Raadsbrief Aanbieden rapporten met betrekking tot Bibliotheek Utrecht (1).pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

Barbara Wijsen

Datum

15 maart 2023

Doorkiesnummer

14030

Kenmerk

10974526

E-mail

Barbara.wijsen@utrecht.nl

Onderwerp

Aanbieden rapporten m.b.t. bibliotheek

Bijlage(n)

4

Beleidsveld

Onderwijs

Geachte leden van de raad, In de raadsbrief van 5 juli 2022 hebben wij uw raad geïnformeerd over de financiële situatie van de bibliotheek Utrecht en de stappen die wij zetten naar een gezonde en toekomstbestendige organisatie. Met deze brief bieden wij u twee rapporten in het kader van de financiële situatie van de bibliotheek Utrecht: 1. Financieel onderzoek Stichting de Bibliotheek Utrecht, EY, 14 december 2022 (bijlage a en b) 2. Ontwikkelscenario’s Bibliotheek Utrecht, Onderzoek naar de herijking van het vestigingennetwerk, Andersson Elffers Felix, 22 december 2022 (met aanbiedingsbrief bijlage c en bijlage d) Tevens gaan we in deze brief in op een relevante ontwikkeling bij het Rijk en schetsen we het vervolg. Financieel onderzoek Eén van die stappen was het verstrekken van een opdracht voor onderzoek door een onafhankelijk onderzoeksbureau (EY) naar de financiële situatie van de bibliotheek en de verwachte structurele financiële tekorten. EY geeft in het rapport een analyse van de meerjarenbegroting van de Bibliotheek Utrecht waarin de bibliotheek aangeeft dat het tekort oploopt tot € 1,9 miljoen euro vanaf 2026.

EY constateert drie oorzaken voor het ontstane tekort, dat zijn: de marktontwikkelingen op het gebied van inflatie en de krappe arbeidsmarkt, achterstalligheid in ICT en onderhoud van vastgoed en professionalisering vanwege de transitie naar een meer programmerende, maatschappelijke bibliotheek. Op basis van deze analyse komt EY met een aantal financiële oplossingsrichtingen en aanbevelingen. Tevens is in het rapport een benchmark opgenomen, waarin de Bibliotheek Utrecht onder andere op basis van inkomsten en uitgaven wordt vergeleken met Amsterdam, Rotterdam, Groningen en Tilburg. EY heeft tevens onderzoek gedaan naar de door de gemeente gestelde kaders en de afspraken over de rolverdeling tussen de gemeente Utrecht als subsidieverstrekker en de Bibliotheek Utrecht als zelfstandige stichting. We nemen deze aanbevelingen over de aanscherping van de sturing en verantwoording zeer serieus en zijn in februari in februari een traject gestart gericht op het verduidelijken van de rollen en verantwoordelijkheden, het verstrekken van een meerjarige opdracht

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

15 maart 2023 10974526

en subsidie, het verder uitwerken van de overlegstructuur en informatievoorziening, het ontwikkelen van een gemeentelijke visie plus prestatie-indicatoren en het maken van aanvullende afspraken rondom de governance. De uitwerking hiervan vindt in nauwe afstemming met de bibliotheek plaats. Scenario studie Parallel aan dit financiële onderzoek heeft de bibliotheek Utrecht door een extern bureau (AEF) een scenario studie laten doen naar de (toekomstige) fysieke aanwezigheid van de vestigingen verdeeld over de stad en de financiële consequenties hiervan. AEF maakt in het rapport onderscheid tussen drie scenario’s; (1) de basis afbouwen (waarbij de bibliotheek zelfstandig het financiële tekort opvangt), (2) maximaliseren van de impact (een optimalisatie-scenario), (3) tussenvariant (afbouwen enerzijds en optimaliseren anderzijds). Dit rapport is aan ons aangeboden met een aanbiedingsbrief (bijlage c en d). Meer tijd nodig voor structurele oplossing Beide rapporten bieden bouwstenen om te komen tot een oplossing voor een financieel gezonde en toekomstbestendige bibliotheekorganisatie. Echter, beide rapporten vragen ook nog op veel punten om een nadere uitwerking van de aanbevelingen, onder andere als het gaat om het effect van de genoemde oplossingsrichtingen op het financieel tekort en de consequenties voor onder andere gemeentelijk vastgoed.

In januari hebben we met de bibliotheek gesproken over een voorstel van de bibliotheek om tot een structurele oplossing van de financiële tekorten te komen. Daarbij kwamen we echter tot de conclusie dat het meer tijd vraagt om het volledige, financiële lange termijn perspectief te overzien. We betrekken dit vraagstuk bij de integrale afweging van de Voorjaarsnota, zonder nu al een structurele keuze te maken voor een van de ontwikkelscenario’s. Een eenmalige bijdrage aan de bibliotheek biedt zowel de gemeente als de bibliotheek Utrecht de tijd om in de loop van 2023 de benodigde bouwstenen voor een goed gefundeerde, structurele oplossing nader uit te werken waarbij zo mogelijk ook de door het Rijk aangekondigde extra middelen ter versterking van het bibliotheeknetwerk in ogenschouw kunnen worden genomen. Ontwikkelingen Rijk In de brief van de staatssecretaris over de toekomstgerichte bibliotheekvoorziening dd. 4 november 2022 geeft zij aan grote waarde te hechten aan een voor iedereen goed bereikbare openbare bibliotheek die de hele breedte aan maatschappelijke functies biedt door structurele borging van de bereikbaarheid en toegankelijkheid van het bibliotheeknetwerk. Hiertoe zal de huidige bevorderingstaak van gemeenten en provincies worden gewijzigd in een zorgplicht. De staatssecretaris stelt structureel extra geld beschikbaar vanaf 2025 van ca.

€ 58,7 miljoen voor het gemeentefonds. Voor 2023 (€ 18,7 miljoen beschikbaar) en 2024 (€ 38,7 miljoen beschikbaar) komt er een specifieke uitkering voor gemeenten (SPUK) gericht op reparatie van het netwerk, dat wil zeggen de terugkomst en verbetering van de bibliotheek in gemeenten en wijken met een grote maatschappelijke opgave. Op dit moment vindt er op G4-niveau afstemming plaats met het ministerie van OCW over deze specifieke uitkering voor gemeenten. We zetten in dit overleg in op een uitkering die ook voor de G4 steden van betekenis is.

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

15 maart 2023 10974526

Gemeentelijke noodsteunmaatregel Om te voorkomen dat maatschappelijke organisaties door de extreme stijging van energiekosten in continuïteitsproblemen komen, heeft de gemeente de Nadere regel subsidie tegemoetkoming stijgende energiekosten voor maatschappelijke organisaties gemeente Utrecht ingesteld. Met deze regeling wil de gemeente de sociaal maatschappelijke infrastructuur voor de stad op peil houden. Uiteraard kan de bibliotheek Utrecht van deze regeling gebruik maken mits er aan de voorwaarden van de regeling wordt voldaan.

Vervolgstappen (en planning) - Q1/Q2: Uitwerken aanbevelingen rapporten EY en AEF met betrekking tot financiën, bedrijfsvoering, vastgoed en governance. - Q2: Uitwerken gemeentelijk visiedocument t.b.v. bibliotheek Utrecht (inclusief kpi’s) met betrokkenheid van relevante stakeholders, stad en raad, als kader voor subsidieverstrekking, sturing en verantwoording. - Q2: Aanscherpen van de governance afspraken onder meer t.b.v. te nemen majeure besluiten (zoals het sluiten van vestigingen). - Q3: Concretisering lange termijn toekomstscenario gericht op financieel gezonde bibliotheekorganisatie. - Q3: Voorleggen raadsvoorstel met toekomstgericht beleidsplan bibliotheek Utrecht inclusief mogelijk voorstel voorjaarsnota 2025. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3