Raadsbrief Regeling risicovolle projecten.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

J.M.W. Koolenbrander

Datum

8 juni 2021

Doorkiesnummer

030 - 28 61619

Kenmerk

8687761

E-mail

a.koolenbrander@utrecht.nl

Onderwerp

Regeling risicovolle projecten

Bijlage(n)

2 (onderaan bijgevoegd)

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Bij de behandeling van het voorstel Regeling risicovolle projecten (RRP) op 27 mei 2021 in de commissie Mens en Samenleving hebben wij gesproken over de brief van de Adviescommissie Controle en Financiën, de annotatie van de griffie en de zienswijze van de Rekenkamer. Deze adviezen worden zeer gewaardeerd en het gesprek daarover was een passend vervolg op de totstandkoming van de RRP, in samenwerking tussen een werkgroep van raadsleden, medewerkers van de griffie en uit de ambtelijke organisatie. Op basis van de bespreking in de commissie ontvangt u separaat aan deze brief een strekt ter vervanging van het raadsvoorstel en de RRP. U vindt een toelichting op de aanpassingen in Bijlage 1 van deze brief, zoals toegezegd in tabelvorm, zodat u kunt nagaan hoe de verschillende aanbevelingen zijn verwerkt. Checks and balances De commissie heeft gevraagd expliciet te duiden hoe de checks en balances voor de risicovolle project nu zijn ingericht. Niet alle controle-elementen staan in de regeling zelf. Voor een belangrijk deel heeft het verzwaarde controlregime voor de risicovolle projecten een plaats gekregen in de Handleiding projectbeheersing, waarin de rol en positie van de projectcontroller en de concerncontroller zijn opgenomen.

Het is nu als volgt opgenomen: In de regeling:  Pag 3, onder het kopje ‘Samenspel’: hier is een toelichting opgenomen over de rolverdeling tussen de portefeuillehouders en de verantwoordelijkheid van de concerncontroller ten aanzien van de werking van de regeling. In de Strekt ter vervanging is de rol van de concerncontroller explicieter geduid.  Artikel 7, lid 4, sub g legt vast welke elementen van de projectorganisatie worden vastgelegd in het startdocument, waaronder de verschillende rollen en de interne tegenspraak. In de handleiding:

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk





8 juni 2021 8687761

Pag 13: ‘…Voor de projecten die vallen onder de regeling risicovolle projecten geldt dat in ieder geval expliciet de rol van manager projectbeheersing, risicomanager en projectcontroller wordt belegd.’ Pag. 17: Toelichting op de 3 lagen van control en benoeming van verzwaarde controlregime voor risicovolle projecten: ‘... De concerncontroller voert control uit op project gerelateerde bestuursvoorstellen. Daarbij geldt voor risicovolle projecten nog een verzwaard controlregime door de expliciete rol van de concerncontroller in de advisering over voortgangsrapportages.’

Toelichting projectenselectie Daarnaast heeft de commissie gevraagd een toelichting te geven op de projectenselectie en daarbij in te gaan op de overwegingen om bepaalde projecten niet onder de RRP te brengen. Zoals gezegd is in eerste instantie voor de ijking van projecten die onder de regeling zouden kunnen vallen gekeken naar de projecten zoals nu worden opgenomen in de bestuursrapportages: de projecten met een budget van meer dan 10 miljoen euro. Daarnaast is voor een aantal projecten die mogelijk in aanmerking kwamen een ijking gedaan. In Bijlage 2 bij deze brief ziet u de uitkomst van deze ijking. Voor de geijkte projecten, waarvan het voorstel is deze niet onder de regeling te laten vallen, gelden de volgende overwegingen: 

Cloudtransitie: de risico’s met betrekking tot de impact op de samenleving, bestuurlijke en organisatorische complexiteit zijn zeer gering.



WiGo4IT: de toepassing van het afwegingskader heeft ertoe geleid dat het voorstel is WiGo4It niet onder de regeling te laten vallen vanwege beperktheid van impact op de stad, een beperkt aandeel van de gemeente en beperkte financiële omvang. Door de strategische koers die is gekozen (de innovatie van WiGo4 IT richt zich alleen op Inkomen, en de onderdelen Werk en Zorg worden door de individuele steden zelf georganiseerd) is de bestuurlijke complexiteit in G4 verband eenvoudiger geworden. Er is een beperkt risico op continuïteit, maar hierover wordt de raad al meegenomen in de periodieke voortgangsrapportages. Het is een toekomstvisie van een verbonden partij, waarbij een paar functionaliteiten teruggaan naar de gemeenten en de verbonden partij zelf in transitie gaat om beter en goedkoper de inkomensvoorziening te beheren.



Zandpad: Dit project scoort nog steeds hoog op organisatorisch en bestuurlijk complexiteit en op impact op de samenleving, maar overall niet boven de drempel in het afwegingskader. Dit komt doordat een aantal belangrijke risico’s inmiddels zijn afgenomen door de vaststelling van het bestemmingsplan, de wijziging van de APV, de afronding van de juridische procedures rondom sluiting oude Zandpad en de aankoop Hardebollenstraat. Er zijn zeker nog belangrijke resterende risico’s (o.a. afronding tender en Bibob procedure en het wegvallen van de registratiemogelijkheden (en daardoor moeilijke samenwerking partners). Uiteraard blijven we de raad hier over informeren, zoals u dat van ons gewend bent, maar ons voorstel is om deze niet onder de RRP te laten vallen. Hier speelt ook in mee dat de uitvoering nog minder dan twee jaar duurt en volgens de overgangsbepaling in de RRP valt een project met nog korte doorlooptijd niet onder de regeling omdat de effectiviteit van de organisatorische veranderingen die hierbij komen kijken, beperkte meerwaarde zal hebben.



Westelijke stadsboulevard: in de afweging scoort dit project hoog op impact op de samenleving en budgettaire omvang. In de totale afweging van criteria is de WSB niet beoordeeld als een van de meest risicovolle projecten.

2/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk



8 juni 2021 8687761

Internationale school: dit project scoort hoog op de risicocriteria budget, financiële risico’s en doorlooptijd, maar de risico’s met betrekking tot impact op de samenleving, organisatie, en innovatie worden als laag ingeschat. In de totale afweging van criteria is dit project niet als een van de meest risicovolle projecten beoordeeld.

De commissie vraagt waarom het college voorstelt deelgebied 5 van de Merwedekanaalzone (Merwede) onder de RRP te brengen en niet een onderdeel daaruit. Merwede betreft een brede ontwikkeling van onderling sterk samenhangende projecten. De gemeente werkt hier samen met een groot aantal marktpartijen aan één plan. De afspraken over deze samenwerking en over de dekking van de gebiedsontwikkeling zijn vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst (SOK). Vanuit de Woningbouwimpuls is een subsidie toegezegd voor fase 1. Een aantal projecten, zoals de Warmte Koude Opslag (WKO) en het mobiliteitsbedrijf, worden volledig vanuit Merwede van dekking voorzien. Voor een aantal andere projecten op het gebied van mobiliteit en openbare ruimte komt er een bijdrage beschikbaar aan een project dat groter is dan Merwede en meerdere dekkingsbronnen kent. In het startdocument leggen wij de scope voor waarover wij in de voortgangsrapportages rapporteren. Voor verdieping verwijzen naar de reguliere informatie-instrumenten als het MPR (voor de gebiedsontwikkeling en de bereikbaarheidsprojecten) en het MPUV (voor het maatschappelijk vastgoed). Tenslotte willen wij ingaan op andere projecten die in de commissie zijn genoemd: 

Transitie Jeugdzorg. Op dit moment is er geen project met betrekking tot de transitie in de jeugdzorg. Als de RRP had bestaan ten tijde van de decentralisaties in het sociale domein hadden deze als project onder de regeling kunnen vallen. Inmiddels is het regulier beleid geworden. Dat kan veranderen als naar aanleiding van de huidige knelpunten bij de uitvoering van de jeugdzorg en de arbitragezaak tussen Rijk en gemeenten wordt besloten tot een nieuwe transitie.



De Domtoren scoort met name hoog op de risicocriteria organisatorisch complex, impact op de samenleving, budgettair beslag en ook doorlooptijd. Bij de herijkingsmomenten zullen we uiteraard opnieuw bezien of de risico’s inmiddels zodanig beheerst zijn dat de RRP mogelijk niet meer van toepassing is.



De Machinerie is een project met een budgettair beslag van minder dan 10 miljoen euro (3,55 miljoen euro). Dit project zou in het afwegingskader hoog scoren op bestuurlijke complexiteit, zoals ook benoemd bij de behandeling van het project. De bouwkosten blijven een aandachtspunt naarmate de uitvoering vertraagt. Op basis van de uitgevoerde second opinion zijn de risico’s die daarin naar voren zijn gekomen afgedekt en zijn maatregelen in de exploitatie getroffen. Daarnaast voert de gemeente het project niet zelf uit, maar gaat het in essentie om een bijdrage aan derden. De doorlooptijd is daarmee kort. Voor wat betreft de impact op de bedrijfsvoering en het innovatie karakter zou de score ook laag zijn.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

8 juni 2021 8687761

Bijlage 1 – weergave reacties op diverse adviezen Zienswijze Rekenkamer, adviesbrief Adviescommissie C&F, annotatie griffie Zienswijze rekenkamer Verplichte probleemanalyse, kosten-batenanalyse en SMART doelen in startdocument

Koppeling project met begroting

Afwegingskader en selectie van projecten

Reactie In artikel 7 van de de Regeling is opgenomen het vereiste om in te gaan op doelstelling en beoogde effect, waarbij een aantal specifieke elementen wordt benoemd, zoals de context en de publieke waarde. Op deze manier wordt de onderliggende analyse van het probleem en de bijdrage van het project daaraan geduid. De RRP is niet de plek om een bepaalde vorm voor te schrijven zoals een kostenbatenanalyse of SMART-doelstellingen. Bij het startdocument vindt niet de beslissing over de het project en de inhoud daarvan, maar worden de kaders vastgelegd. Voorop staat dat de doelstelling daarin toetsbaar wordt beschreven. In de RRP (art 7 c .3 ) wordt voorgeschreven de raming in het startdocument op te nemen, zowel de kostenkant als de dekkingskant. De toelichting van het artikel in de RRP maakt duidelijk dat hierbij de relatie met de begroting moet worden gelegd. “Bij de besluitvorming over de start van een groot project hoort een complete en realistische raming vanalle kosten inclusief gevolgkosten als gewijzigde beheer- en onderhoudskosten, zodat de raad in het kader van zijn budgetrecht de kosten en baten goed tegen elkaar af kan wegen”. Het afwegingskader betreft een instrument, een hulpmiddel om tot een gestructureerde afweging te komen en heeft geen absolute werking.

Dit afwegingskader is in eerste instantie toegepast op de projecten boven de 10 miljoen euro zoals reeds opgenomen in de bestuursrapportages. Daarnaast zijn ook andere bedrijfsvoeringsprojecten en projecten in het sociaal domein afgewogen: de Cloud transitie, WiGO 4 IT, Zandpad. Uit deze afweging komen juist deze 6 projecten (NRU, MWKZ deelgebied 5, Domtoren, Programma Wervengebied, Cultuurcluster Berlijnplein en Utrecht Noord aardgasvrij) als meest risicovol naar voren. Bij

Aanpassing De toelichting op artikel 7 is aangepast: expliciet gemaakt dat de doelstelling concreet en toetsbaar wordt vastgelegd in het startdocument

De toelichting op artikel 7 is aangepast: de dekking moet worden gerelateerd aan de programmabegroting

4/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

8 juni 2021 8687761

faseovergangen en bij nieuwe projecten wordt telkens de afweging gemaakt of betreffend project al dan niet onder de regeling valt. De conclusie van deze afweging zal u worden voorgesteld op moment dat een projectbesluit voorligt. Overzicht getoetste projecten Vooral ruimtelijke projecten voldoen aan de toetsingscriteria Aanbevelingen adviescommissie C&F Aandacht voor de organisatiecultuur en ruimte voor medewerkers risico’s actief aan de orde te stellen

Overzicht getoetste projecten Verordening

Overzicht is als bijlage bij deze brief toegevoegd. De criteria zijn van toepassing op alle projecten. Artikel 3 van de Regeling bepaalt dat de regeling van toepassing is op alle beleidsdomeinen.

In de inleiding op de regeling is dit scherper geduid

Reactie Het cultuuraspect is niet te vatten in handreikingen en rapportages, het gaat om het gesprek over de toepassing en de doorwerking ervan. Dat is een samenspel van voorbeeldgedrag, het belang en de aandacht die rondom de regeling en de handreiking in de organisatie wordt gegeven door college, directie en control, en de doorontwikkeling van risicomanagement die op het cultuuraspect het verschil gaan maken. In de handleiding projectbeheersing zijn randvoorwaarden benoemd om een cultuur van openheid en transparantie te creëren en te behouden, zoals onder andere veel aandacht te besteden aan de voorkant (duidelijke uitvraag, bespreken verwachtingen naar elkaar toe tav rolverdeling (opdrachtgever, opdrachtnemer, team) en daarmee commitment in het project te creëren en behouden. Elkaar aanspreken en ‘het goede gesprek voeren’ tijdens het project is een belangrijk onderdeel van de implementatie van de werkwijze. Overzicht is als bijlage toegevoegd Een verordening bevat algemeen verbindende voorschriften en hieronder wordt verstaan: een naar buiten werkende, voor de daarbij betrokkenen bindende, regel, uitgegaan van het openbaar gezag dat de bevoegdheid daartoe aan de wet ontleent. Met de RRP is vooral beoogd om afspraken te maken tussen raad en college. De regeling is vanuit juridisch oogpunt een

5/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

8 juni 2021 8687761

Timing

Annotatie griffie Periodieke herijking projecten

kader waarmee invulling wordt gegeven aan de actieve informatieplicht uit de Gemeentewet. Het is ook niet zozeer een juridisch instrumentarium. De gevolgen zijn immers politiek. Zo bevat het geen besluiten die aan de bestuursrechter kunnen worden voorgelegd. Er wordt invulling gegeven aan de politieke verantwoordelijkheden van wethouders. Een wethouder is geen bestuursorgaan in de zin van de wet. Dat betekent, dat bij de keuze voor een verordening verplichtingen zich tot het college zouden moeten richten (en niet richting wethouders). Tot slot gelden voor een verordening een aantal vormvereisten, die belemmerend werken Voor de rapportagemomenten is aangesloten bij de vastgestelde (Financiële verordening) praktijk van rapportage over de uitvoering van de begroting, dus op de huidige cyclusmomenten. Daarmee sluit de rapportage logisch aan op bestaande processen. Inderdaad is de periode voorafgaand aan de voorjaarsrapportage (eerste bestuursrapportage) met zeven maanden langer dan die voor de najaarsrapportage (vijf maanden). Als er zwaarwegende ontwikkelingen zijn, zal het college de raad tussentijds informeren, op grond van artikel 9 van de RRP. Dan wachten we dus niet op het eerstvolgende rapportagemoment.

Het college herijkt bij faseovergangen of een project nog onder de regeling valt. Voor nieuwe projecten geldt dat bij start of wijziging van een project aan de raad de afweging zal worden voorgelegd of een project al dan niet onder de regeling valt. In plaats van een vast herijkingsmoment, hanteren we dus een meer continue actualisatie indien ontwikkelingen daar aanleiding toe geven.

Aan artikel 8 is een vijfde lid toegevoegd

De regeling ziet op de informatievoorziening over individuele risicovolle projecten en plaatst de informatie niet in een totaalkader. Om het overzicht te houden zullen we bij elk rapportagemoment (berap) de mutaties in de projectenlijst weergeven en toelichten

6/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

8 juni 2021 8687761

Tussentijdse voorstellen

Eindrapportage

Tussenrapportages en doel tweede bestuursrapportage

Separaat document

Afbakening vast te stellen informatie

o.b.v. welke besluiten de mutatie heeft plaatsgevonden. Wij stellen voor de regeling hierop aan te passen door een totaaloverzicht aan de reguliere voortgangsrapportages toe te voegen. Anders dan bij de voortgangsrapportages vermeldt de regeling bij de tussenrapportages niet expliciet dat ook bij de tussenrapportages een voorstel tot aanpassing van de status van een project kan worden gedaan. Een eindrapportage wordt ook opgesteld als het project niet langer meer als risicovol wordt beschouwd. In de eindrapportage worden ook de geleerde lessen uit het project benoemd. Deze terugblik is belangrijk voor het lerend vermogen. Er is geen rangorde aangebracht tussen de verschillende rapportages. Voor de rapportagemomenten is aangesloten bij de vastgestelde (Financiële verordening) praktijk van rapportage over de uitvoering van de begroting, dus op de huidige cyclusmomenten. De regeling zegt in artikel 8 dat de rapportage bij de bestuursrapportage plaatsvindt. Het aanbieden van een afzonderlijk document, zoals de commissie wil, is mogelijk binnen de regeling. We zullen we de rapportage op die manier aanbieden. De raad stelt de Regeling vast, die bestaat uit de artikelgewijze weergave van de afspraken, de algemene toelichting en de artikelgewijze toelichting. In de toelichting wordt duiding gegeven aan de artikelen, die van belang is voor een goed begrip van de regeling.

De inleiding behoort niet tot de regeling.

In artikel 9 lid 2 is deze mogelijkheid toegevoegd.

Artikel 10 en de toelichting hierop zijn aangescherpt

In het raadsvoorstel en in de algemene toelichting van de regeling is dit expliciet gemaakt

In het raadsvoorstel en in de leeswijzer bij de regeling is dit expliciet gemaakt.

7/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

8 juni 2021 8687761

Bijlage 2 – Overzicht getoetste projecten De wijze van puntentoekenning is vastgelegd in bijlage 2 van het Afwegingskader IJking en herijking van projecten 5 punten: project scoort hoog op dit risicocriterium 3 punten: project scoort matig op dit risicocriterium 0 punten: project scoort laag op dit risicocriterium

Bestuurlijk complex

5

5

5

5

5

Organisatorisch complex

3

5

5

5

3

Bevoegdheden

5

5

3

3

3

Innovatief

0

3

3

5

3

Complexiteit bij

3

3

5

3

5

Impact samenleving

5

5

5

3

5

Impact bedrijfsvoering

3

3

3

3

0

Budget

5

5

5

5

3

Risico’s

5

3

5

5

0

Doorlooptijd

5

5

5

5

5

Totaal

39

42

44

42

32

Zone

MerwedeKanaal-

Aardgasvrij

Overvecht Noord

Berlijnplein

Wervengebied

Programma

Domtoren

Restauratie

Randweg Utrecht

Noordelijk

1. Projecten die worden voorgesteld onder de Regeling risicovolle projecten te laten vallen:

uitvoering

*) Merwedekanaalzone (deelgebied 5) Van dit project is nog geen puntenbeoordeling

8/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

8 juni 2021 8687761

school

Internationale

WiGo4It

vard

Stadsboule-

Westelijke

Cloudtransitie

Zandpad

Het Nieuwe

2. Projecten die worden voorgesteld NIET onder de Regeling Risicovolle projecten te laten vallen:

Bestuurlijk complex

5

0

0

3

3

Organisatorisch complex

5

0

0

3

0

Bevoegdheden

3

0

0

0

3

Innovatief

0

3

0

3

0

Complexiteit bij uitvoering

3

5

3

0

0

Impact samenleving

5

0

5

0

0

Impact bedrijfsvoering

0

0

0

3

0

Budget

3

3

5

0

5

Risico’s

3

0

3

3

3

Doorlooptijd

0

3

3

3

3

Totaal

27

14

19

18

17

9/9