PvdA Utrecht verantwoording fractiesubsidie 2023

Format Activiteitenverslag 2023 PvdA Utrecht De Verordening op de financiële bijdrage aan fracties schrijft voor dat er over het boekjaar ook een activiteitenverslag opgesteld wordt. De vergoeding die de PvdA heeft ontvangen, is besteed aan de volgende activiteiten: Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) De personeelskosten van de Stichting bestaan uit de arbeids-en pensioenkosten voor de fractiemedewerkers. Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Onder kosten voor de fractievergaderingen vallen maaltijdkosten. De PvdA-fractie vergadert maandagavond en overlegt op donderdag(middag). Soms wordt een vergadering gecombineerd met een maaltijd. Deze maaltijd wordt dan betaald uit het fractiebudget. Werkbezoeken Incidentele reiskosten of bedankjes voor afgelegde werkbezoeken. De PvdA brengt maandelijks een bezoek aan een organisatie, of soms aan fracties in andere gemeentes. Porti/drukwerk/digitale uitingen Het bedrag dat onder deze post valt is opgegaan aan postzegels, verzendlabels van cadeautjes en kaartjes voor geboorte- en rouwkaarten. Kantoorbenodigdheden Hieronder vallen verschillende licenties die we hebben voor het bewerken en maken van beeld- en tekstuitingen voor onze social media kanalen. Tot slot betalen we uit deze post materialen die we nodig hebben voor onze fractiekamer. Dat kan zijn voor de inrichting zoals een plant maar ook borden en mokken.

Relatiegeschenken Relatiegeschenken bestaat uit kleinigheden bij het aantreden of afscheid van raadsleden, wethouders en burgemeesters. Denk aan beterschapskaarten, rouwboeketten, of andere vergelijkbare attenties zoals een kinderboek als kraamcadeau. Ook worden hier kaartjes of bloemetjes uit bekostigd voor mensen die de fractie een warm hart toedraagt Fractie teamdag Onder deze post vallen activiteiten met de fractie die bedoeld zijn als teambuilding of vorm van heimoment of brainstorm. Denk aan ons fractieweekend, fractiezaterdagen, en de kosten voor het afhuren van een locatie, de lunch en bijkomende boodschappen. In februari heeft de fractie een teamontwikkeltraject gevolgd bij Oxforthe Exchange ten behoeve van teambuilding en om een indruk te krijgen van ieders capaciteiten en rollen in het team organiseerde Oxforthe Exchange. De teamdag georganiseerd door Oxforthe Exchange vond plaats bij de Nijverheid. Ter voorbereiding van de Voorjaarsnota-debatten vergaderden we een ochtend- en een middagdeel over onze inzet en strategie. Daarbij hebben we ook een lunch gebruikt.Ter voorbereiding van de Programmabegroting-debatten hebben we een vergaderweekend gehouden op landgoed De Zonheuvel.

Overige uitgaven Hieronder schaar ik dit jaar bankkosten, de accountantskosten, en enkele terugboekingen die nog betrekking hadden op het vorige boekjaar. Ook de rente op de spaarrekening staat hier.

BIJLAGE A BIJ VERORDENING OP DE FINANCIELE BIJDRAGE AAN FRACTIES VAN UTRECHT Verantwoording ingevolge artikel 9 lid 3 van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht van bestuur van de stichting: PvdA over het kalenderjaar 2023 Eindsaldo betaalrekening vorig jaar:

€

Utrecht, Betreft fractiekosten

PvdA

84,02 29-01-2024

Inkomsten fractie: Fractiekostenvergoeding: Vast Variabel (aantal fractieleden) Accountantsbijdrage

€ € €

88.628,00 27.096,00 2.500,00

Totaal inkomsten

€

118.224,00

€ € € €

101.442,38 1.260,23 107,48 4,65

€ € € €

824,25 1.059,81 8.078,20 1.762,46

*) uitgaven in tabel specificeren waarvoor uitgegeven Totale uitgaven €

114.539,46

Uitgaven fractie:*) Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Werkbezoeken Porti/drukwerk/digitale uitingen Kantoorbenodigdheden Relatiegeschenken Fractie teamdag Overige uitgaven

-/+ (Totaal inkomsten minus uitgaven)

€

3.684,54

Saldo Bankrekening 31-12-2023 Spaarrekening (evt.) saldo 31-12-2023 Totaal saldo 31-12-2023

€ € €

5.007,27 61.231,50 66.238,77

NB. Bij de juiste toepassing van het kasstelsel en het gebruik van één bankrekening voor de ontvangst en besteding van de fractiekostenvergoeding moeten de saldi reserve 31 december en de banksaldi per 31 december aan elkaar gelijk zijn.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 april 2024

Deloitte Accountants B.V. Gustav Mahlerlaan 2970 1081 LA Amsterdam Postbus 58110 1040 HC Amsterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Ons oordeel Wij hebben bijgaande verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht ingevolge de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) van de gemeente Utrecht te Utrecht over 2023 gecontroleerd. Naar ons oordeel is de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht ingevolge de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) van de gemeente Utrecht over 2023 in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden en de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht’.

Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Utrecht zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Benadrukking van de basis voor financiële verslaggeving en beperking in gebruik en verspreidingskring Wij vestigen de aandacht op de toelichting in de verantwoording fractiekosten waarin de basis voor financiële verslaggeving uiteen is gezet. De verantwoording fractiekosten is opgesteld voor de gemeenteraad van de gemeente Utrecht met als doel het bestuur van de stichting PvdA Utrecht in staat te stellen te voldoen aan de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). Hierdoor is de verantwoording fractiekosten mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad van de gemeente Utrecht en het bestuur van de stichting PvdA Utrecht en dient niette worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Ons oordeel is niet aangepast als gevolg van deze aangelegenheid.

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

24045CC07B.06/WK/1

Verantwoordelijkheden van het bestuur van de stichting PvdA Utrecht voor de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. De gemeenteraad van de gemeente Utrecht is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de organisatie. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht. Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022), ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •

Het identificeren en inschatten van de risico’s dat de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing.

•

Het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de organisatie.

•

Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht staan.

24045CC07B.06/WK/2

•

Het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht en de daarin opgenomen toelichtingen.

•

Het evalueren of de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting PvdA Utrecht de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiële afwijkingen weergeeft.

Wij communiceren met de gemeenteraad van de gemeente Utrecht onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Amsterdam, 10 april 2024 Deloitte Accountants B.V.

N.R. Fritz RA

24045CC07B.06/WK/3