Raadsbrief Reactie op bevindingen accountant bij de jaarrekening 2020.docx

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

S. Emsbroek

Datum

1 juli 2021

Doorkiesnummer

14 030

Kenmerk

8884422

E-mail

sandra.emsbroek@utrecht.nl

Onderwerp

Reactie op bevindingen accountant bij de jaarrekening 2020

Bijlage(n)

-

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, U hebt van de accountant van de gemeente Utrecht het rapport met de bevindingen over de controle van de jaarrekening 2020 ontvangen. De accountant benoemt dat de gemeente goede aandacht heeft voor fraude en integriteit en de Europese aanbestedingsfouten zijn verder teruggebracht. Ook is de en de interne controle en verantwoording van regelingen waarover wij subsidie hebben ontvangen (SISA-regelingen) verbeterd. Verder ziet de accountant dat de gemeente stappen heeft gemaakt in de verbetering van het budgetrecht ten aanzien van de exploitatiebudgetten. De uitbraak van het coronavirus maakte 2020 tot een bijzonder jaar, waarin wij voor onverwachte grote uitdagingen kwamen te staan. Naast de inhoudelijke impact zijn er diverse extra regelingen geweest die we hebben uitgevoerd en verantwoord in deze Jaarstukken 2020. Wij hebben voldoende (extra) interne beheersingsmaatregelen getroffen om de (mogelijke) financiële effecten van corona in beeld te brengen en te beheersen. In de paragraaf corona hebben wij deze overall impact goed zichtbaar gemaakt. Naar aanleiding van deze controle geeft de accountant de gemeente ook een aantal bevindingen en aandachtspunten mee. Op deze bevindingen gaan we in deze brief verder in.

Grondexploitatie Leidsche Rijn Over de jaarrekening 2019 heeft Deloitte een verklaring met beperking op het deel van de Grondexploitatie Leidsche Rijn gegeven. Deze beperking had betrekking op de onzekerheden van nog te maken kosten op de langere termijn binnen deze grondexploitatie. In goed overleg met Deloitte is gekomen tot een presentatie in de balans van de gemeente Utrecht waarmee de grond voor de verklaring met beperking is weggenomen in 2020. Deze correctie hebben wij toegelicht in de jaarstukken 2020 en in het raadsvoorstel van de jaarstukken 2020.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

1 juli 2021 8884422

Uit de controle van Deloitte blijkt verder dat de gemeentelijke grondexploitaties beschikken over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten, en dat hierbij een deugdelijke onderbouwing aanwezig is van de gehanteerde uitgangspunten. Verbetering controleproces/Planning en controlfunctie en decentrale organisatie Deloitte is voor het tweede jaar de accountant voor de gemeente Utrecht. Voor de tweede keer heeft de controle van de jaarstukken geheel niet-fysiek plaats gevonden. Dit heeft het controleproces wederom intensief gemaakt. Ook is de controle op de jaarstukken 2020 uitgebreider geweest dan voorgaande jaren. Door de corona-crisis waren controles op diverse extra regelingen, zoals de TOZO, noodzakelijk. Ook heeft de accountant extra aandacht besteed aan posten op het gebied van verstrekte en gewaarborgde geldleningen, subsidieverstrekkingen en de inbaarheid van onze vorderingen. Het opstellen van het controledossier is op onderdelen vertraagd geweest. Dit is mede ontstaan door de grote druk bij een aantal organisatieonderdelen, onder andere door de corona-crisis. Hierdoor heeft de controle langer geduurd dan vooraf gepland. De accountant geeft hierover het advies de processen hiervoor te versterken. Verder is een adequate wisselwerking van belang tussen centrale- en decentrale organisatieeenheden.

De accountant adviseert hierbij een centrale kaderstelling richting de organisatieonderdelen en vanuit de organisatieonderdelen een versterking van de informatievoorziening. Deze aanbeveling richt zich vooral op een uniforme werkwijze bij diverse balansposten in de organisatie. Daar zullen we komend jaar invulling aan geven. Wij herkennen deze observatie van de accountant en werken reeds aan de versterking van de bedrijfsvoering, zoals toegelicht in de brief over de bedrijfsvoering en het sturingsmodel. De genoemde thema’s, zoals de projectbeheersing, zijn onderdeel van de uitwerking hiervan. Verschil begroting in realisatie De accountant signaleert op onderdelen een verschil tussen begrote en gerealiseerde uitgaven en wijt dat aan spanning tussen de gestelde ambities en de beschikbare ambtelijke capaciteit met name op het gebied van bereikbaarheid, mobiliteit en grondexploitaties. Voor het verschil tussen begroting en realisatie zien wij daarnaast ook andere verklaringen, zoals laat in het jaar ontvangen bijdragen van derden en het niet tussentijds wijzigen van de begroting van de verwachte resultaten van projecten zoals grondexploitaties. Zoals aangegeven in de commissie over de Voorjaarsnota 2021 werken wij naar aanleiding van eerdere constateringen reeds aan een meerjarige analyse van de begroting versus realisatie.

Wij hebben aangegeven deze meerjarige analyse in het derde kwartaal te delen, zodat wij met de adviescommissie en accountant gezamenlijk hierover in gesprek kunnen treden. Op basis van die analyse presenteren we maatregelen om begroting en realisatie dichter bij elkaar te brengen. Vereenvoudiging administratie De accountant adviseert om op een aantal onderdelen de administratie te vereenvoudigen indien mogelijk, bijvoorbeeld de administratie van materiële vaste activa. Wij nemen dit advies ter harte en zullen met Deloitte in een analyse bezien welke vereenvoudigingen wij kunnen doorvoeren in de administratie en in welke tempo deze zijn te realiseren, mede gelet op de beschikbare capaciteit.

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

1 juli 2021 8884422

Budgetrecht ten aanzien van investeringen De accountant geeft aan stappen van verbetering te constateren op het gebied van budgetrecht ten aanzien van de exploitatiebudgetten. Wel geeft hij aan dat dit budgetrecht ten aanzien kredietoverschrijdingen van investeringen nog verder kan worden verbeterd. Wij zijn vanaf maart 2021 met de Adviescommissie Controle en Financiën in gesprek over het verbeteren van de monitoring en autorisatie van investeringen. De eerste stappen hierin zullen tot uitdrukking komen /zichtbaar zijn bij de begroting 2022. We blijven hierover de komende tijd in contact met de adviescommissie Controle & Financiën en de accountant hoe we deze verbeteringen verder vorm kunnen geven. Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving Deloitte heeft in 2020 een IT-audit uitgevoerd. De rapportage wordt in een volgende fysieke bijeenkomst met de adviescommissie Controle & Financiën besproken. De accountant heeft bij deze jaarrekening niet voldoende kunnen steunen op de IT-omgeving. Daarom hebben zij zogenoemde gegevensgerichte controlewerkzaamheden verricht, waaronder detailcontroles. Hierbij zijn geen afwijkingen geconstateerd. In overleg met de accountant zijn hierin al stappen ter verbetering gezet.

Zo kijken we onder meer naar de mogelijkheden van data-analyse op de inkopen en de benodigde vereisten in de automatiseringsomgeving en de inrichting van SAP. In het tweede helft van 2021 zetten wij deze stappen verder door zodat we kunnen komen tot een meer systeemgerichte controle en digitalisering van de audit. Tot slot We zien dat de intensieve werkwijze en samenwerking met de accountant zijn vruchten afwerpt. Dat wordt bevestigd door het feit dat ondanks dit bijzondere corona-jaar het ons toch gelukt is een goedkeurende controleverklaring te krijgen bij de Jaarstukken 2020. Wij zien er naar uit om samen met de accountant deze versterkingen nog verder uit te werken.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3