Raadsbrief Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen opvolgingsonderzoek rekenkamer.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

E.M. Scholten

Datum

28 april 2021

Doorkiesnummer

030 - 28 60414

Kenmerk

8793968

E-mail

e.scholten@utrecht.nl

Onderwerp

Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen opvolgingsonderzoek rekenkamer

Bijlage(n)

1

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Inleiding Bij besluit van 15 oktober 2020 heeft uw raad ingestemd met het raadsvoorstel Rekenkamerrapport: ‘Opvolgingsonderzoek rekenkamerrapporten 2014-2018. Inzicht in de doorwerking van rekenkameronderzoek en de opvolging van raadsbesluiten’. Het Rekenkamerrapport bevat aanbevelingen aan ons college over de opvolging van raadsbesluiten naar aanleiding van rekenkameronderzoeken. In de bestuurlijke reactie op het rapport hebben wij al aangegeven deze aanbevelingen over te nemen. Tijdens de raadsbehandeling hebben wij nogmaals onderstreept de bevindingen van de Rekenkamer te delen en hieraan opvolging te geven. De Verordening Rekenkamer Utrecht schrijft voor dat wij uw raad, nadat u hebt besloten over een rekenkamerrapport, een plan van aanpak sturen. Deze brief behelst het Plan van Aanpak voor het ‘Opvolgingsonderzoek rekenkamerrapporten 2014-2018’. Wij zullen per beslispunt uit het raadsvoorstel aangeven hoe dit wordt opgepakt. Beslispunten en acties 1. In de bestuurlijke reactie op rekenkamerrapporten systematischer en duidelijker per conclusie en aanbeveling aan te geven wat zijn opvatting is over de aanbevelingen en of het college de conclusies en aanbevelingen al dan niet onderschrijft. In onze bestuurlijke reactie bij nieuwe rekenkamerrapporten zullen wij steeds per aanbeveling duiden of wij deze onderschrijven.

Om dit te borgen is dit punt in de ‘Handreiking werkwijze Rekenkameronderzoek’ vastgelegd. Deze ambtelijke handreiking wordt gebruikt om het proces van een rekenkameronderzoek en het samenspel tussen college, ambtelijke organisatie en Rekenkamer te stroomlijnen. Het betreft een ambtelijke werkwijze. Het is een dynamisch document. Dat betekent dat de werkinstructie wordt gewijzigd wordt zodra daartoe aanleiding bestaat. De huidige versie van de ambtelijke handreiking is ter informatie als bijlage bij deze brief gevoegd.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

28 april 2021 8793968

2. In het plan van aanpak systematisch per beslispunt uit het raadsbesluit inzicht te geven in de werkwijze(n), doorlooptijd en de momenten waarop de raad wordt geïnformeerd over de voortgang. Beschouw de termijn van zes weken waarbinnen een plan van aanpak moet worden vastgesteld als een standaardtermijn, waar indien nuttig van afgeweken kan worden door het college. Bij voorkeur wordt dit al aangegeven in de bestuurlijke reactie en na bespreking in de raad in het raadsvoorstel opgenomen. Ook dit beslispunt nemen wij mee bij toekomstige rekenkamerrapporten. In de ‘Handreiking werkwijze Rekenkameronderzoek’ is deze aanbeveling inmiddels geborgd. Voorts is in deze ambtelijke werkinstructie vastgelegd dat bij de bestuurlijke reactie aandacht wordt besteed aan de termijn die nodig is om tot een Plan van Aanpak te komen. 3. De raad in de Jaarstukken te informeren over de uitvoering van raadsbesluiten over rekenkameronderzoeken, zolang er actief aan de uitvoering van beslispunten van het raadsbesluit gewerkt wordt. Zorg dat de informatie over de verschillende raadsbesluiten op meer uniforme wijze wordt aangeboden. Daarbij kan verwezen worden naar raadsbrieven of rapportages, maar er dient wel in de afgesproken bijlage beknopt de stand van zaken over de opvolging van beslispunten te worden weergegeven. Doe dat voor de rekenkamerrapporten van de drie voorafgaande jaren.

Uw raad heeft de aanbeveling van de Rekenkamer overgenomen om de Verordening Rekenkamer Utrecht aan te passen om deze aanbeveling te borgen. Uw raad heeft de nieuwe verordening inmiddels vastgesteld. In onze bestuurlijke reactie gaven wij reeds aan, dat wij in de jaarlijkse verantwoording consequent zullen aangeven waar onze rapportage over de opvolging van de aanbevelingen te vinden is. Daar zullen we naar verwijzen en ons in de verantwoording beperken tot informatie op hoofdlijnen. Hieraan geven wij vorm in de jaarstukken 2020 en daarna. 4. Met oog op het achterliggende maatschappelijke probleem na te gaan welke vervolgacties nodig zijn voor een meer volledige opvolging van de raadsbesluiten. Voer deze acties uit en rapporteer hierover aan de raad. De onderzoeken van de Rekenkamer hebben betrekking op uiteenlopende onderwerpen en beleidsterreinen. Uit het opvolgonderzoek blijkt, dat de verbetermaatregelen die worden getroffen op basis van rekenkamerrapporten bijdragen aan de verschillende achterliggende maatschappelijke vraagstukken. Deze aanbeveling strekt ertoe om nog grondiger na te denken over de vraag welke vervolgacties nodig zijn om een maatschappelijk vraagstuk aan te pakken. Gelet op de diversiteit aan onderzoeken is dit maatwerk. Er zal per maatschappelijk vraagstuk moeten worden gekeken naar de specifieke kansen en mogelijkheden.

Wij geven handen en voeten aan deze aanbeveling door bij onze bestuurlijke reactie over een nieuw rekenkamerrapport al te kijken in hoeverre verbeterpunten breed kunnen worden opgepakt. Dit kan vervolgens een plaats krijgen in het Plan van Aanpak, dat wordt opgesteld na besluitvorming door uw raad over een rekenkamerrapport. Het helpt daarbij, dat het maken van een Plan van Aanpak meer tijd mag kosten dan de standaard zes weken, als het onderwerp daarom vraagt. In het verleden is deze tijdsperiode als knelpunt ervaren bij de meer complexe plannen van aanpak. Om goede opvolging van rekenkameronderzoek te bewerkstelligen is meer nodig dan alleen de uitvoering van het Plan van Aanpak. De aanbevelingen moeten beklijven, zodat ze ingebed raken in de aanpak van het achterliggende maatschappelijke probleem. Hier is geen eenvoudige standaard

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

28 april 2021 8793968

voor. Het is immers sterk afhankelijk van de beleidsthema’s. Door het rekenkameronderzoek en de overgenomen aanbeveling breed te delen en duidelijk te beleggen in de organisatie kan hieraan een bijdrage worden geleverd. Ook zullen wij, waar mogelijk, in onze communicatie met en voorstellen aan uw raad verwijzen en teruggrijpen naar de relevante rekenkameronderzoeken. 5. Binnen de gemeentelijke organisatie de taak en bevoegdheden van de rekenkamer en de afgesproken procesgang rond rekenkamerrapporten te verhelderen. Dit kan door met behulp van het bureau gemeentesecretaris de kennis op dit terrein binnen de ambtelijke organisatie verder te vergroten en door in de bestaande handreiking werkwijze rekenkameronderzoek het informatierecht en de bevoegdheden van de rekenkamer uitgebreider toe te lichten. Dit helpt om het proces van informatieverschaffing aan de rekenkamer te faciliteren. In samenspraak met de Rekenkamer is dit punt opgepakt en is de Handreiking werkwijze Rekenkameronderzoek ook op dit punt aangepast. Rekenkamer en ambtelijke organisatie houden elkaar op de hoogte van actuele ontwikkelingen. Bij het maken van werkafspraken vindt afstemming plaats. Van de zijde van de Rekenkamer is input gegeven op de aanpassingen in de Handreiking.

Afronding Met de nieuwe Rekenkamerverordening en de aangescherpte ambtelijke handreiking is het raamwerk gegeven om de aanbevelingen uit het opvolgonderzoek van de Rekenkamer op te volgen. Bij nieuwe rekenkameronderzoeken zijn wij duidelijk en scherp in onze bestuurlijke reactie. Daarnaast geven wij verder uitvoering aan dit plan van aanpak, zodat de opvolging van de onderzoeken en de informatievoorziening hierover aan uw raad nog steviger op de kaart staat. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3