Raadsvoorstel Aanpassing Reglement van Orde en Verordening op de raadscommissies in verband met Raadsbesluit Werkdruk en Werkwijze

Voorstel aan de gemeenteraad

Aanpassing Reglement van Orde en Verordening op de raadscommissies in verband met Raadsbesluit Werkdruk en Werkwijze Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Bestuurlijke Zaken Raadsorganen Dagelijks bestuur van de raad 30708950 17 juli 2025 Nee (artikel 1:2 lid 2 onder o Verordening raadgevend referendum) Nee

Het dagelijks bestuur van de raad stelt de raad voor te besluiten: 1. Het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden gemeenteraad Utrecht (Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht) inclusief bijlage en bijbehorende toelichting vast te stellen. 2. De Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht inclusief bijlagen en bijbehorende toelichting vast te stellen.

Het dagelijks bestuur van de raad, De griffier Miguel Israel

De voorzitter Pepijn Zwanenberg

Samenvatting Op 12 juni 2025 is het raadsvoorstel werkdruk en werkwijze in de raad behandeld. Hierin wordt een door de Werkgroep Werkdruk en Werkwijze voorbereid voorstel gedaan voor de uitvoering van verschillende adviezen uit het rapport ‘Advies werkdruk & werkwijze Gemeenteraad Utrecht’. De raad heeft besloten de verschillende adviezen over te nemen. De raad heeft ook besloten het dagelijks bestuur de opdracht te geven om het raadsbesluit uit te werken in: a. Het Reglement van orde gemeenteraad Utrecht; b. De Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht; en deze verordeningen als hamerstuk aan de raad voor te leggen. Dit raadsvoorstel is ter uitvoering van laatstgenoemde opdracht aan het dagelijks bestuur.

Context Aanleiding In de raadsvergadering van 12 juni 2025 heeft de raad ingestemd met verschillende voorstellen die betrekking hebben op de wijziging van de structuur en werkwijze van de raad. Voor een aantal besluiten geldt dat deze noodzaken tot aanpassing van het Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies. De aanpassingen zijn zichtbaar weergegeven in het bijgevoegde Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies. Waar nodig zijn de wijzigingen in dit raadsvoorstel voorzien van een korte uitleg. Het betreft alleen de wijzigingen die ingaan per 1 september 2025. De voorstellen die betrekking hebben op de periode na de raadswissel in 2026 zullen op een later moment worden verwerkt en voor de raadswissel nog ter besluitvorming aan uw raad worden voorgelegd Juridische context De Gemeentewet bevat verschillende artikelen die betrekking hebben op de werkwijze van de raad. Deze bepalingen hebben een dwingendrechtelijk karakter hetgeen betekent dat de raad daar niet vanaf mag wijken. Daarnaast zijn er verschillende onderwerpen die ter eigen invulling van de raad zijn. Artikel 16 Gemeentewet verplicht de raad tot het vaststellen van een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden. Voor een aantal van de raadsbesluiten dat op 12 juni 2025 is genomen geldt dat hiervoor aanpassing van dit reglement noodzakelijk is.

Artikel 82 Gemeentewet bepaalt dat de raad raadscommissie kan instellen die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden. De raad regelt daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze. De raad heeft de Verordening op de raadscommissie gemeente Utrecht ingesteld. Voor een aantal van de raadsbesluiten dat op 12 juni jl. is genomen geldt dat aanpassing van deze verordening noodzakelijk is. Beslistermijn Een deel van wijzigingen waarover de raad op 12 juni 2025 heeft besloten gaat in per 1 september 2025. Dit betekent dat de nieuwe verordeningen vóór het zomerreces vastgesteld moeten worden in de raad. Andere voorgestelde wijzigingen zullen pas ingaan na de raadswissel in 2026. Daarvoor zullen de verordeningen opnieuw gewijzigd moeten worden. Beoogd effect De wijziging van de verordeningen zorgt ervoor dat de verordeningen en bijbehorende toelichtingen in overeenstemming zijn met het raadsbesluit van 12 juni 2025. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Met de aanpassing van het Reglement van Orde, de Verordening op de raadscommissies en bijbehorende toelichtingen wordt uitvoering gegeven aan het raadsbesluit van 12 juni 2025. Hierin heeft het dagelijks bestuur de opdracht gekregen om dat raadsbesluit uit te werken in beide verordeningen.

2

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

Het Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht, inclusief bijlage en bijbehorende toelichting vast te stellen.

Argumenten 1.1

De belangrijkste wijzigingen in het Reglement van Orde zijn als volgt: a. Artikel 1: bij de begripsbepalingen is het begrip ‘behandelvoorraad' opgenomen. Dit begrip wordt geïntroduceerd bij deelbesluit 3 van het raadsbesluit d.d. 12 juni 2025. In plaats van een procedureel deel bij de commissievergaderingen wordt gesproken over het vaststellen van de behandelvoorraad. b. Artikel 36: in het artikel over de verslaglegging van besloten vergaderingen is toegevoegd dat er geluidsopnames worden gemaakt en dat er een schriftelijk verslag komt. Geschrapt is de bepaling dat het verslag door voorzitter en griffier wordt ondertekend. Deze verplichting geldt voor alle uitgaande stukken van de raad (waaronder het verslag) en hoeft niet apart te worden opgenomen. De wijzigingen in dit artikel staan los van het raadsbesluit van 12 juni jl. en zijn technisch van aard. c.

Artikel 43: in het artikel over het initiatiefvoorstel wordt aangegeven dat dit voorstel op de behandelvoorraad bij de agenda van de eerstvolgende commissievergadering wordt geplaatst. De initiatiefnemen krijgt nu bij het vaststellen van de behandelvoorraad de gelegenheid om zijn initiatiefvoorstel kort toe te lichten. Deze wijzigingen hebben te maken met de vervanging van het procedureel deel bij de commissievergadering door het vaststellen van de behandelvoorraad.

d. Artikel 44, lid 2: een voorstel van het college kan door de raad worden teruggestuurd indien het naar het oordeel van de raad onvoldoende is voorbereid of anderszins onvoldoende geschikt is voor behandeling en besluitvorming. Ten onrechte stond in dit artikel dat een dergelijk voorstel voor advies wordt teruggestuurd naar het college. Het schrappen van het woord advies staat los van het raadsvoorstel werkdruk en werkwijze. Het betreft een technische aanpassing die bij de eerstkomende wijziging van het Regelement van Orde zou worden meegenomen. e. Artikel 47, lid 1: ter verduidelijking is toegevoegd dat ook op het Vragenuur de spreektijdenregeling van bijlage 1 van toepassing is. f.

Bijlage 1 (spreektijdenregeling): aangepast is dat de regeling betrekking heeft op de raadsvergadering en het Vragenuur. De spreektijden blijven ongewijzigd (deelbesluit 1 sub d raadsbesluit 12 juni 2025)

g. Toelichting: toegevoegd is een toelichting op artikel 27 (stemverklaringen: deelbesluit 5 sub c raadsbesluit 12 juni 2025) en een toelichting op artikel 42 (moties). De toelichting op artikel 41 (amendementen en subamendementen: deelbesluit 7 sub a raadsbesluit 12 juni 2025) is aangepast.

3

Kanttekeningen/Risico’s

geen

2

De Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht, inclusief bijlagen en bijbehorende toelichting vast te stellen.

Argumenten 2.1

De belangrijkste wijzigingen in de Verordening op de raadscommissies zijn als volgt: a. Artikel 1: bij de begripsbepalingen zijn twee nieuwe definities opgenomen, te weten ‘agendering’ en ‘behandelvoorraad’. Het begrip ‘behandelvoorraad’ wordt geïntroduceerd bij deelbesluit 3 van het raadsbesluit d.d. 12 juni 2025. In plaats van een procedureel deel bij de commissievergaderingen wordt gesproken over het vaststellen van de behandelvoorraad. De definitie van agendering is toegevoegd ter verduidelijking. b. Artikel 3: Bij een flexibel commissiemodel is het logisch om vast te stellen hoeveel leden per fractie gelijktijdig mogen deelnemen aan de vergadering. In het raadsvoorstel behorende bij deelbesluit 2 van het raadsbesluit van 12 juni 2025 is aangegeven dat dit verder moet worden uitgewerkt in de Verordening op de raadscommissie. Het dagelijks bestuur zal zich hierover buigen en een besluit hierover te zijner tijd verwerken in een voorstel voor aanpassing van het Reglement van Orde. Nu is toegevoegd dat het bepalen van het toegestane maximaal aantal gelijktijdig aanwezige commissieleden van een fractie bij een commissievergadering, een bevoegdheid is van de raad. c.

Artikel 5, lid 4: toegevoegd is een aantal taken van de commissievoorzitter. Dit is een uitwerking van deelbesluit 3 van het raadsvoorstel d.d. 12 juni 2025.

d. Artikel 6, lid 2 onder b: toegevoegd is dat commissieleden de eed zoals bedoeld in artikel 14, lid 1 Gemeentewet afleggen buiten de vergadering ten overstaan van de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter van de raad. Dit betreft een uitwerking van deelbesluit 10 sub a onder i van het raadsbesluit d.d. 12 juni 2025. e. Artikel 11: dit artikel heeft betrekking op de agenda van de commissievergadering. In lid 1 is toegevoegd dat de commissievoorzitter, op voorstel van de commissiegriffier de concept behandelvoorraad opstelt. Dit gebeurt op basis van een leidraad voor agenderingen. Het betreft een uitwerking van deelbesluit 3 van het raadsbesluit d.d. 12 juni 2025. In lid 2 is het tijdstip voor het indienen van agenderingen door fracties toegevoegd (uiterlijk 1 week voor de vergadering: deelbesluit 3 sub a onder iii van het raadsbesluit van 12 juni 2025). f.

Artikel 14: dit artikel heeft betrekking op de spreektijd. In lid 1 wordt verwezen naar de opgestelde uitgangspunten voor een spreektijdregeling bij raadscommissies (bijlage 2: deelbesluit 1 sub c raadsbesluit 12 juni 2025).

4

g. Artikel 15: dit betreft een toegevoegd artikel over interrupties. Het artikel regelt de maximalisering van het aantal spreektijdvrije interrupties. Het is een uitwerking van deelbesluit 1 van het raadsvoorstel d.d. 12 juni 2025. Het artikel is aangepast naar aanleiding van het aangenomen amendement A115 waarbij het maximum aantal interrupties uit de spreektijdenpot diversen op 12 is gezet (deelbesluit 1 sub e raadsbesluit 12 juni 2025) h. Bijlage 2: het betreft een nieuw opgestelde bijlage. Dit is een uitwerking van deelbesluit 1 onder c van het raadsbesluit d.d. 12 juni 2025. i.

Kanttekeningen/Risico’s

Toelichting: toegevoegd is een toelichting op artikel 11 dat gaat over het opstellen van de agenda. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een leidraad voor agenderingen. In de toelichting is aangegeven welke onderwerpen onderdeel moeten uitmaken van deze leidraad. Tevens is de rolverdeling tussen voorzitter en commissie beschreven. De voorzitter stelt de concept behandelvoorraad op. Deze wordt formeel door de commissie vastgesteld. Alleen bij hoge uitzondering kan de commissie de door de voorzitter voorgestelde behandelvoorraad wijzigen.

Artikel 15: interrupties: de bedoeling van het oorspronkelijke raadsvoorstel was om het aantal interrupties te maximeren op vier (waarbij een interruptie bestaat uit een ronde van maximaal drie aaneengesloten vragen). Met het aangenomen amendement (A115) is het aantal interrupties gemaximeerd op twaalf, deze hoeven echter niet meer aaneengesloten te zijn. De vraag is of het doel (beperken tijd) in de praktijk op de wijze bereikt wordt.

Financiën Geen bijzonderheden

Vervolg Na vaststelling in de raad worden het Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies gepubliceerd op overheid.nl. De voorgestelde wijzigingen treden dan per 1 september 2025 in werking.

Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden aangezien het technische wijzigingen betreft en regelingen die betrekking hebben op de interne werkwijze van de raad.

Communicatie Er is geen sprake van aanvullende communicatie over de wijzigingen van deze regelingen.

(Niet)Referendabel Op grond van artikel 1:2 lid 2 onder o van de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht zijn de besluiten niet referendabel. Het gaat namelijk om besluiten over het interne functioneren en de werkwijze van de raad, commissies, rekenkamer, en gemeentelijke ombudsman, alsmede alle daarmee samenhangende reglementen en verordeningen.

Bijlagen Ter vaststelling • Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht • Toelichting bij Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht 5

• • • • •

Bijlage 1 bij Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht (Spreektijdregeling vergaderingen gemeenteraad en Vragenuur) Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht Toelichting bij Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht Bijlage 1 bij Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht (Overzicht raadscommissies en verdeling portefeuille- en of beleidsonderdelen) Bijlage 2 bij Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht (Uitgangspunten spreektijdregeling vergaderingen raadscommissies)

Ter informatie: • Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht, met wijzigingen zichtbaar • Bijlage 1 bij Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht (Spreektijdregeling vergaderingen gemeenteraad en Vragenuur), met wijzigingen zichtbaar • Toelichting bij Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht, met wijzigingen zichtbaar • Verordening op de raadscommissie gemeente Utrecht, met wijzigingen zichtbaar • Toelichting bij Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht, met wijzigingen zichtbaar • Bijlage 1 bij Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht (Overzicht raadscommissies en verdeling portefeuille- en of beleidsonderdelen), met wijzigingen zichtbaar

6