Raadsbrief Evaluatie burgerberaad jaarwisseling

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

Veerle Oude Alink

Datum

11 oktober 2024

Doorkiesnummer

14030

Kenmerk

12786302

E-mail

veerle.oudealink1@utrecht.nl

Onderwerp

Evaluatie burgerberaad jaarwisseling

Bijlage(n)

3

Beleidsveld

Participatie

Geachte leden van de raad, Afgelopen maart is het eerste Utrechtse burgerberaad over de jaarwisseling afgerond. De adviezen van dit burgerberaad zijn in uw raad besproken in de raadscommissie VBF 18 april jl. en volledig overgenomen in de raadsvergadering op 25 april jl. Tijdens de raadsbehandeling is aan uw raad toegezegd dat er in Q3 2024 een raadsbrief volgt over de opbrengsten van het eerste burgerberaad, waarin ook aandacht is voor de dilemma’s rondom de keuze van onderwerpen voor een volgend burgerberaad. Hier informeren wij u over met deze raadsbrief. Daarnaast worden M185 ‘Transparant burgerberaad’ en M340 ‘Inclusiviteit mag wat kosten’ hiermee beantwoord. Ook informeren wij u over de uitvoering van de adviezen en de verkenning voor een volgend burgerberaad, inclusief de manier waarop we de stad hierbij betrekken. Algemene indruk Over het algemeen zijn we als college zeer tevreden over het afgelopen burgerberaad. We hebben gezien dat er een diverse groep Utrechters op enthousiaste en zeer betrokken wijze aan de slag is gegaan met het vraagstuk rondom de jaarwisseling. Uit het onderzoek van de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam blijkt dat 96% van de burgerberaadsleden voor de eerste keer meepraatte tijdens een bijeenkomst van de gemeente.

Daarnaast hebben we als stad een concreet antwoord gekregen op de vraag die we gesteld hebben en waar de politiek niet uit kwam. Ook geven de leden van het burgerberaad positieve feedback op het burgerberaad. Daarnaast hebben we positieve bijeffecten gezien: Utrechters die leren hoe complex de vraagstukken van de gemeente zijn, anderstaligen die gemotiveerd zijn om Nederlands te gaan leren, Utrechters die andere Utrechters buiten hun eigen bubbel leren kennen en met elkaar in verbinding staan en deelnemers die zich meer Utrechter zijn gaan voelen. Het is zichtbaar dat leden van het burgerberaad een democratische ervaring hebben doorgemaakt. Ook hebben we gezien wat eigenaarschap bij Utrechters met hen doet en wat dat betekent in de samenwerkingsrelatie met de gemeente. Hier kunnen we van leren voor ook andere vormen van samenwerking met Utrechters.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

8 oktober 2024 12753301

Er zijn natuurlijk ook leerpunten die we vanuit het afgelopen burgerberaad meenemen naar een volgend burgerberaad. Deze staan per thema beschreven in de bijlage en gaan over de randvoorwaarden en aanpak voor het afgelopen burgerberaad, zoals vastgesteld door uw raad in het startdocument op 22 juni 2023 en in het aanpak burgerberaad jaarwisseling op 21 september 2023. De conclusies uit de evaluatie zijn: • Minder talige werkvormen (meer afwisseling) • Meer aandacht voor het gebruik van makkelijke taal • Uitzoeken of een mix van interne en externe gespreksbegeleiders mogelijk is, waarbij de ambitie blijft om op termijn te kijken hoe we dit volledig intern zouden kunnen beleggen. • We blijven de werkwijze hanteren, waarbij vooraf kaders worden meegegeven wanneer een advies uitvoerbaar is. Wel onderzoeken we of het ook wenselijk is voor leden van het burgerberaad om vragen te kunnen stellen aan ambtenaren over de tussentijdse feedback op uitvoerbaarheid van de adviezen. • In de kaderstelling vanuit de raad meenemen dat het aan het burgerberaad is of zij wel of niet een uitvoerbaar pakket aan adviezen aan de gemeente overdragen en of zij willen prioriteren in hun adviezen (in verband met financiële haalbaarheid) en of zij afgevallen adviezen overdragen aan het college en de raad. • Migratieachtergrond nemen we voor een volgend burgerberaad wederom niet mee als lotingscriterium.

Wel onderzoeken we hoe we mensen met een migratieachtergrond beter bereiken, ook zonder dit als lotingscriterium te stellen en brengen we de verdeling binnen het burgerberaad op dit kenmerk beter in kaart. • Onderzoeken of een lotingskenmerk op basis van ‘houding ten opzichte van het onderwerp’ mogelijk is bij een volgend burgerberaad (wat betreft het onderwerp). • Geen notaris meer laten meekijken op de lotingsaanpak, omdat het nut van de betrokkenheid van een notaris niet gelijk staat aan de kosten. • Wat betreft de toegankelijkheid van het burgerberaad benoemen we per maatregel hoe we dit bij een volgend burgerberaad zullen aanpakken: o Tolken: Het aanbieden van tolken blijven we hanteren voor een volgend burgerberaad. Na twee burgerberaden wordt het instrument breder geëvalueerd en kan het startdocument burgerberaad eventueel aangepast worden. Daarin zullen wij ook tolken meenemen. o Kinderopvang: bij een volgend burgerberaad zal dit opnieuw aangeboden worden. o Mantelzorg: voor een volgend burgerberaad zullen we kijken of hierin ondersteuning aangeboden kan worden. o Ondersteuning bij een eventuele beperking of ander maatwerk: behoefte blijven we uitvragen in de belronde.

o Vergoeding: Uit deze resultaten trekken wij de conclusie dat het goed is om vast te houden aan een vergoeding die geen invloed heeft op een eventuele uitkering en die men niet hoeft op te geven aan de belastingdienst, maar dat een hogere vergoeding door leden van het burgerberaad gewenst is. Voor een volgend burgerberaad zullen wij in gesprek gaan met de belastingdienst wat hierin mogelijk is. Dit zullen wij voor een volgend burgerberaad onderzoeken en meenemen in het plan van aanpak. • Meer aandacht en geld naar de publiekscampagne en het creëren van maatschappelijke betrokkenheid in de stad met de volgende concrete aanbevelingen: o Voorafgaand aan een burgerberaad de opbrengsten van het afgelopen burgerberaad in de spotlight zetten o Burgerberaad meer onder de aandacht brengen via niet-digitale middelen. Denk hierbij aan communicatiemiddelen zoals bijvoorbeeld affiches, muurschilderingen, gesprekken in de stad en in bibliotheken.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

8 oktober 2024 12753301

Tijdens een burgerberaad meer procesinformatie delen met de stad en de raad. We vragen burgerberaadsleden hier zelf een rol in te spelen om op een verhalende (niet enkel feitelijke) manier te vertellen wat er in een burgerberaad gebeurt. o Expertkennis kan tijdens en na het burgerberaad actiever gedeeld worden, bijvoorbeeld door het opnemen van filmpjes. o Meer werkvormen in het burgerberaad waarbij verbinding wordt gezocht met de stad, zoals excursies. o Na het burgerberaad zowel de inhoudelijke adviezen als de bijvangst in de spotlight zetten. Het afgeven van mandaat helpt als uw raad zelf het onderwerp kan kiezen, op basis van onderwerpen die van Utrechters komen. Het initiatief van een onderwerp zou ook volledig bij Utrechters kunnen liggen, maar de raad beslist uiteindelijk alsnog over het onderwerp. Tussentijdse ambtelijke feedback op uitvoerbaarheid en verslagen van de bijeenkomsten worden direct meegestuurd bij het raadsvoorstel over de vaststelling van de adviezen. Vanaf het besluit van uw raad om een burgerberaad te doen over een bepaald onderwerp tot en met besluitvorming over de adviezen van desbetreffend burgerberaad is ongeveer 1,5 jaar nodig op het moment dat de besluitvorming even snel doorlopen kan worden.

Door kosten te besparen op de inhuur van een notaris en wat betreft de ontwikkelingsuren in projectleiding en loting, maar ook meer geld te reserveren voor de publiekscampagne, de onafhankelijke procesbegeleiding en mogelijk de deelnemersvergoeding, komen wij tot de conclusie dat de organisatie van een burgerberaad een volgende keer niet goedkoper kan en dat dit dus ongeveer €525.000 kost. o

•

• •

•

Uitvoering adviezen burgerberaad jaarwisseling Komende jaarwisseling willen we een eerste stap zetten naar een nieuwe traditie rondom oud & nieuw. Dat doen we door uitvoering te geven aan de adviezen van het burgerberaad. We zijn volop bezig met de voorbereidingen. We starten 1 november een stadsbrede campagne om Utrechters mee te nemen in de nieuwe manier van oud & nieuw vieren. Onze boodschap is dat we vanaf nu kiezen ook voor de dieren, het milieu, de kwetsbare buur én voor minder ongelukken: “Oud en vanaf nu een feest voor iedereen”. Samen starten we nieuwe tradities voor een jaarwisseling zonder vuurwerk. We richten ons in de campagne door het inzetten van influencers uit de stad ook specifiek op jongeren, zoals het burgerberaad ons geadviseerd heeft. Met bUUUrtje krijgen bewoners en organisaties in de stad de kans om hun eigen buurtinitiatief te organiseren rondom de jaarwisseling. Het beschikbare initiatievenbudget van 275.000 euro stellen we beschikbaar via de nadere regel van het initiatievenfonds. We maken het aanvraagproces zo simpel mogelijk. Communicatie naar bestaande netwerken en andere communicatiemiddelen zijn in voorbereiding. Naar verwachting kunnen inwoners vanaf 1 oktober hun aanvraag doen. Ook bij bUUUrtje proberen we activiteiten gericht op jongeren zoveel mogelijk te stimuleren. We organiseren ook als gemeente activiteiten rondom de jaarwisseling.

Met Utrechtse ondernemers maken we een lichtroute door alle delen van de stad (conform het advies ‘Utrecht uitgelicht'). Kenmerkende gebouwen zullen in de week voorafgaand aan de jaarwisseling door kunstenaars op een bijzondere manier worden uitgelicht. Ook organiseren we een centraal aftelmoment met aansluitend lichtshow op het Jaarbeursplein. We kijken nog naar aanvullende activiteiten specifiek gericht op jongeren. Over deze onderwerpen hebben we nauwe afstemming met veiligheidspartners.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

8 oktober 2024 12753301

Alle communicatie over de jaarwisseling integreren we in de stadsbrede campagne. Hierdoor krijgen inwoners één boodschap over de nieuwe manier van oud & nieuw vieren. We doen tot slot ook onderzoek naar de effecten van al deze inspanningen. Dit onderzoek is in voorbereiding. Verkenning volgend burgerberaad Alle bovenstaande geleerde lessen nemen wij mee in de verkenning voor een volgend burgerberaad. Zoals met uw raad is besproken doen wij dit graag in samenwerking met de stad. Tot nu toe hebben wij als volgt een volgend burgerberaad verkend: • In de vragenlijst aan het bewonerspanel is onder andere gevraagd wat panelleden een geschikt onderwerp zouden vinden voor een eventueel volgend burgerberaad. • De veelgenoemde thema's zijn intern getoetst aan de vier criteria, zoals in het startdocument vastgesteld (maatschappelijke relevantie, politieke relevantie, zichtbaar resultaat en burgerberaad als geschikte vorm). • Dit heeft geleid tot interne gesprekken over het thema klimaat/energietransitie, specifiek duurzame consumptie. Daarnaast is intern gebleken dat er, los van de uitvraag bij het bewonerspanel, ook een geschikt vraagstuk zou kunnen liggen binnen de hervormingen van het sociaal domein: zorgen voor elkaar. • Naast deze mogelijke onderwerpen, verkennen we nog of er ook een vraagstuk uit het ruimtelijk domein kan komen. Deze verkenning loopt nog.

Bij de andere door het bewonerspanel genoemde onderwerpen (zoals parkeren, verkeersveiligheid en de openbare ruimte/het straatbeeld (waaronder afval)) is er geen politieke relevantie, omdat het besluit al is genomen. De verdere invulling is bovendien óf niet geschikt voor een burgerberaad óf is technisch van aard met weinig beïnvloedingsruimte. Met de meest geschikte thema's uit de eerste verkenning willen we nog dit jaar straatgesprekken voeren met Utrechters. We kiezen er bewust voor om met enkele thema's onder de arm de straatgesprekken te voeren, aangezien niet elk onderwerp dat leeft ook geschikt is als vraagstuk voor een burgerberaad. Ondertussen zullen wij ook de financiële mogelijkheden voor een volgend burgerberaad verkennen. Er is geen apart budget gereserveerd voor een volgend burgerberaad. In verband met de bezuinigingen is de ruimte om dit budget vrij te maken zeer beperkt. Voor financiering van een volgend burgerberaad kijken we daarom naar bestaand planontwikkelingsbudget en zullen wij extern naar mogelijkheden zoeken (financiering door partners of fondsen). De resultaten van deze straatgesprekken in combinatie met een verkenning op financiële haalbaarheid zullen wij aan uw raad voorleggen uiterlijk Q1 2025. Op die manier wordt de raad in positie gebracht om een afweging te maken voor een eventueel volgend burgerberaad en bijbehorend onderwerp.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,