Raadsbrief Managementletter interimcontrole 2021.docx.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

S. Emsbroek

Datum

30 november 2021

Doorkiesnummer

14 030

Kenmerk

9510339

E-mail

sandra.emsbroek@utrecht.nl

Onderwerp

Managementletter interimcontrole 2021

Bijlage(n)

Managementletter 2021 Deloitte

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Met deze brief reageren wij op de Managementletter 2021 die wij van de accountant hebben ontvangen. Eerst gaan wij in op de bevindingen en vervolgens op de aanbevelingen. Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening voert de accountant een interim controle uit. Bij deze controle kijkt de accountant naar onze werkprocessen en beheersingsmaatregelen. Onlangs is de interim controle voor de Jaarstukken 2021 afgerond. De accountant presenteert zijn bevindingen van de controle en aanbevelingen voor verbeteringen in de Managementletter 2021. Deze Managementletter is als bijlage bij deze brief opgenomen. Proces interim controle Het proces is soepel en in goede samenwerking verlopen, ondanks de belemmeringen van het grotendeels werken op afstand. Een deel van de werkzaamheden is nog niet (volledig) afgerond. Zo wordt de controle van de Europese aanbestedingen in het laatste kwartaal van 2021 uitgevoerd. Over de resultaten van de IT-audit wordt u op een later moment afzonderlijk geïnformeerd. Aandachtspunten uit vorige controles De adviezen van de accountant om onze interne werkprocessen te verbeteren hebben we projectmatig opgepakt met het instellen van het project ‘Versterken accountantscontrole’. Wij betrekken de accountant bij dit proces als adviserend lid van de stuurgroep.

Dit jaar hebben we stappen gezet om de organisatie rondom het jaarrekeningproces te verstevigen, communicatie te verbeteren en werkprocessen aan te pakken. Het resultaat van deze inspanningen zien wij terug in de Managementletter 2021. Van de negen openstaande accountantsadviezen uit voorgaande jaren zijn er dit moment drie geheel opgelost. Verder zijn er vier gedeeltelijk opgelost aangezien deze pas volledig tot uiting komen bij de jaarrekeningcontrole. Er zijn twee adviezen niet opgelost, omdat deze meer tijd vergen. Wij treffen maatregelen om de mogelijke risico’s voor de jaarrekening 2021 te beperken.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

30 november 2021 9510339

Grondexploitaties Binnen de grondexploitaties constateert de accountant dat de gemeente Utrecht in opzet een toereikende mix aan interne beheersmaatregelen heeft. Het zichtbaar maken van deze interne beheersingsmaatregelen is verbeterd. Op onderdelen kan dit verder versterkt worden. In de aanloop naar de jaarafsluiting 2021 bespreken wij met de accountant hoe dit verder vorm te geven. Frauderisicomanagement Op grond van de regels van de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) besteedt de accountant nadrukkelijk aandacht aan het onderwerp frauderisicomanagement. Op basis van gesprekken constateert de accountant dat het fraude-risicobewustzijn in Utrecht aanwezig is. Voor ons is dat een belangrijke constatering omdat dit een van de bouwstenen is van een betrouwbare overheid. De accountant adviseert om de frauderisicoanalyse jaarlijks te actualiseren. Om financiële frauderisico’s te voorkomen volgen we meerdere sporen. Vanuit het programma Weerbare overheid kijken we naar de risico’s die het vertrouwen van de gemeente Utrecht kunnen schaden. Vanuit een brede analyse (weerbaarheidsscan) richten we ons op kwetsbare afdelingen. Kwetsbaarheid met betrekking tot financiële fraude vormt hier een onderdeel van. Daarnaast voeren we eens in de vier jaar een interne fraude-risicoanalyse uit.

In navolging hierop voeren we verdiepende frauderisico-sessies uit bij gevoelige processen. Ook hebben wij de fraudebeheersmaatregelen nadrukkelijk opgenomen in de verbijzonderde interne controleplannen voor de financieel materiële processen. Dit als onderdeel van de werkwijze Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O-criterium). Ten slotte actualiseren we bij het opstellen van de begroting en jaarverslag de financiële gevolgen van risico’s ter onderbouwing van het weerstandsvermogen. Wij streven er naar deze trajecten zoveel mogelijk in samenhang uit te voeren. Met de accountant is afgesproken dat zij bij de controle van de jaarstukken nog naar dit brede pallet van maatregelen kijken. Conclusie Zoals de accountant opmerkt zijn we dit jaar voortvarend aan de slag gegaan met de aandachtspunten uit het accountantsverslag. Het effect van de doorgevoerde verbeteringen zal merkbaar zijn bij de jaarrekeningcontrole. Daarbij blijven we de komende maanden hard werken om het jaarrekeningproces zo goed mogelijk te laten verlopen.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

2/2