Raadsbesluit Werkdruk & Werkwijze (toegevoegd op 19 juni 2025)

Raadsbesluit

Werkdruk & Werkwijze Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Zaaknummer Jaargang en nummer Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Bestuurlijke Zaken Raadsorganen Dagelijks bestuur van de raad 30380973 2025, nr. 61 12 juni 2025 Nee (artikel 1:2 lid 2 onder o Verordening raadgevend referendum) Nee

De raad besluit: Het hoofdadvies en de deeladviezen van het rapport ‘Advies werkdruk & werkwijze Gemeenteraad Utrecht’ over te nemen en per deeladvies de uitvoering als volgt vast te stellen: 1. Voor wat betreft het eerste deeladvies (Neem een aantal generieke maatregelen van breed gedragen oplossingsrichtingen): a) de vergadertijd vanaf september 2025 tot de Raadswissel 2026 te verminderen en anders in te delen door: i) Het maximumaantal vergaderdagdelen per commissie terug te brengen van drie dagdelen naar twee dagdelen en de dagdelen te verlengen van 3 uur naar 3,5 uur door aanvang van de raadsdag om 9:00 uur, zoals gevisualiseerd in model 2A van de bijlage “Uitwerking modellen commissies”; ii) De Raadsinformatiebijeenkomsten te verplaatsen van dinsdag- naar donderdagavond met aanvang om 19:30 uur; iii) Het Vragenuur een kwartier na het einde van het middagdeel van de commissies te plannen, oftewel 17:15 uur; b) de vergadertijd na de Raadswissel 2026 te verminderen en anders in te delen door: i) Het aantal commissies terug te brengen van zes commissies naar vier commissies; ii) Deze vier commissies niet meer parallel te laten vergaderen, maar opvolgend verspreid over drie dagdelen per raadsdag en met behoud van de huidige vierwekelijkse raadscyclus, zoals gevisualiseerd in model 3A van de bijlage “Uitwerking modellen commissies”; iii) Te bepalen dat andere gremia, zoals

adviescommissies en het Vragenuur, wel parallel aan de commissies op donderdag kunnen worden gepland; iv) Raadsinformatiebijeenkomsten op donderdagavond te plannen, parallel aan de commissie die die avond vergadert. c) vanaf september 2025 de volgende uitgangspunten voor de berekening van spreektijden in de commissies vast te stellen, zoals verder toegelicht in de bijlage “Varianten voor spreektijden commissies”: i) Spreektijden in de commissie worden berekend per dagdeel in plaats van per uur. ii) Van een dagdeel van 3,5 uur wordt 15 minuten gereserveerd voor schorsingen. De te verdelen spreektijd is dus 3 uur en 15 minuten. iii) De pot diversen wordt vergroot naar 25% van de totale spreektijd. iv) De spreektijd van het college blijft op 36 minuten. v) De rest van de spreektijd wordt toegekend aan de fracties, waarbij wordt vastgehouden aan het huidige model met een opslag voor iedere fractie die groter is dan de vorige. De opslag is afhankelijk van het aantal fracties en wordt vastgesteld op 45 seconden per dagdeel voor elke volgende grootte fractie.

d) Tot de nieuwe raadsperiode de spreektijden voor de raad niet aan te passen; e) vanaf september 2025 het aantal spreektijdvrije interrupties in de commissie te maximaliseren op twaalf per fractie per dagdeel, waarbij: i) een fractie er tevens voor kan kiezen om een of meer van de spreektijdvrije interrupties op het college te plaatsen. ii) een fractie die meer dan twaalf interrupties wil plaatsen dat uit eigen spreektijd kan doen. iii) de voorzitter kan beslissen om het aantal spreektijdvrije interrupties te verhogen, als er naar de inschatting van de voorzitter gedurende het hele dagdeel minder dan twee derde van de fracties aanwezig is. 2. Voor wat betreft het tweede deeladvies (Neem een principebesluit over de werkwijze van commissies): a) te kiezen voor het model ‘Flexibele bijeenkomsten’, waar leden plaatsnemen en de zaal verlaten aan de hand van hun onderwerpen en de agenda van de commissie elders wordt vastgesteld. b) Raads- en commissieleden te adviseren om hun portefeuilles zo veel mogelijk in één commissie te kiezen. 3.

Voor wat betreft het derde deeladvies (Neem specifieke maatregelen afhankelijk van de principekeuze over de commissiewerkwijze) a) de volgende uitgangspunten vast te stellen: i) Sturing en prioritering van de agenda van de commissie wordt belegd bij de voorzitter van de commissie, in plaats van tijdens een proceduredeel van de commissie; ii) In beginsel bepaalt de voorzitter van de commissie, samen met de plaatsvervangend commissievoorzitter en op advies van de commissiegriffier, de wijze waarop geagendeerde onderwerpen worden besproken, samengevoegd en/of geprioriteerd. De voorzitter doet over de behandeling van de geagendeerde onderwerpen en ingekomen raadsvoorstellen een voorstel aan de commissie. De commissie stelt dit voorstel bij aanvang van elke commissie weliswaar formeel vast, maar stelt alleen bij wijze van hoge uitzondering wijzigingen voor op deze behandelvoorraad.

iii) Fracties kunnen uiterlijk één week voor het vaststellen van de behandelvoorraad een agendering van een onderwerp bij de voorzitter indienen; b) deze uitgangspunten samen met de commissievoorzitters verder uit te werken in een leidraad voor agendering, die in ieder geval omvat: i) de rol van de Lange Termijn Agenda ii) de mogelijkheid om agenderingen te bundelen tot een breder agendapunt iii) objectieve criteria voor de behandelrijpheid- en aanwijzingen voor de besluitrijpheid van raadsvoorstellen iv) aanwijzingen voor de prioritering, duur, samenvoeging en plannen van agenderingen. 4. Voor wat betreft het vierde deeladvies (Richt de beeldvorming anders in): a) De volgende uitgangspunten vast te stellen: i) De griffie krijgt zo spoedig mogelijk een grotere rol bij het organiseren van raadsinformatiebijeenkomsten. De agenderende fracties bepalen het doel en de opzet voor de bijeenkomst, en de griffie voert dit uit in de praktische organisatie; ii) Een raadsinformatiebijeenkomst is een bijeenkomst voor de hele raad c.q. de hele commissie. Voordat een raadsinformatiebijeenkomst wordt georganiseerd, moet het idee en opzet van de bijeenkomst duidelijk zijn en moet er voldoende steun zijn om deze bijeenkomst te organiseren; b) De griffie de opdracht te geven dit verder uit te werken in de leidraad voor agendering.

c) De financiële gevolgen van deze keuze in beeld te brengen en het Dagelijks Bestuur de opdracht te geven om hierover een voorstel te doen aan de raad; 5. Voor wat betreft het vijfde deeladvies (Experimenteer met een drietal nieuwe werkwijzen): a) Niet te experimenteren met tweeminutendebatten; b) Het College te verzoeken technische sessies standaard digitaal te organiseren; c) Niet te kiezen voor schriftelijke stemverklaringen, maar stemverklaringen per fractie en aan het begin van de stemmingen te laten afleggen voor wat betreft alle voorliggende besluiten, in plaats van per motie of amendement. 2

6. Voor wat betreft het zesde deeladvies (Regel de afdoening van toezeggingen beter) a) Te monitoren of de verbeteringen sinds september 2024 dit probleem afdoende oplossen b) Afdoening van een toezegging ook mogelijk te maken met een mededeling in het overzicht van toezeggingen, in plaats van alleen per raadsbrief. 7. Voor wat betreft het zevende deeladvies (Maak afspraken over drie oplossingsrichtingen) de volgende uitgangspunten vast te stellen: a) Concepten van moties en amendementen worden uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de Raadsvergadering onder collega-raadsleden verspreid. Dit is weliswaar niet afdwingbaar, maar een norm die ervoor zorgt dat iedereen zich goed kan voorbereiden. Raadsleden spreken elkaar hierop aan; b) vooraf vastgestelde eindtijden van commissievergaderingen worden strikt gehanteerd. Een agendapunt dat uitloopt wordt op een logisch moment door de voorzitter afgebroken en bij een volgende vergadering afgerond; c) Gewijzigde moties en amendementen krijgen geen nieuw nummer, maar aan het reeds toegekende nummer wordt een alfabetische aanduiding toegevoegd; 8.

Voor wat betreft het achtste deeladvies (Spreek elkaar aan op gemaakte afspraken) a) de volgende uitgangspunten vast te stellen: i) alle raadsleden dragen verantwoordelijkheid voor de werkcultuur en spreken elkaar aan op de werkcultuur, regels en afspraken; ii) punten van orde betreffen daadwerkelijk opmerkingen over het verloop van de orde van de vergadering, en bevatten een concreet voorstel van orde dat de voorzitter aan de commissie kan voorleggen; iii) tijdens de vergadering worden géén opmerkingen gemaakt over het functioneren van de voorzitter, als scheidsrechter van de vergadering. Opmerkingen en feedback worden na afloop van de vergadering met de voorzitter besproken. b) De voorzitter van de raad en de griffier de opdracht te geven het onderwerp werkcultuur op de agenda te houden en te maken tijdens de periodieke informele bijeenkomsten van de raad. 9. Voor wat betreft het negende deeladvies (Ga in de nieuwe raad in gesprek over wat voor raad je wil zijn) de griffie de opdracht te geven: a) dit gesprek tijdens het inwerkprogramma te organiseren voor de nieuwe raad; en b) voorafgaand aan dit gesprek bij vertrekkende raadsleden inzicht en reflecties op te halen over de raad als collectief. 10.

Voor wat betreft het tiende deeladvies (Ga nader in gesprek over de invulling van de commissieleden) a) Vanaf september 2025 de volgende maatregelen te nemen: i) Commissieleden worden na benoeming in de raad (bij hamerstuk) buiten de raadsvergadering om beëdigd; ii) De griffie verzorgt één inwerkmoment voor commissieleden per kwartaal en fracties wordt verzocht de benoeming van commissieleden zoveel mogelijk te laten aansluiten bij deze inwerkmomenten; b) Vanaf de Raadswissel 2026 de volgende maatregel te nemen: i) Het maximum aantal commissieleden per fractie wordt 4 commissieleden per fractie; ii) In afwijking daarvan geldt voor een fractie die is afgesplitst van een andere fractie een maximum aantal van 1 commissielid; iii) Om hoog verloop onder commissieleden te voorkomen, mogen er per fractie in één raadsperiode in totaal maximaal acht commissieleden worden benoemd; iv) Elke fractie draagt hetzelfde bedrag bij aan de bekostiging van de presentievergoeding van commissieleden.

11. Het dagelijks bestuur de opdracht te geven om het raadsbesluit uit te werken in: a) Het Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht;

3

b) De Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht; en deze verordeningen als hamerstuk aan de raad voor te leggen. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 12 juni 2025. De griffier,

De voorzitter,

Miguel Israel

Sharon A.M. Dijksma

{{Signer1}}

Signed By: Dijksma, Sharon 19/06/2025 10:49:53 CEST ID: 491210a7-6dca-41b5-9fe0-6a965a619dad Auth: Scribble

Signed By: Israel, Miguel 13/06/2025 16:18:20 CEST ID: 491210a7-6dca-41b5-9fe0-6a965a619dad

{{Signer2}} Auth: Scribble

4