Raadsbrief Collegereactie Accountantsverslag 2023

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

C. Bakker en B. Siebelink

Datum

21 mei 2024

Doorkiesnummer

14030

Kenmerk

12389278

E-mail

cora.bakker@utrecht.nl

Onderwerp

Collegereactie Accountantsverslag 2023

Bijlage(n)

1

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Van de accountant van de gemeente Utrecht heeft u het accountantsverslag over de controle van de Jaarrekening 2023 ontvangen. De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor het getrouwe beeld, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college. Een goedkeurende verklaring betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel baten en lasten over het jaar 2023 als de balans per einde van het jaar. De jaarstukken zijn in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). In het accountantsverslag wordt deze verklaring toegelicht en geeft de accountant inzicht in de belangrijkste bevindingen bij de controle Jaarrekening 2023 en de (ontwikkeling van de) interne beheersing van de gemeente Utrecht. Dit rapport is als bijlage bij deze brief opgenomen. Het college van burgemeester en wethouders is tevreden met de uitkomst van de accountantscontrole en daarmee het positieve accountantsoordeel. Ook zijn wij ons ervan bewust dat blijvende aandacht nodig is voor het verder terugdringen van de rechtmatigheidsfouten en het opvolgen van de aanbevelingen van de accountant. In deze brief geven wij een reactie op de belangrijkste bevindingen van de accountant.

Opstel- en samenstelproces De accountant spreekt haar waardering uit voor de inzet en betrokkenheid van onze centraal coördinerende functie in het verantwoordings- en controleproces. In november 2023 hebben stakeholders in het controleproces van de gemeente Utrecht en van Deloitte gezamenlijk aan een interactieve sessie deelgenomen, om de samenwerking naar een hoger niveau te tillen. Het is prettig te constateren dat dit heeft geresulteerd in een fijn verlopen opstel- en samenstelproces 2023, op basis van een goede onderlinge samenwerking. Daarnaast concludeert de accountant dat decentrale organisatieonderdelen niet altijd (tijdig) de juiste brondocumentatie beschikbaar heeft die nodig is om een balanspost (en de weerslag daarvan op de baten en lasten) op een adequate wijze te onderbouwen. Het beeld is dat de organisatieonderdelen op dit moment te weinig expliciet en zichtbaar de verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor hun

Burgemeester en wethouders Datum 21 mei 2024 Ons kenmerk 12389278

(aan)deel in controleproces van de jaarrekening. De informatievoorziening van decentraal naar centraal is op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen. Wij herkennen ons in deze constatering en we nemen de adviezen van de accountant mee in het verbeterprogramma Versterken financiële functie (zie ook verbeteringen en aandachtspunten). Balans tussen capaciteit en ambities De accountant constateert dat de toenemende taken, activiteiten en ambities een impact hebben op de organisatie. De balans tussen de beschikbare capaciteit en ambities raakt daardoor verstoord. In de Managementletter 2023 is hier uitgebreid aandacht aan besteed. Wij erkennen dat budgetten, capaciteit en taken in samenhang moeten worden overwogen om tot een realistische begroting te komen. Om de balans te herstellen is het voor de gehele gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) belangrijk om keuzes te durven maken. Met andere woorden: stel prioriteiten, parkeer onderwerpen, breng volgorde aan bij de onderwerpen. Dit helpt om de (stapeling aan) opgaven dichter bij de realistische uitvoeringskracht te brengen. Bij het opstellen van de Voorjaarsnota 2024 (en komende begroting) is het meer in balans brengen van ambities, taken en capaciteit meegenomen bij de afwegingen van het college.

Hierbij wordt ook aandacht besteed aan de Utrechtse Begrotingsalternatieven en hervormingen. Rechtmatigheidsverantwoording Wij geven met ingang van de Jaarrekening 2023 voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording af, ondanks het feit dat de rechtmatigheidsverantwoording voor het verantwoordingsjaar 2023 nog niet verplicht is. Deze verantwoording is opgesteld overeenkomstig de richtlijnen van de commissie BBV. Het totaal van de fouten die wij rapporteren in de rechtmatigheidsverklaring komt boven de verantwoordingsgrens uit. Het resultaat hiervan is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in beginsel niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door de raad gestelde grens. Het grootste deel van deze onrechtmatigheden wordt echter als acceptabel aangemerkt op basis van de criteria uit de financiële verordening en blijft daarmee binnen de door de raad vastgestelde grens. Deze uitkomst is in lijn met het rechtmatigheidsoordeel door de accountant bij de Jaarrekening 2022. We zien als gevolg van onze inspanningen een daling van de geconstateerde fouten ten opzichte van vorig jaar. Met name de rechtmatigheid van inkoop is verbeterd, door zowel aflopende contracten als een verbetering in het toezien op de naleving van de interne processen. Het streven is deze lijn door te zetten.

Verbeteringen en aandachtspunten IT Beheersmaatregelen De accountant heeft een positieve indruk van de opvolging van de eerder geconstateerde bevindingen van de algemene IT-beheersmaatregelen. Het gaat vooral om noodzakelijke organisatorische aspecten, zoals de verbetering op het gebied van logische toegangsbeveiliging en wijzigingsbeheer. De invoering van deze oplossingen hebben geleid tot gewenste resultaat en daarmee een verbetering van onze processen/ infrastructuur. Single information, single audit (SiSa) Gelijktijdig met de jaarstukken worden ook een groot aantal specifieke uitkeringen gecontroleerd door de accountant, zodat hiervoor geen aparte accountantsverklaring nodig is. In 2023 is er wederom een uitbreiding van het aantal SiSa regelingen, waardoor de omvang en complexiteit van de controle zowel voor de ambtelijke organisatie als voor de accountant wordt vergroot. Binnen de Specifieke uitkeringen is het gebruik van uniforme formats in de aanlevering van dossier sterk verbeterd. Daarnaast hebben wij extra geïnvesteerd in de coördinatie van de SiSa dossiers door het vergroten

2/4

Burgemeester en wethouders Datum 21 mei 2024 Ons kenmerk 12389278

van de capaciteit en het vroegtijdig betrekken van de organisatieonderdelen. De accountant benadrukt het belang dat de organisatieonderdelen gedurende het jaar al starten met de verantwoordingsdossiers conform de gestandaardiseerde (centrale) werkinstructie. In overleg met de accountant zullen we dit integreren in de interimcontrole 2024. Frauderisicoanalyse In 2023 is geïnvesteerd in een actuele frauderisicoanalyse, waarbij zichtbare koppelingen gelegd zijn met de interne beheershandelingen. De accountant constateert dat er zichtbaar een kwaliteitsimpuls is gegeven aan het (proces van) frauderisicoanalyse en de verdere inbedding hiervan in de organisatie. Wij hebben hierbij expliciet rekening gehouden met de adviespunten uit voorgaande jaren. Voor het jaar 2024 worden de frauderisico’s en bijbehorende interne beheersmaatregelen gefaseerd opgenomen in de bestaande verbijzonderde interne controles, om bestaan van beheersmaatregelen vast te stellen. Informatievoorziening Zoals onder het kopje opstel- en samenstelproces staat toelicht vraagt de accountant in lijn met voorgaand jaar aandacht voor de informatievoorziening van decentraal naar centraal. Dit aandachtspunt nemen we mee in de beoordeling en verbetering van de financiële functie en vraagt niet alleen aanpassingen in het proces om centraal beter te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen.

Ook het vergroten en borgen van kennis en kwaliteit is van belang. Memoriaalboekingen Ondanks verschillende procesverbeteringen die sinds voorgaand jaar zijn doorgevoerd, blijft de onderbouwing en/of dossiervorming bij memoriaalboekingen (initieel) achter. Ook is het aantal mutaties na het opstellen van de concept jaarstukken niet voldoende afgenomen. Dit resulteerde in aanpassingen in de concept jaarrekening. Tijdens het jaarrekeningtraject is een start gemaakt met een grondige analyse van de aard van memoriaalboekingen om gericht maatregelen te nemen om de kwaliteit hiervan te vergroten voor zowel de inhoud als het proces. Inzicht in investeringen Om de investeringsbegroting te verbeteren wordt vanaf de Begroting 2025 naast de geautoriseerde bedragen ook de verwachte en werkelijke investeringsuitgaven per programma per jaar weergegeven. De accountant onderschrijft dat deze verbetering een beter inzicht geeft in en controle op de investeringsuitgaven. Grondexploitatie De afgelopen jaren heeft de gemeente Utrecht een kwaliteitsimpuls gegevens aan de dossieropbouw die voor de accountant benodigd is om de controlewerkzaamheden effectief en efficiënt kunnen uitvoeren. Deze positieve lijn is vastgehouden en doorgezet. Wel vraagt de accountant om diepgaander de kenniscontinuïteit te borgen in de organisatie.

Ook het aspect van vergroten en borgen van inhoudelijk kennis komt in het Verbeterplan financiële functie aan bod. Wij vertrouwen erop u hiermee voor nu voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

3/4

Burgemeester en wethouders Datum 21 mei 2024 Ons kenmerk 12389278

de secretaris,

de burgemeester,

4/4