Raadsbrief Rapport 213a onderzoek Subsidies

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door E-mail Type brief Bijlage(n)

Hanneke Wensink h.wensink@utrecht.nl Aanbiedingsbrief 1

Datum Kenmerk Onderwerp Beleidsveld

8 april 2026 34124862 Rapport 213a onderzoek Subsidies Financiën

Geachte leden van de raad, Het verbeteren van het subsidieproces en het inspelen op nieuwe ontwikkelingen vraagt onze continue aandacht. Daarom hebben wij in november 2025 een 213a onderzoek laten doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid bij het verstrekken van subsidies. Langs deze weg informeren wij u graag over de belangrijkste verbeteringen die wij doorvoeren in het subsidieproces naar aanleiding van de bevindingen uit het auditrapport. Jaarlijks ontvangen wij ongeveer 4.500 subsidieaanvragen van organisaties en inwoners. 80% van die aanvragers ontvangt daadwerkelijk subsidie voor de activiteiten die men gaat uitvoeren. Daarmee is een bedrag van circa 300 miljoen euro gemoeid. U ontvangt jaarlijks bij de jaarrekening de subsidiemonitor waarin u de ontwikkelingen kunt volgen. Het subsidieproces is, naast het inkoopproces, het belangrijkste financiële instrument om activiteiten in de stad te stimuleren en beleidsdoelen te halen. Ons streven is om het subsidieproces uniform en transparant te laten zijn zodat partijen evenveel kans maken op subsidie en de subsidie daar terecht komt, waar het echt nodig is. Het proces voor het registreren en verwerken van de subsidieaanvragen is volledig geautomatiseerd en het hele subsidieproces is vastgelegd in het Uitvoeringskader subsidieverstrekking en in werkinstructies.

Wij verbeteren het proces continu en implementeren waar nodig nieuwe ontwikkelingen. Zo hebben wij in november 2015 een 213a onderzoek laten doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid bij het verstrekken van subsidies. In het rapport kunt u lezen dat er veel goed gaat. Daarnaast zijn ook verbeteringen mogelijk. Wij gaan deze verbeteringen in 2026 uitvoeren. Het plan van aanpak verbeteringen Het plan van aanpak is gebaseerd op de 4 verbeterpunten die in het rapport worden genoemd. 1. We zorgen voor meer duidelijkheid rond interne werkprocessen en leggen deze vast in werkinstructies of in het Uitvoeringskader subsidieverstrekking. Dat doen we door: • We maken afspraken met Control en Financiën over hun rol in het subsidieproces. De uitkomst hiervan leggen we vast in het Uitvoeringskader subsidieverstrekking; • Werkinstructies leggen we vanaf nu, en met terugwerkende kracht, vast volgens mandaat. De werkinstructies maken we beschikbaar via de Teams-site van subsidies;

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

•

8 april 2026 34124862

We hebben al een wijziging in het subsidiesysteem gemaakt voor het controleren van de basisdocumenten in de aanvraagfase en bij de inhoudelijke beoordeling. De basisdocumenten mogen niet ouder zijn dan 4 jaar. We vragen een toelichting bij de inhoudelijke beoordeling zodat duidelijk is waarop de controle gebaseerd is. De werkinstructies hebben we hierop aangepast.

2. We zorgen voor een betere actualisatie van de risicoanalyse en voor het handhaven van de termijnen bij uitstel. Dat doen we door: • We stellen een risicoanalyse op voor organisaties die per jaar meer dan € 20.000 subsidie ontvangen. De risicoanalyse wordt geactualiseerd en uitgebreid met de indicatoren die van belang zijn bij ondermijning. We integreren dit proces in het subsidiesysteem, zodat het invullen en actualiseren van de risicoanalyse gewoonte wordt en meer aandacht krijgt. • We maken een nieuwe werkinstructie voor het geven van uitstel bij het indienen van de eindrapportages aan het eind van het subsidietraject, zodat duidelijk is wie daarbij het mandaat heeft. 3. We verbeteren het proces van de financiële analyse en zorgen voor een uniformere uitvoering en opbouw van de dossiers. Dat doen we door: • We verwerken de verbeterpunten in het Uitvoeringskader subsidieverstrekking. Het kader actualiseren we voortaan jaarlijks, zodat de veranderingen voor alle medewerkers direct zichtbaar zijn. Het mandaat hiervoor ligt bij de concerndirectie. • We organiseren structurele overlegmomenten om de ambtelijke samenwerking te evalueren. Onder structureel verstaan we minimaal één keer per jaar. Belangrijk aandachtspunt hierbij is de volledigheid van de dossiers en het vastleggen van alle correspondentie met de subsidieontvangers.

• We gebruiken het vaststellen van het Uitvoeringskader als moment om het document en de kaders onder de aandacht te brengen van alle betrokkenen bij het subsidieproces. • We scherpen de rolverdeling voor de financiële analyse aan (zie punt 1. afspraken met Control en Financiën). We gaan medewerkers beter faciliteren en extra trainingen organiseren zodat zij hun rol beter kunnen invullen. 4. We streven naar een betere benutting van data voor sturing en verantwoording. Dat doen we door: • We delen de beschikbare sturingsinformatie met de stakeholders. We onderzoeken hoe we dat het beste kunnen gaan vormgeven op een wijze waarbij we voldoen aan de privacyregels. We zullen hierop terugkomen in de Subsidiemonitor 2026. Vervolg Jaarlijks ontvangt u als bijlage bij de jaarstukken de Subsidiemonitor. Wij informeren u in de Subsidiemonitor 2026 over de verbeteringen die wij hebben doorgevoerd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht, de secretaris,

de burgemeester,

2/2