Raadsbrief Jaarstukken 2022 Managementletter.docx

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

C. Bakker / B. Siebelink

Datum

30 november 2022

Doorkiesnummer

14030

Kenmerk

10701707

E-mail

cora.bakker@utrecht.nl barbara.siebelink@utrecht.nl

Onderwerp

Jaarstukken 2022: Managementletter

Bijlage(n)

2 (waarvan 1 geheim)

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Met deze brief reageren wij op de Managementletter 2022 die wij van de accountant hebben ontvangen. Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening voert de accountant een interimcontrole uit. Bij deze controle kijkt de accountant naar onze werkprocessen en beheersingsmaatregelen. Onlangs is de interimcontrole voor de Jaarstukken 2022 afgerond. De accountant presenteert zijn bevindingen van de controle en doet aanbevelingen voor verbeteringen in de Managementletter 2022. Deze Managementletter is als bijlage bij deze brief opgenomen. Geheimhouding We hebben op de bijlage ‘Gemeente Utrecht - Geheime bijlage managementletter 2022’ permanente geheimhouding opgelegd op grond van artikel 55 lid 1, 86 lid 2 en 25 lid 2 van de Gemeentewet om redenen genoemd in artikel 5.1 lid 2 sub b van de Wet open overheid (Woo). Openbaarmaking van de managementletter geeft inzage in kritisch bedrijfsprocessen en risico’s, die de (financiële) belangen van de gemeente kunnen raken. Opvolging aanbevelingen Vorig jaar is de gemeente gestart met het project ‘Versterken accountantscontrole’ ter versteviging van de accountantscontrole. Dit project heeft wederom geleid tot zichtbare verbeteringen. Het proces is soepel en in goede samenwerking verlopen. Ook dit jaar ziet de accountant een verdere verbetering.

Van openstaande accountantsadviezen uit voorgaande jaren zijn er dit moment twee geheel en vijf gedeeltelijk opgelost. Een zestal adviezen is niet opgelost, omdat deze meer tijd vergen. Wij treffen maatregelen om de mogelijke risico’s voor de jaarrekening 2022 te beperken. Aandachtspunten De bevindingen van de accountant zijn herkenbaar en het is fijn dat de accountant ziet dat de versterking van de accountantscontrole resultaat oplevert. De aangedragen aanbevelingen pakken wij op om een volgende verbeterslag te realiseren.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

30 november 2022 10701707

Frauderisicomanagement De accountant heeft bij de controle nadrukkelijk aandacht voor het onderwerp frauderisicomanagement. De accountant constateert dat het fraude-risicobewustzijn in Utrecht goed aanwezig is. Verdere verbetering zit in een hogere frequentie waarin de frauderisicoanalyse wordt geactualiseerd en in een centrale monitoring van de risico’s. We maken hierin een belangrijke stap door naast de 4-jaarlijkse uitgebreide fraude-risicoanalyse jaarlijks een extra analyse en monitoring vanuit verschillende invalshoeken te organiseren en opvolging te geven aan de uitkomsten van deze analyse in de vorm van (onder andere) een geactualiseerd risicobeeld, aanvullende weerbaarheidsscans en verdiepende audits. . Daarnaast heeft Concernaudit de intentie om volgende jaar de uitgebreide frauderisicoanalyse weer uit te voeren. Daarna evalueren wij de frequentie van deze uitgebreide frauderisicoanalyse. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van 2023 is het niet meer de accountant, maar het college zelf dat verantwoording aflegt over de rechtmatigheid in de jaarrekening. Vooruitlopend hierop zijn onze werkwijzen hierop ingericht. Over 2022 doen wij een pro forma rechtmatigheidsverantwoording, zodat we over 2023 voortvarend te werk kunnen gaan.

Een intern controleplan is vastgesteld in 2022, waarin de processen worden benoemd die, gezien hun omvang, vallen binnen de rechtmatigheidsverantwoording. In het vierde kwartaal van 2022 delen wij de eerste controle resultaten met de accountant. Grondexploitaties Dit jaar hebben wij een verbeterslag weten te realiseren voor de controle van de grondexploitaties. Zo concludeert de accountant dat de interne beheersing van de grondexploitaties in de basis op orde is en dat wij de aandachtspunten uit het accountantsverslag 2021 over het naleven van de BBVregelgeving hebben opgevolgd. Om dit vast te houden en uit te bouwen werken wij nauw samen met de accountant aan verdere verbeteringen van het opstelproces van de jaarstukken met nog betere afspraken over op te leveren controledocumenten en wederzijdse deadlines Actuele ontwikkelingen De accountant geeft in de managementletter aan dat de actuele ontwikkelingen m.b.t. inflatie, stikstofproblematiek en tekort aan bouwmaterialen van invloed zijn op de komende jaarrekeningcontrole. Dit heeft met name een effect voor de onderbouwing van de dossiers van grondexploitaties, voorzieningen en reserves. Wij besteden de komende periode hier extra aandacht aan en betrekken de accountant bij de uitwerking van de risico’s en impact van deze ontwikkelingen.

Controle SiSa-regelingen Het Rijk maakt nog steeds veel gebruik specifieke uitkeringen die we via SiSa-regelingen moeten verantwoorden en ook dit jaar is het aantal regelingen weer gestegen. Dit is een blijvend aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole zowel voor de ambtelijke organisatie als de accountant. Gezamenlijk is een aantal maatregelen getroffen om ervoor zorgen dat deze controle binnen de termijn gerealiseerd zal worden.

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

30 november 2022 10701707

Conclusie Zoals de accountant opmerkt in haar accountantsverslag, is het prettig te constateren dat de gemeente Utrecht haar interne beheersing in de basis op orde heeft. Wij blijven de komende maanden hard werken om het jaarrekeningproces zo goed mogelijk te laten verlopen en verdere verbeteringen te realiseren. Wij zijn blijvend in gesprek met de accountant om de kwaliteit van de jaarcontrole te kunnen borgen.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3