Raadsbrief Reactie Managementletter 2023

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

B. Siebelink / J.D. Bakker

Datum

23 november 2023

Doorkiesnummer

14 030

Kenmerk

11809531

E-mail

barbara.siebelink@utrecht.nl jurjen.bakker@utrecht.nl

Onderwerp

Reactie op de Managementletter 2023 Gemeente Utrecht

Bijlage(n)

1

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Wij reageren met deze brief op de Managementletter 2023 die wij van de accountant hebben ontvangen. De managementletter is als bijlage bij deze brief opgenomen. In de managementletter zijn de bevindingen van de accountant en aanbevelingen voor verbeteringen vanuit de interim-controle opgenomen. De interim-controle is recentelijk afgerond en wordt uitgevoerd ter voorbereiding op de controle van de nog op te stellen Jaarstukken 2023. Met de interim-controle kijkt de accountant naar onze werkprocessen en beoordeelt en toetst de interne beheersingsmaatregelen. Bevindingen en aanbevelingen interim-controle 2023 Een zeer belangrijk thema blijft de balans tussen het ambitieniveau voor de komende jaren en de beschikbare financiële middelen en personele capaciteit in onze organisatie. In de begroting gaven we ook al aan dat we onze ambities de komende jaren nog scherper moeten prioriteren, beter moeten koppelen aan de beschikbare uitvoeringscapaciteit en blijven investeren in de flexibiliteit en veerkracht van de organisatie in een tijd van een krappe arbeidsmarkt. Er is sprake van verloop in het personeelsbestand en in een krappe arbeidsmarkt is het lastig om de capaciteit op orde te brengen.

Meer specifiek geeft de accountant de volgende benaderingen ter overweging: • Benader de opgaven vanuit de capaciteit van de organisatie; • Zet voornamelijk in op actie en uitvoering (naast beleid); • Zet in op (nog meer) innovatie; • Structureer en borg de kennis in en van processen; • Versterk de sturende, monitorende en normerende rol van het concern en de directieraad; • Versterk de integraliteit door bij bijvoorbeeld de investeringsopgaven ook de benodigde capaciteit van en samenwerking met andere organisatieonderdelen en overheadtaken te betrekken (investeringen betekent iets voor de gehele keten, zoals vergunningen, inkoop en aanbesteding, controlling en juridische zaken); • Durf keuzes maken om opgaven dichter bij de realistische uitvoeringskracht te brengen: Stel prioriteiten, parkeer onderwerpen, breng volgorde aan bij de onderwerpen.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

23 november 2023 11809531

In dit licht is het bij de Voorjaarsnota 2024 van extra belang dat budgetten, capaciteit en taken in samenhang worden bezien en we toewerken naar een begroting die is gebaseerd op een realistische planning van activiteiten. Dat geldt voor de investeringen in het bijzonder. Personele krapte heeft ook zijn weerslag op het kunnen oppakken van bevindingen van de accountant en het implementeren van aanbevelingen. Enkele bevindingen en aanbevelingen lichten we hieronder verder toe. Uitvoeringskracht De uitvoeringskracht van de gemeentelijke organisatie is essentieel voor de realisatie van de opgaven waar wij voor staan. In de afgelopen en komende periode is er sprake van een toename van taken in het sociale en fysieke domein en dat wordt versterkt door de groei van onze stad. Onderdeel van die uitvoeringskracht zijn ook de daarvoor noodzakelijke ondersteunende processen in de bedrijfsvoering (ook wel overhead). De bedrijfsvoering zal moeten meebewegen om de uitvoering goed te kunnen ondersteunen. Een goede bedrijfsmatige ondersteuning is een voorwaarde voor een realistische planning en uitvoering van en verantwoording over activiteiten die past binnen de financiële kaders en voldoen aan wet- en regelgeving. Het verder digitaliseren van werkprocessen is daarbij nodig en vormt een belangrijke kans.

Onze uitvoeringskracht is voor ons een zeer belangrijk aandachtspunt en dat vraagt om aandacht voor de organisatie en prioriteren in wat we gaan uitvoeren. Investeringsagenda We herkennen de constatering van de accountant dat investeringsramingen in kracht winnen als deze geïntegreerd worden opgesteld met een realistische inschatting van de te realiseren investeringen per jaar. Zoals de accountant ook aangeeft neemt het verkrijgen van het gewenste inzicht op centraal niveau tijd en capaciteit in beslag. Het is een zeer complex proces, dat mede gezien de beperkte capaciteit, niet in één jaar op orde zal zijn. In lijn met Motie 409 ‘Grip op investeringen’ zetten we allereerst in op de verbetering van uniformiteit, toelichtingen en leesbaarheid van de jaarlijkse investeringen en de meerjarenplannen. Daaropvolgend streven we naar een versterking van de (centrale) sturing op de investeringsvolumes en kapitaallasten, wat ook verder zal bijdragen aan realistisch begroten. Risicomanagement De accountant geeft het advies om de nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan te passen zodat kaders en uitvoering meer met elkaar in lijn komen. De afgelopen twee jaar is risicomanagement binnen onze gemeente steviger verankerd in de organisatie.

In de informatievoorziening naar de raad komt dit onder andere tot uiting in een verbeterde pararaaf risicomanagement en weerstandsvermogen, inzicht in de strategische risico's van de begrotingsprogramma's en uitwerking van de Regeling Risicovolle Projecten. Ook is inzicht en een weergave van de belangrijkste risico’s een standaardonderdeel van beleidsnota’s sinds de vaststelling van de Beleidsnota Standaard voor beleidscyclus. Binnen de gemeentelijke organisatie is het beleid hierop al aangepast. Het aanpassen van de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen is een logische volgende stap. We onderschrijven dan ook het advies van de accountant om de kaders hierop aan te passen. Sociaal domein De accountant vraagt om het proces van het komen tot een definitieve afrekening met zorgaanbieders te vervroegen, zodat in de jaarrekening geen onzekerheid bestaat over de afrekening met deze zorgaanbieders en/of over de schuldpositie in de jaarrekening. Het proces is erop gericht om in februari met de Q4-gesprekken de definitieve afrekening vast te stellen en vervolgens het vaststellingsdocument te laten ondertekenen. Hierbij kan het voorkomen dat de gesprekken over een

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

23 november 2023 11809531

vaststelling meer tijd vragen waardoor de vaststelling na het proces van de jaarrekening afgerond wordt. We zullen sterker gaan sturen op een spoedige afronding van het proces om de onzekerheid over deze posten in de jaarrekening zo beperkt mogelijk te maken. Aanbevelingen uit eerdere jaren Vijf van de elf aanbevelingen van de accountant uit eerdere jaren zijn inmiddels gedeeltelijk opgelost. Over vijf andere aanbevelingen wordt pas in het Accountantsverslag 2023 gerapporteerd over de voortgang. Eén punt van aanbeveling wordt naar verwachting pas begin 2025 opgevolgd bij de implementatie van de nieuwe applicatie voor de financiële administratie. Dit betreft het implementeren van een aanvullende controlestap bij facturatie en prestatielevering. De accountant geeft aan dat de aanwezige interne-beheersingsmaatregelen dit onderkende risico tot die tijd voldoende afzwakken. De komende tijd blijven wij ons inzetten om de aanbevelingen van de accountant verder te implementeren. Rechtmatigheidsverantwoording Over boekjaar 2023 legt het college voor het eerst zelf verantwoording af over rechtmatigheid in de jaarstukken. Voorheen deed de accountant dit in de controleverklaring. Om tot een gedegen verantwoording te komen hebben we, in afstemming met de interne auditafdeling en de accountant, een systeem van interne controle opgezet.

De accountant zal nagaan of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is van de mate waarin het college rechtmatig heeft gehandeld. In overeenstemming met de aanbeveling van de accountant zullen wij daarbij de richtlijnen uit de Kadernota Rechtmatigheid 2023 nauwgezet opvolgen. In aanvulling hierop worden zowel de geactualiseerde financiële verordening als de geactualiseerde controleverordening in het eerste kwartaal van 2024 aan de raad ter vaststelling aangeboden.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3