Raadsvoorstel Aanpassing Mandaatregeling

Voorstel aan de gemeenteraad

Aanpassing Mandaatregeling Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Bestuurlijke Zaken Raadsorganen Dagelijks bestuur 32004005 20 november 2025 Nee (artikel 1:2 lid 2 onder o Verordening raadgevend referendum) Nee

Het dagelijks bestuur van de raad stelt de raad voor te besluiten: 1. De Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht vast te stellen; 2. De burgemeester toestemming te geven om de ondertekening van raadstukken op te dragen aan de griffier;

Het dagelijks bestuur van de raad, De griffier Miguel Israel

De voorzitter Pepijn Zwanenberg

Samenvatting De Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht wordt periodiek geactualiseerd in verband met nieuwe juridische ontwikkelingen of gewijzigde inzichten over de uitvoering van bevoegdheden. De inwerkingtreding van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer per 1 januari 2026 is een belangrijke aanleiding om de Mandaatregeling aan te passen. De Wmebv verleent iedereen het recht om officiële berichten elektronisch in te dienen bij de bestuursorganen. Elk bestuursorgaan moet voor de verschillende soorten berichten de elektronische kanalen specificeren die gebruikt moeten worden voor het verzenden en ontvangen ervan. Dit wordt door middel van een aanwijzingsbesluit vastgelegd. Voorgesteld wordt om de bevoegdheid van de raad om elektronische kanalen aan te wijzen te mandateren aan het college, met de mogelijkheid tot het verlenen van ondermandaat aan de directeur Publiekszaken. Naast de invoering van de Wmebv zijn er enkele nieuwe inzichten over de mandatering van bepaalde bevoegdheden. Deze zijn opgenomen in de nieuwe Mandaatregeling.

Context Aanleiding De Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht geeft een overzicht van alle bevoegdheden die door de raad en de burgemeester zijn gemandateerd. Deze regeling moet periodiek geactualiseerd worden in verband met nieuwe of aangepaste wetgeving en/of gewijzigde inzichten over de uitvoering van bevoegdheden. De volgende ontwikkelingen maken aanpassing van de Mandaatregeling noodzakelijk of wenselijk: a. De inwerkingtreding van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv); b. De ondertekening van raadsbesluiten door de burgemeester en de griffier; c. De bevoegdheden op grond van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht (herziening fractiesubsidie, bijvoorbeeld bij splitsing); d. Opdrachtverlening aan de accountant. Om de ondertekening van raadsbesluiten (punt b) anders te organiseren is aanpassing van de Mandaatregeling noodzakelijk. Daarnaast moet de raad toestemming verlenen aan de burgemeester. Hiervoor is beslispunt 2 opgenomen dat hieronder nader wordt toegelicht. Juridische context ad a Per 1 januari 2026 treedt de Wmebv in werking. Deze wet wijzigt artikel 2:13 Algemene wet bestuursrecht (Awb).Volgens het nieuwe artikel 2:13 Awb, heeft iedereen vanaf 1 januari 2026 het recht om officiële berichten elektronisch aan een bestuursorgaan te sturen. Officiële berichten zijn o.a.

aanvragen (bijvoorbeeld voor een vergunning of uitkering), meldingen, verzoeken, bezwaarschriften en klachten. Naast het recht om berichten elektronisch te versturen blijft de mogelijkheid bestaan om per mail of per brief te communiceren. Op grond van de Wmebv moeten zowel raad, burgemeester als college voor iedere categorie ‘officieel bericht’ een of meer betrouwbare en vertrouwelijke elektronische kanalen aanwijzen die de burger mag gebruiken. Het bestuursorgaan legt dit vast in een aanwijzingsbesluit. De raad heeft de mogelijkheid om de bevoegdheid om een aanwijzingsbesluit te nemen, te mandateren aan het college. Voorgesteld wordt om van deze mogelijkheid gebruik te maken omdat dit een efficiënt proces ten goede komt. Het college krijgt daarbij tevens de mogelijkheid tot het verlenen van ondermandaat aan de directeur Publiekszaken. Een belangrijk voordeel van deze mandatering is dat er één overzichtelijk aanwijzingsbesluit komt voor alle procedures binnen de gemeente Utrecht, voor alle bestuursorganen. Dit zorgt voor een gestroomlijnd en efficiënt proces. Het mandateren van de bevoegdheid om een aanwijzingsbesluit te nemen op grond van de Wmebv moet worden opgenomen in de Mandaatregeling. Hiervoor is aan artikel 6 (publiekrechtelijke mandaten) een nieuwe bevoegdheid toegevoegd (nr. 1 nieuw). b.

Artikel 32a, eerste lid Gemeentewet bepaalt dat stukken die van de raad uitgaan door de burgemeester worden ondertekend en door de griffier medeondertekend. 2

Het tweede lid bepaalt dat de raad de burgemeester kan toestaan de ondertekening op te dragen aan de griffier of aan een of meer andere bij de griffie werkzame ambtenaren. In dat geval blijft medeondertekening achterwege. Voorgesteld wordt om gebruik te maken van de mogelijkheid die artikel 32a, tweede lid Gemeentewet biedt. Dit betekent dat de raad de burgemeester toestaat om de ondertekening op te dragen aan de griffier. Hiervoor is een apart beslispunt opgenomen voor de raad (beslispunt 2). Daarnaast wordt in de Mandaatregeling opgenomen dat de burgemeester de griffier machtigt om stukken te ondertekening. Hiervoor is artikel 6 (publiekrechtelijke mandaten) nr. 13 (nieuw) gewijzigd in die zin dat de griffier bevoegd is om alle stukken namens de burgemeester te ondertekenen. Hoewel het vaststellen van de Mandaatregeling door de raad al impliceert dat de raad de burgemeester toestaat om de ondertekening op te dragen aan de griffier, is ervoor gekozen hiervan een expliciet beslispunt te maken. Dit hangt samen met de formulering van artikel 32a, tweede lid waarin is opgenomen dat de raad toestemming moet geven aan de burgemeester. c. In de huidige Mandaatregeling is een aantal bevoegdheden op grond van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht gemandateerd aan de griffier.

Het gaat hierbij om het verlenen en vaststellen van de subsidie, het verstrekken van voorschotten en het ondertekenen van besluiten. Vergeten is om ook de bevoegdheid om subsidie te herzien te mandateren. Het gaat hierbij met name om aanpassing van de subsidie als de grootte van een fractie wijzigt als gevolg van de verkiezingen of bij afsplitsing (artikel 5 en 6 van de Verordening financiële bijdrage aan fracties). Deze bevoegdheid wordt nu toegevoegd bij artikel 6 (publiekrechtelijke mandaten) onder het nieuwe nummer 17. d. Eens in de zoveel jaar vindt een aanbestedingsprocedure plaats voor de controlewerkzaamheden van de jaarrekening. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de beste prijskwaliteitverhouding. Vervolgens besluit de raad tot het aangaan van een overeenkomst met deze externe accountant. De duur van deze overeenkomst is in principe vier jaar maar kan ook wel eens drie jaar zijn. Daarnaast bestaat de optie tot verlenging. Jaarlijks werkt de accountant afspraken voor het specifieke boekjaar uit in een opdrachtbevestiging. In de raadsvergadering van 20 februari 2025 heeft de raad besloten de vaststelling van de jaarlijkse opdrachtverlening te mandateren aan de griffier voor de duur van de overeenkomst. Dit besluit wordt nu vastgelegd in artikel 7 (privaatrechtelijke mandaten) door toevoeging van het nieuwe nummer 24.

Beslistermijn De Wmebv treedt in werking per 1 januari 2026 en verplicht bestuursorganen tot het hebben van een aanwijzingsbesluit per die datum. Omdat een aanwijzingsbesluit door het college pas genomen kan worden nadat de nieuwe Mandaatregeling in werking is getreden is tijdige besluitvorming essentieel. Voorstel is dat de nieuwe Mandaatregeling per 1 december 2025 in werking treedt. Beoogd effect Doestelling van de Wmebv is om de toegankelijkheid en efficiëntie van de communicatie tussen burgers, bedrijven en de overheid te verbeteren. Door de aanwijzingsbevoegdheid van zowel de raad, het college als de burgemeester via ondermandatering bij de Directeur Publiekszaken te leggen, kan de gemeente snel en flexibel inspelen op ontwikkelingen. Ook de overige aanpassingen in de Mandaatregeling hebben tot doel om de bestuurlijke besluitvormingstrajecten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Voor wat betreft de invoering van de Wmebv en de bijbehorende wijzigingen in de gemeentelijke processen heeft tot op heden geen specifieke communicatie of besluitvorming richting raad plaatsgevonden. Over de mandaatverlening van de vaststelling van de jaarlijkse opdrachtbevestiging van de accountant is op 20 februari 2025 een besluit genomen door de raad.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt

3

1

De Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht vast te stellen.

Argumenten 1.1

De belangrijkste wijzigingen zijn als volgt: a. Artikel 6 (publiekrechtelijke mandaten), nr.1 nieuw. Door de Wmebv wordt artikel 2:13 Awb gewijzigd. Op grond van deze wijziging moet de raad elektronische kanalen aanwijzen die burgers kunnen gebruiken voor het verzenden van officiële berichten. De raad mandateert deze bevoegdheid aan het college, met de mogelijkheid van ondermandaat aan de directeur Publiekszaken. Een belangrijk voordeel van deze mandatering is dat er één overzichtelijk aanwijzingsbesluit komt voor alle procedures binnen de gemeente Utrecht, voor alle bestuursorganen. Dit zorgt voor een gestroomlijnd en efficiënt proces. b. Artikel 6 (publiekrechtelijke mandaten), nr.13 nieuw. De burgemeester legt de bevoegdheid om uitgaande stukken van de raad te ondertekenen bij de griffier. Hierdoor is medeondertekening door de griffier niet meer nodig. Deze werkwijze versnelt het bestuurlijk proces rondom uitgaande stukken van de raad. c. Artikel 6 (publiekrechtelijke mandaten), nr.17 nieuw. Aan de mandaten op grond van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties is toegevoegd dat de griffier bevoegd is besluiten te nemen over de herziening van subsidie. Het gaat hier om aanpassing van de subsidie vanwege wijziging van de grootte van de fractie door verkiezingen of bij afsplitsing (artikel 5 en 6 van de Verordening).

Dit is een logische aanvulling omdat de griffier ook bevoegd is tot het verlenen en vaststellen van subsidies. d. Artikel 7 (privaatrechtelijke mandaten), nr. 24 nieuw. De griffier is voortaan bevoegd om de jaarlijkse opdrachtbevestiging voor de accountant vast te stellen (na positief advies van de adviescommissie). Het betreft hier de jaarlijkse formele bevestiging van afspraken die al in de meerjarige overeenkomst vastliggen. De raad heeft al eerder besloten tot dit mandaat maar het was nog niet vastgelegd in de Mandaatregeling.

Kanttekeningen/Risico’s Geen 2

De burgemeester toestemming te geven om de ondertekening van raadstukken op te dragen aan de griffier.

Argumenten 2.1

Ondertekening door de griffier namens de burgemeester versnelt het bestuurlijk proces rondom uitgaande stukken van de raad. Toelichting Artikel 32a, Gemeentewet luidt als volgt: 1. De stukken die van de raad uitgaan, worden door de burgemeester ondertekend en door de griffier medeondertekend. (….) 2. De raad kan de burgemeester toestaan de ondertekening op te dragen aan de griffier of aan een of meer andere bij de griffie werkzame ambtenaren. In dat geval blijft medeondertekening achterwege. Voorgesteld wordt dat de raad de burgemeester toestaat om de ondertekening op te dragen aan de griffier. In dat geval is alleen een 4

handtekening van de griffier nodig waardoor het bestuurlijk proces rondom de stukken die van de raad uitgaan wordt versneld. 2.2

Controle van ondertekening van raadstukken blijft voldoende geborgd. Toelichting De Gemeentewet verplicht tot het ondertekenen van uitgaande stukken van de raad. De gedachte hierachter is dat deze handtekening de garantie biedt dat de uitgaande stukken daadwerkelijk overeenkomen met hetgeen waartoe de raad heeft besloten. De handtekening van de griffier volstaat voor de uitvoering van deze controlerende functie. De griffier is immers bij de hele raadsvergadering aanwezig. Om het proces van controle voldoende te borgen is geen ondermandaat mogelijk.

2.3

Bij uitgaande stukken van het college wordt een vergelijkbare werkwijze voorgesteld. Toelichting Artikel 59a van de Gemeentewet kent een vergelijkbare regeling voor de ondertekening van uitgaande stukken van het college. Stukken worden ondertekend door de burgemeester en de secretaris maar het college kan de burgemeester toestaan de ondertekening aan de secretaris op te dragen. De aanpassing van de mandaatregeling van het college en de burgemeester per 1 januari 2026 bevat een voorstel om deze nieuwe werkwijze in te voeren. Hierdoor is voor de ondertekening van stukken sprake van een vergelijkbaar werkproces bij de raad en het college.

Kanttekeningen/ Risico’s

Geen

Financiën Geen bijzonderheden

Vervolg Na vaststelling door de raad en de burgemeester wordt de Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht gepubliceerd op overheid.nl.

Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden aangezien het technische wijzigingen betreft en regelingen die betrekking hebben op de interne werkwijze van de raad.

Communicatie Er is geen sprake van aanvullende communicatie over de wijziging van de Mandaatregeling.

(Niet)Referendabel Op grond van artikel 1:2 lid 2 onder o van de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht zijn de besluiten niet referendabel. Het gaat namelijk om besluiten over het interne functioneren en de werkwijze van de raad, commissies, rekenkamer en de gemeentelijke ombudsman, alsmede alle daarmee samenhangende reglementen en verordeningen.

Bijlagen Ter vaststelling • Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht; Ter informatie: • Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht (met wijzigingen bijhouden);

5