Raadsbrief Reactie op bevindingen accountant bij de jaarrekening 2021.docx.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

S. Emsbroek

Datum

31 mei 222

Doorkiesnummer

14 030

Kenmerk

10090841

E-mail

sandra.emsbroek@utrecht.nl

Onderwerp

Reactie op bevindingen accountant bij de jaarrekening 2021

Bijlage(n)

1

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, U heeft van de accountant van de gemeente Utrecht de controleverklaring en het rapport met de bevindingen over de controle van de jaarrekening 2021 ontvangen. De accountant geeft daarin een goedkeurende controleverklaring over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Het controleproces Ter verbetering van het proces voor de controle zijn wij in het najaar 2021 gestart met het project ‘Verbeteren accountantscontrole’. Hierbij hebben wij de accountant betrokken als adviserend lid van de stuurgroep. De accountant concludeert in haar rapport dat dit project geleid heeft tot een verbetering van de kwaliteit en consistentie van controle-informatie en onderbouwende stukken. Op een groot aantal onderwerpen is hierdoor een kortere doorlooptijd van controle ontstaan en was er transparante communicatie over de status van de controle van beide kanten. De accountantscontrole is grotendeels weer verricht op locatie waardoor onder andere tijdige communicatie over knelpunten beter mogelijk was. Het controleproces is door bovengenoemde verbeteringen effectiever verlopen in vergelijking met voorgaand jaar. Fraude en integriteit De accountant benoemt dat wij op een goede manier aandacht besteden aan de thema’s fraude en integriteit en daarover tijdig in contact treden met hen.

Sociaal domein De accountant geeft aan dat de controle van het sociaal domein soepel is verlopen. Ook de uitkeringen op het gebied van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo), met een omvang van circa € 32 miljoen, zijn juist en rechtmatig verstrekt. Tevens heeft de accountant vastgesteld dat de gemeente een M&O-beleid heeft vastgesteld, geïmplementeerd en zichtbaar naleeft, waarmee ook is voldaan aan deze kwalitatieve vereiste.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

31 mei 2022 10090841

Interne beheersing- memoriaalproces Tijdens de interimcontrole in het najaar 2021 heeft de accountant onder andere de controle op de memoriaalboekingen als aandachtspunt meegegeven. Wij hebben het proces c.q. de werkinstructie gewijzigd door het toevoegen van een checklist waarop memorialen zichtbaar worden getoetst. Op basis hiervan heeft de accountant geconstateerd dat wij voldoende waarborgen hebben getroffen voor het memoriaalproces. Aandachtspunten Naar aanleiding van deze controle geeft de accountant de gemeente ook een aantal bevindingen en aandachtspunten mee. Op deze bevindingen gaan we in deze brief verder in. Fysieke domein en Grondexploitaties De accountant signaleert, net als vorig jaar, een spanningsveld ten aanzien van ambities en capaciteit binnen het fysieke domein en met name bij de grondexploitaties. Naar aanleiding van de accountantscontrole is een aantal correcties doorgevoerd binnen een aantal grondexploitaties. De accountant adviseert stappen zetten wat betreft het beter in balans brengen van de realisatiekracht en de ambities en dat het hierbij noodzakelijk kan zijn de organisatie te versterken. De accountant stelt dat naast dat capaciteit nodig is om ambities te realiseren, ook de administratie en de (financiële) dossiervorming rondom projecten verbeterd moet worden. Dat vraagt kwaliteit en capaciteit. We onderkennen dit spanningsveld.

Ook voor 2022 en komende jaren staan we voor de uitdaging om de ambities verder in balans te brengen met de capaciteit. Dit is met de huidige krapte in de arbeidsmarkt nog niet zo eenvoudig. Daarom blijft het realiseren van alle projecten een grote uitdaging voor de komende tijd waar we goed op zullen sturen voor wat betreft de haalbaarheid. Ook zullen we over de voortgang en realisatie hiervan tussentijds rapporteren en indien noodzakelijk meer fasering inbrengen. Voorspellende waarde begroting De jaarrekening 2021 sluit met een positief gerealiseerd resultaat van circa € 55 miljoen. Naast incidentele voordelen (€ 15 miljoen) en nagekomen inkomsten van het Rijk (€14 miljoen) bestaat het positieve saldo met name uit vertraging van projecten en specifieke corona regelingen (€ 21 miljoen). In een afzonderlijk raadsvoorstel wordt een groot deel van het voordelig resultaat gereserveerd voor het (oorspronkelijke) doel. De vertraging in activiteiten en projecten is naast lagere lasten ook terug te zien in een lagere balanspost materiële vaste activa per 31 december 2021 en een lagere netto schuldquote dan begroot. Het vergt blijvende aandacht om de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen.

We onderzoeken of de tweede bestuursrapportage een latere peildatum in het jaar kan krijgen, danwel dat er een extra peildatum nodig is. Ook zullen wij de kasstromen van (investerings)projecten meer monitoren en bijstellen over de juiste jaren. SISA-regelingen Het aantal SiSa-regelingen is in 2021 (wederom) fors toegenomen ten opzichte van vorige boekjaar. Hierdoor is het niet volledig gelukt om voorafgaand aan de accountantscontrole de (interne controle-)

2/4

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

31 mei 2022 10090841

werkzaamheden af te ronden. Het aantal verplichte onderwerpen dat in de jaarstukken moet worden verantwoord neemt jaarlijks toe. Omdat de verwachting is dat het aantal SiSa-regelingen groot blijft zal dit jaar ter voorbereiding op de accountantscontrole 2022 in overleg met Deloitte meer capaciteit worden ingezet op de coördinatie en instructie binnen de organisatie verdere stappen worden genomen om dit proces te verbeteren. We zetten in op. Begrotingsrechtmatigheid Binnen de lasten in de jaarstukken 2021 zijn geen begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd die meetellen in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Binnen de investeringen zijn een zestal kredieten overschreden met een begrotingsonrechtmatigheid in totaliteit van € 650.000. In 2022 passen wij de financiële verordening op dit punt aan. Hierin onderzoeken wij welke werkbare afspraken we hierin vast kunnen leggen om deze onrechtmatigheden te voorkomen. In ieder geval zullen wij bij de tweede bestuursrapportage 2022 voorstellen doen investeringskredieten aan te passen waar sprake is van een (te verwachten) overschrijding. Europese aanbestedingen In 2021 is er een toename in de omvang van de onrechtmatigheden ten gevolge van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. We hebben de afgelopen jaren diverse maatregelen getroffen om de naleving van de interne en Europese aanbestedingsregels beter te borgen.

De genomen maatregelen hebben niet altijd het beoogde effect gehad waardoor repressieve controle van belang blijft. De accountant adviseert om signaleringsmaatregelen te implementeren ten aanzien van de primaire registratie van contracten en looptijd, waaronder verlengingsopties, zodat tijdig kan worden gesignaleerd dat opdrachten opnieuw moeten worden aanbesteed. Deze voorgestelde maatregelen zullen wij betrekken bij de implementatie van het nieuwe Customer Relationship Management (CRM) pakket. Interne beheersing- IT Deloitte heeft in 2021 een IT-audit uitgevoerd. De rapportage wordt in een volgende fysieke bijeenkomst met de adviescommissie Controle & Financiën besproken. De accountant heeft bij deze jaarrekening niet voldoende kunnen steunen op de IT-omgeving. Dit heeft met name betrekking op logische toegangsbeveiliging, blokkeren van accounts van uitdienst-treders en de periodieke review op gebruikersrechten. Daarom hebben zij zogenoemde gegevensgerichte controlewerkzaamheden verricht, waaronder detailcontroles. Hierbij zijn geen afwijkingen geconstateerd. In overleg met de accountant trekken we samen op om het proces van de interim-en jaarrekeningcontrole verder te digitaliseren. In het najaar 2022 voeren we samen met de accountant maatregelen uit om te voldoen aan de vereisten in de automatiseringsomgeving en de inrichting van SAP.

Hierdoor is de verwachting dat de komende jaren een steeds verdergaande systeemgerichte controle en digitalisering van de audit mogelijk wordt. Wisselwerking centrale en decentrale organisatie De accountant vraagt blijvende aandacht voor een adequate wisselwerking tussen de centrale en decentrale organisatie. Dit vraagt om centrale kaderstelling richting de organisatieonderdelen, met vanuit die onderdelen een versterking van de informatievoorziening.

3/4

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

31 mei 2022 10090841

Wij herkennen deze observatie van de accountant en werken reeds aan de versterking van de bedrijfsvoering, zoals toegelicht in de brief over de bedrijfsvoering en het sturingsmodel. De genoemde thema’s zijn onderdeel van de uitwerking hiervan. Voor 2021 zijn een aantal onderwerpen verder uitgewerkt en deze hebben tot verbeteringen in de kwaliteit en consistente werkwijze geleid. Te denken valt bijvoorbeeld aan de posten materiële vaste activa, debiteuren en memoriaalboekingen. Ook blijven we hier de komende jaren aan werken om hier verder invulling aan te geven. Hierbij zullen wij onze aandacht onder andere zal richten op de documentatie van de SiSa-regelingen en het verbeteren van de projectbeheersing. Tot slot We zien dat de intensieve werkwijze en samenwerking met de accountant zijn vruchten afwerpt. Dat wordt bevestigd door de accountant in het accountantsverslag en het feit dat we een goedkeurende controleverklaring hebben gekregen over de Jaarstukken 2021. Zoals aangegeven neemt het aantal verplichte onderwerpen dat in de jaarstukken moet worden verantwoord jaarlijks toe. Om een kwalitatief betrouwbare jaarrekening op te kunnen leveren is voldoende tijd nodig. Om de kwaliteit te kunnen waarborgen is het noodzakelijk om de publicatie van de jaarstukken in de eerste helft van mei van het volgende kalenderjaar te laten plaatsvinden.

Hierdoor heeft de organisatie voldoende tijd om kwalitatief een betrouwbare jaarrekening op te leveren en heeft u als raad voldoende tijd om de jaarrekening te beoordelen en deze los van de voorjaarsnota en eerste bestuursrapportage te behandelen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

4/4