Raadsbrief uittreding Rijk uit GR HUA.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

O. Sanhaji

Doorkiesnummer

Datum

20 april 2021

Kenmerk

8746349

E-mail

o.sanhaji@utrecht.nl

Onderwerp

Uittreding Rijk uit Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief

Bijlage(n)

3

Beleidsveld

Bestuurlijke Zaken

Geachte leden van de raad, Met deze brief willen wij u informeren over de actuele ontwikkelingen in de voorgenomen uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen van de Regionale Historische Centra (RHC) waar Het Utrechts Archief (HUA) ook onder valt. Op 14 mei 2020 is hier ook over gesproken in de Commissie Mens & Samenleving tijdens de behandeling van het raadsvoorstel “ontwerpbegroting 2021-2024” van Het Utrechts Archief. U heeft toen gevraagd om meer inzicht te bieden in de impact van de voorgenomen uittreding. In deze brief vertellen wij u daar meer over. Regionale Historische Centra Het Rijk neemt op dit moment nog deel aan 11 gemeenschappelijke regelingen – waaronder Het Utrechts Archief - die via RHC’s worden aangestuurd. De 11 RHC’s in de provinciale hoofdsteden beheren archieven van het Rijk, gemeenten en andere decentrale overheden. De RHC’s zijn ook aangesloten op de digitale infrastructuur (e-depot) van het Nationaal Archief voor het bewaren van digitale archieven. Voorgenomen uittreding uit Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief Het Utrechts Archief bestaat op dit moment uit drie partners: het Rijk, de provincie Utrecht en de gemeente Utrecht. Het Utrechts Archief beheert onder meer de historische archieven van de rijksinstellingen in de provincie, van de gemeente Utrecht en van de provincie Utrecht.

In juni 2018 kondigde het Rijk per brief het voornemen aan om in 2024 uit de gemeenschappelijke regelingen te treden. De belangrijkste reden hiervoor is dat de verdere ontwikkeling van lokale dienstverlening – met name op het punt van het e-depot - vanuit het Nationaal Archief (naar de RHC’s) knelt met de reikwijdte van de ministeriële verantwoordelijkheid. Dit voornemen roept veel vragen op over de toekomst van het opgebouwde RHC-stelsel en de continuïteit van RHC’s. Het oorspronkelijke doel van de samenwerking en de oprichting van RHC’s is ontstaan vanuit de wens om te komen tot sterkere instellingen in de regio’s, waardoor een groter

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

20 april 2021 8746349

publiek bereikt kan worden en een sterker archiefstelsel ontstaat. Vanaf het moment dat het Rijk het voornemen tot uittreding heeft aangekondigd heeft HUA zich op het standpunt gesteld dat wij deze ontwikkeling niet wenselijk vinden. Transitie Regionale Historische Centra 2021-2024 Het heeft een tijd geduurd tot het ministerie van OCW het voornemen concreet heeft gemaakt. Dit is nu recent gebeurd in de notitie ‘Transitie Regionale Historische Centra 2021-2024’ van 18 maart 2021. In deze notitie motiveert het ministerie van OCW waarom zij uit de bestuurlijke samenwerking volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen met de 11 RHC’s stapt. Daarnaast wordt aangekondigd dat decentrale overheden geen aansluiting meer krijgen op en geen gebruik meer mogen maken van het e-depot van het Nationaal Archief. De analoge collectie van het Rijk - die bewaard wordt bij de RHC’s – blijft via een delegatiebepaling wel in beheer bij de RHC’s. Het Rijk zal daar ook financieel aan blijven bijdragen. Tot slot schetst de notitie een tijdpad voor besluitvorming en uittreding: per 1 januari 2024 is de uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke regeling (GR) gerealiseerd, inclusief de beëindiging van deelname van RHC’s aan het e-depot van het Nationaal Archief.

Naar aanleiding van de notitie zijn er bij de gezamenlijke RHC’s zorgen over het tijdpad dat OCW schetst: is dit wel haalbaar zonder grote negatieve gevolgen? Er is onduidelijkheid over wat precies de financiële impact is op de RHC’s als het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen treedt en wat dit betekent voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Net zoals het onduidelijk is wat precies de juridische gevolgen zijn van uittreding (met name waar het gaat om het concept/ontwerp delegatiebesluit) en wat de extra kosten zijn die decentrale overheden moeten maken om hun digitale archieven ergens anders onder te brengen, nu de aansluiting op het e-depot van het Nationaal Archief wegvalt. Vervolg De RHC’s, waaronder HUA, zijn door het ministerie van OCW gevraagd om te reageren op de notitie ‘Transitie Regionale Historische Centra 2021-2024’. In een gezamenlijke brief hebben zij hun zorgen uitgesproken over de bestuurlijke, financiële en juridische impact die het besluit van OCW heeft op de continuïteit van de RHC’s. In de brief roepen zij op om hier eerst een gedegen analyse van te maken. Het Utrechts Archief heeft aanvullend op deze gezamenlijke reactie, gereageerd met een brief richting OCW waarin de specifieke lokale en regionale punten voor HUA worden belicht en onderstreept.

Beiden brieven zijn op 16 april verstuurd aan het ministerie van OCW en kunt u vinden in de bijlage bij deze brief. Het voornemen van het ministerie van OCW is om de reacties in een bestuurlijk overleg te bespreken tussen de minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media en een vertegenwoordiging van RHC-bestuurders. De conclusies en afspraken van dit overleg worden dan vervolgens nog voor de zomer 2021 omgezet in een brief van de minister aan alle RHC-besturen. Samen optrekken met de provincie Utrecht Met het voorgenomen uittreden van het Rijk, blijft de gemeente Utrecht samen met de provincie Utrecht achter als partners in de gemeenschappelijke regeling HUA. Beide partners hebben bestuurlijk uitgesproken om samen op te trekken in het proces van uittreding van het Rijk en om te onderzoeken wat dit specifiek betekent voor de achterblijvende partners in de gemeenschappelijke regeling HUA. De gezamenlijke inzet is er voor nu op gericht om meer duidelijkheid te krijgen over de

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

20 april 2021 8746349

financiële en juridische impact van de uittreding voor de achterblijvende partners, alvorens in gesprek te gaan over de specifieke financiële, juridische en beleidsmatige condities van de uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling HUA. Wij blijven ons inzetten om via diverse kanalen deze boodschap kenbaar te maken. Zowel via de reguliere gesprekskanalen met het Rijk, maar ook via de koepels VNG en IPO en natuurlijk waar mogelijk richting een nieuw kabinet. Over de stappen die de komende tijd gezet worden zullen wij u blijven informeren. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3