Raadsbrief Verbeterplan Uthiek n.a.v. Auditrapport '213a Onderzoek Uthiek' (5)

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

J.H.F. Fick

Datum

4 april 2024

Doorkiesnummer

14030

Kenmerk

12130609

E-mail

jason.fick@utrecht.nl

Onderwerp

Verbeterplan Uthiek n.a.v. Auditrapport ‘213a Onderzoek Uthiek’

Bijlage(n)

1

Beleidsveld

Personeel en Organisatie

Geachte leden van de raad, Het afgelopen jaar vond er een auditonderzoek plaats over de doelmatigheid en doeltreffendheid van Uthiek (Utrechtse ethiek). De resultaten van dit onderzoek zijn in Q4 2023 opgeleverd. Met deze uitkomsten kunnen we weer een volgende stap zetten met onze Uthiek-methode. Juist omdat Uthiek zorg draagt voor verantwoorde digitalisering binnen de gemeente, is het van belang dat de Uthiekmethode zelf ook goed verantwoord werkt. Met deze brief informeren wij u graag over de belangrijkste verbeteringen die wij doorvoeren naar aanleiding van de bevindingen uit het onderzoek. Het gaat hier namelijk om een audit met een speciale status (213a onderzoek) waarvan de Gemeentewet stelt dat de raad actief geïnformeerd dient te worden over de uitkomsten en verbeteringen. Jaarlijks voeren wij twee onderzoeken met deze status uit. Belangrijkste verbeteringen In de bijlage van deze brief vindt u een uitgebreider rapport met alle bevindingen en de verbeterpunten op het gebied van Uthiek. De belangrijkste verbeterpunten zijn als volgt. a. We professionaliseren de werkwijze en rolverdeling van team Uthiek. In 2018 zijn we als gemeente Utrecht gestart met het thema digitale ethiek. Voorbeelden als de toeslagenaffaire lieten zien hoe fout het kan lopen wanneer er te weinig aandacht is voor ethiek binnen digitalisering.

Intussen hebben we met Uthiek een succesvolle methode gecreëerd, die door praktijkervaring een steeds vastere vorm krijgt. Het is een methode die veel andere overheden graag overnemen. Hierbij horen ook duidelijke rol- en procesomschrijvingen voor de werkzaamheden die aan Uthiek verbonden zijn. Denk hierbij aan een instructie voor het voorbereiden, uitvoeren en afronden van een Uthiek Assessment. Hiermee kunnen medewerkers die betrokken zijn bij het Assessment deze sneller voorbereiden en blijft de kwaliteit die deze medewerkers leveren van een consistent niveau. Of denk bijvoorbeeld aan een omschrijving van rollen die binnen team Uthiek aanwezig moeten zijn en de

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

2 april 2024 12130609

werkzaamheden die daarbij horen. Op die manier kunnen we de ambities voor Uthiek beter afstemmen op de rollen die aanwezig zijn binnen het team. Deze verbeteringen zorgen voor een strakkere naleving van onze kwaliteitseisen. Uiterlijk eind Q2 2024 zijn deze processen omschreven en vastgesteld. b. We verbeteren het informatiebeheer van Uthiek. Een van de bevindingen van het auditonderzoek is dat het informatiebeheer van Uthiek onvoldoende op orde was. Dit komt onder andere tot uiting bij de bevinding over hoeveel Uthiek Assessments er op jaarbasis zijn uitgevoerd in 2021 en 2022. We hebben in die tijd van opbouw van Uthiek nog te weinig kunnen investeren in het goed en centraal documenteren van afgeronde Uthiek Assessments. Hierdoor is er een vertekend beeld ontstaan over de hoeveelheid Assessments die zijn uitgevoerd en hebben wij niet het juiste aantal kunnen rapporteren. Dit is het eerste verbeterpunt waar we mee zijn gestart en het aantal uitgevoerde Assessments is nu weer kloppend. De inhoud van de uitgevoerde Assessments was en is nog steeds in orde. We hebben de belangrijkste verbetering met betrekking tot het informatiebeheer eind 2023 al uitgevoerd. Onze rapporten bewaren we nu op één centrale plek op Teams waar alle Uthiekteamleden bij kunnen. Verder houden we een overzicht bij van alle Uthiek Assessments die we hebben uitgevoerd.

Hierdoor zijn we nu beter in staat om op betrouwbare wijze te rapporteren over Uthiek. c. We actualiseren het beleidskader Uthiek en laten deze formeel vaststellen. Uthiek maakt onderdeel uit van de Visie Digitale Stad die in 2021 is vastgesteld. Om vast te leggen hoe wij hier in de praktijk mee werken hebben wij in datzelfde jaar een beleidskader Uthiek opgesteld dat nog niet formeel is vastgesteld. Dit kader gaan wij actualiseren op basis van de onderzoeksresultaten en ons eigen voortschrijdend inzicht. Ook laten we het beleidskader formeel vaststellen. Deze zal uiterlijk eind Q2 2024 openbaar worden gepresenteerd. Vervolg Wij informeren u over de voortgang van deze verbeteringen bij de behandeling van het Uitvoeringsprogramma Digitale Stad 2024. Relatie met financiële situatie en bezuinigingen Mochten er door uw raad bij de Voorjaarsnota keuzes gemaakt worden die impact hebben op datgene wat in deze brief wordt toegezegd, dan zullen wij u hier verder over informeren. Vanwege de huidige financiële situatie van de gemeente zullen in de gemeentelijke meerjarenbegroting keuzes moeten worden gemaakt die mogelijk ook van invloed zullen zijn op bovenstaande verbeteringen. Deze keuzes worden nu voorbereid en bij de Voorjaarsnota 2024 aan uw raad voorgelegd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

2/2