied van afweging en oprichten van een verbonden partij (standaardisering); b) helderheid over de verantwoordelijkheidsverdeling (opdrachtgever- en eigenaarsrol); c) inzicht in een risicogerichte aanpak omtrent het beheer en toezicht en d) helderheid over de informatievoorziening aan de Raad. Met deze instrumenten wordt het college en de raad effectiever in staat gesteld om afwegingen te maken en het goed gesprek te voeren rondom verbonden partijen. In dat verband wordt opgemerkt dat de beleidsnota scheiding aanbrengt tussen de rollen van opdrachtgever en eigenaar, zie hiervoor meer specifiek de beleidsrichting in de hoofstukken 4 en 7 van de beleidsnota. Voor de volledigheid wordt verwezen naar de beleidsnota verbonden partijen.

De beleidsnota verbonden partijen vervangt de beleidsnota verbonden partijen 2015 die de Raad heeft vastgesteld op 17 september 2015.

Context Aanleiding In de begrotingen voor 2025 en 2026 van de gemeente Utrecht is in de paragraaf verbonden partijen aan de Raad toegezegd dat de beleidsnota Verbonden Partijen uit 2015 wordt geactualiseerd. Met het voorleggen van de geactualiseerde beleidsnota aan de Raad wordt uitvoering gegeven aan deze toezegging. Juridische context Het vaststellen van een Nota Verbonden Partijen vormt een verdieping op de wettelijk verplichte paragraaf Verbonden Partijen in de gemeentebegroting (artikel 9, tweede lid, onderdeel f, juncto artikel 15 Besluit begroting en verantwoording). Deze Nota is daarmee een kaderstellend en richtinggevend document voor gemeenteraad en college. Beslistermijn Om de geactualiseerde beleidsnota verbonden partijen in werking te kunnen laten treden per 1 maart 2026 is een raadsbesluit vóór die datum nodig. Beoogd effect Er is een beleidskader dat de basis vormt voor het implementeren van systeemverbeteringen.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De geactualiseerde beleidsnota verbonden partijen vast te stellen, die – kortgezegd – het college en de Raad meer houvast (kaders en richting) biedt voor de te maken afwegingen bij de oprichting, het beheer en het afstoten van een verbonden partij, met als belangrijkste punten: I. een gestructureerde (beleids)aanpak op het gebied van afweging en oprichten van een verbonden partij (standaardisering); II. helderheid over de verantwoordelijkheidsverdeling (opdrachtgever- en eigenaarsrol); III. inzicht in een risicogerichte aanpak omtrent het beheer en toezicht en IV. helderheid over de informatievoorziening aan de Raad.

Argumenten

2

1.1

De beleidsnota biedt een actueel kader De huidige beleidsnota verbonden partijen dateert uit 2015. Het is belangrijk dat beleidsnota’s worden geactualiseerd en in lijn worden gebracht met (veranderende) wet en/of regelgeving.

1.2

De beleidsnota leidt op verschillende onderdelen tot standaardisering en meer helderheid ten opzichte van de beleidsnota uit 2015 De geactualiseerde beleidsnota biedt onder meer: a) een gestructureerde (beleids)aanpak op het gebied van afweging en oprichten van een verbonden partij (standaardisering), b) helderheid over de verantwoordelijkheidsverdeling (opdrachtgever- en eigenaarsrol), c)inzicht in een risicogerichte aanpak omtrent het beheer en toezicht en d) helderheid over de informatievoorziening aan de Raad. Met deze instrumenten wordt het college en de raad effectiever in staat gesteld om afwegingen te maken en het goed gesprek te voeren rondom verbonden partijen. In dat verband wordt opgemerkt dat de beleidsnota scheiding aanbrengt tussen de rollen van opdrachtgever en eigenaar, zie hiervoor meer specifiek de beleidsrichting in de hoofdstukken 4 en 7 van de beleidsnota.

1.3

De beleidsnota biedt de basis om gerichte systeemverbeteringen te implementeren. In het kader van de professionalisering van de governance (sturing, beheer en toezicht) worden systeemverbeteringen binnen de interne organisatie geïmplementeerd, zoals het koersen op gerichte systeemverbeteringen. Dit betekent dat wat goed gaat blijven we continueren en wat minder goed gaat wordt binnen het systeem verbetert en/of versterkt, zoals het verbeteren van de financiële grip op verbonden partijen. Naast verbetering van de financiële grip op verbonden partijen dient de beleidsnota op onderdelen te leiden tot verbetering van de beleids- en control activiteiten, zoals een risicogerichte aanpak waarbij het functioneren van de verbonden partijen effectiever wordt gemonitord. Daarbij wordt de fitheid van de verbonden partij gemonitord aan de hand van meerdere thema’s, bijvoorbeeld op de thema's; a) opdracht, taak en resultaten, b) financiën, c) producten en dienstverlening, d) IV/ICT, etc.

1.4

De beleidsnota leidt op onderdelen tot verbeteringen in de interne organisatie De systeemverbeteringen zien met name op de volgende onderdelen: I. Verbetering positionering eigenaarsrol (wethouder Financiën) o Toegevoegde waarde: Het gemeentelijke financiële belang effectiever waarborgen (checks and balances). II. Verbetering van de eigenaarsadvisering o Toegevoegde waarde: slimme en effectieve ambtelijke ondersteuning en advisering, waarbij wordt ingezet op integrale advisering III. Inrichting proces van periodieke evaluaties. o Toegevoegde waarde: waarborgen van het Utrechts publiek belang. Voor de verbetering van de eigenaarsadvisering is het belangrijk dat de control functies effectief en efficiënt zijn ingeregeld en dat de control functies tevens activiteiten verrichten in het kader van het eigenaarsbelang, zoals vanuit een gemeentebrede en kritische blik adviseren over (financiële) risico’s (risicomanagement).

Beslispunt 2

De geactualiseerde beleidsnota verbonden partijen in werking te laten treden per 1 maart 2026 en de beleidsnota verbonden partijen 2015 per die datum in te trekken.

Argumenten

3

2.1

Met een inwerkingtreding op 1 maart vindt dit plaats vóór de gemeenteraadsverkiezingen 2026 De geactualiseerde beleidsnota biedt de nieuwe Raad en het college handvatten om de Utrechtse verbonden partijen effectief te verdelen over de (beleids)portefeuilles om de belangen van opdrachtgever (vakinhoudelijke wethouder) en eigenaar (wethouder Financiën) en de checks en balances optimaal te borgen.

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties voor de gemeente.

Vervolg Na vaststelling van beleidsnota verbonden partijen wordt uitvoering gegeven aan de implementatie, zoals het doorvoeren van de benodigde systeemverbeteringen binnen de interne organisatie. De bedoeling is dat voor de nieuwe collegeperiode (na de gemeenteraadsverkiezingen 2026) de systeemverbeteringen zijn geïmplementeerd en uitvoering kan worden gegeven worden gegeven aan de (nieuwe) beleidsnota verbonden partijen.

Samen stad maken (voorheen: Participatie) Er heeft geen participatie met inwoners, bedrijven en instellingen plaats gevonden, omdat de nota met name de handelwijze van de gemeente betreft.

Communicatie Niet van toepassing. Dit betreft een actualisering van het beleid van Utrecht. Deze aanpassingen hebben geen effect voor inwoners, bedrijven en instellingen.

(Niet)Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is van toepassing.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Beleidsnota verbonden partijen Bijlagen informatief -

4