Raadsbrief Managementletter 2020.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

J.M.W. Koolenbrander

Datum

9 december 2020

Doorkiesnummer

030 - 28 61619

Kenmerk

8295536

E-mail

a.koolenbrander@utrecht.nl

Onderwerp

Managementletter 2020

Bijlage(n)

1 (geheim)

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, In de geheime bijlage bij deze brief vindt u de Managementletter 2020 van onze accountant. Jaarlijks voert de accountant een interimcontrole uit, ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening. De bevindingen presenteert hij in de Managementletter, samen met aanbevelingen voor verbetering in de beheersing van werkprocessen. In deze brief gaan wij eerst in op de totstandkoming van deze Managementletter. Vervolgens reageren wij op de bevindingen en aanbevelingen. Geheimhouding We hebben op de Managementletter 2020 permanente geheimhouding opgelegd op grond van artikel 55 lid 1, 86 lid 2 en 25 lid 2 van de Gemeentewet om redenen genoemd in artikel 10 lid 2 sub b en g van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De informatie in de managementletter raakt de financiële belangen van de gemeente en kan leiden tot onevenredige bevoordeling van derden. In de managementletter staat informatie over bepaalde bedrijfsprocessen en de aan de uitvoering daarvan verbonden financiële, taakinhoudelijke en juridische aandachtpunten en risico’s. Proces interimcontrole Het proces is soepel en in goede samenwerking verlopen, ondanks de belemmeringen van het werken op afstand. Een deel van de werkzaamheden is nog niet (volledig) afgerond. Over de resultaten van de IT-audit wordt u op een later moment afzonderlijk geïnformeerd.

Algemeen Mede door toenemende eisen aan de controle vraagt de accountant meer gedetailleerde vastlegging van processen en van controlemaatregelen daarin. De accountant stelt vast dat ons college zijn adviezen opvolgt ter verbetering van de centrale informatievoorziening en de beheersing van monitoring van processen en risico’s. Deze adviezen zijn tevens behulpzaam bij het traject versterken bedrijfsvoering en de verstevigen van de controlfunctie op het niveau van de organisatie als geheel, het concern.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

9 december 2020 8295536

Risicomanagement en interne beheersing Over de ontwikkeling van het risicomanagement die in gang is gezet met het plan van aanpak is de accountant positief. “Aan de hand van uw plan van aanpak doorontwikkeling risicomanagement geeft u een adequate invulling aan ons advies en uw wens om risicomanagement verder te verstevigen binnen uw organisatie. Dit past tevens bij de ontwikkeling naar de rechtmatigheids-verantwoording die uw college met ingang van boekjaar 2021 geeft.” De accountant ziet minder voortgang bij de interne beheersing, in het bijzonder op het punt van de centrale kaderstelling. De ingezette transitie van het onderdeel Financiën, inkoop en juridische zaken (FIJ) is bedoeld om het inzicht en de beheersing op het geheel te verbeteren. Door de coronacrisis werd de voortgang helaas belemmerd. De aanpassing van de P&C-cyclus en het werken op afstand legden beslag op de beschikbare capaciteit. Dat neemt niet weg dat de aanbevelingen (inclusief die over prestatielevering) een vervolg krijgen, in een realistisch tempo. Overigens heeft de accountant de doorgevoerde verbeteringen bij de memoriaalboekingen nog niet kunnen beoordelen. Grondexploitaties De accountant herkent dat de aanwezige opzet van interne beheersing van de grondexploitaties nu wordt geborgd met zichtbare maatregelen.

Nog niet alle maatregelen konden worden beoordeeld, omdat een aantal van de processen, zoals de actualisatie van de grondexploitatieberekeningen pas bij het opmaken van de jaarstukken wordt uitgevoerd. Covid-19 Bij zijn interim-controle heeft de accountant de impact van de virusuitbraak op de gemeentelijke organisatie, de processen en de financiële stromen in kaart gebracht. De nieuwe Tozo-regeling vraagt een extra controle-inspanning bij de jaarrekening. Er zijn afspraken gemaakt over de in dat kader uit te voeren controlewerkzaamheden. In goed overleg, zodat deze zowel voor de organisatie als voor de accountant hanteerbaar zijn. Daarnaast onderkennen wij een toename van risico’s bij gewaarborgde en verstrekte geldleningen, gesubsidieerde organisaties en dubieuze debiteuren. Dat vraagt een aanvullende risicoanalyse bij de jaarrekening. Voor de gewaarborgde en verstrekte geldleningen vindt de analyse plaats op het niveau van de individuele dossiers. Gezien het grote aantal dossiers is het onzeker of deze analyse tijdig en volledig kan worden afgerond. Aandachtspunten voor de Jaarrekening 2020 De accountant geeft helder aan welke aandachtspunten er nog liggen en welke controlewerkzaamheden moeten plaatsvinden voor de Jaarrekening 2020. Voor een deel zijn dit extra werkzaamheden als gevolg van de virusuitbraak Covid-19, zowel voor de organisatie als voor de accountant.

Mogelijk leidt dit tot een langere doorlooptijd van het jaarrekeningproces. De gevraagde onderbouwingen zullen wij vanzelfsprekend leveren. Bij de analyse van de (gewaarborgde) geldleningen moeten we een klein voorbehoud maken, zoals hierboven toegelicht. Daarnaast is de invoering van het systeem om de volledigheid van de erfpachtopbrengsten aan te tonen nog niet zo ver gevorderd dat de resultaten bij de verantwoording 2020 beschikbaar zijn. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

2/2