Raadsbrief bij Managementletter 2024 Gemeente Utrecht

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

J. Bakker, I.W. Nieuwenhout

Datum

19 november 2024

Doorkiesnummer

14030

Kenmerk

12869653

E-mail

jurjen.bakker@utrecht.nl ieke.wally.nieuwenhout@utrecht.nl

Onderwerp

Jaarstukken 2024: Managementletter

Bijlage(n)

1

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Graag reageren wij met deze brief op de Managementletter 2024 die de accountant heeft opgesteld. In de Managementletter rapporteert de accountant over zijn bevindingen en aanbevelingen op basis van de door hem uitgevoerde interim-controlewerkzaamheden. Bij deze controle kijkt de accountant naar onze werkprocessen en beheersingsmaatregelen. De Managementletter 2024 is als bijlage bij deze brief opgenomen. Onze reactie volgt de onderwerpen van het onderdeel ‘Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interimcontrole’. Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling In navolging van de Managementletter 2023 en het Accountantsverslag 2023 stelt de accountant dat het prioriteren van ambities gelet op de vele uitdagingen van belang is. Mede met het oog op het maken van scherpe keuzes om niet alleen nu, maar ook op de langere termijn de gemeente financieel gezond te houden. De accountant signaleert dat in de Voorjaarsnota al concrete bezuinigingsmaatregelen zijn getroffen. Om deze maatregelen uit te voeren ziet hij een cruciale rol weggelegd voor de centrale informatievoorziening. In het afgelopen jaar is door ons een verbeterprogramma voor de gemeentebrede financiële functie in gang gezet.

Daarbij zetten we in op (1) verbeteringen intern binnen de afdeling financiën en het onderlinge samenspel tussen de clusters en (2) het gemeentebrede samenspel met de organisatieonderdelen en concerncontrol. Inmiddels is een start gemaakt met het programma Versterking financiële functie, waarvoor een programmamanager is aangetrokken. Deze programmamanager heeft in samenspel met de organisatie de volledige focus om de versterking van de financiële functie te realiseren. Van openstaande accountantsadviezen uit voorgaande jaren zijn er op dit moment zeven (nagenoeg) geheel en veertien gedeeltelijk opgelost. Met de invoering van het nieuwe financiële systeem in 2025

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

19 november 2024 12869653

zullen de meeste aandachtpunten opgelost zijn. Wij treffen maatregelen om de mogelijke risico’s voor de Jaarrekening 2024 te beperken. Specifieke aandachtspunten De accountant constateert dat de interne beheersing in de basis overall gezien op orde is in relatie tot de financiële verantwoording in de jaarrekening. Aandachtspunten van de accountant zijn herkenbaar en wij pakken de aangedragen aanbevelingen op om een volgende verbeterslag te realiseren. Zo hebben we in nauw contact met de accountant blijvend aandacht voor de waardering van de grondexploitaties, zijn frauderisico’s en bijbehorende interne beheersmaatregelen in 2024 gefaseerd opgenomen in de bestaande verbijzonderde interne controles en zijn afspraken gemaakt met de zorgaanbieders om in januari een prognose op het totaalresultaat op te leveren. Rechtmatigheidsverantwoording en EU-aanbestedingen Over het verslagjaar 2023 heeft ons college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven, ondanks het feit dat dit nog niet verplicht was over dat jaar. Van de accountant hebben we complimenten ontvangen over de manier waarop we deze verantwoording hebben uitgevoerd en aan uw raad hebben voorgelegd in de jaarstukken 2023. Ook op moment van schrijven is de wetgeving hieromtrent nog niet definitief vastgesteld.

We zijn reeds gestart met het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording over het huidige verslagjaar conform de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV. Ten aanzien van de Europese aanbestedingen en het inkoopbeleid, constateren wij, op basis van de bevindingen in het eerste halfjaar van 2024, dat de ingezette verbeteringen voortduren, in lijn met de inspanningen van vorig jaar. Bij inkoopprocessen zijn, met name op het gebied van rechtmatigheid, verdere verbeteringen zichtbaar. Wij zullen ons blijven inzetten om deze positieve ontwikkeling in de komende periode te continueren. Om de uitdagingen rondom datakwaliteit en het juiste instrumentarium voor centrale sturing te adresseren, wordt momenteel gewerkt aan een visiedocument op het gebied van inkoopdata. Dit document gaat inzicht bieden in de noodzakelijke maatregelen om datakwaliteit te waarborgen en de centrale inkooporganisatie te versterken in haar rol van advisering, monitoring en interventie. Investeringsagenda De accountant constateert dat de organisatie met zijn aanbevelingen over de uitdagingen in de investeringsbegroting aan de slag is gegaan om tot een realistische (meerjaren) raming te komen. Zo is de investeringsplanning aangepast en meer gelijkmatig verdeeld over de komende jaren. Vervolgstappen blijven nodig.

Aandacht voor de kwaliteit van de ramingen helpt om de grip op investeringen te vergroten, maar voor een stad met zo’n grote investeringsopgave als Utrecht is dat nog niet voldoende. Grip op investeringen vergt óók dat we het totaalpakket aan investeringsambities tegen de lat leggen van betaalbaarheid (begrote kapitaallasten en kapitaallastenreserves), financierbaarheid (de impact op de balans en de financiële ratio’s die daaruit volgen zoals netto schuldquote, solvabiliteit en weerstandsvermogen) en uitvoerbaarheid (beschikbare uitvoeringscapaciteit). In onze raadsbrief ten behoeve van het slotdebat over de Programmabegroting 2025 van 5 november 2024 hebben wij het proces voor de vervolgstappen nader uitgewerkt. Het streven naar grip op investeringen vergt veel van onze organisatie. De samenloop met andere programma’s, zoals de doorontwikkeling van de financiële functie en de implementatie van bezuinigingsmaatregelen, maakt dat we niet van de ene op de andere dag alle verbeteringen kunnen doorvoeren die nodig zijn. We werken daarom aan een meerjarige programmatische aanpak van ons investeringsstelsel, waarmee we stapsgewijs grip op investeringen vergroten.

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

19 november 2024 12869653

Controle SiSa-regelingen Het aantal SiSa-regelingen waar de gemeente over moet verantwoorden neemt ook dit jaar onverminderd toe. Dit is een blijvend aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole zowel voor de ambtelijke organisatie als de accountant. Ook de capaciteit binnen de verantwoordingsketen van de gemeente brengt de accountant onder de aandacht. Gezamenlijk is een aantal maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat deze controle binnen de termijn gerealiseerd zal worden. Naar verwachting neemt het aantal SiSa-regelingen naar de toekomst toe af, aangezien het Rijk heeft aangekondigd de specifieke uitkeringen (SPUK's) te gaan afbouwen. Ten slotte Wij blijven de komende maanden hard werken om het jaarrekeningproces zo goed mogelijk te laten verlopen en verdere verbeteringen te realiseren. Wij zijn blijvend in gesprek met de accountant om de kwaliteit van de jaarcontrole te kunnen borgen.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3