Raadsbrief over Reactie op Rekenkamerbrief Regeling risicovolle projecten van 8 november.docx.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

A.J.A. Scholte

Datum

16 november 2021

Doorkiesnummer

030 - 28 61735

Kenmerk

9468388

E-mail

agnes.scholte@utrecht.nl

Onderwerp

Reactie op Rekenkamerbrief Regeling risicovolle projecten d.d. 8 november

Bijlage(n)

-

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Hiermee ontvangt u onze reactie op de Rekenkamerbrief Regeling risicovolle projecten d.d. 8 november 2021, ten behoeve van het gesprek in de commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën op 18 november. Wij zijn blij dat de rekenkamer met ons deelt dat de eerste stappen in implementatie in de goede richting gaan. De rekenkamer noemt ook een aantal aandachtspunten waarop wij graag reageren. De rekenkamer geeft aan dat zij een verplichte probleemanalyse, een kostenbaten afweging en een koppeling van een project met de begroting onderbelicht vindt in de Regeling risicovolle projecten (RRP). De startdocumenten in het kader van de RRP bevatten een bundeling van de reeds vastgestelde kaders en vormen de basis voor de controle op de risicovolle projecten door de raad. Dat betekent dat de gemeenteraad, voorafgaand aan de toepassing van de RRP, een afweging heeft gemaakt om tot de uitvoering van een project over te gaan, waarbij een probleemanalyse en een kostenbatenafweging op hun plek zijn. Wij achten het startdocument in het kader van de RRP daartoe dus niet het juiste instrument. Wel delen wel dat bij het vaststellen van de kaders de gevolgen voor de begroting, zowel qua investering als voor de exploitatie in beeld dienen te zijn en zoals ook is vastgelegd in de toelichting op artikel 7 van de RRP.

De rekenkamer vraagt daarnaast naar de invulling van het verzwaarde controlregime voor de RRPprojecten. Voor de risicovolle projecten geldt boven op de reguliere control via businesscontrol een expliciete invulling van de rol van projectcontroller, als kritisch adviseur van de opdrachtgever en projectmanager, met als escalatielijn de business controller en concerncontroller. Daarnaast is de concerncontroller aangehaakt bij de stuurgroepen voor deze projecten. Concerncontrol ziet toe op de invulling van projectcontrol en daarmee de beheersing en het risicomanagement binnen deze projecten.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

16 november 2021 9468388

Naast de rol met betrekking tot de projecten heeft concerncontol ook de rol om toe te zien op de (her)ijking van projecten, en op de werking van het geheel: de oplevering van de startdocumenten en voortgangsrapportages en het beeld wat die rapportages geven. Wij zijn het met de rekenkamer eens dat de wijze waarop aandacht wordt besteed aan risico’s van groot belang is voor de effectiviteit van de werking van de RRP. We werken aan een professionaliseringsslag op het gebied van risicomanagement in de organisatie en daarin past dat we in het vervolg meer uniformiteit brengen in het presenteren van de risico’s en maatregelen. Ook streven we ernaar om vanuit de risico’s van de projecten een overkoepelend beeld te geven van de risico’s en uitdagingen waar de projecten gemeente breed voor staan. Wij geven daarbij inzicht in de strategische risico’s en maatregelen die we treffen. Dit gebeurt op hoofdlijnen. We horen graag de wensen van de raad over de uniforme aanbieding van de projectdocumenten, waar nu inderdaad verschillen bestaan in diepgang, aard van de voortgangsinformatie en vormgeving. De dialoog met de raad geeft ons richting om de volgende voorgangsrapportage vorm te geven. Bij de volgende aanbieding van voorgangsrapportages zullen wij, conform artikel 8 van de RRP, inzicht bieden in geijkte projecten en de resultaten daarvan.

We kijken uit naar een goede bespreking in de commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën op 18 november aanstaande. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

2/2