Raadsbrief Jaarstukken 2025 - Boardletter 2025

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

M. de Nooijer

Datum

25 november 2025

E-mail

miranda.de.nooijer@utrecht.nl

Kenmerk

33493362

Type brief

Aanbiedingsbrief, reactiebrief

Onderwerp

Jaarstukken 2025: Boardletter 2025

Bijlage(n)

1

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Met deze brief reageren we op de Boardletter 20251 van de accountant. In de Boardletter rapporteert de accountant over haar bevindingen en aanbevelingen op basis van de door hen uitgevoerde interim-controlewerkzaamheden. Bij deze controle kijkt de accountant naar onze werkprocessen en beheersingsmaatregelen. De Boardletter 2025 is als bijlage bij deze brief opgenomen. In deze brief gaan we op de belangrijkste bevindingen in. Overall beeld interne beheersing, organisatieontwikkeling en concernsturing We zijn verheugd dat de accountant dit jaar wederom constateert dat de interne beheersing voldoet aan de eisen die gesteld zijn vanuit de accountantscontrole. Tegelijkertijd zijn er ook nog verbeterpunten. Zo stelt de accountant in lijn met het Accountantsverslag 2024 dat de organisatie vol is van ambitie, maar ook dat de realisatie hiervan, op onderdelen, niet altijd het tempo heeft waarop gehoopt wordt of initieel rekening mee gehouden werd. Het vergroten van de realisatiekracht met betrekking tot begrote investeringen blijft een belangrijk aandachtspunt, ook met uitdagingen op het gebied van netcongestie, juridische procedures en macro-economische ontwikkelingen, het investeringsplafond en, in het verlengde hiervan, het op lange termijn in balans houden van de begroting.

Hierbij is het belangrijk dat de realisatiekracht reëel is en dat indien nodig ambities worden bijgesteld. De accountant heeft de implementatie van SAP S/4HANA (een financieel systeem) op ons verzoek nauwlettend gevolgd. Op dit moment is de implementatie van dit systeem afgerond en werkt het naar behoren. De accountant constateert terecht dat verdere optimalisering van de operationele functionaliteiten, zoals het beschikbaar stellen van de benodigde rapportages en het tijdig boeken van memorialen noodzakelijk is voor de tijdigheid en betrouwbaarheid van sturings-en verantwoordingsinformatie en voor de accountantscontrole. Dit heeft voor ons hoge prioriteit.

1 In 2024 heeft de (Europese) aanbesteding voor de externe accountant plaatsgevonden. Bij de aanbesteding is in het

bijbehorende Programma van Eisen opgenomen dat u - via de adviescommissie Controle en Financiën - een Boardletter ontvangt naar aanleiding van de interim-controle. Voorheen was dit de managementletter.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33493362

Daarnaast hebben we in nauw contact met de accountant blijvend aandacht voor de waardering van de grondexploitaties en de interne beheersing met betrekking tot de memorialen gericht op de onderbouwingen van de memoriaalboekingen. Van openstaande accountantsadviezen uit voorgaande jaren zijn er dit moment drie geheel en veertien gedeeltelijk opgelost. De gedeeltelijk opgeloste adviezen zijn onderhanden en kennen een langere doorlooptijd. Specifieke aandachtspunten De bevindingen van de accountant zijn voor ons herkenbaar. Wij ervaren het als positief dat de accountant constateert dat de interne beheersing in de basis overall gezien op orde is in relatie tot de financiële verantwoording in de jaarrekening. We gaan in op de aandachtspunten van de accountant. Op dit moment is de organisatie volop aan het verbeteren en (door)ontwikkelen op verschillende onderwerpen. We kunnen ons voorstellen dat het de raad nu ontbreekt aan een totaaloverzicht van de verschillende mijlpalen. In het voorjaar van 2026 zullen we u informeren via een raadsbrief, waarbij we aangeven welke mijlpalen we willen behalen, de duur die hieraan gekoppeld is en het totale tijdspad dat we nu inschatten. Concernsturing Op belangrijke dossiers wordt volgens de accountant niet centraal gestuurd en gemonitord. Diverse activiteiten van onder andere de financiële en controlfunctie zijn decentraal georganiseerd.

In de Voorjaarsnota 2025 hebben we aangegeven dat we bedrijfsvoeringsfuncties willen centraliseren om zo beter te kunnen sturen op prioriteiten en gebruik te kunnen maken van schaalvoordelen. Hiermee verhogen we de kwaliteit van de dienstverlening. Sturing en informatievoorziening vanuit decentraal naar centraal en vice versa is op een aantal onderdelen ontoereikend om te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen. Op een aantal punten is een start gemaakt om de centrale sturing te verstevigen en blijft de organisatie in ontwikkeling. Zo wordt bijvoorbeeld gekeken naar het centraliseren van enkele organisatieonderdelen vanuit de bedrijfsvoering (bijv. Control). Ook is u onlangs de beleidsnota Risicomanagement aangeboden, en binnenkort volgt de beleidsnota Verbonden partijen met daarin een heldere (centrale) sturingslijn die komend jaar wordt geïmplementeerd. Dit vraagt op onderdelen ook investeringen in de capaciteit op concernniveau. De organisatie herijkt de controlfunctie. In samenhang daarmee wordt bezien in hoeverre de inrichting van control bijstelling behoeft (controlframe work). In het programma Versterking Financiële Functie is de positionering van de centrale afdeling Financiën voor versterking van interne beheersing één van de hoofdthema’s. Versterken Financiële Functie Het verbeterprogramma “Versterken Financiële Functie” is in 2024 van start gegaan.

In 2025 is verder gewerkt aan de versterking van de financiële functie. De raad wordt regelmatig geïnformeerd over de voortgang, onder meer in de adviescommissie Controle en Financiën en via de raadsbrieven Voortgang Verbeterprogramma Versterken Financiële Functie van 18 maart 2025 en 25 november 2025. De accountant zegt de eerste resultaten terug te zien in zijn controle, zoals rondom het creëren van een stabielere basis door het werven van vaste medewerkers op sleutelfuncties binnen de financiële afdeling. Beheersing investeringsagenda De accountant benadrukt het belang van het programma Grip op investeringen. Met Grip op investeringen willen we zorgen voor een toekomstbestendige stad – met ambities die realistisch zijn én financieel houdbaar blijven.

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33493362

In de paragraaf investeringen van de begroting en jaarstukken lichten we de ontwikkelingen om de grip op investeringen te vergroten toe. We onderschrijven de aanbeveling om de informatievoorziening over uitputting van investeringskredieten tijdens de uitvoering van investeringen te verbeteren. Een eerste stap in verdere verbetering van die informatievoorziening is dat we hieraan vanaf begrotingsjaar 2026 extra aandacht besteden in de interne managementcyclus die doorwerkt in de begrotingsproducten. Richting het voorjaar van 2026 werken we een voorstel uit voor een investeringsplafond en een bestendige bekostigingssystematiek voor investeringen in nieuwe woningen, buurten en voorzieningen. EU-aanbestedingen De accountant wijst op het belang van het hebben van een betrouwbaar inkoopproces dat goed ondersteund wordt door een inkoopsysteem. Er wordt gewerkt aan een doorontwikkeling van de organisatie en ondersteuning van inkoopprocessen, gericht op concentratie, meer uniformiteit, kennisdeling en beter inzicht in de voortgang van aanbestedingen en contractmanagement. We onderstrepen het belang van versterking van de onderlinge afstemming tussen organisatieonderdelen, meer zicht op risico’s en voortgang om vervolgens op concernniveau gerichter te kunnen sturen op de rechtmatigheid en doelmatigheid van inkopen.

Controle SiSa-regelingen Het aantal SiSa-regelingen waar de gemeente over moet verantwoorden neemt ook dit jaar onverminderd toe. Dit is een blijvend aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole zowel voor de ambtelijke organisatie als de accountant. In samenwerking met de accountant zijn stappen ondernomen om het proces rondom de SiSa verantwoording te verbeteren. Conclusie Het is fijn te constateren dat de accountant in haar Boardletter aangeeft dat de gemeente Utrecht haar interne beheersing ‘overall gezien’ op orde heeft en belang hecht aan concernsturing en het verder verbeteren van de interne beheersing en haar processen. We blijven de komende periode hard werken om de verdere verbeteringen te realiseren.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3