Raadsbrief Aanvullende informatie Elektronische bekendmaking en terinzagelegging.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

R.M. Gerritse

Datum

7 juli 2021

Doorkiesnummer

030 - 28 60526

Kenmerk

8682810

E-mail

renate.gerritse@utrecht.nl

Onderwerp

Aanvullende informatie Elektronische bekendmaking en terinzagelegging

Beleidsveld

Juridische Zaken

Bijlage(n)

Geachte leden van de raad, Aanleiding Op 10 juni jl. is in de commissie Mens en Samenleving het raadsvoorstel “Intrekking Verordening op de elektronische bekendmaking en kader Regelgevingsbeleid; aanwijzing locatie wettelijk voorgeschreven terinzageleggingen” besproken. Bij deze bespreking zijn vier onderwerpen naar voren gekomen waar wij graag in deze brief nader op ingaan. Tweede terinzageleggingslocatie Vanaf 1 juli 2022 moeten documenten waarvoor een wettelijke plicht tot terinzagelegging geldt, zowel fysiek als digitaal ter inzage liggen. Voor fysieke terinzagelegging is wettelijk niet per se nodig dat de stukken op papier klaarliggen. Het is voldoende dat de documenten op een scherm kunnen worden geraadpleegd en men er desgewenst een afschrift van kan krijgen. Op dit moment is het Stadskantoor al jaren de enige locatie voor het inzien van ruimtelijke plannen. Die kunnen zowel op een computer worden ingezien als op papier. Na inwerkingtreding van de Omgevingswet eindigt deze papieren terinzagelegging. Andere documenten die ter inzage liggen, zijn voornamelijk besluiten op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), of besluiten die door de Regionale Uitvoeringsdienst zijn voorbereid. Daarnaast kan men op het Stadskantoor hulp krijgen bij het op een scherm raadplegen van het digitaal gemeenteblad.

Beperkt gebruik van inzagemogelijkheid Er wordt weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid tot fysieke raadpleging van ter inzage gelegde stukken (denk aan gemiddeld driemaal per week over de gehele gemeente Utrecht). Dit geldt zowel voor de ruimtelijke plannen als voor andere documenten. Tot begin 2020 kwamen gemiddeld zo’n vier mensen per week naar het Stadskantoor om Wabo-stukken in te zien. Sinds de eerste lockdown worden deze echter (geanonimiseerd) gemaild aan degenen die stukken willen inzien. Slechts een enkeling ontvangt de stukken liever op papier en die sturen we dan ook een geprinte versie.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

7 juli 2021 8682810

Het aantal bezoekers neemt naar verwachting nog af als per 1 juli 2022 alle stukken direct digitaal te raadplegen zijn, zonder dat eerst met de gemeente gemaild hoeft te worden over toezending. Het digitaal raadplegen van het gemeenteblad is al jaren mogelijk, maar voor een automatische attendering over ontwikkelingen in de buurt moet je je abonneren en een profiel aanmaken. Vanaf 1 juli 2021 ontvangen alle huishoudens die zijn aangesloten op de berichtenbox van www.mijnoverheid.nl automatisch een attendering bij bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen over de directe woonomgeving. Het aantal abonnementen stijgt dan van 150.000 naar circa 6.5 miljoen. De verwachting is dus dat er steeds minder gebruik gemaakt zal worden van de mogelijkheid om stukken op een aangewezen locatie te bekijken. Eisen aan en kosten bij inrichting van locatie Dat beperkte aantal verwachte bezoekers neemt niet weg dat de locatie voorzieningen moet hebben. Voor het op een scherm raadplegen van ruimtelijke plannen en het digitaal gemeenteblad is op de locatie een computer nodig. Voor het opbergen van papieren ter inzage liggende stukken is een afsluitbare kast nodig. De aanwezigheid van een servicepuntmedewerker is nodig, omdat we inwoners dan beter kunnen ondersteunen bij hun zoektocht.

Die medewerkers zouden bij voorkeur permanent aanwezig moeten zijn, zodat het maken van een afspraak niet nodig is. Een servicepuntmedewerker kent de organisatie inhoudelijk goed en is erin getraind uiteenlopende vragen adequaat te beantwoorden. De medewerker biedt hulp en ondersteuning bij het raadplegen van stukken, geeft desgewenst een afschrift van de stukken mee, verwijst door naar of zorgt voor een afspraak met de afdeling die verantwoordelijk is voor het stuk en registreert het aantal bezoekers en de gestelde vragen in de Kennisbank. Er is dus ook een werkplek nodig en een printer. De kosten voor het inrichten van een werkplek zijn per locatie ongeveer € 15.000 incidenteel. Kosten van een medewerker zijn €70.000 structureel en eventueel, i.v.m. vervanging bij verlof en ziekte, zijn 2 FTE nodig. Mogelijkheden Vleuten-De Meern Gezien het geringe aantal verwachte bezoekers en de kosten die het inrichten van een terinzageleggingslocatie met zich meebrengt, hebben wij oorspronkelijk voorgesteld alleen het Stadskantoor hiervoor te gebruiken. Daar zijn immers de hierboven genoemde voorzieningen permanent aanwezig. Op de andere locaties is dit niet het geval. Zoals hierboven beschreven zou dit dus tot hoge structurele kosten leiden bij beperkt gebruik. In de raadscommissie is geopperd het Wijkbureau Vleuten-De Meern toe te voegen als locatie. Hier zien wij wel mogelijkheden.

In Vleuten-De Meern zijn elke werkdag van 9-12 uur al servicepuntmedewerkers aanwezig. De openingstijden voor raadplegen van stukken zijn daarmee dus beperkt van 9-12 uur. Er zullen dan wel extra faciliteiten moeten komen. Omdat het Wijkbureau Vleuten-De Meern al verbouwd wordt, zijn de eenmalige kosten voor het inrichten van een werkplek, met computer, geschikte toegangsplek en mogelijkheid om te printen, wat lager dan gemiddeld, en bedragen circa € 10.000. Om zicht te houden op noodzaak en gebruik stellen wij een pilot van twee jaar voor, die eindigt op 1 juli 2023. Dan is er twee jaar ervaring opgedaan met het verdwijnen van de advertenties uit huis-aanhuisbladen, en één jaar ervaring met – naast fysieke terinzagelegging - digitale terinzagelegging van alle documenten. De servicepuntmedewerker houdt gedurende die periode in de Kennisbank niet alleen het aantal bezoekers bij, maar ook eventuele vragen die samenhangen met terinzageleggingen en het digitaal gemeenteblad. Na die twee jaar informeren wij u over de uitkomsten. Om dit mogelijk te maken is het niet nodig het voorliggende besluit te wijzigen.

2/4

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

7 juli 2021 8682810

Communicatie over wijzigen van publicatie in huis-aan-huisbladen Tot 1 juli 2021 werden kennisgevingen over ruimtelijke plannen gepubliceerd in huis-aan-huis-bladen. De afgelopen periode zijn lezers er in die huis-aan-huisbladen vijf keer op geattendeerd dat deze kennisgevingen voortaan op overheid.nl te vinden zijn en dat zij ze desgewenst ook op het Stadskantoor kunnen inzien en een afschrift van het digitale gemeenteblad kunnen krijgen. Deze publicatie wordt tot aan de zomervakantie wekelijks herhaald. Naar aanleiding van het voorstel in de raadscommissie hier wat meer tijd voor te geven, zetten wij na de zomervakantie deze publicatie voort en herhalen deze daarna maandelijks tot 1 januari a.s. Vanaf juli komt deze publicatie overigens in de VAR en in DUIC, omdat het Stadsblad en De Brug te kennen hebben gegeven dat zij stoppen. Aan terinzagelegging in Vleuten-De Meern besteden we ook periodiek aandacht in de Nieuwsbrief Vleuten de Meern. Degenen die niet digitaal vaardig zijn met overheidsberichten, lezen wel vaak sociale media. Wij onderzoeken daarom de mogelijkheid om via Twitter, Facebook of Instagram gebruikers daarvan geregeld te informeren over waar en hoe zij berichten over hun woonomgeving kunnen vinden. Op onze website en via projectwebsites besteden we er ook geregeld aandacht aan.

Bij ontwikkelingen met enige impact voor een wijk ontvangen bewoners nog altijd een papieren wijkbericht. Daarnaast ontvangt het overgrote deel van de huishoudens vanaf 1 juli automatisch via de mail een attendering bij bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen over de directe woonomgeving. Bovendien werden alleen ruimtelijke plannen nog in de huis-aan-huisbladen aangekondigd; alle andere berichten werden sinds 2014 al uitsluitend digitaal gepubliceerd in het digitale gemeenteblad. Kan de raad nog wel kaders meegeven voor Utrechtse regelgeving? Ook na intrekking van het regelgevingskader kan de raad bij het vaststellen van verordeningen nog altijd wijzigingen aanbrengen. Ook kan de raad in algemenere zin natuurlijk aanwijzingen meegeven. Het werkt dan echter sneller als dat gebeurt via een instructie aan de organisatie dan via een door de raad vastgesteld kader, dat minder makkelijk aangepast kan worden dan de door de directieraad vast te stellen beschrijving van het regelgevingsproces. Overigens staan eisen die de raad stelt aan deregulering en duidelijk taalgebruik, en zelfs de eis om terughoudend om te gaan met hardheidsclausules, ook in de VNG-publicatie 100 ideeën voor de gemeentelijke regelgever waarmee bij de gemeente Utrecht ook na deze intrekking zal worden gewerkt.

Periodieke check of regelingen nog actueel zijn In de raadscommissie werd gevraagd hoe het actueel blijven van regelingen is geborgd. Vorig jaar hebben we alle regelgeving gecheckt op actualiteit en dat heeft geleid tot een intrekking van een aantal college- en raadsregelingen. Deze controle zullen we, naar aanleiding van de getrokken lessen, vanaf nu elke vier jaar, na vaststellen van het collegeprogramma, herhalen. Er zijn standaarddocumenten opgesteld voor nieuwe regelingen en wijziging van bestaande. Deze besteden aandacht aan intrekking van oude regelingen, overgangsrecht en het opnemen van een einddatum in regelingen met een tijdelijk karakter. Door deze combinatie van maatregelen voorkomen we dat een ‘vervuiling’ van het bestand zal optreden. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

3/4

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

de secretaris,

7 juli 2021 8682810

de burgemeester,

4/4