Raadsbrief Ruimte voor evenementen en actualiteiten

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

Max Trienekens en Iris Koningstein

Datum

28 maart 2025

E-mail

max.trienekens@utrecht.nl

Kenmerk

30188907

Type brief

Voortgangsbrief

Onderwerp

Ruimte voor evenementen en actualiteiten

Bijlage(n)

5

Beleidsveld

Evenementen

Geachte leden van de raad, Utrechtse evenementen geven kleur aan de stad. Ze zorgen voor verbinding, saamhorigheidsgevoel, sociale cohesie en laten mensen op een laagdrempelige manier in aanraking komen met cultuur en sport. Bij stads- en volksfeesten, grote sportevenementen en muziek- en cultuurevenementen zoals Bevrijdingsfestival, de Singelloop, Smeerboel en Central Park komen tienduizenden Utrechters samen. Daarmee zijn ze belangrijk voor de fysieke en mentale gezondheid van onze inwoners. Met de groei van de stad staat de ruimte voor evenementen onder druk. Het aantal plekken om (zeer) grote evenementen in Utrecht te organiseren neemt af. Daardoor is het steeds moeilijker om grote evenementen te organiseren en over de stad te spreiden. We willen ruimte geven aan evenementen in de stad, ook aan grote evenementen. Daarom zoeken we nieuwe ruimte. In de raadsbrief van 10 oktober 2023 bent u geïnformeerd over het zoekproces naar een locatie voor grote evenementen. Dat doen we in drie fases. Bij de behandeling van de beleidsnota locatiebeleid evenementen is toegezegd dit proces te versnellen en u in het eerste kwartaal van 2025 hierover te informeren. De eerste en tweede fase (eerst gepland tot eind 2025), zijn versneld en hebben deels gelijktijdig hebben plaatsgevonden.

Middels motie 230 / 2024 Maak vaart met evenemententerrein riep u daarbij op om een brede blik te hebben, en ook ‘out of the box’ te zoeken, zowel binnen als buiten de gemeentegrenzen. In samenwerking met de stad hebben wij hier invulling aan gegeven en een groot overzicht met te onderzoeken locaties gemaakt. We realiseren ons dat er als gevolg daarvan ook plekken in het overzicht staan die niet geschikt zijn voor grootschalige evenementen. In deze brief informeren wij over de voortgang van dit zoekproces en blikken we vooruit op het vervolg. We sluiten de brief af met enkele actualiteiten, toezeggingen en een motie over evenementen. Fase 1: analyse en opdrachtformulering We zijn onze zoektocht begonnen door de ruimte voor evenementen, de behoefte hieraan en hoe deze zich ontwikkelt te inventariseren. We onderzochten de ruimte voor evenementen van verschillende grootteorde, en gebruikten hiervoor de definities uit de locatieprofielen voor evenementen. Dat betekent voor grote evenementen dat een locatie 12 dagen per jaar ruimte biedt aan 10.000 bezoekers of meer, vaak in combinatie met verschillende niveaus van versterkt muziekgeluid.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

28 maart 2025 30188907

Samen stad maken Voor een compleet beeld is gebruik gemaakt van:  de uitkomsten uit het recent doorlopen participatietraject voor locatieprofielen;  gesprekken met organisatoren van kleine, middel en grote evenementen, verspreid over de stad;   

straatinterviews in de stad; een Denk Mee-enquête die online 1600 keer is ingevuld waarin we onder andere de behoefte aan een nieuwe evenementenlocatie inventariseerden; kennis en ervaring binnen de gemeentelijke organisatie en met buurgemeenten Nieuwegein, IJsselstein, Stichtse Vecht, Houten, Bunnik en de Bilt.

In lijn met de aanpak van Samen Stad Maken, richtten we ons in de eerste fase op een diverse samenwerkingsaanpak waarin is gesproken met de verschillende belanghebbendengroepen. De samenwerking met de stad zorgde voor nieuwe inzichten die hebben bijgedragen aan de vormgeving van de zoektocht. In de bijlage vindt u het samenwerkingsplan met een overzicht van de belanghebbenden die we hebben gesproken en het samenwerkingsverslag. Uitkomsten De ruimte in de stad is schaars: functies zoals wonen, energie, werken, en sporten vragen, net als evenementen, ruimte om mee te groeien met de ontwikkelingen van Utrecht. Bestaande ruimte voor (grote) evenementen neemt af, bijvoorbeeld doordat woningen of bedrijven op of nabij een locatie worden gebouwd. Dit geldt bijvoorbeeld voor Papendorp en recreatiegebied strand Haarrijn waar nabij nieuwe woningen (en bedrijven) zijn of worden gebouwd. Inmiddels hebben enkele grote evenementen, zoals Smeerboel en A State of Trance, Utrecht verlaten. De verwachting is dat deze ontwikkeling de komende jaren doorzet. Ook rondom Utrecht speelt dit vraagstuk. Buurgemeenten die wij spraken worstelen met een vergelijkbare druk op de openbare ruimte. Tegelijkertijd neemt de vraag naar grote (muziek) evenementen toe, mede door de groei van het aantal Utrechters. Zonder nieuwe ruimte voor evenementen neemt de impact op de beschikbare locaties toe.

Een nieuwe grote locatie moet dan ook bijdragen aan de spreiding van evenementen en een goede balans tussen leefbaarheid en levendigheid. Uit fase 1 blijkt tevens dat een locatie voor grote evenementen moet bijdragen aan (door)groei, doorstroom, meer diversiteit en vernieuwing van het evenementenaanbod. Zo ontwikkelt het evenementenaanbod mee met de stad, in schaal en spreiding. Zoekopdracht Het zoekproces richt zich op buitenlocaties van minimaal 3 hectare waar minstens 10.000 bezoekers gelijktijdig aanwezig kunnen zijn, live-muziekoptredens kunnen plaatsvinden en minimaal 12 dagen per jaar iets georganiseerd kan worden. Utrecht heeft op dit moment drie buitenlocaties waar tussen de 10.000 en 25.000 bezoekers gelijktijdig aanwezig kunnen zijn, en geen buitenlocatie waar meer dan 25.000 bezoekers gelijktijdig aanwezig kunnen zijn. In onze zoekopdracht besteden we extra aandacht aan locaties die wel deze potentie hebben. Een nieuwe grote buitenlocatie moet ruimte bieden voor diversiteit en vernieuwing en aan de spreiding van (zeer) grote evenementen over de stad. Voor de nieuwe locatie is een passende juridisch/planologische verankering nodig om duidelijkheid te geven aan de omgeving en organisatoren.

Fase 2: beoordelingsproces en locaties Tijdens het proces van Samen Stad Maken vroegen we bewoners, bezoekers, organisatoren en betrokkenen om locaties aan te dragen en mee te denken over de criteria en de weging hiervan. De informatie die we hebben opgehaald, toetsten en verrijkten we in groepsgesprekken. We hebben regelmatig contact gehad met de buurgemeenten. Met buurgemeenten waarvan locaties in de bijlage

2/5

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

28 maart 2025 30188907

zijn opgenomen is ook bestuurlijk contact geweest. 2a Beoordelingsproces en criteria Op basis van de uitkomsten van fase twee hebben we criteria en wegingsfactoren opgesteld waaraan de geschiktheid van een locatie wordt getoetst. Dit is samengevat in het beoordelingsproces dat te vinden is in bijlage 2. De locaties worden daarin in drie stappen getoetst: (A) als eerste aan harde criteria, (B) daarna aan sterkte - zwakte criteria, (C) en tot slot op basis van pluspunten. 2b. Overzicht van grote te onderzoeken locaties In bijlage 1 staat een overzicht van grote te onderzoeken buitenlocaties. De locaties in het overzicht zijn in het proces van Samen Stad Maken aangedragen, online via Denk Mee en in gesprek met bewoners, organisatoren, bezoekers, en andere betrokkenen. Bewoners en bezoekers noemen vaak locaties die multifunctioneel ingezet kunnen worden (zoals bijvoorbeeld stadion Galgenwaard of de forten rondom de stad). Organisatoren keken meer naar de beperkingen en mogelijkheden van locaties op het gebied van veiligheid, logistiek en geluid (bijvoorbeeld op het Utrecht Science Park), maar ook of een locatie op dit moment veel ruimte beschikbaar heeft en weinig gebruikt wordt voor andere doeleinden (bijvoorbeeld Rijnenburg). Op basis van een digitale analyse vulden we de lijst aan met zoekgebieden van minimaal 3 hectare. Binnen die gebieden is geen specifieke locatie aangeduid.

Er staan locaties op waarvan de kans gering is dat hier grote evenementen kunnen plaatsvinden. We willen alleen op voorhand geen locatie uitsluiten voordat we deze nader onderzocht hebben en zeker weten dat hier geen grote evenementen kunnen plaatsvinden. Zo informeren we u, bewoners, organisatoren en andere betrokkenen over de volledige breedte van het zoekproces en de navolgbaarheid daarvan. Vervolg: Fase 3 Doel van fase 3 is om te komen tot een voorstel waarin de drie tot vijf meest geschikte locaties zijn uitgewerkt. De komende periode onderzoeken we de geschiktheid van de locaties. Hierbij speelt samenwerking met de stad een belangrijke rol. De locaties zijn opgedeeld in vier categorieën op basis waarvan we inzet prioriteren. Categorie 1 bevat de locaties die het meest zijn genoemd in gesprekken met de stad. Aan de beoordeling van deze plekken geven we de hoogste prioriteit. Categorie 2 bevat locaties waarvan we de geschiktheid beoordelen met een quick scan. De locaties in categorie 3 en 4 beoordelen we niet. Het gaat om:  Locaties waarover de gemeenteraad recent een besluit heeft genomen waarvan we nu al zeker weten dat hier geen grote evenementen kunnen plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat hier al snel huizen of kantoren gebouwd worden (cat.3).

 Begraafplaatsen: juridische gronden sluiten grote evenementen op begraafplaatsen uit (cat.3);  Locaties die geschikt zijn voor evenementen, waarvoor een locatieprofiel of vergelijkbaar kader door u is vastgesteld waarin een maximaal aantal evenementen is vastgelegd (cat.4). Die locaties willen we behouden en blijven gebruiken, zoals park Transwijk en Haarrijn. Omdat dit al bestaande evenementenlocaties zijn, onderzoeken we deze niet in de volgende fase. Actualiteiten, motie, toezeggingen Verhoging leges Toezegging 842 roept om in gesprek te gaan met evenementenorganisatoren over leges. Verschillende evenementenorganisatoren en -verenigingen stuurden u en ons een brief waarin zij een zorgwekkend beeld schetsen. De continuïteit, diversiteit, vernieuwing en toegankelijkheid (hogere toegangsprijzen) van het aanbod in Utrecht staat onder druk door het verhogen van de leges en een algehele kostenstijging om een evenement te organiseren. In gesprek met organisatoren is gemeld dat de eerste evenementen als gevolg van deze ontwikkeling zijn weggevallen. De Vereniging

3/5

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

28 maart 2025 30188907

Evenementen Utrecht en het college hebben over de verhoging van de leges en de toekomstige effecten daarvan gesproken. Wij gaan hier verder op in bij de beantwoording SV2025 nr 15. Aanpassen Nadere regel evenementen Uit de behandeling van het Locatiebeleid Evenementen 2024 - 2030 volgde de toezegging om u te informeren of de Nadere regel evenementen wordt aangepast nadat hiermee voor het eerst ervaring is opgedaan. In de nadere regel evenementen staan de tien locatieprofielen en de werkwijze voor het opstellen van de reserveringskalender op basis van een vergelijkende toets. We vinden dat de werkwijze van de reserveringskalender goed werkt en op een aantal punten kan worden verduidelijkt. Voor het zomerreces verbeteren we de Nadere regel, zodat we hiermee kunnen werken bij de uitvraag voor en het opstellen van de reserveringskalender 2026. Aan het einde van 2025 maken we de balans op of het nodig is om inhoudelijke aanpassingen door te voeren. We kijken daarbij ook naar de regels over geluid bij evenementen. In de beantwoording van schriftelijke vragen 2025 / 017 geven we hier een toelichting op. M231 Kies voor spreiding en toenadering bescherm onze parken Op een aantal punten uit deze motie hebben we een toelichting gegeven in de raadsbrief van 26 november 2024. Over het faciliteren en stimuleren van toenadering door inwoners en initiatiefnemers gaan we hier in.

Over de reserveringskalender is breed gecommuniceerd, als een stap in het verbeteren van de communicatie naar bewoners en ondernemers. Wij hebben de reserveringskalender verstuurd aan de ondernemers in de binnenstad, de Utrechtse leden van Koninklijke Horeca Nederland en het Ondernemersfonds en hen gevraagd deze te delen met hun achterban. Wij vragen organisatoren van met name de grotere evenementen om een communicatieplan als onderdeel van de aanvraag voor een vergunning. Hoe groter het evenement of hoe meer de impact op de omgeving, hoe meer gevraagd wordt aan een organisator om te communiceren. Op dit moment is er geen capaciteit of geld gereserveerd om de communicatie vanuit de gemeente te versterken. Onderzoek Monitoring van dieren in dierenweides tijdens festivals Bij het opstellen van de locatieprofielen evenementen is onderzoek gedaan naar ecologische aspecten op de 10 locaties. Daarbij is onder andere gekeken naar de effecten op dieren in en rondom de locaties, zoals vleermuizen, vogels, amfibieën, vissen en insecten. Tijdens het participatietraject en in gesprekken met uw raad kwam de vraag over het effect van evenementen op gehouden dieren van kinderboerderijen en dierenweides ter sprake, zoals in park Transwijk en het Griftpark.

Daarom hebben we aanvullend onderzoek laten doen naar het gedrag van verschillende gehouden dieren in dierenweides voor en tijdens twee evenementen. Dit onderzoek is uitgevoerd door adviesbureau Tauw, een bureau met veel kennis over de impact op flora en fauna. De uitkomsten van het onderzoek gelden specifiek situaties. Om deze reden zijn de evenementen die zijn onderzocht gekozen op basis van omvang (zeer groot) en/of geluid (versterkt geluid). De bevinding is dat de onderzochte dieren op de onderzochte locaties hun gedrag niet noemenswaardig aanpasten tijdens de onderzochte evenementen. Het onderzoek concludeert dat er geen reden is om aan te nemen dat de evenementen een blijvend negatief hebben op de gezondheid van de dieren in de kinderboerderijen. Het onderzoek is als bijlage bij deze brief gevoegd. Tot slot De eerste evenementen hebben dit jaar al plaatsgevonden en een nieuw evenementenseizoen staat op het punt te beginnen. Wij zetten ons ervoor in om een goede balans tussen leefbaarheid en levendigheid te behouden, onder andere door in te zetten op spreiding van evenementen. Een nieuwe grote evenementenlocatie kan hieraan bijdragen en een divers evenementenaanbod stimuleren. In de derde fase werken we de financien uit, onderzoeken we of organisatoren bereid zijn mede te investeren in de locatie en of kosten kunnen worden gedekt door slim programmeren bij geplande

4/5

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

28 maart 2025 30188907

herinrichtingen of ontwikkelingen Er zijn op dit moment geen middelen in de programmabegroting beschikbaar voor de realisatie van een grote evenementenlocatie. We willen u betrekken bij de zoektocht naar de locatie door u dit jaar uit te nodigen voor een technische sessie. Daarna leggen we een raadsvoorstel voor over het vervolg na de derde fase. De invulling van dat voorstel is afhankelijk van het proces dat in dit jaar wordt doorlopen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

5/5