Raadsbrief Focus en koers herijking Samen stad maken.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

Irene Willems

Datum

21 maart 2023

Doorkiesnummer

030-2860233

Kenmerk

10907744

E-mail

i.willems@utrecht.nl

Onderwerp

Focus en koers herijking Samen stad maken

Bijlage(n)

2

Beleidsveld

Participatie

Geachte leden van de raad, In de raadsbrief Voortgang Samen stad maken van 29 september 2022 kondigden wij aan dat wij u in het eerste kwartaal van 2023 informeren over het vervolg van de aanpak van Samen stad maken. Met deze brief geven wij invulling aan die toezegging. Op basis van de ambities in het coalitieakkoord, het commissiedebat van 24 november 2022 over dit onderwerp en de verschillende onderzoeken die zijn uitgevoerd, willen wij de herijking van Samen stad maken oppakken langs vijf sporen: 1. Een kompas over zeggenschap 2. Leidende principes voor houding en gedrag (cultuur) 3. Samenwerkende en lerende organisatie 4. Tools, instrumenten en vormen van samenwerking (extern) 5. Interne werkwijzen en formats In deze brief schetsen wij de aanleiding van de herijking, duiden we de onderzoeksresultaten en geven we aan wat voor ons de hoofdlijn is van de herijking. Vervolgens geven we per spoor een nadere toelichting. Wij horen heel graag uw reactie hierop. Naast uw reactie, zijn wij ook heel benieuwd hoe Utrechters en organisaties1 in de stad hier tegenaan kijken en willen wij de herijking graag samen met hen vormgeven. Met de huidige beperkte middelen en capaciteit binnen het programma Samen stad maken is het niet mogelijk om alle sporen nu tegelijkertijd tot uitvoering te brengen.

In een volgende raadsbrief voor het zomerreces zullen wij uitgebreider ingaan op hoe we de uitwerking willen aanpakken en wat we daarin prioriteit geven. De uitwerking van de vijf sporen vormt de basis voor het formuleren van een raadsvoorstel voor beknopt kaderstellend beleid met meetbare doelstellingen, leidende principes voor houding en gedrag van de gemeente en een kompas voor zeggenschap. Het beleid is kaderstellend voor de uitvoering van Samen stad maken in al onze beleids- en planontwikkelingen en bieden we daarom ter

1 ’Utrechters’ is in deze brief breed bedoeld: huidige bewoners, gebruikers, bezoekers en toekomstige bewoners van de stad.

Onder ‘organisaties’ verstaan wij zowel maatschappelijke als commerciële organisaties en bedrijven.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

21 maart 2023 10907744

besluitvorming aan de raad aan. Op basis daarvan zal vervolgens ook de participatie- en inspraakverordening worden aangepast. Aanleiding herijken focus en koers We hebben op dit moment twee actieprogramma’s Samen stad maken. Het ene actieprogramma richt zich met name op participatie: deelname van bewoners en organisaties aan processen en besluitvorming van beleid, projecten of diensten binnen de gemeente. Het andere actieprogramma gaat met name in op initiatief: hoe kan de gemeente deelnemen aan initiatieven uit de samenleving en gaat veel meer over het zelf doen door de stad. Samen stad maken gaat ook over democratische vernieuwing: waar zien we (bij zowel participatie als initiatief) mogelijkheden voor andere verhoudingen qua rollen en processen in de besluitvorming en zeggenschap en eigenaarschap van Utrechters over hun leefomgeving. In het coalitieakkoord geven wij in het hoofdstuk ‘Contact maakt de stad’ aan dat wij de grote uitdagingen waar we in deze periode voor staan, samen met de stad - met Utrechters – willen aanpakken.

“Dit betekent dat Utrechters zeggenschap hebben over ontwikkelingen in hun stad, wijk, buurt en straat.” Wij hebben daarbij eerlijk benoemd dat het niet altijd goed gaat en dat we daarom “de noodzaak zien om zeggenschap en tegenmacht te organiseren om het samen met de stad te kunnen doen.” Als richting voor het versterken van zeggenschap zien wij dat “naarmate de impact van een vraagstuk specifieker wordt, we verder kunnen gaan met inspraak van betrokkenen”. Deze richting vraagt verdere uitwerking en gaat zowel over participatie als over initiatief (zie kompas over zeggenschap). Naast het coalitieakkoord zijn er verschillende onderzoeken over de kwaliteit van inwonersparticipatie en -betrokkenheid in Utrecht die richting geven aan de herijking van Samen stad maken: • Het rekenkamer rapport ‘Horen, zien en samen door - Een onderzoek naar de ervaringen met en resultaten van inwonersparticipatie in Utrecht’ van december 2022. • Dialoogsessies met ambtenaren en direct betrokkenen waarbij aan de hand van enkele concrete projecten is nagegaan in hoeverre de programmadoelen Samen stad maken in de praktijk zijn bereikt (als opvolging van motie 96/2022 ‘Geef Utrechters meer invloed’ en motie 53/2022 ‘Participatie Maliebaan’).

• Als uitwerking van amendement 101/2021 ‘Vergroot zeggenschap met Samen stad maken’ is er door raadsleden, bewoners en ambtenaren een eerste verkenning geleverd over zeggenschap van Utrechters in hun leven en leefomgeving. • In de tweejaarlijkse Inwonersenquête worden enkele vragen over participatie en initiatief gesteld. De resultaten daarvan zijn beschreven in de Utrecht Monitor. • Rapport van het panel Meetellen ‘Dit vinden wij van de stad’, september 2022 Naast deze Utrechtse rapporten en onderzoeken, zijn er ook belangrijke landelijke ontwikkelingen die aanleiding geven voor het herijken van Samen stad maken. De Omgevingswet, die op 1 januari 2024 in werking treedt, geeft de raad de mogelijkheid om participatie verplicht te stellen bij activiteiten die niet in het omgevingsplan passen. Met de ‘wet versterking participatie op decentraal niveau’ wordt een participatieverordening verplicht gesteld en wordt het uitdaagrecht wettelijk verankerd (in Utrecht noemen we dat Bewonersbod). Duiding van de onderzoeksresultaten De hoofdconclusie uit het rekenkamerrapport is dat het de gemeente onvoldoende lukt om de doelen van Samen stad maken (inclusieve inwonersparticipatie, betrokkenheid Utrechters vergroten en

2/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

21 maart 2023 10907744

samen wijzer worden) te realiseren. Deze conclusie nemen wij uiteraard zeer serieus. In onze bestuurlijke reactie hebben we al aangegeven dat we de aanbevelingen overnemen. Deze zijn voor een groot deel gericht op de verbetering van de verschillende participatieprocessen: meer duidelijkheid over beïnvloedingsruimte, helderheid over kaders en randvoorwaarden aan de voorkant, verschillende doelgroepen beter in beeld en beter terugkoppelen. De laatste aanbeveling van het rapport zal nadrukkelijk onderdeel zijn van de herijking van Samen stad maken: “maak de doelen, rollen en taken in het actieprogramma Samen stad maken gericht op participatie concreter in samenspraak met de gemeenteraad zodat deze beter toepasbaar zijn bij de gemeentelijke inzet bij participatietrajecten.” Bij de resultaten van de dialoogsessies en in de evaluatie van de Maliebaan (beide toegevoegd als bijlage bij deze brief) zien wij dat de geïnterviewde ambtenaren en bewoners een verschillende kijk hebben op wanneer participatie geslaagd is. Voor de ambtenaren die bij deze projecten betrokken zijn, is participatie geslaagd als alle belangen goed in beeld zijn gebracht zodat college en raad een brede belangenafweging kunnen maken.

Voor de betrokken bewoners is het geslaagd als er iets (fysiek) zichtbaar is gedaan met hun inbreng, er consensus is bereikt en/of als het uitlegbaar is wanneer dingen niet zijn overgenomen. We hebben ook gezien dat Samen stad maken de suggestie wekt van co-creatie en een grote mate van invloed voor bewoners, terwijl de bestuurlijke opdracht vaak niet de ruimte biedt om bewoners mee te laten beslissen over kaders, spelregels en projectopdracht. Wij nemen daaruit mee dat we in de herijking van Samen stad maken onderzoeken in welke situaties we de stap van participatie naar samenwerking kunnen maken en hoe we zorgen voor een meer expliciete en eenduidige ‘participatie-opdracht’ met duidelijkheid over zeggenschap vooraf. Met andere woorden: wanneer ligt de rol van ambtenaren vooral in het ophalen van een breed beeld van wat er leeft als voorbereiding voor de integrale afweging in college en raad en in welke situaties zien we kansen voor meer zeggenschap van Utrechters? De verkenning over zeggenschap van Utrechters over hun leven en leefomgeving geeft ons daar al waardevolle input voor. Tot slot nemen wij de aanbeveling uit de dialoogsessies over structureel leren ter harte en geven we dat een plek in de herijking.

De Inwonersenquête laat zien dat een derde van de inwoners die iets heeft gedaan om het beleid, plannen of activiteit van de gemeente te beïnvloeden, het gevoel heeft dat er iets met hun inbreng is gedaan. Bij het onderzoek van panel meetellen heeft een kwart van die inwoners het gevoel dat iets met hun inbreng is gedaan en krijgen zij daardoor het gevoel dat inspraak geen zin heeft. Het panel meetellen geeft bovendien aan dat niet iedereen zich welkom voelt bij inspraakbijeenkomsten. Dit zijn wat ons betreft belangrijke signalen die we serieus nemen en die vragen om ook kritisch te kijken naar onze houding en ons gedrag. Goede voorbeelden Naast deze aandachtspunten uit de verschillende onderzoeken en evaluaties, zien wij de afgelopen jaren over de volle breedte van het spectrum van Samen stad maken ook hele mooie voorbeelden die input zijn bij de herijking van Samen stad maken. Daarbij denken wij bijvoorbeeld aan de manier waarop het Smakkelaarsveld, het Jaarbeurspleingebouw en Overvecht Centrum worden ontwikkeld, aan de totstandkoming van omgevingsvisies zoals die van de Lunetten, de herontwikkeling van het Pieter Baan Centrum (SPvE) en aan de manier waarop in samenwerking met eigenaren wordt vormgegeven aan de verandering in het Werkspoorkwartier.

Wij denken bij goede voorbeelden ook aan de Gezonde Wijk Allianties, de klankbordgroep schoon en de voorbeelden van zelfbeheer waarin

3/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

21 maart 2023 10907744

veel bewoners met ondersteuning van de gemeente groen onderhouden en de verschillende maatschappelijke initiatieven, waarvan de Krijtclub een goed voorbeeld is. Ook aardgasvrij Overvecht, de ontwikkeling van het Berlijnplein, de nachtvisie, het klimaatpanel en de stadsgesprekken over de schuldenproblematiek zijn wat ons betreft mooie voorbeelden. Hoofdlijnen herijking Samen stad maken Tijdens de commissievergadering van 24 november 2022 over participatie en zeggenschap hebben wij aangegeven dat het beter moet en ook beter kan. Bij de herijking van Samen stad maken willen wij daarom nog een stap verder gaan dan de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport. Dit omdat we zien -zoals we ook in onze bestuurlijke reactie hebben aangegeven - dat een groot deel van de aanbevelingen al overeenkomt met ons huidige beleid. Willen we daadwerkelijk een verandering realiseren, dan zullen we dus naast het beleid, ook vooral onze aanpak moeten veranderen: als je doet wat je deed, dan krijg je wat je kreeg. Op basis van alle onderzoeken en evaluaties zijn wij ervan overtuigd dat meer participatie niet de oplossing is, maar meer helderheid over zeggenschap hard nodig is. Wij moeten duidelijker zijn over waar we mogelijkheden zien voor samenwerkingsvormen met zeggenschap en eigenaarschap voor Utrechters en organisaties en ook duidelijk zijn over waar we die ruimte niet zien.

Door duurzame relaties met Utrechters en organisaties op te bouwen en te versterken, willen wij een breed beeld krijgen van wat er leeft in de stad. Daarbij hebben wij extra aandacht voor wat wij noemen ‘het ongehoorde geluid’. Wij denken in lijn met onze ambities op inclusie bijvoorbeeld aan het geluid van mensen die zich minder makkelijk uiten of ons minder opzoeken, maar bijvoorbeeld bij ruimtelijke projecten ook aan het geluid van woningzoekenden en niet alleen van omwonenden. Dit brede beeld van wat er leeft in de stad willen wij – naast stedelijke kaders - nadrukkelijker gebruiken bij het maken en uitvoeren van beleid. Om dit te realiseren zetten wij voor de herijking van Samen stad maken in op vijf sporen die onderling met elkaar samenhangen en die we samen met Utrechters vorm willen geven. 1. Een kompas over zeggenschap 2. Leidende principes voor houding en gedrag (cultuur) 3. Samenwerkende en lerende organisatie 4. Tools, instrumenten en vormen van samenwerking (extern) 5. Interne werkwijzen en formats De uitwerking van de sporen pakken we zoveel mogelijk in het bestaande werk op zodat we gericht blijven op de uitvoering. De essentie uit deze sporen vervatten we in een raadsvoorstel voor beknopt kaderstellend beleid waarbij we de huidige twee onderdelen (participatie en initiatief) met elkaar verbinden.

Daarbij geven we ook een beeld van wat dit beleid betekent voor de capaciteit en de tijd bij de uitvoering van Samen stad maken bij de verschillende activiteiten van de gemeentelijke organisatie. Zorgvuldige participatie en begeleiding van initiatief vraagt extra tijd en capaciteit. Onze inzet is erop gericht dat we met duidelijkere keuzes (en waar mogelijk kortere processen) ook tijd kunnen besparen. 1. Een kompas over zeggenschap Zoals wij tijdens het commissiedebat van 24 november 2022 hebben aangegeven wil het college graag participatie, zeggenschap en initiatief meer onderdeel maken van hetzelfde verhaal. Wij hebben op basis van bovengenoemde onderzoeken geconstateerd dat het huidige beleid met het

4/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

21 maart 2023 10907744

uitgangspunt ‘participatie is maatwerk’ onvoldoende richting geeft aan wie in welke situatie welke beïnvloedingsruimte en zeggenschap heeft. Bovendien is het huidige spectrum van enerzijds participatie en anderzijds initiatief te smal en te globaal. Daarom willen samen met Utrechters en organisaties een kompas ontwikkelen dat richting en invulling geeft aan welke vorm van participatie of samenwerking we in welke situatie kiezen en welke verantwoordelijkheden, eigenaarschap en zeggenschap daarbij voor de verschillende betrokkenen horen. Dit is een doorontwikkeling van de participatieleidraad in combinatie met het continuüm uit het programma Samen stad maken (initiatief). We willen hiermee meer duidelijkheid vooraf bieden, valse verwachtingen voorkomen en voorkomen dat ieder project (soms gedurende het project) zijn eigen afweging maakt of moet maken als het gaat om mate van zeggenschap. In het kompas voegen we aan het huidige spectrum een vorm toe waarin we geen participatie toepassen, nieuwe vormen van netwerksamenwerking waarmee we bijvoorbeeld met het Gezondheidspact goede ervaringen hebben opgedaan en vormen waarbij de Utrechter zelf aan zet is of de regie kan nemen. Met het toevoegen van een vorm zonder participatie, willen we helder zijn in welke situaties we geen ruimte bieden voor zeggenschap.

Besluitvorming in de gemeenteraad zonder daarbij aanvullend Utrechters te betrekken is dan de meest passende vorm, bijvoorbeeld vanwege de bestaande kaders. Het aanvullend betrekken van Utrechters kan dan valse verwachtingen wekken die niet waargemaakt worden. Dit leidt voor alle betrokkenen tot teleurstelling die we kunnen voorkomen. In deze categorie denken we bijvoorbeeld aan wettelijke bevoegdheden van de gemeente als handhaving of de uitvoering van de bijstand, maar we willen ook onderzoeken welke situaties, activiteiten, projectfases of besluiten nog meer in deze categorie vallen. In die situaties is het de rol van de gemeente om alle verschillende belangen te wegen, het algemeen belang te bewaken en een keuze te maken. Uiteraard blijft het van groot belang om Utrechters daar zorgvuldig over te informeren. Daarnaast gaan we in het kompas nadrukkelijk aangeven waar we kansen zien voor meer zeggenschap en eigenaarschap voor Utrechters om zelf in positie te komen of de regie te nemen. In deze situaties is de vraag veel meer hoe wij als gemeente goed kunnen aansluiten bij een beweging die vanuit de samenleving tot stand komt. We zien we de afgelopen jaren steeds meer (buurt)initiatieven, bijvoorbeeld in het sociaal domein, die wij willen faciliteren en ondersteunen.

Daarnaast zien wij bij de (her)ontwikkeling en in het beheer van de openbare ruimte kansen voor meer zeggenschap, bijvoorbeeld bij de vergroeningsprojecten. Tot slot gaan we onderzoeken in welke situaties het helpend is om betrokken Utrechters meer rol te geven in de sturing op het participatieproces (onder andere naar aanleiding van evaluatie Maliebaan). Natuurlijk is niet elke situatie precies in een hokje te passen en zien we ook voor ons dat bijvoorbeeld gedurende een project de mate van zeggenschap en de verantwoordelijkheden en eigenaarschap veranderen. De vorm van het kompas hebben we daarom ook nog niet bepaald en willen we samen met verschillende Utrechters en organisaties ontwikkelen. Ook het voorbeeld van Peel en Maas dat door raadsleden is aangedragen bij de Raadsinformatiebijeenkomst over zeggenschap van 15 november 2022, willen wij als inspiratiebron gebruiken. Het eindresultaat moet bruikbaar zijn in gesprekken met bewoners en organisaties om aan te geven: zo doen wij dat in Utrecht. Het geeft daarmee ook een antwoord op de aanbeveling uit het rekenkamerrapport over een transparante werkwijze en helderheid over beïnvloedingsruimte.

5/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

21 maart 2023 10907744

2. Leidende principes voor houding en gedrag (cultuur) De afgelopen jaren is er binnen het programma Samen stad maken veel geïnvesteerd in het ontwikkelen van werkwijzen en processen. De participatieleidraad is daar een belangrijk resultaat van. We zetten nu de stap naar het toepassen van deze werkwijzen in de breedte van de hele gemeentelijke organisatie vanuit een houding en met gedrag dat aansluit bij de ambities zoals we die eerder in deze brief verwoord hebben. Meer concreet: als we toe willen werken naar het ophalen van het brede beeld van wat er leeft in de stad en ook het ongehoorde geluid van gebruikers meer aandacht willen geven, dan betekent dit dat bijvoorbeeld ook projectleiders en beleidsambtenaren meer de straat op gaan: bij winkelcentra of op schoolpleinen in gesprek gaan, gaan aanbellen, etc. Op die manier ontmoeten zij ook andere mensen dan de mensen die ons al makkelijker bereiken, wij zijn er immers voor alle Utrechters. Voor sommige ambtenaren is deze manier van werken al gebruikelijk, voor andere niet. De afgelopen periode hebben we hier goede ervaringen mee opgedaan bij bijvoorbeeld fietsroute om de noord. Ook sluit dit aan bij onze ambitie om een inclusieve stad te zijn. Zoals benoemd in de raadsbrief over inclusie, verdiepen we ons – vanuit de opgaven - in wie we niet bereiken, en gaan we op een innovatieve en inclusieve manier- in gesprek met de stad.

Uit evaluaties van verschillende projecten horen wij terug dat ambtenaren de afgelopen periode meermaals tijdens participatietrajecten met situaties te maken hadden waar de boosheid van bewoners het voor hen moeilijk of soms zelfs onmogelijk maakt om het gesprek te voeren. Mogelijk is dit onderdeel van een maatschappelijke tendens. Ruimte voor kritiek is uiteraard een van de voorwaarden voor een gezonde democratie en daarom is het essentieel dat die ruimte er blijft. Daar hoort ook bij dat wij ons als college er hard voor maken dat onze ambtenaren zich te allen tijde veilig kunnen voelen bij de uitvoering van Samen stad maken. Daarom willen we kijken wat dit vraagt van ambtenaren, maar willen we ook graag in gesprek over wat dit vraagt van het college en de raad en welke rol en houding zij op zich kunnen nemen in participatietrajecten. Omdat Samen stad maken wederkerig is, gaan wij ook graag met Utrechters en organisaties in gesprek hierover. Wij horen graag hoe zij hier tegenaan kijken en zijn ook benieuwd naar hun beeld van wat het vraagt om respectvol met elkaar om te gaan en hoe we daar samen een stap in kunnen zetten. De leidende principes willen we samen met ambtenaren uit verschillende organisatie onderdelen en verschillende Utrechters ontwikkelen omdat dit het eigenaarschap vergroot en meteen richting geeft in de uitvoering.

Om u toch alvast een beeld te geven waar wij op dit moment aan denken, noemen we een aantal mogelijke leidende principes die voor ons als gemeente (ambtenaren, college en raad) zouden kunnen gelden (zo doen wij dat in Utrecht): • Wij zorgen dat we naast online ook buiten in de wijken en buurten fysiek zichtbaar zijn: persoonlijk en met informatie ter plekke • Wij werken vanuit vertrouwen, luisteren oprecht en doen moeite om de verschillende Utrechters te begrijpen • We faciliteren en stimuleren dat Utrechters en organisaties met elkaar in gesprek gaan, samenwerken en er voor elkaar kunnen zijn • Wij zijn trots op onze vakkennis, maar we weten niet alles beter • Ervaringsdeskundigheid van verschillende Utrechters is belangrijk voor goede besluitvorming, wij zijn er voor alle Utrechters

6/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

•

21 maart 2023 10907744

Wij lichten toe wie we zijn: de gemeente Utrecht bewaakt het algemeen belang en zorgt dat alle belangen in beeld zijn. We maken duidelijk wie wanneer waarover welke besluiten neemt

Investeren in houding en gedrag is een nieuw spoor binnen het programma Samen stad maken en gaat verder dan de stappen die we nu al zetten binnen de lijn van ‘participatie in DNA van medewerkers’ en de leidende principes die zijn opgenomen in het actieprogramma Initiatief. Dit vraagt ook om vernieuwing van de taal die we gebruiken. Zo gaan wij bijvoorbeeld op zoek naar andere woorden voor participatie om daarmee beter de diverse lading te dekken. 3. Samenwerkende en lerende organisatie De komende periode willen wij extra investeren in het ontwikkelen van expertise op Samen stad maken. Daarbij denken wij bijvoorbeeld aan het helder beleggen van de adviesrol op participatie en samen stad maken. Welke rol kan omgevingsmanagement hierin vervullen. Daarnaast gaat het in dit spoor ook om het investeren in gespreksleiding en gesprekstechnieken zoals bijvoorbeeld mediation die kunnen bijdragen aan het goede (en veilige) gesprek. Tot slot draait het binnen dit spoor om het professionaliseren van het systematisch leren ‘on the job’: hoe zorgen we ervoor dat we niet telkens het wiel opnieuw hoeven uit te vinden en hoe maken we de goede ingrediënten uit geslaagde voorbeelden onderdeel van onze vaste aanpak? In dit spoor willen we de verbinding van het beleid met de praktijk verstevigen.

Dat doen we nu al door middel van bijvoorbeeld trainingen, casusbesprekingen en kennissessies samen met Utrechters. Dit willen we uitbouwen en minder vrijblijvend maken door bijvoorbeeld de ontwikkeling van competenties op het terrein van maatschappelijke sensitiviteit voor Samen stad maken (zie ook spoor houding en gedrag) een plek te geven in onze HR sturing. 4. Tools, instrumenten en vormen van samenwerking (extern) Verschillende vormen van zeggenschap en het opbouwen van duurzame relaties in de stad, vragen ook om ontwikkeling en verbetering van verschillende instrumenten voor samenwerking met Utrechters en organisaties. Het wijkplatform is daar een belangrijk voorbeeld van. Wij werken samen met de wijkplatforms aan de doorontwikkeling. Wij hebben daar recent 2 bijeenkomsten over gehad. Omdat wij nu de wijkplatforms graag de gelegenheid willen geven te reageren op wat hieruit onze bevindingen zijn, informeren wij u hierover in de maand april. Naast deze bestaande vorm, willen wij ook ervaring opdoen met instrumenten op het terrein van democratische vernieuwing zoals het burgerberaad. Zeker ook om daarvan te leren bij de toepassing van bestaande instrumenten. Daarover sturen wij u, naast deze brief, tegelijkertijd het startdocument burgerberaad.

Instrumenten die wij eerder hebben ingezet voor ontmoeting en dialoog en het stimuleren van duurzame relaties, willen wij opnieuw opstarten of voortzetten. Daarbij denken wij bijvoorbeeld aan initiatievencafés. De komende periode zullen wij ook extra investeren in online participatie (DenkMee) omdat wij zien dat we daarmee een grotere of soms andere (jongere) groep bereiken dan met meer traditionele vormen van participatie. Online participatie en offline participatie vullen elkaar aan. 5. Interne werkwijzen en formats De afgelopen periode is geïnvesteerd in de ontwikkeling van vaste werkwijzen en formats binnen de gemeentelijke organisatie. Met standaardisatie willen we de effectiviteit verhogen. De participatieleidraad en het format voor een participatieplan en –verslag zijn daar voorbeelden van. De komende periode gaan we daarmee door en zoeken we naar de juiste vormen om het toepassen ervan minder vrijblijvend te maken.

7/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

21 maart 2023 10907744

Zoals u weet, wordt er hard gewerkt aan de actualisatie en versnelling van het Utrechts Plan Proces (UPP). Ook dat is een vaste werkwijze met verschillende stappen. Bij deze actualisatie willen wij per stap en product ook aangeven welke rol en verantwoordelijkheid we zien voor Utrechters, organisaties zoals ontwikkelaars, beleggers, bouwers en gemeente. Daarbij maken we gebruik van de input uit de verkenning ‘verdiepen zeggenschap’ (onderdeel gebiedsontwikkeling). De actualisatie van het UPP is daarmee ook een eerste stap richting het kompas. Relatie Samen stad maken en Omgevingswet Participatie is ‘een pijler onder de Omgevingswet’. Het is dan ook van belang dat we de herijking van Samen stad maken en de voorbereidingen op de inwerkingtreding van de wet goed op elkaar afstemmen. Zo werken we in samenhang met de ontwikkelingen rondom de Omgevingswet aan een methode om te beoordelen wanneer participatie goed genoeg is. Als de Omgevingswet in werking is getreden, gaan we dat instrument gebruiken bij de beoordeling van aanvragen van een omgevingsvergunning. Daarnaast willen we dit instrument ook gebruiken om de kwaliteit van gemeentelijke participatietrajecten te beoordelen. Eerder hebben we u laten weten dat we een voorstel doen in het kader van het verplicht stellen van participatie in het raadsvoorstel bevoegdheden Omgevingswet.

Intussen krijgt de herijking van Samen Stad Maken concreter vorm en willen we de mogelijkheid om participatie verplicht te stellen verkennen in het licht van de vijf sporen die we in deze brief schetsen. Vooral bij de ontwikkeling van een kompas kan verplichte participatie een van de opties zijn. Dat betekent dat we een voorstel over verplichte participatie samen met herijking van de focus en de koers van Samen stad maken ter besluitvorming aan uw raad voorleggen. Vervolg Om de uitwerking van Samen stad maken ook echt samen met de stad vorm te geven - zoals amendement 96/2021 Samen stad maken doen we samen met de stad aangeeft - betrekken wij graag een grote groep Utrechters en organisaties bij de uitwerking. Daarnaast willen wij starten met een reflectiegroep van een aantal betrokken bewoners, experts op het gebied van participatie en initiatief en ambtenaren. Deze groep geeft bij de uitvoering van Samen stad maken aan waar het nodig is om bij te sturen. Graag horen wij van u of ook een afvaardiging van uw raad zitting wil nemen in de reflectiegroep. We zijn benieuwd hoe u aankijkt tegen onze analyse en duiding van de resultaten van de verschillende onderzoeken en tegen de hoofdlijnen voor de herijking.

In dat kader zien wij ook uit naar de commissiebespreking en raadsbehandeling van het rekenkamer rapport ‘Horen, zien en samen door - Een onderzoek naar de ervaringen met en resultaten van inwonersparticipatie in Utrecht’. Uw reacties hierop nemen wij graag mee in een plan van aanpak voor de herijking van de focus en de koers van Samen stad maken. Na de raadsbehandeling van het rekenkamerrapport op 6 april 2023, zullen wij u het plan van aanpak uiterlijk 18 mei 2023 toesturen. Daarin zullen wij ook aangeven welke planning van de uitvoering van de verschillende sporen en het opstellen van beknopt beleid (met meetbare doelstellingen, leidende principes en het kompas) wij haalbaar achten binnen de beschikbare middelen.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

8/9

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

de secretaris,

21 maart 2023 10907744

de burgemeester,

9/9