Raadsbrief aanbesteding externe accountant

Adviescommissie Controle & Financiën Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

Danielle Rijnders

Doorkiesnummer E-mail

danielle.rijnders@utrecht.nl

Bijlage(n)

Datum

1 oktober 2024

Kenmerk

12820405

Onderwerp

Aanbesteding accountant

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Met deze brief informeert de adviescommissie Controle & Financiën de raad over de voortgang van de (Europese) aanbesteding voor de externe accountant vanaf boekjaar 2025. U heeft in februari 2024 besloten de aanbesteding op te starten (zie raadsvoorstel) en de uitvoering te mandateren aan de Adviescommissie Controle & Financiën. Hierbij is afgesproken dat de gemeenteraad zou worden geïnformeerd over de voortgang middels een raadsbrief. Op dinsdag 1 oktober is de aanbesteding gepubliceerd op TenderNed. De stukken zijn vastgesteld door de Adviescommissie Controle & Financiën op 19 september en voorbereid door het verwervingsteam (vier leden van de Adviescommissie Controle & Financiën, de commissiegriffier en ambtenaren van de afdelingen Financiën & Inkoop, Concerncontrol en Concernaudit). Als uitgangspunt hebben wij de aanbesteding van de vorige keer genomen. De belangrijkste bijzonderheden zijn: Looptijd contract Het contract is voor 3 jaar met de mogelijkheid om drie keer 2 jaar te verlengen. Hierbij hebben we rekening gehouden met wat gebruikelijk is in de markt en met de verkiezingen. Gunningscriteria Het verwervingsteam heeft de gunningscriteria als volgt gedefinieerd (onderdeel van de leidraad): Nummer

Gunningscriterium

Punten

Beoordeling

1

Plan van aanpak

30

Beoordelingsteam

2

Digitalistering en samenwerking Concernaudit

20

Beoordelingsteam

3

Invulling van de adviesfunctie

20

Beoordelingsteam

4

Prijs

30

Kwantificeerbare gegevens

Adviescommissie Controle & Financiën Datum

1 oktober 2024

Samen met een juridisch adviseur hebben we de wijze van beoordeling zo duidelijk mogelijk opgeschreven, zodat we objectieve criteria hebben bij de beoordeling van de inschrijvingen. Bijzonderheden bij de gunningscriteria: • Digitalisering en samenwerking Concernaudit: voor het optimaal benutten van auditcapaciteiten is samenwerking tussen de externe en interne auditfunctie (Concernaudit) van groot belang. Verder maakt de inzet van data-analyse technieken het audit proces efficiënter en worden knelpunten beter inzichtelijk gemaakt. • Invulling van de adviesfunctie: onderdeel van de opdracht aan de accountant is het werken met het zogenaamde twee-partnermodel waar de gemeente de afgelopen jaren ervaring mee heeft opgedaan en dat model willen we graag voortzetten. Dit is verder uitgewerkt in de bijlage ‘Adviesrol van de accountant’. In dit model is de rol van de accountant breder dan uitsluitend te kijken naar de controle van de jaarrekening. Eén partner is het eerste aanspreekpunt en adviseur van de gemeenteraad, een andere partner is de eerste verantwoordelijke voor de controle van de jaarrekening. • Prijs: o Het aantal en de omvang van het aantal specifieke uitkeringen die de gemeente vanuit het Rijk jaarlijks ontvangt, is de afgelopen jaren gegroeid.

In het onlangs opgestelde Hoofdlijnenakkoord is op nationaal niveau aangekondigd dat het aantal specifieke uitkeringen omlaag gebracht moet gaan worden. Dit kan impact hebben op de (controle)werkzaamheden van zowel de organisatie als de accountant. Om deze reden hebben wij een staffel toegevoegd (o.b.v. aantallen) voor deze werkzaamheden, zodat we goed kunnen inspelen op deze veranderingen. o Bij de vaste aanneemsommen geldt het principe ‘geen meerwerk’. In de vaste aanneemsommen wordt daarom rekening gehouden met: ▪ de werkelijke/bestaande situatie van de administratieve organisatie, en dus niet op een veronderstelde ideale situatie. De accountant heeft hiertoe kennisgenomen van de interne organisatie van de gemeente Utrecht, zoals geschetst in bijlage ‘Kennis van de (ambtelijke) organisatie’; ▪ het feit dat een gemeente van deze omvang een dynamische organisatie is; ▪ aankomende veranderingen in wet- en regelgeving en het uitgangspunt dat zich geen grote taakverschuivingen voordoen. Duurzaamheid In eerste instantie was het onze wens om het ISO 14001 certificaat als geschiktheidseis op te nemen. Na verificatie bleken belangrijke marktpartijen hier niet over te beschikken. Dit betekent dat zij met een dergelijke eis niet zouden kunnen deelnemen aan de aanbesteding en dat is onwenselijk.

Vervolgens hebben wij onderzocht of duurzaamheid op een andere manier in de aanbesteding verwerkt kon worden. Ook dat bleek helaas niet haalbaar: • Geschiktheidseisen: Er zijn geen uniforme duurzaamheidscertificaten/keurmerken, waarover partijen beschikken. Wel is het onze verwachting dat partijen ambitieus op het gebied van duurzaamheid zijn en hier een eigen beleid op hebben. • Programma van Eisen: door een eis op te nemen in het Programma van Eisen dient een opdrachtnemer zich hieraan te houden tijdens de uitvoering van de opdracht. Ook hierbij geldt dat het niet mogelijk is om een uniform certificaat te eisen (zie hierboven). • Gunningscriteria: door duurzaamheid niet als eis op te nemen, maar als wens in de gunningscriteria zouden inschrijvers meer punten kunnen verdienen op het gebied van duurzaamheid. Echter mogen de gunningscriteria alleen gaan over de uitvoering van de opdracht en niet over de

2/3

Adviescommissie Controle & Financiën Datum

1 oktober 2024

bedrijfsvoering van de organisatie (dit in tegenstelling tot de geschiktheidseisen). Accountantskantoren hebben binnen de uitvoering van de opdracht maar beperkte mogelijkheden om zich te onderscheiden op duurzaamheid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de emissie uitstoot van voertuigen die zij inzetten voor de uitvoering van de opdracht. Vervolg • Q4/2024: Europese aanbestedingstraject doorlopen inclusief het beoordelen van de inschrijvingen door het verwervingsteam op 11 december; • Q1/2025: Voorlopige gunning eind januari en besluitvorming Raadsvoorstel gunning aanbesteding accountantscontrole (A-punt) in raad van 20 februari. Hoogachtend, Namens de Adviescommissie Controle & Financiën,

de commissiegriffier,

de voorzitter,

D. Rijnders

J. Zwinkels

3/3