Raadsvoorstel Aanpassing ventilatie Grote Zaal TivoliVredenburg.docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Aanpassing ventilatie Grote Zaal TivoliVredenburg vanwege Covid-19 Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim

Vastgoed / Cultuur Vastgoedorganisatie Utrecht,VGU R. Monster 8842652 volgt Ja

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. Een krediet beschikbaar te stellen zoals opgenomen in bijlage ‘Investeringsraming aanpassing ventilatie Grote Zaal TivoliVredenburg voor de aanpassing van de ventilatie in de Grote Zaal van TivoliVredenburg zodat deze voldoet aan de LCI-richtlijn COVID-19 van het RIVM. 2.

Toepassing te geven aan artikel 5 lid 1 van de Verordening raadgevend referendum Utrecht 2017 en het raadsbesluit direct in werking te laten treden

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

De secretaris,

De burgemeester,

Geheimhouding Het college heeft tijdelijke geheimhouding op de bijlagen ‘Investeringsraming aanpassing ventilatie Grote Zaal TivoliVredenburg’ en ‘Technisch advies De Installatieadviseur d.d. 15 april 2021 met bijlage’ opgelegd op grond van artikel 55 lid 1, 86 lid 2 en 25 lid 2 van de Gemeentewet om redenen genoemd in artikel 10 lid 2 sub b en g van de Wob totdat de werkzaamheden voor de ventilatiemaatregelen zijn afgerond of zoveel eerder als het college de raad (gedeeltelijk) in openbaarheid kan informeren. De raad wordt separaat gevraagd deze geheimhouding op grond van artikel 25 lid 3 Gemeentewet in de eerstvolgende raadvergadering te bekrachtigen. Openbaarmaking van deze informatie kan de financiële onderhandelingspositie van de gemeente tijdens de aanbesteding en de uitvoering schaden. Tijdelijke geheimhouding is noodzakelijk ter bescherming van de economisch en financiële belangen van de gemeente Utrecht bij de aanbesteding. Het is ongewenst als derden over deze informatie beschikken als voorkennis in de aanbestedingsprocedure. Als de aanbestedingsprocedure geheel is afgerond en de ventilatiemaatregelen zijn uitgevoerd kan de geheimhouding vervallen.

Samenvatting Met voornoemd besluit kunnen de noodzakelijke aanpassingen aan de ventilatie van de Grote Zaal tijdig worden uitgevoerd rekening houdend met de verwachte programmering vanaf september. Hiermee zal de ventilatie voldoen aan de richtlijn voor COVID-19 van de Landelijke Coördinatie Infectiebestrijding van het RIVM.

Context Aanleiding Ventilatie van gebouwen krijgt veel aandacht vanwege COVID-19. In de coronabrief van 14 oktober 2020 hebben wij uw raad op hoofdlijnen geïnformeerd over het onderzoek naar en de aanpak van het vastgoed van de gemeente. Met name de gebouwen waar kwetsbare groepen zijn gehuisvest, waar grote groepen samenkomen, en waar de activiteiten niet mogen worden belemmerd door beperkingen, zijn als eerste geïnventariseerd. Het kernvastgoed van de VGU voldoet aan wet- en regelgeving. Door Corona zijn er door het RIVM aanvullende richtlijnen opgesteld rondom ventilatie in gebouwen. In deze LCI-richtlijn COVID-19 wordt uitgegaan van ventilatie op het niveau van bouwbesluit 2012. We hebben ons vastgoed geïnventariseerd en daar waar aanleiding was voor nader onderzoek (gebouwen die geen vervangingsonderhoud hebben gehad na 2012), hebben we gecontroleerd op de richtlijnen van het RIVM. Bij onderzoek lijken alle zalen van TivoliVredenburg te voldoen aan de richtlijnen, maar zijn er twijfels over de Grote Zaal. Het unieke principe van doorstroming, duurzaamheidseisen, en de functionele wensen van het programma (bijvoorbeeld klassiek of pop) zijn kritisch en vragen specifieke regeltechniek.

Als gevolg van de aanpassingen aan de installatie vanwege COVID-19 (geen recirculatie toegestaan) zijn de respectievelijke onderdelen uit balans (vocht, koude, warmte, geluid, energie) en lijken kritische grenzen (vocht, PPM) overschreden. In het najaar van 2020 is daarom een onderzoek uitgezet specifiek voor de Grote Zaal. Uit meetrapportage van adviesbureau Huygen van november 2020 blijkt dat aanpassingen in de ventilatie noodzakelijk zijn. Zonder aanpassingen zal de Grote Zaal slechts gedeeltelijk opengesteld kunnen worden, ongeveer 1/3 van de volledige zaalcapaciteit kan niet benut worden als de deuren straks weer open mogen. Dit heeft financiële consequenties. Naar aanleiding van de resultaten van het onderzoekdoor adviesbureau Huygen is begin 2021 opdracht gegeven aan Adviesbureau De Installatie Adviseureen advies ter zake de benodigde aanpassingen in de ventilatie van de Grote Zaal te geven. Een scenario waarbij slechts een beperkt deel van de Grote zaal gebruikt kan worden vinden wij onwenselijk en willen we voorkomen door de ventilatie aan te passen voordat de seizoensprogrammering vanaf september 2021 van start gaat. Bij uitvoering van de werkzaamheden tijdens het seizoen zal de zaal namelijk minimaal 6 weken volledig moeten sluiten. In de praktijk komt dit erop neer dat de werkzaamheden in de zomerperiode uitgevoerd moeten worden.

Juridische context Begin mei 2021 is de aanbestedingsprocedure opgestart onder voorbehoud van kredietvrijgave door de gemeenteraad. De gunning van de opdracht aan een geselecteerde aannemer vraagt om besluitvorming vooruitlopend op de Voorjaarsnota. Beoogd effect In een tijd waarin de culturele sector het al moeilijk heeft, willen wij voorkomen dat TivoliVredenburg niet haar maximale zaalcapaciteit kan benutten. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening Raadsbrief Update gevolgen en aanpak coronavirus in Utrechtd.d. 14 oktober 2020 met toelichting inventarisatie ventilatie gebouwen in eigendom gemeente Utrecht.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekening/Risico’s Beslispunt 1

Een krediet beschikbaar te stellen zoals opgenomen in bijlage ‘Investeringsraming aanpassing ventilatie Grote Zaal TivoliVredenburg voor de aanpassing van de ventilatie in 2

de Grote Zaal van TivoliVredenburg zodat deze voldoet aan de LCI-richtlijn COVID-19 van het RIVM. Argumenten 1.1

Aanpassing van het ventilatiesysteem van de Grote Zaal – dat afwijkt van de andere installaties in het gebouw - is noodzakelijk om de functionaliteit van de Grote Zaal te waarborgen. Vanaf maart 2020 is Stichting TivoliVredenburg ernstig getroffen door de beperkingen die als gevolg van Covid-maatregelen gelden. Er is Stichting TivoliVredenburg en gemeente alles aan gelegen om de luchtkwaliteit van de zalen op orde te hebben voor het moment dat alle coronabeperkingen worden opgeheven en het gebouw weer in zijn volle capaciteit gebruikt kan worden. Daarvoor is uitgebreid onderzoek gedaan, waarbij is vastgesteld dat vrijwel het gehele gebouw is voorzien van installaties (voor luchtbehandeling) die zorgen voor een behaaglijke en veilige omgeving. Bij de nieuwbouw is veel aandacht gegeven aan voorzieningen voor ventilatie; de basisvoorwaarden zijn voor alle zalen op orde, met uitzondering van de Grote Zaal. Bij de bouw zijn in het gehele gebouw nieuwe installaties geplaatst met uitzondering van de Grote Zaal. De installaties van de Grote Zaal wijken daardoor af van de andere installaties in het gebouw. Het specifieke – historische – karakter (technisch principe) van de installaties van de Grote Zaal is een gevoelig systeem, en leidt tot een kritische evaluatie van de prestaties.

Bij de renovatie van de Grote Zaal is destijds de logische keuze gemaakt om de zaal (architectuur, akoestiek) intact te laten. Dat leidt thans tot het inzicht dat bij een intensief programma en volle zaal op een aantal plaatsen de luchtkwaliteit als kritisch moet worden beoordeeld. Vanwege de complexiteit en gevoeligheid van het systeemontwerp zal een lokale en beperkte aanpassing niet structureel tot de gewenste verbetering leiden. Onderzoek geeft aan dat verbeteringen nodig zijn om de prestaties duurzaam te garanderen voor het gebruik.

1.2

Het is gewenst de uitvoering van aanpassingen aan de ventilatie van de Grote Zaal gedurende in de zomerperiode uit te voeren. De Covid-19 routekaart van het rijk gaat uit van een volledige opening van het maatschappelijke leven vanaf eind augustus. Vanwege de verwachte en reeds geplande programmering vanaf september en om de zaal volledig te kunnen benutten, moeten de aanpassingen in de ventilatie deze zomer worden uitgevoerd. Gezien de urgentie en de benodigde voorbereidingstijd om tot uitvoering in de zomer over te kunnen gaan willen we in mei tot opdrachtverlening en tot de uitvoeringsfase over kunnengaan. De aanbesteding is op 6 mei gestart en de gunning is onder voorbehoud van kredietvrijgave door de gemeenteraad.

1.3

Indien de aanpassingen aan de ventilatie in de Grote Zaal niet tijdig worden uitgevoerd kan de zaal als dat vanwege de afbouw van de coronamaatregelen weer mogelijk is niet volledig benut worden en leidt dit tot lagere opbrengsten en daarmee exploitatietekorten voor TivoliVredenburg. De uitvoeringstijd van de aanpassing van de ventilatie wordt geschat op minimaal zes weken. Als de uitvoering niet in de zomerperiode kan starten, zijn er twee denkbare alternatieven, die alle twee leiden tot exploitatietekorten voor TivoliVredenburg. Het eerste alternatief is de uitvoering zo snel mogelijk plaats laten vinden tijdens het concertseizoen. Dit betekent een beperkte bezetting van de Grote zaal tot aan het moment van uitvoering én algehele sluiting van de Grote zaal gedurende minimaal zes weken tijdens de uitvoering. Gelet op de reeds geplande programmering kan dit niet ingepast worden zonder annulering van programma. Volgens onze eerste inschattingen zou de financiële schade hiervan op kunnen lopen tot 800.000 euro. Daarbij is nog geen rekening gehouden met eventuele claims van artiesten. Het tweede alternatief is de uitvoering plannen in de zomer van 2022, omdat in de zomerperiode de Grote zaal weer beschikbaar komt. Er hoeft dan geen programmering geannuleerd te worden.

Dit betekent wel dat de Grote zaal een jaar lang beperkt benut kan worden, namelijk (afhankelijk van het type concert) ongeveer 1/3 minder bezetting.

3

Uitgaande van de reeds geplande programmering voor het seizoen 2021-2022 schatten wij in dat de gederfde inkomsten ruim 1,2 miljoen kunnen bedragen. Beide scenario’s achten wij alles overziend niet wenselijk. Kanttekeningen/Risico’s 1.1

Hiermee wordt vooruitgelopen op de besluitvorming over de dekking van het krediet, dat onderdeel zal vormen van de Voorjaarsnota 2021. Separate besluitvorming vooruitlopend op de Voorjaarsnota maakt een volledige integrale afweging bij de Voorjaarsnota niet mogelijk. Tijdige aanpassing van de ventilatie van de Grote Zaal vraagt nu een besluit.

Beslispunt 2

Toepassing te geven aan artikel 5 lid 1 van de Verordening raadgevend referendum Utrecht 2017 en het raadsbesluit direct in werking te laten treden.

Argumenten 2.1

Hiermee wordt het mogelijk snel opdracht te vertrekken voor aanpassing van de ventilatie en nog in de zomerperiode tot uitvoering te komen. Op grond van artikel 4 lid 2 van de Verordening raadgevend referendum treden raadsbesluiten waarover een raadgevend referendum kan worden gehouden inwerking vijf weken na de dag van bekendmaking. Hiervan kan op grond van artikel 5 lid 1 van de verordening worden afgeweken als de inwerkingtreding van het besluit geen uitstel kan lijden. Met de toepassing van dit artikel kan het college snel overgaan tot opdrachtverlening nadat de gemeenteraad het betreffende krediet beschikbaar heeft gesteld.

Financiën Voor een opgave van de kosten verwijzen wij naar de bijlage Investeringsraming aanpassing ventilatie Grote Zaal TivoliVredenburg. De onderbouwing volgt uit het technisch advies van De Installatie adviseur, d.d. 15 april 2021. De dekking van de investering zal onderdeel vormen van de Voorjaarsnota 2021.

Vervolg Nadat uw raad het krediet beschikbaar heeft gesteld zal opdracht worden gegeven aan een via aanbesteding geselecteerde partij die het werk tijdens de zomermaanden zal uitvoeren.

Participatie Het onderzoek naar de ventilatie en de benodigde aanpassingen zijn in samenspraak met TivoliVredenburg tot stand gekomen.

Communicatie Tivoli Vredenburg wordt geïnformeerd over het raadsbesluit.

Bijlage(n) Bijlagen besluitvorming - GEHEIM Investeringsraming aanpassing ventilatie Grote Zaal TivoliVredenburg Bijlagen informatief - Rapportage Quick scan TivoliVredenburg Grote Zaal, Huygen november 2020 - GEHEIM Technisch Advies De Installatieadviseur d.d. 15 april 2021 met bijlage

4