Raadsvoorstel Beleidsnota bibliotheek 2024- 2034

Voorstel aan de gemeenteraad

Beleidsnota bibliotheek 2024- 2034 Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Onderwijs Maatschappelijke Ontwikkeling Barbara Wijsen en Ruth ten Hove 12158617 Volgt Ja Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De beleidsnota bibliotheek 2024 – 2034 vast te stellen als kaderstellend en richtinggevend met als belangrijkste doelstellingen: • Een bibliotheek van de wijk; • Optimaal bereik in de stad; • Toegankelijkheid als uitgangspunt voor gelijke kansen voor alle Utrechters; • Een toekomstgerichte en vooruitstrevende maatschappelijke voorziening; • Versterken en vergroten van samenwerking.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting De beleidsnota bibliotheek 2024 – 2034 biedt de gemeente een inhoudelijk sturingskader en monitoringsinstrument voor de gesubsidieerde activiteiten van Bibliotheek Utrecht. De nota biedt de bibliotheek een richtinggevend en transparant meerjarenbeleids- en handelingsperspectief om uitvoering te geven aan de subsidie activiteiten tot 2034 en tot een optimale maatschappelijke rolvervulling te komen. Tenslotte kunnen in het geval van financiële knelpunten en/of begrote tekorten eventuele noodzakelijke keuzes en besluiten beter onderbouwd worden gemaakt.

Context Aanleiding Eind 2021 heeft de Bibliotheek Utrecht kenbaar gemaakt een structureel tekort te voorzien. Het tekort is inmiddels teruggelopen als gevolg van ingrepen vanuit de gemeente en de bibliotheek. Op 20 april 2023 is in de commissie VOWE het EY-rapport Financieel Onderzoek stichting Bibliotheek Utrecht besproken. Eén van de aanbevelingen in het rapport is dat zowel vanuit het perspectief van de gemeente als de bibliotheek behoefte bestaat aan meer inhoudelijke kaders ten behoeve van de bibliotheek. Voorliggende beleidsnota heeft als doel hierin te voorzien door de sturing op de bibliotheek te verstevigen en de transparantie in de samenwerking te verbeteren. De nota verschaft een kader waarbinnen door de bibliotheek uitvoering kan worden gegeven aan de subsidie activiteiten. Dit is vanwege de toekomstige zorgplicht en de geconstateerde behoeften van de bibliotheek en de gemeente om te voorzien in meer duidelijkheid en helderheid in rollen en kaders. Jaarlijks ontvangt de bibliotheek een subsidiebedrag van de gemeente Utrecht voor het uitvoeren van haar activiteiten. Het exploitatierisico van het subsidiebedrag ligt bij de bibliotheek. Hiertegenover staat dat de bibliotheek vrij is in de wijze van exploitatie van het subsidiebedrag. Wel dient de bibliotheek te werken vanuit de door de raad vastgestelde kaders.

De vorige visie liep tot 2019, met de voorliggende beleidsnota starten we een nieuwe periode om aan de positie van de bibliotheek als belangrijke en toekomstbestendige voorziening voor de stad Utrecht de komende tien jaar richting en sturing te geven. Het is een middel om de bibliotheek handvatten te geven voor de lange termijn, om tot verwezenlijking van de beschreven ambities te komen voor 2034. De beleidsnota past in het Sturen & Verantwoorden raamwerk van De Utrechtse Standaard. De bijzondere positie van de bibliotheek rechtvaardigt een specifieke vertaling van het gemeentebeleid in een beleidsnota. De beleidsnota schetst ambities, doelstellingen en resultaten voor de komende 10 jaar. Het onderdeel governance wordt gezien de uitvoerende component als informatief onderdeel in de vorm van samenwerkingsafspraken separaat bijgevoegd. Juridische context Op grond van artikel 6 van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen draagt het gemeentebestuur medeverantwoordelijkheid voor een netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen. Bij de uitoefening van die verantwoordelijkheid moet onder meer rekenschap worden gegeven van de gemiddelde afstand tussen de lokale bibliotheekvoorziening en de inwoners van de financierende gemeente.

Ook moet op grond van het artikel worden bevorderd dat een gesubsidieerde of in stand gehouden openbare bibliotheekvoorziening voldoet aan de verplichtingen uit de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen. Het Rijk is voornemens om per 2027 een zorgplicht in de wet op te nemen voor gemeenten om voor voldoende en volwaardige bibliotheken te zorgen De Stichting Bibliotheek Utrecht ontvangt voor haar activiteiten een subsidie die een grondslag heeft in de gemeentelijke begroting, conform artikel 4:23, eerste en derde lid, aanhef en onderdeel c, van de Algemene wet bestuursrecht. De begroting wordt op grond van artikel 189 van de Gemeentewet door de gemeenteraad vastgesteld. Artikel 2 van de Algemene Subsidieverordening van de gemeente Utrecht regelt dat deze verordening op de subsidieverlening van toepassing verklaard kan worden. De gemeenteraad heeft op grond van artikel 108, eerste lid, van de Gemeentewet de bevoegdheid tot regeling en bestuur inzake de huishouding van de gemeente, waartoe ook de beleidsnota op de bibliotheek en de subsidie begrepen moet worden. Deze beleidsnota geeft aan de Bibliotheek Utrecht inhoudelijke handvatten bij het aanvragen van de subsidie en aan het college van burgemeester en wethouders bij de beschikking en vaststelling daarvan.

2

Financiële context Bij de verzelfstandiging in 2012 zijn destijds afspraken gemaakt over onder meer het eigen vermogen, de overdracht van (huur)contracten, subsidiesuppletie en het terugbetalen van verstrekte geldleningen. In deze afspraken is een meerjarenbegroting tot 2032 bijgevoegd waarin de kosten voor de verzelfstandiging worden terugbetaald uit de exploitatie verrekend over een periode van 20 jaar (2012 – 2032). Dit is echter geen absolute waarborg voor de subsidie. Wel heeft het college van B&W in een collegebesluit van 18 september 2012 besloten om met de stichting de Bibliotheek Utrecht een meerjarige subsidierelatie aan te gaan (onder voorbehoud van het budgetrecht van de raad en de jaarlijkse instemming van de raad met de subsidiestaat). Beslistermijn Er is een dringende behoefte van de bibliotheek aan duidelijkheid en daarmee meerjarige beleidszekerheid. Bovendien is in ieder geval besluitvorming voor de nieuwe subsidiecyclus nodig. De nieuwe subsidieaanvraag van de bibliotheek moet voor 1 oktober binnen zijn, daarvoor moet de beleidsnota vastgesteld zijn door de raad. Beoogd effect In de komende tien jaar realiseert de gemeente door subsidiering van de bibliotheek de geformuleerde doelstellingen t.a.v. het bevorderen van lees- en taalvaardigheid, digitale vaardigheden en (democratisch) burgerschap.

De bibliotheek is een toegankelijke plek voor alle inwoners, daarbij is extra aandacht en focus voor groepen die de bibliotheek nog niet optimaal weten te vinden. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad: - Raadsbrief voortgangsbrief bibliotheek (5/07/2022) - Raadsbrief aanbieden rapporten met betrekking tot bibliotheek Utrecht - Raadsbrief voortgangsbrief bibliotheek (23/06/2023) - Raadsbrief update SPUK aanvraag lokale bibliotheekvoorziening en locatie Waterwin - Visie Sociale Basis - Koersdocument – Leefbare stad en maatschappelijke voorzieningen (utrecht.nl) - Ruimtelijke Strategie Utrecht 2040 | Gemeente Utrecht - Omgevingsvisie - Uitvoeringsprogramma ‘Utrecht zijn we samen 2.0’ - Actieprogramma ‘Samen Stad Maken’

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De beleidsnota bibliotheek 2024 – 2034 vast te stellen als kaderstellend en richtinggevend document met als belangrijkste doelstellingen: • Een bibliotheek van de wijk; • Optimaal bereik in de stad; • Toegankelijkheid als uitgangspunt voor gelijke kansen voor alle Utrechters; • Een toekomstgerichte en vooruitstrevende maatschappelijke voorziening; • Versterken en vergroten van samenwerking.

Argumenten 1.1

De doelstellingen uit deze beleidsnota geven invulling aan verschillend gemeentelijk beleid. De beleidsnota voorziet in een samenhangend en overkoepelend beleidskader voor de bibliotheek. Het volgende gemeentelijk beleid heeft als input gediend voor de ambities, doelstellingen en resultaten die hangen onder voorliggende beleidsnota: • De visie sociale basis; • Koersdocument leefbare stad en maatschappelijke voorzieningen; • De RSU; • Uitvoeringsprogramma Utrecht zijn we samen 2.0; • Actieprogramma Samen Stad Maken.

3

1.2

De beleidsnota geeft een inhoudelijke grondslag voor de gemeentelijke sturing ten aanzien van de te subsidiëren activiteiten van de Bibliotheek Utrecht. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het goedkeuren van het subsidiebedrag op de programmabegroting voor de Bibliotheek. Met deze richtinggevende beleidsnota 2024 – 2034 wordt de inhoudelijke sturing ten aanzien van de te subsidiëren activiteiten steviger, duidelijker en duurzamer gekaderd en krijgt de financiering een faciliterende functie ten opzichte van de inhoudelijke activiteiten.

1.3

De beleidsnota voorziet de Bibliotheek Utrecht van de zekerheid en houvast van een meerjarig beleidsperspectief. Bibliotheek Utrecht heeft als zelfstandige stichting behoefte aan een richtinggevend en transparant meerjaren beleids- en handelingsperspectief. De beleidsnota verschaft een kader waarbinnen door de bibliotheek uitvoering kan worden gegeven aan de subsidie activiteiten tot 2034 om zo tot een optimale maatschappelijke rolvervulling te kunnen komen.

1.4

De beleidsnota voorziet in een duidelijk kader en monitoringsinstrument, wat in het geval van mogelijke taakstellingen of bezuinigingen dit meer gefundeerde keuzes mogelijk maakt. De in de beleidsnota opgenomen indicatoren geven een handzaam instrument om de voortgang van activiteiten alsmede de impact te volgen en waar nodig bij te stellen. Dit is van belang om structureel de vinger aan de pols te houden. Daarnaast kunnen in het geval van financiële knelpunten en/of begrote tekorten eventuele noodzakelijke keuzes en besluiten beter onderbouwd worden gemaakt.

1.5

De raad is toegezegd dat de beleidsnota bibliotheek zo snel mogelijk wordt aangeboden, uiterlijk in Q2. In de raadsbrief van 1 november 2023 is toegezegd dat de raad de nieuwe beleidsnota in Q2 kan verwachten. Wanneer bezuinigd moet worden vraagt dit een voorbehoud voor in ieder geval de streefresultaten die zijn geformuleerd in de beleidsnota. In de beleidsnota maken we een scherp onderscheid in basis- en streefresultaten die we formuleren voor de bibliotheek. Afhankelijk van de mate van bezuinigingen vraagt dit mogelijk ook een versobering op de basisresultaten. We gaan in de nota uit van de financiële speelruimte zoals genoemd in de begroting en voorzien in bovengenoemd voorbehoud bij eventuele wijzigingen van dit financiële kader. Kanttekeningen/Risico’s 1.1 Voor een aantal streefresultaten vereist realisatie extra financiële middelen. Dit betreft versterking de Bibliotheek op school (dBoS) en deelname aan Multifunctionele Accommodaties (MFA’s). De huidige financiële situatie voorziet nu niet in extra middelen. Over duurzame financiering van de Bibliotheek op School vinden landelijke gesprekken plaats en zijn we in afwachting van Rijksmiddelen. Voor de ontwikkeling van de bibliotheek in MFA’s zetten we in op de beschikbare financiële middelen voor de inrichting van dergelijke MFA’s. 1.2

Heroverweging op de begrotingssubsidie van de bibliotheek heeft invloed op de uitvoering van de beleidsnota. Aanvullende taakstellingen of bezuinigingen op de bibliotheek kunnen invloed hebben op de uitvoering van de nota. Afhankelijk van de mate van bezuinigingen vraagt dit een versobering op de streef- dan wel basisresultaten.

Financiën De Bibliotheek Utrecht ontvangt jaarlijks voor haar activiteiten een subsidiebedrag van de gemeente Utrecht voor het uitvoeren van haar activiteiten. De vaststelling van voorliggende beleidsnota heeft geen wijzigingen tot gevolg in de huidige overeengekomen subsidieafspraken (programma Kansrijk opgroeien, voorheen Programma Onderwijs) en betekent dus dat het past binnen de huidige financiële kaders (gedekt binnen de huidige beschikbare middelen, er worden geen extra financiële middelen beschikbaar gesteld).

4

Bij (dreigende) tussentijdse afwijkingen informeert het college de raad frequenter conform de actieve informatieplicht.

Vervolg In 2024 ontwikkelt de bibliotheek, binnen de kaders van de beleidsnota, een meerjarenbeleidskoers. Het meerjarenbeleid verschijnt in de loop van 2024 en wordt dan aan de raad toegezonden. Verder zal tijdens een pilotperiode worden bekeken welke indicatoren relevant en toepasbaar zijn en welke er nog ontbreken. 2024 zal worden gebruikt om de set volledig in te richten. Daarna is er een periode van twee jaar nodig om de bruikbaarheid te toetsen. In de gebruikelijke verantwoordingsdocumenten (halfjaarlijkse rapportage en eindverantwoording) zal aandacht worden besteed aan de voortgang. De eindevaluatie van de pilot, inclusief de definitieve set aan indicatoren, zal in Q2 2027 worden voorgelegd aan de raad. Daarnaast zullen er in 2024 een aantal kwalitatieve indicatoren worden ontwikkeld. De indicatoren zijn een middel voor de Bibliotheek Utrecht om haar maatschappelijke waarde beter uit te drukken en zullen worden gebruikt om de voortgang en vooral ook de impact van activiteiten te volgen en bespreken.

Participatie De beleidsnota is een resultaat van samenwerking en afstemming met de Bibliotheek Utrecht. Op verschillende momenten is besproken in hoeverre de doelstellingen binnen de gestelde kaders haalbaar zijn. Door constructieve dialoog hebben we deze doelstellingen uitgesplitst in basis- en streefresultaten. Verder heeft via de volgende vormen participatie vorm gekregen: Raadplegen • Interviews met bibliotheken uit G4, Raad van Toezicht van de Bibliotheek Utrecht, organisaties uit de stad en gemeenteambtenaren. Adviseren/raadplegen • Werksessie over samenwerkingsafspraken met juristen, gemeente en Bibliotheek Utrecht

(Niet)Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is van toepassing.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Beleidsnota bibliotheekwerk gemeente Utrecht 2024 – 2034 Bijlagen informatief - Samenwerkingsafspraken inrichting gemeente – Bibliotheek Utrecht

5