Raadsvoorstel Aanpassing Regeling Risicovolle Projecten

Voorstel aan de gemeenteraad

Aanpassing regeling risicovolle projecten (RRP) Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Agnes Scholte 30112819 Volgt Ja Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De aangepaste Regeling risicovolle projecten (RRP) vast te stellen, waarin de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de huidige regeling zijn: a) aanpassing van de frequentie van aanbieding voortgangsrapportages naar een keer per jaar; b) de toevoeging van de optie om de RRP-status voor een project tijdelijk niet van toepassing te verklaren; c) het vaste evaluatiemoment aan te passen in een evaluatiemoment naar behoefte.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting In de Regeling Risicovolle Projecten (RRP), zoals door de raad is vastgesteld in juni 2021, is een bepaling opgenomen dat de regeling na 3 jaar geëvalueerd wordt. Deze evaluatie is nu uitgevoerd en op basis daarvan is het voorstel de regeling op een aantal punten aan te passen. De belangrijkste aanpassingen betreffen 1. de frequentie van rapportages van twee keer per jaar naar één keer per jaar 2. opnemen van de optie de toepassing van de RRP voor een project te pauzeren 3. een vast evaluatiemoment aanpassen naar een evaluatiemoment naar behoefte Uit de evaluatie komen voorts een aantal aanbevelingen met betrekking tot het uitlichten van de risico’s en belangrijkste punten uit de voortgangsrapportages bijvoorbeeld in een raadsinformatiebijeenkomst.

Context Aanleiding In de RRP, zoals door de raad is vastgesteld op 17 juni 2021, is de bepaling opgenomen dat de regeling na 3 jaar wordt geëvalueerd. De evaluatie is de afgelopen maanden uitgevoerd door een kernteam vanuit Concerncontrol, met advisering vanuit de griffie. Hiervoor is een vragenlijst uitgezet onder zowel raadsleden als ambtenaren die op enige wijze betrokken zijn bij projecten van de gemeente Utrecht. Op basis van de resultaten uit de vragenlijst zijn verdiepende gesprekken gevoerd met ambtenaren en raadsleden. De uitkomsten en de aanbevelingen zijn weergegeven in het eindrapport zoals u gelijktijdig wordt aangeboden. De aanbevelingen leiden tot een aantal wijzigingen zoals in dit raadsvoorstel aan u voorliggen. Over het algemeen wordt de regeling beoordeeld als effectief/van toegevoegde waarde, informatief en bevorderend voor de projectbeheersing, zowel door raadsleden als door ambtenaren. Ook is uit de evaluatie naar voren gekomen dat een frequentie van eenmaal per jaar volstaat om de projecten goed te kunnen volgen en waar nodig bij te sturen. Mochten er tussentijds belangrijke ontwikkelingen zijn dat kan het instrument van de tussenrapportage, die ook al onderdeel is van de huidige RRP, worden ingezet.

Wel zijn aandachtspunten benoemd met betrekking tot de bekendheid van de regeling en van de waarde van de voortgangsrapportages wanneer daar onvoldoende aandacht aan wordt besteed. Ook vraagt de ijking en de selectie van projecten waarvoor de regeling van toepassing is extra aandacht. Het college zal daarom jaarlijks een bijlage meesturen van alle geijkte projecten en een toelichting op de weging daarvan. Juridische context In artikel 11 van de RRP is bepaald dat na drie jaar een evaluatie wordt uitgevoerd. De raad is bevoegd om de RRP vast te stellen omdat het kaderstellend beleid betreft. Beslistermijn Er is geen specifieke beslistermijn voorzien. Beoogd effect De aanpassing van de Regeling beoogt de controlerende en kaderstellende rol van de raad ten aanzien van risicovolle projecten verder te versterken, door de werking van de regeling te verbeteren. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Raadsbesluit Regeling Risicovolle Projecten 17 juni 2021) Raadsbesluit Herijking project Regeling risicovolle projecten Utrecht september 2024 Raadsbrief voortgang risicovolle projecten september 2024

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De aangepaste Regeling risicovolle projecten (RRP) vast te stellen, waarin de belangrijkste wijzigingen zijn:

2

a) aanpassing van de frequentie van aanbieding voortgangsrapportages van twee keer per jaar naar een keer per jaar, b) de regeling aanpassen met toevoeging van de optie om de RRP-status voor een project tijdelijk niet van toepassing te verklaren; c) het vaste evaluatiemoment aan te passen in een evaluatiemoment naar behoefte. Argumenten 1.1

De informatievoorziening over voortgang en risico’s een keer per jaar, integraal over de risicovolle projecten heen, biedt de raad voldoende gelegenheid voor bijsturing De evaluatie heeft uitgewezen dat de frequentie van eens per jaar een voortgangsrapportage, in combinatie met het instrument van tussenrapportage voldoende is om waar nodig het debat te voeren over de risico's en eventuele bijsturing

1.2

De voortgangsrapportage biedt geen informatie wanneer het project tijdelijk stil staat of de risico’s in deze fase niet manifesteren. Wanneer het project tijdelijk stil ligt, is een voorgangsrapportage en het regime van de regeling van weinig toegevoegde waarde

1.3

De Regeling kent naast een voortgangsrapportage ook een tussenrapportage mochten er tussentijds belangrijke ontwikkelingen zijn Er kunnen binnen het jaar ontwikkelingen optreden die aanleiding vormen om de raad extra te informeren en/of die om bijsturing vragen. Daarvoor biedt het instrument Tussenrapportage (artikel 9 van de Regeling) de mogelijkheid.

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties, en levert marginaal een besparing op de ambtelijke inzet op de voortgangsrapportages.

Vervolg De aangepaste Regeling risicovolle projecten wordt na het raadsbesluit gepubliceerd op www.overheid.nl. Vanaf besluitvorming krijgt raad eens per jaar de voortgangsrapportages met als eerste keer oktober 2025, en mogelijk vaker een tussenrapportage.

Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden over dit voorstel.

Communicatie Er is geen aanvullende communicatie voorzien.

Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is van toepassing.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Aangepaste Regeling risicovolle projecten (met wijzigingen bijhouden) - Aangepaste Regeling risicovolle projecten Bijlagen informatief - Raadsbrief Evaluatie RRP 2025 - Rapport Evaluatie Regeling Risicovolle projecten 2025

3