Raadsbrief Evaluatie Machinerie

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

R.A. Everts

Datum

28 juni 2023

Doorkiesnummer

14030

Kenmerk

11337493

E-mail

rick.everts@utrecht.nl

Onderwerp

Evaluatie de Machinerie

Bijlage(n)

3

Beleidsveld

Cultuur

Geachte leden van de raad, Op 19 oktober 2022 informeerden we uw raad over het gezamenlijk besluit van de betrokken partijen bij het project van de Machinerie om te stoppen met de ontwikkeling van deze plek voor film- en beeldcultuur. Wij hebben toen aangeven dat we u op een later moment zouden informeren over de consequenties voor de individuele kernpartners (FOTODOK, Nederlands Film Festival en ‘t Hoogt), de verdeling van de kosten die in de voorbereiding zijn gemaakt met pandeigenaar Erfgoed Werkspoor Utrecht (EWU), en de afwikkeling van de lopende projecten van Stichting de Machinerie. Dat doen we in deze brief en een aantal bijlagen. In de behandeling van de commissie JWCS op 12 januari jl.

hebben we u daarnaast toegezegd de volgende zaken te doen toekomen: - Een schriftelijke evaluatie over het proces rondom de realisatie en het stoppen van het initiatief van de Machinerie, inclusief feitenrelaas en tijdlijn (zie bijgevoegd rapport); - Een reflectie ten aanzien van de rolverdeling van de raad, het college, het ambtelijk apparaat en de publiek-private samenwerking (rapport); - Voorbeelden van elders op het gebied van publiek-private samenwerking in de culturele sector (rapport); - Een reflectie op de behoeftes van de film- en beeldcultuursector in de stad (rapport); - De uitkomsten van gesprekken over de toekomst van het pand de ‘Central Studio’s’ (deze brief); - Informatie over de financiële afhandeling (bijlage financiële eindafrekening); - Een overzicht van de inzet van de ambtelijke capaciteit (bijlage financiële eindafrekening); - De uitkomsten van het beoordelingstraject van ’t Hoogt (bijlage beoordelingstraject 't Hoogt). In deze raadsbrief willen we u informeren over deze zaken. Rapport Evaluatie de Machinerie Bijgevoegd vindt u het Rapport Evaluatie Machinerie waarin is beschreven hoe het proces en de besluitvorming rondom de Machinerie is verlopen van de initiatie tot stopzetting. Uit deze evaluatie blijkt dat er zorgvuldig is gewerkt en de verschillende partijen ieder vanuit hun eigen rol en verantwoordelijkheid hebben gehandeld.

De opvolgende crises die wereldwijd effect hadden raakten ook het project. De vele wisselingen van personeel door de langere doorlooptijd waren ook niet bevorderlijk. Er zijn ook lessen te leren uit dit project. Er wordt onder meer gewezen op het belang van scherpe ambities en een goede, duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling. De spanning van het vinden van de juiste balans tussen zelfstandigheid en onderlinge afhankelijkheid in de publiek-private samenwerking. Het complexe governance model door de samenwerking met de verschillende kernpartners. De

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

28 juni 2023 11337493

krappe financiële kaders waarmee gewerkt werd. Het belang van snelheid van het proces. Het vooraf goed regelen van juridische waarborgen. In die juridische waarborgen moet ook weer de balans gevonden worden tussen vertrouwen en samenwerking aan de ene kant en risicoverdeling en helderheid van de afspraken voor het geval iets misgaat aan de andere kant. Tot slot is er gezocht naar andere (vergelijkbare) voorbeelden van publiek-private samenwerking in de culturele sector, maar die zijn, met uitzondering van de Westergasfabriek in Amsterdam, niet gevonden. Toekomstbeeld ten aanzien van film- en beeldcultuur in de stad Utrecht In het rapport is ook te lezen wat de gevolgen zijn van het wegvallen van de Machinerie voor haar community van toekomstige huurders, gebruikers, samenwerkingspartners en de gehele film- en beeldcultuursector in Utrecht. In het kort geeft de sector aan dat er na het stoppen van de Machinerie behoefte is aan een broedplaats met betaalbare werkruimte en ruimte voor kennisuitwisseling. Ook is er behoefte aan initiatieven voor talentontwikkeling die jonge makers kunnen matchen aan de sector, een fysieke locatie voor filmeducatie, en een publiekslocatie voor experiment en niet-commerciële filmprogrammering.

Verder heeft de gemeente specifiek voor de kernpartners (FOTODOK, Nederlands Film Festival en ‘t Hoogt) in kaart gebracht wat dit voor hen betekent in ieders huisvestingsvraagstuk en hun individuele programma’s. Voor ‘t Hoogt is het stoppen van het initiatief van de Machinerie een grote tegenslag, omdat zij opnieuw op zoek moeten naar een plek in de stad waar zij zichtbaar kunnen zijn en zich verder kunnen ontwikkelen. Ook de andere kernpartners lopen kansen mis, bijvoorbeeld met betrekking op meer expositie, werk- en kantoorruime. Daarnaast heeft het geleid tot een minder gunstig investeringsklimaat voor het binnenhalen van subsidies en andere investeringen. Central Studio’s De Gemeente Utrecht heeft gesprekken gevoerd met pandeigenaar Erfgoed Werkspoor Utrecht (EWU) over de kansen voor een nieuwe culturele invulling van Central Studio’s. Aangezien het pand eigendom is van EWU is het aan hen om een besluit te nemen over een nieuwe invulling van het pand. EWU heeft aangegeven dat zij verkennende gesprekken voeren met diverse partijen uit de stad, waaronder creatieve ondernemers en culturele partijen. In de verkenning onderzoekt EWU ook de mogelijkheden tot een (gedeeltelijke) publieke invulling. Financiële eindafrekening en ambtelijke inzet De afgelopen periode heeft Stichting de Machinerie een financiële eindafrekening opgesteld voor 2022.

Daarnaast zijn er gesprekken geweest met alle partijen over de verdeling van de kosten. Op basis hiervan is een financieel overzicht van de gemaakte voorbereidingskosten gemaakt. Ook is er een ureninschatting gemaakt van de ambtelijke inzet voor het proces rondom planvorming, uitwerking, bestuurlijke besluitvorming en informatievoorziening en het stoppen van het initiatief van de Machinerie. U vindt beide zaken in de bijlage ‘Financiële eindafrekening en ambtelijke inzet’. In het kort: - Het investeringsbudget van 3,55 miljoen (raadsbesluit 19 december 2019) is niet beschikbaar gesteld, omdat uiteindelijk niet aan alle door de gemeenteraad gestelde voorwaarden is voldaan. - Voorbereidingskosten van de Gemeente Utrecht vanuit het programma Cultuur (raadsvoorstel 19 december 2019) bedroegen 525.000 euro. Hiervan is 54.003 euro niet besteed, en dit bedrag wordt teruggevorderd door de gemeente. Daarnaast is een bedrag van 300.000 euro + 10.000 euro aan rijksmiddelen in het kader van coronasteun benut (raadsbrief 27 oktober 2021). Hiervan is 22.116 euro niet besteed, en dit bedrag wordt teruggevorderd door de gemeente. Verder is een bedrag van 52.700 euro vanuit een bijdrage van de Europese Unie benut. - De ureninschatting van de totale ambtelijke inzet bedraagt circa 2600 uur.

Aangezien EWU en Stichting de Machinerie geconstateerd hebben dat er ongeveer gelijke bestedingen zijn gedaan in de voorbereiding, is er geen verdere kostenverrekening meer nodig.

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

28 juni 2023 11337493

Beoordelingstraject ‘t Hoogt Een externe commissie bestaande uit leden van de Adviescommissie Cultuurnota heeft een advies uitgebracht over de plannen van ‘t Hoogt voor de tweede helft van 2023 en voor 2024, en op basis daarvan heeft de gemeente het subsidiebedrag voor ‘t Hoogt bepaald. De commissie adviseerde om voor Q3 en Q4 2023 het gevraagde bedrag van 242.762 euro toe te kennen (totaalbedrag 485.524 euro voor 2023). Wij hebben dit advies gedeeltelijk overgenomen, maar hebben besloten om de subsidie voor 2023 gedeeltelijk in te trekken met 62.178 euro. Dit omdat op basis van de geleverde stukken het onvoldoende realistisch is dat alle activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend plaats zullen vinden in 2023, en daarmee de groei in de begroting tussen 2022 en 2023 onvoldoende onderbouwd is. De commissie is van mening dat een tussentijdse weging voor 2024 noodzakelijk is en adviseert om ‘t Hoogt te vragen uiterlijk 1 oktober 2023 een beknopt document ter herziening van het jaarplan en de begroting voor 2024 in te dienen. Ook dit advies hebben wij overgenomen. ’t Hoogt wordt gevraagd om voor 1 oktober een herzien jaarplan en begroting voor 2024 in te dienen waarbij expliciet onderscheid gemaakt wordt tussen kosten die betrekking hebben op een nomadisch programma en welke betrekking hebben op een nieuwe locatie.

In de bijlage ‘Beoordelingstraject ‘t Hoogt en advies’ vindt u verdere informatie over het beoordelingstraject van ‘t Hoogt, met daarbij het advies van de externe commissie. Afwikkeling lopende projecten de Machinerie Nu de reden waarvoor de Machinerie werd opgericht geen doorgang vindt, heeft de stichting vanaf november 2022 haar organisatie ontmanteld. Op dit moment is nog het onbezoldigd bestuur (2 van de 3) actief. Er is niemand meer betaald werkzaam voor de stichting behalve de financiële ondersteuning (administratie, jaarrekening, accountant). Op deze wijze is de financiële afrekening van 2022 opgeleverd. In 2023 vinden echter nog activiteiten in het kader van het talentontwikkelingsprogramma plaats. Als deze zijn afgerond c.q. zijn overgedragen, zal een financiële eindafrekening worden opgesteld en wordt de stichting geliquideerd. Naar verwachting vindt dat plaats in de tweede helft van 2023. Ondanks dat de plannen van de Machinerie niet doorgingen, waren de kernpartners van de Machinerie nog steeds gemotiveerd hun samenwerking voort te zetten met een focus op het talentprogramma, onafhankelijk van de stichting de Machinerie welke toch onlosmakelijk verbonden was met de realisatie van het pand de Machinerie.

Een eerder betrokken freelancer bij de Machinerie heeft een nieuwe stichting opgericht en op dit moment worden er tussen deze partijen gesprekken gevoerd over hoe dit talentprogramma verder vormgegeven kan worden. Hier is de gemeente verder niet bij betrokken. Tot slot In het proces van de realisatie van de Machinerie heeft de film- en beeldcultuursector veel creativiteit, wil tot samenwerking en enthousiasme getoond. We zien het als een gemis voor de stad dat deze energie niet tot het tastbare resultaat van de Machinerie geleid heeft. Tegelijkertijd tonen makers en organisaties in de film- en beeldcultuur veel passie om het talentontwikkelingsprogramma voort te zetten, zijn er nieuwe samenwerkingen en kruisbestuivingen tot stand gekomen en laten ze onverminderd enthousiasme zien om hun schouders te zetten onder een florerende film- en beeldcultuursector voor Utrecht en haar inwoners.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3