Raadsbrief Opvolging aanbevelingen Boardletter 2025
Tekst van het document
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
Wim Kouwenhoven
Datum
7 april 2026
Wim.kouwenhoven@utrecht.nl
Kenmerk
34135323
Type brief
Voortgangsbrief, afdoeningsbrief
Onderwerp
Opvolging aanbevelingen Boardletter in 2026
Bijlage(n)
1 (onderaan bijgevoegd)
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Op 4 december 2025 hebben wij u middels een raadsbrief geïnformeerd over de bevindingen en aanbevelingen uit de boardletter naar aanleiding van de uitgevoerde interimcontrole door uw accountant. We hebben in deze raadsbrief toegezegd u in het eerste kwartaal van 2026 te informeren over de mijlpalen die willen behalen en het tijdspad dat we inschatten. Met deze raadsbrief geven we invulling aan die toezegging. In de bijlage vindt u de bevindingen en aanbevelingen en de wijze waarop hier invulling aan wordt gegeven. De aanbevelingen raken ook andere ontwikkelingen waarover wij u recent hebben geïnformeerd of nog over gaan informeren. Dit zijn de beide raadsbrieven over Grip op Investeringen (raadsbrief planning en raadsbrief investeringsopgave), de raadsbrief over de opgaven voor de inkoopfunctie en de planning van het verbeterprogramma Versterken Financiële Functie. Vervolg en informatievoorziening Wij informeren u over de voortgang van de opvolging via de reguliere producten van de begrotingscyclus. Ook hebben wij afstemming met de accountant over de voortgang. In de sessies met de adviescommissie Controle en Financiën gaan wij desgewenst dieper in op specifieke aanbevelingen of de stand van zaken. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
7 april 2026 34135323
Bijlage - Overzicht van de aanbevelingen, bevindingen en onze aanpak Thema / aanbeveling
Bevinding accountant
Onze aanpak in 2026
1. Concernsturing & financiële
De financiële en controlfunctie is te
De centralisatie van de financiële en
functie (1.1–1.5)
decentraal georganiseerd waardoor F&I en
controlfunctie is onderdeel van de bredere
concerncontrol niet op alle onderwerpen
centralisatiebeweging die in gang is gezet
betrokken zijn. De accountant beveelt aan
voor de bedrijfsvoering (;pp[t gedurende
de positie van (financial) control centraler te
geheel 2026).
positioneren, een centraal
Het is de ambitie om een controlframework
controlframework te ontwikkelen,
te ontwikkelen in het tweede half jaar van
periodieke balansanalyses te
2026.
implementeren, te werken met
Rondom de periodieke balansanalyses is
periodeafsluitingen en het aantal late
gewerkt aan een eerste basis. De afsluiting
correctieboekingen in rondom de
over 2025 wordt gebruikt als input voor het
jaarsluiting substantieel terug te dringen.
vervolg in 2026. We zijn voornemens in mei een wat uitgebreidere afsluiting te organiseren en in augustus/ september een eerste softclose.
2. Beheersing investeringsagenda
De informatievoorziening over de
Deze elementen worden opgepakt in het
(2.1–2.4)
investeringsagenda biedt nog onvoldoende
programma “Grip op Investeringen”
inzicht om de raad optimaal te faciliteren.
waarover u apart wordt geïnformeerd in het
Centrale monitoring van
eerste kwartaal van 2026.
investeringskredieten ontbreekt, ambities en realiteit lopen nog niet synchroon en kapitaallasten worden onvoldoende centraal bewaakt. De accountant merkt op dat deze uitdagingen breder herkenbaar zijn bij andere gemeenten. 3. Memoriaalboekingen (3.1)
Na de migratie naar SAP S/4HANA is het
Er is een aanvullende checklist voor
proces rondom controle van
memorialen van periode 14
memoriaalboekingen (een boeking in de
geïmplementeerd bij jaarstukken 2025.
administratie die wordt gebruikt om
Verdere procesverbetering en borging is
correcties, bijzondere posten of interne
gedurende 2026 beoogd onder meer door
overboekingen vast te leggen) nog niet
weer met vaste formats te gaan werken
volledig opnieuw verankerd. De accountant
met vaste kernwerkstappen. Ook is het de
acht het proces nog onvoldoende en
insteek is om het aantal memoriaal
adviseert het proces weer te versterken.
boekingen te reduceren waar zinvol en mogelijk en op termijn het aantal perioden voor correcties aan het einde jaar van het jaar te beperken. Gedurende 2026 worden de verbeteringen verder opgepakt.
4. Inkoop & aanbestedingen (4.1)
Er is nog geen centraal inkoopsysteem en
Aanbesteding van het contractmanagement
de inkoopkalender is handmatig en variabel
systeem loopt. De interne kaders voor
van kwaliteit. De aanbeveling is toe te
inkoop zijn en worden uitgebreid. Ook voor
werken naar integrale
2/3
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
7 april 2026 34135323
Thema / aanbeveling
Bevinding accountant
Onze aanpak in 2026
procesondersteuning, centrale kaderstelling
inkoop is een principebesluit genomen om
en koppeling met SAP S/4HANA, waarbij
verder te centraliseren.
de decentrale verantwoordelijkheid van
Verder bent u breed geïnformeerd over de
organisatieonderdelen gehandhaafd blijft.
opgaven voor de inkoopfunctie in een aparte raadsbrief die u heeft ontvangen op 27 februari 2026.
5. SAP S/4HANA implementatie
Na de go-live per 1 januari 2025 zijn
De achterstanden zijn weggewerkt.
(5.1)
operationele achterstanden ontstaan in de
Basisrapportages voor de jaarsluiting zijn
verwerking van boekingen en zijn
gerealiseerd. Standaard financiële
managementrapportages anders ingericht
(management)rapportages worden
dan gewenst. De aanbeveling is
heringericht (Q2 2026). Trainingen en
achterstanden weg te werken (streefdatum
ondersteuning gebruikers worden
31 december 2025), standaard rapportages
geïntensiveerd (gedurende geheel 2026).
opnieuw in te richten (afronding Q1 2026) en het systeem verder te optimaliseren 6a. Jaarrekeningcontrole 2025 –
Aandacht nodig voor onderbouwing
Er is een checklist memorialen van periode
schattingen & memorialen (6.2)
materiële schattingen, evaluatie
14 ingevoerd. Periodieke analyse tijdens
schattingen vorig jaar en adequate
afsluitingen worden richting Q2 verbeterd.
autorisatie/controle op
Daarnaast is een softclose* voorzien in
memoriaalboekingen. (zie ook punt 3)
2026 (Q3-Q4). *Een soft close is een tussentijdse (periodieke) afsluiting van de financiële administratie, vooruitlopend op de jaarafsluiting, met als doel dat de administratie actueel, juist, volledig en onderbouwd is per een peildatum (vaak per kwartaal, soms per maand). Blijvende aandacht is er voor de onderbouwing van de materiele schattingen.
6b. Jaarrekeningcontrole 2025 –
Het aantal SiSa-regelingen neemt toe;
Standaard formats en checklists worden
SiSa-bijlage (6.3)
tijdige en volledige dossiervorming en
per regeling gehanteerd. Interne controle
interne controle is vereist.
wordt verder vormgegeven. Er is een wekelijkse voortgangsmonitoring die gedurende de jaarsluiting 2025 plaatsvindt.
6c. Jaarrekeningcontrole 2025 –
Toereikende actuele onderbouwing van
Afspraken over aanlevering
grondexploitaties, juridische
grondexploitaties vereist. Onderbouwing
grondexploitaties zijn gemaakt. Aan een
claims & stelselwijziging (6.1, 6.4,
juridische claims en geschillen op orde
toereikende onderbouwing van de impact
6.5)
brengen. Stelselwijziging afschrijving
van de vastgestelde stelselwijziging met
Wervengebied conform BBV toelichten.
betrekking tot de afschrijvingssystematiek van het Wervengebied wordt gewerkt.
3/3