Raadsbrief Uitvoeringsproblemen bij Wob-taak.docx.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

E.J.B. Rooke

Datum

3 december 2021

Doorkiesnummer

14030

Kenmerk

9431908

E-mail

e.Rooke@Utrecht.nl

Onderwerp

Uitvoeringsproblemen bij Wob-taak

Bijlage(n)

-

Beleidsveld

Juridische Zaken

Geachte leden van de raad, Vanwege de aantrekkende arbeidsmarkt als gevolg van openstaande Wob-vacatures en personele uitbreidingen bij overheden in de aanloop naar de Wet open overheid (Woo) zien we op dit moment op landelijke schaal een tekort aan personele capaciteit voor de behandeling van Wob-verzoeken. De effecten daarvan merken wij ook in Utrecht. In de loop van dit jaar is in korte tijd de werkbelasting bij de Wob-medewerkers dusdanig toegenomen, dat wij verzoeken momenteel niet (altijd) kunnen behandelen binnen de wettelijke termijn die hiervoor geldt. De arbeidsmarkt is dusdanig, dat het niet eenvoudig is dit op (zeer) korte termijn op te lossen. We hebben daarom helaas moeten besluiten prioritering aan te brengen in de afhandeling van verzoeken in de periode november 2021 t/m januari 2022. Openbaarmaking is een recht, we betreuren dit daarom ten zeerste en hebben maatregelen getroffen om zo snel mogelijk de capaciteit op peil te brengen. Dit is zeker niet hoe wij als gemeente willen werken, maar door de huidige omstandigheden zijn wij genoodzaakt deze prioritering aan te brengen op dit moment.

We hebben diverse maatregelen genomen om het wegvallen van personeel op te vangen en extra personeel in te huren door taken centraal over te nemen, externe vacatures open te stellen, oud stagiaires te benaderen om naast de studie deeltijd te werken, interne opleidingen en overplaatsbaar personeel tijdelijk in te schakelen. De groei van de werkvoorraad en de achterstanden gaan op dit moment echter sneller dan de mogelijkheden om de personele capaciteit uit te breiden. Wij gaan bekijken op welke wijze de personele capaciteit structureel moet worden aangepast. Daarbij houden we ook rekening met de nieuwe taken en werkzaamheden van de Wet open overheid (Woo), die per 1 mei 2022 in werking treedt. Met deze brief informeren wij u over de oorzaken van deze toename, hoe wij hierin nu keuzes maken en daarnaast hoe wij de opgelopen achterstanden in de afhandeling van verzoeken op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) wegwerken en voorkomen in de toekomst. Oorzaken van de achterstanden De achterstanden in de behandeling van Wob-verzoeken is te wijten aan een combinatie van factoren, die wij hieronder kort aangeven.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

3 december 2021 9431908

1. Stijging van het aantal en grotere complexiteit van de verzoeken Het aantal Wob-verzoeken steeg van gemiddeld 335 per jaar in de jaren daarvoor, naar 1028 verzoeken in 2020. Daarnaast neemt de complexiteit van de verzoeken en de omvang van de te beoordelen documenten toe. De beslistermijn is echter 8 weken gebleven. 2. Organisatorische aspecten Het huidige gemengde organisatiemodel waarbij een deel van de Wob-taken centraal wordt uitgevoerd en een deel decentraal bij de organisatieonderdelen is kwetsbaar en niet altijd efficiënt. Daarnaast is de behandeling van AVG-verzoeken (Algemene Verordening Gegevensbescherming) vorig jaar overgedragen van Publiekszaken aan het centrale Wob-team van FIJ/Juridische Zaken. Ook deze taak is groeiende en vergt steeds meer inzet van het centrale Wob-team. 3. De aard van de Wet openbaarheid bestuur De Wob is een grondrecht en er hoeft geen belang te worden gesteld om een Wob-verzoek te doen. De beslistermijn van een Wob-verzoek blijft altijd maximaal 8 weken, daarbij maakt het niet uit of het gaat om één rapportage of 10 jaar projectarchief. Bij bepaalde verzoekers zien we geen bereidheid om mee te werken aan de precisering van vragen. Daarnaast zijn er verzoekers die structureel Wobverzoeken indienen zonder dat het belang daar logischerwijs uit blijkt.

De behandeling van omvangrijke Wob-verzoeken kost de gemeente zo’n 50 tot 75 duizend euro per verzoek. De informatie wordt opgehaald bij de organisatieonderdelen. Het verzamelen en controleren van documenten van omvangrijke Wob-dossiers kost veel tijd en kan ten koste gaan van andere werkzaamheden. Omvangrijke Wob-dossiers bevatten veel persoonsgegevens die zorgvuldig onleesbaar moeten worden gemaakt ter voorkoming van een datalek op grond van de AVG. Daarnaast bevatten omvangrijke Wob-dossiers vaak ingekomen stukken van derde belanghebbende die wij de gelegenheid moeten geven om een zienswijze uit te brengen, zoals e-mails van burgers, bedrijven of maatschappelijk instellingen. 4. Personele aspecten De krapte op de arbeidsmarkt is ook merkbaar op het gebied van de Wob. Het inhuren van tijdelijke krachten via detacheringsbureaus levert de afgelopen maanden op een uitzondering na geen nieuwe personele capaciteit op. 5. Naleving archiefbeheer De Archiefwet heeft als uitgangspunt dat documenten in geordende, toegankelijke staat worden opgeslagen in daarvoor aangewezen systemen. De hoeveelheid ongeordende documenten groeit doordat er in delen van de organisatie beperkt structureel archiefbeheer plaatsvindt. In onze raadsbrief van 24 juni 2021 hebben wij u hiervan reeds op de hoogte gesteld van de staat waarin ons informatiebeheer zich bevindt.

Zoals in die brief gemeld, is ons archiefstelsel kwetsbaar, versnipperd, onvoldoende actueel en op onderdelen zelfs onrechtmatig, omdat wij archieven niet tijdig opschonen en vernietigen op grond van de Archiefwet en AVG. De hoeveelheid ongeordende documenten groeit doordat bij Wob-verzoeken en werkt door in het halen van beslistermijnen. Dit is niet alleen een probleem bij de gemeente Utrecht, maar bij alle overheidsorganisaties. Er is steeds meer tijd nodig om de documenten te vinden, te verzamelen en door de grotere hoeveelheid kost ook het beoordelen meer tijd. Korte termijn: prioritering Wob-verzoeken (november 2021 t/m januari 2022) Er zijn veel omvangrijke verzoeken die, vanwege de grote hoeveelheid documenten die door derde belanghebbenden zijn opgesteld, langdurige personele inzet vragen. Om onze beperkte Wob-capaciteit zo effectief mogelijk te gebruiken en uitval door werkdruk en verdere achterstand te voorkomen, behandelen wij Wob-verzoeken voorlopig op basis van een prioritering. Dat betekent dat eerst de verzoeken van vóór 2021 worden afgehandeld om

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

3 december 2021 9431908

achterstanden weg te werken. Voor de verzoeken van het huidige jaar hanteren we vervolgens het principe ‘kleine (of eenvoudige) verzoeken vóór grote (of complexe) verzoeken’, om daarmee ruimte te maken voor de meer omvangrijke dossiers van dit jaar. Dit betekent dat voor sommige aanvragers de beantwoording van hun Wob-verzoek langer zal duren. Indieners brengen wij op de hoogte als de behandeling van hun verzoek wat langer zal duren. Wij leggen daarbij uit hoe dit komt. Uiteraard staat het deze verzoekers vrij om tegen termijnoverschrijdingen in bezwaar of beroep te gaan. Dit kan ertoe leiden dat wij alsnog op korte termijn moeten beslissen op een Wob-verzoek. Deze prioriteringsmaatregel is dan ook alleen bedoeld voor de korte termijn. Structurele aanpak van de achterstanden Meer structureel nemen wij de volgende maatregelen ter bestrijding van de huidige achterstanden en het voorkomen van nieuwe. 1. Extra capaciteit Met de volgende maatregelen proberen we de personele capaciteit te vergroten: a. Op de korte termijn breiden wij de vaste personele capaciteit van het centrale Wob-team uit door in plaats van tijdelijke contracten personeel te werven met jaarcontracten, die meer zekerheid bieden en daarmee aantrekkelijker zijn. Bij goed functioneren bieden wij ook perspectief op een vaste aanstelling. b.

Daarnaast zijn wij gestart met het intern opleiden van extra ondersteuners om omvangrijke dossiers klaar te maken. Daarmee ontzorgen we de Wob-coördinatoren; c. Tot slot blijven we externen inhuren als er gekwalificeerd personeel wordt aangeboden. Dit kost – zeker gezien de krapte op de arbeidsmarkt – wel wat tijd. De voorbereidingen zijn inmiddels gestart om werkprocessen in te richten op de Woo (van website-informatie, werkprocessen inrichten tot modelbrieven opstellen). Ook deze opgave leidt tot uitbreiding van bestaande taken, nieuwe taken en nog kortere beslistermijnen (van maximaal 8 weken naar 6 weken). Deze capaciteit zullen worden gedekt vanuit de structurele rijksmiddelen die beschikbaar zijn gekomen in het kader van de Woo. 2. Inzet specialistischere software. Met inzet van specialistischere software kunnen we sneller op dossierniveau documenten ordenen, ontdubbelen en beoordelen. De software stelt echter wel hogere digitale eisen aan medewerkers die ermee werken. Door extra trainingen vergroten we de vaardigheden. Door extra medewerkers te trainen kunnen we steeds meer medewerkers inzetten ter ondersteuning van Wob-behandelaars.

Tot slot Met de maatregelen zoals hierboven beschreven hopen wij de achterstanden in de Wob-afhandeling zo snel mogelijk in te lopen, voor de lange termijn een meer robuuste organisatie neer te zetten en Wob-aanvragen binnen de gestelde termijn te behandelen. Zoals gezegd hechten wij er veel belang aan om de situatie zo snel mogelijk te verbeteren. Daarnaast bereiden we ons voor op de implementatie van de Woo. Daarover zullen we u nog separaat informeren.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3